Bài giảng Chương 6: Chức năng tổ chức (tiếp theo)

CHƯƠNG 6 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VẤN ĐỀ THUẬT NGỮ Danh từ  Tổ chức là một cấu trúc  Tổ chức là một thực thể Động từ  Tổ chức là một quá trình I. KHÁI NIỆM I.1 Khái niệm chức năng tổ chức Tổ chức là Chức năng quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng và phát triển cơ cấu (bộ máy) tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận, phân hệ đó. PHẠM VĂN NAM - UEH I. KHÁI NIỆM I.2 Vai trò của tổ chức  Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế.  Tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và cho cả tập thể.  Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất.  Giảm thiểu những sai sót và những lãng phí trong hoạt động quản trị. PHẠM VĂN NAM - UEH I. KHÁI NIỆM I.3 Những vấn đề lý luận trong công tác tổ chức Tầm hạn quản trị : là số lượng bộ phận, phân hệ, cá nhân dưới quyền mà một cấp quản trị có khả năng điều hành hữu hiệu nhất  Tầm hạn có liên quan chặt chẽ đến các thông số của cơ cấu (cấp bậc và phân hệ)  Tầm hạn bị tác động bởi nhiều yếu tố : tâm lý hành vi, văn hóa, trình độ, tính kỷ luật, PHẠM VĂN NAM - UEH I. KHÁI NIỆM Quyền lực quản trị : là năng lực bắt người khác hành động theo sự chỉ đạo của mình. Quyền lực là cơ sở của lãnh đạo chỉ huy Quyền lực gắn với vị trí và cấp bậc quản trị Quyền lực được hình thành từ nhiều yếu tố Tính chính thức và hợp pháp của chức vụ Sự chấp nhận của các đối tượng liên quan Năng lực và đạo đức nhà quản trị PHẠM VĂN NAM - UEH I. KHÁI NIỆM Phân quyền trong quản trị : là quá trình chuyển giao quyền lực từ cấp trên xuống cấp dưới trong những giới hạn nhất định Là xu thế của quản trị hiện đại Làm gia tăng khả năng linh hoạt và thích nghi của hệ thống Đáp ứng nhu cầu gia tăng qui mô họat động của các hệ thống lớn PHẠM VĂN NAM - UEH II. PHÂN QUYỀN VÀ UỶ QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ II.1 Khái niệm Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định trong cơ cấu tổ chức Phân quyền là cơ sở để thực hiện uỷ quyền PHẠM VĂN NAM - UEH II.2 QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM Quyền hạn là phương tiện (cơ sở cho phép) để tác động đến suy nghĩ và hành động của người khác. Trách nhiệm là những đòi hỏi đối với người được sử dụng quyền hạn, buộc họ phải gánh chịu về hậu quả (kết quả) thực hiện công việc. Quyền hạn luôn luôn phải cân bằng (tương xứng) với trách nhiệm. PHẠM VĂN NAM - UEH II.3 UỶ QUYỀN “ Uûy quyền là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện công việc “ Uỷ quyền công việc # giao việc Uỷ quyền công việc tức là thoả thuận với người khác nhằm:  Trao cho họ trách nhiệm thay mặt bạn thực hiện công việc  Trao cho họ quyền hạn để có thể thực hiện công việc  Phân bổ nguồn lực cần thiết cho người được uỷ quyền - cũng như những người khác để họ có thể thực hiện công việc. PHẠM VĂN NAM - UEH Lợi ích đối với người được ủy quyền  Giúp phát triển các kĩ năng mới cũng như năng lực của họ  Cảm nhận được tin tưởng sẽ giúp họ nỗ lực hơn với công việc  Thực hiện uỷ quyền thành công còn mang đế cơ hội phát triển cho các thành viên vốn có năng lực, tích cực, tận tụy và thạo việc . PHẠM VĂN NAM - UEH Lợi ích đối với nhà quản lý:  Đưa ra những quyết định sáng suốt hơn.  Tận dụng tối đa khoảng thời gian vốn eo hẹp của mình.  Nâng cao hiệu quả công việc của tập thể nói chung.  Giảm được áp lực công việc.  Đào tạo nhà QT kế cận PHẠM VĂN NAM - UEH III. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC III.1 Khái niệm Cơ cấu tổ chức (bộ máy quản lý) là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức. PHẠM VĂN NAM - UEH III. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC III.2 Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức Nguyên tắc gắn với mục tiêu Nguyên tắc thống nhất chỉ huy Nguyên tắc hiệu quả kinh tế Nguyên tắc cân đối Nguyên tắc linh hoạt An toàn trong hoạt động PHẠM VĂN NAM - UEH III. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC III.3 Quan điểm thiết kế cơ cấu tổ chức Quan điểm cổ điển  Tính bài bản cao , quy định chi tiết các chức danh  Mô hình hướng vào tập quyền và phân cấp chặt chẽ  Ít chú trọng hợp tác PHẠM VĂN NAM - UEH III. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Quan điểm hiện đại: Tính bài bản thấp, quy định ít chức danh Chú trọng đến phân quyền và phi tập trung hoá Nhấn mạnh đến tính hợp tác và giải quyết theo tình huống. PHẠM VĂN NAM - UEH 16 Mô hình 1 : Cơ cấu trực tuyến GIÁM ĐỐC PGĐ SẢN XUẤT PGĐ TIÊU THỤ PX 1 PX 2 PX 3 CH Số 1 CH Số 2 CH Số 3 PHẠM VĂN NAM - UEH 17 Mô hình 2: cơ cấu chức năng GIÁM ĐỐC PGĐ SẢN XUẤT PGĐ TIÊU THỤ Phòng KH Phòng TC Phòng KT Phòng NS Phòng KCS PX 1 PX 2 PX 3 CH 1 CH 2 CH 3 PHẠM VĂN NAM - UEH 18 Mô hình 3. Cơ cấu trực tuyến - chức năng PGĐ SẢN XUẤT GIÁM ĐỐC PGĐ TIÊU THỤ Phòng KH Phòng TC Phòng KT Phòng NS Phòng KCS PX 1 PX 2 PX 3 CH 1 CH 2 CH 3 PHẠM VĂN NAM - UEH 19 Mô hình 4. Cơ cấu ma trận BAN GIÁM ĐỐC Phòng Thiết kế Phòng NC thị trường Phòng NC công nghệ Phòng NC tài chính Phòng NC nhân sự Ban QL dự án 1 Ban QL dự án 2 Ban QL dự án 3 Ban QL dự án 4 PHẠM VĂN NAM - UEH CÂU HỎI ƠN TẬP 1. Chức năng Tổ chức là gì? Tầm quan trọng của chức năng tổ chức trong quản trị. 2. Cơ cấu tổ chức là gì? 3. Sự khác biệt giữa các quan điểm thiết kế cơ cấu tổ chức. 4. Khả năng áp dụng của các loại hình cơ cấu tổ chức trong thực tế. 5. Tại sao cần ủy quyền? 6. Làm sao để chọn được người ủy quyền hợp lý ? PHẠM VĂN NAM - UEH