Bài giảng Chương 7 : Chức năng điều khiển (tiếp)

CHƯƠNG 7 : CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN  Vai trò của điều khiển trong quản trị  Quá trình tuyển dụng và phát triển nhân viên  Các lý thuyết động viên tinh thần làm việc  Truyền thông và giải quyết xung đột I. Khái niệm và nội dung của chức năng điều khiển 1. Khái niệm • Điều khiển là chức năng liên quan đến vấn đề tuyển dụng và đào taọ, lãnh đạo và động viên nhân viên trong tổ chức nhằm hoàn thành hiệu quả cao các mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra của tổ chức 2. Vai trò của chức năng điều khiển trong quản trị  Vai trò là nhân tố đóng vai trò rất quan trọng trong quản trị một tổ chức, các mục tiêu và nhiệm vụ của quản trị chỉ đạt được thông qua con người  Hiệu quả của quản trị chỉ đạt được nếu huy động được sự nỗ lực, nhiệt tình và tích cực của con người trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, mà sự nỗ lực ấy chỉ có được khi mà nhà quản trị biết điều khiển họ, biết động viên học đúng mức II. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên • Quản trị con người là nhiệm vụ trung tâm và quan trọng nhất vì tất cả các vấn đề khác đều phụ thuộc vào mức độ thành công của quản trị con người 1.Tuyển dụng nhân viên • Để tuyển dụng thực sự đem lại kết quả, , cần tuân thủ một qui trình tuyển dụng khoa học . Qui trình bao gồm 4 bước sau đây : 1.1. Xác định nhu cầu nhân lực của tổ chức Để xác định nhu cầu nhân lực của tổ chức nhà quản trị phải tiến hành phân tích chiến lược phát triển của tổ chức . Nhà quản trị cũng nên phân tích thêm những thông tin liên quan như triển vọng phát triển hay suy thoái của nền kinh tế, chính trị 1.2. Mô tả công việc và xác định tiêu chuẩn của chức danh công việc • Để được lập bảng mô tả công việc hay nhiệm vụ đặ trưng cho chức danh 1.3. Thu thập ứng viên • Ưùng viên cho một chức danh nhất định có thể thu thập từ nhiều nguồn khác nhau 1. Tuyển trực tiếp từ nhân viên đang làm việc tại tổ chức 2. Từ trung tâm dịch vụ việc làm 3. Quảng cáo 4. Từ các trường 1.4.Tuyển chọn ứng viên • Những biện pháp thường được sử dụng là nghiên cứu về hồ sơ ứng viên, phỏng vấn sơ bộ, kiểm tra trắc nghiệm về trình độ chuyên môn 2. Đào tạo nhân viên • Nguồn lực mặc dù được chọn lọc kỹ nhưng nhất thiết phải được đào tạo lại sau những khoảng thời gian nhất định để đổi mới kiến thức , học tập các kỹ năng mới và khả năng nâng cao công việc . • Thực hiện theo 3 giai đoạn : Thực hiện đào tạo theo 3 giai đoạn 1. Đào tạo khi mới nhận việc 2. Đào tạo trong quá trình làm việc 3. Đào tạo cho công việc tương lai III. Lãnh đạo • Hiểu biết về lãnh đạo và các phong cách lãnh đạo, biết áp dụng chúng thích hợïp trong từng hoàn cảnh cụ thể có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác của nhà quản trị 1. Các khái niệm  Lãnh đạo là làm cho công việc được hoàn thành bởi người khác  Lãnh đạo là chỉ dẫn, điều khiển , ra lệnh và đi trước  Lãnh đạo là tìm cách ảnh hưởng đến người khác để đạt được các mục tiêu của tổ chức Phong cách lãnh đạo là tập hợp của những phương pháp hay cách thức tác động mà nhà quản thường sử dụng để chỉ huy nhân viên thực hiện một nhiệm vụ hay công việc nào đó 2. Phân loại phong cách lãnh đạo 2.1. Phân loại phong cách lãnh đạo theo mức độ tập trung quyền lực (quan điểm của Kurt Lewin) 1. Phong cách lãnh đạo độc đoán ; đuợc đặ trưng bởi sự áp đặt của nhà quản trị đối với nhân viên 2. Phong cách lãnh đạo dân chủ : nội dung của quyết định bị phụ thuộc vào ý kiến đa số của các thành viên trong tổ chức 3. Phong cách tự do : sử dụng rất ít quyền lực. Tạo điều kiện cho cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ thông qua việc cung cấp thông tin và các phương tiện cần thiết khác . 2.2. Phân loại phong cách lãnh đạo theo mức độ quan tâm đến công việc và quan tâm đến con người S3 Coâng vieäc ít Cong ngöôøi : nhieàu S2 Coâng vieäc : nhieàu Con ngöôøi : nhieàu S4 Coâng vieäc : ít Con ngöôøi : ít S1 Coâng vieäc : nhieàu Con ngöôøi : ít Q u an t âm đ ến c on n g ư ờ i Cao thấp cao Quan tâm đến công việc 2.3. Sơ đồ lưới thể hiện phong cách lãnh đạo của R.Blake và J.Mouton 1,9 5,5 1,1 9,1 Cao Quan tâm đến sản xuất Cao 1 2 3 4 5 6 7 8 9 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Thấp 3.Lựa chọn phong cách lãnh đạo 1. Tuỳ thuộc vào đặc điểm của nhà quản trị 2. Tuỳ thuộc vào đặc điểm của nhân viên 3. Tuỳ thuộc vào đặc điểm của công việc phải giải quyết VI. Động viên 1. Khái niệm động viên Nhu cầu Mong muốn Thôi thúc Hành động Sự thoả mãn Biến thành Là nguyên nhân Dẫn tới Đáp ứng 2. Các lý thuyết về động viên 2.1. Thuyết phân cấp các nhu cầu của A. Maslow Tự thể hiện Tự trọng Xã hội An toàn Sinh lý 2.2. Thuyết E.R.G (Gíao sư Clayton Alderfer) 1. Nhu cầu tồn tại : gồm các nhu cầu sinh lý và nhu cầu an toàn 2. Nhu cầu quan hệ: gồm các nhu cầu xã hội và một phần của nhu cầu tự trọng 3. Nhu cầu phát triển : là nhu cầu được phát triển cá nhân, bao gồm nhu cầu tự thể hiện và một phần của nhu cầu tự trọng 2.3. Thuyết hai nhân tố của Herzberg • Những bổ ích cho nhà quản trị :  Những nhân tố làm thoả mãn người lao động khác với những nhóm nhân tố gây nên sự bất mãn của họ  Muốn động viên nhân viên đòi hỏi phải áp dụng đồng thời cà hai nhóm nhân tố duy trì và động viên, không nên coi nhẹ bất cứ nhóm nào. Lý thuyết hai nhân tố Caùc nhaân toá duy trì Lieân quan ñeán quan heä giöõa caù nhaân vaø toå chöùc, boái caûnh laøm vieäc hoaëc phaïm vi coâng vieäc Caùc nhaân toá ñoäng vieân Lieân quan ñeán tính chaát coâng vieäc, noäi dung coâng vieäc vaø nhöõng töôûng thöôûng Phöông phaùp giaùm saùt Heä thoáng phaân phoái Quan heä vôùi ñoàngnghieäp Ñieàu kieän laøm vieäc Chính saùch cuûa coâng ty Ñòa vò Quan heä giöõa caùc caù nhaân Söï thaùch thöùc cuûa coâng vieäc Caùc cô hoäi thaêng tieán Yù nghóa cuûa caùc thaønh töïu Söï nhaän daïng khi coâng vieäc ñöôïc thöïc hieän Yù nghóa cuûa caùc traùch nhieäm Aûnh höôûng cuûa nhaân toá Aûnh höôûng cuûa nhaân toá ñoäng vieân Khi ñuùng Khi sai Khi ñuùng Khi sai Khoâng coù söï baát maõn Baát maõn Thoaû maõn Khoâng thoaû maõn Khoâng taïo ra söï höng phaán Aûnh höôûng tieâu cöïc (chaùn naûn, thôø ô) Höng phaán trogn quaù trình laøm vieäc(haêng haùi hôn, coù traùch nhieäm hôn) Khoâng coù söï baát maõn (vaãn giöõ ñöôïc möùc bình thöôøng) 2.4. Thuyết bản chất của con người của Mc.Gregor 1. Bản chất X : là người không thích làm việc, lười biếng, thụ động, không muốn nhận trách nhiệm, sẵng sàng chịu sự chỉ huy của người khác 2. Bản chất Y : là người ham thích làm việc, sẵng sàng nậhn trách nhệm, thích năng động, sáng tạo và biết tự kiểm soát để hoàn thành mục tiêu . 2.5. Thuyết mong đợi của V.Vroom 1. Mức say mê : giá trị của phần hưởng khi thực hiện tốt công việc 2. Kỳ vọng đạt được : kết quả công việc được giao (tính hiện thực) . Động cơ thúc đẩy = Mức say mê x Kỳ vọng đạt được V. Thông tin 1. Vai trò của thông tin và các hình thức thông tin • Nhà quản trị phải thu thập và phân tích các thông tin phản hồi tư nhân viên, từ cấp dưới lên • Thông tin như là máu trong cơ thể sống Người gửi Thông điệp Mã hoá Kênh truyền Giải mã Người nhận Phản hồi Nhiễu môi trường 2. Nâng cao hiệu quả của thông tin trong tổ chức 2.1. Đảm bảo sự cân đối giữa thông tin chính thức va phi chính thức 1. Thông tin đi từ trên xuống 2. Thông tin từ dưới lên 3. Thông tin theo chiều ngang 2.2. Thiết lập các kênh thông tin rõ ràng và phù hợp • Cần phải chú ý các vấn đề sau :  Tăng sự phản hồi trong thông tin  Dùng ngôn ngữ đơn giản để thông tin  Thông tin đúng lúc, kịp thời VI. Qủan trị xung đột 1. Quan điểm cổ điển cho rằng xung đột là những biểu hiện lệch lạc, tiêu cực bên trong tổ chức, 2. Quan điểm của khoa học nghiên cứu hành vi thì cho rằng xung đột là một hiện tượng tự nhiên, nó còn hỗ trợ cho việc kích thích việc sáng tạo, có thể tạo ra nhiều lợi ích cho tổ chức nếu nó được quản lý một cách đúng đắn Luôn tồn tại 2 loại xung đột 1. Xung đột chức năng 2. Xung đột phi chức năng Mức độ xung đột vừa đủ sẽ ảnh hưởng đến năng suất của tổ chức Chương 8 : Chức năng kiểm sóat • Kiểm soát là gì ? Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát 1. Tiến trình kiểm soát 2. Các loại hình kiểm soát 3. Các kỹ thuật kiểm soát I. Khái niệm và các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát 1. Khái niệm • Kiểm soát là quá trình đo, lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc nguy cơ sự sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu của nó 2. Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát 1. 1. Kiểm soát phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm soát 2. 2.Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của các nhà quản trị 3. 3. Sự kiểm soát phải được thực hiện tại những khâu trọng yếu 4. 4. Kiểm soát phải khách quan 5. 5. Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp (tổ chức) 6. 6. Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm va bảo đảm tính hiệu quả kinh tế 7. 7. Việc kiểm soát phải đưa đến hành động II. Tiến trình kiểm soát Bước 1 : Xác định các tiêu chuẩn • Các yêu cầu cần thực hiện 1. Tránh đưa ra những tiêu chuẩn không đúng hoặc không quan trọng 2. Mang tính chất hiện thực 3. Tránh đưa ra những tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau 4. Phải có sự giải thích về sự hợp ý của các tiêu chuẩn đề ra 5. Dễ dàng cho việc đo lường Bước 2 : Đo lường thành quả Bước 3 : điều chỉnh các sai lệch Phát hiện Sai lệch Kết quả Thực tế Thực hiện sự điều chỉnh Đưa ra Chương trình Điều chỉnh Phân tích Nguyên Nhân sai lệch Đo lường So sánh Với các Tiêu chuẩn Kết quả Mong muốn Vòng phản hồi của kiểm soát III. Các loại hình kiểm soát 1. Kiểm soát lường truớc 2. Kiểm soát trong khi thực hiện 3. Kiểm soát sau khi thực hiện Lập kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Kết quả đạt được Kiểm soát Kiểm soát Kiểm soát IV. Các công cụ kiểm soát 1. Ngân quỹ 1.1. Các dạng ngân quỹ 1. Ngân quĩ thu và chi 2. Ngân quĩ về thời gian, không gian, vật liệu và sản phẩm 3. Các ngân quĩ biểu hiện dưới dạng vật lý 4. Ngân quỹ về tiền mặt 1.2. Kỹ thuật lập ngân quỹ  Ngân quĩ biến đổi  Ngân quĩ cơ sở – Zero  Ngân quĩ lựa chọn và ngân quỹ phụ 2. Kỹ thuật phân tích thống kê  Xu thế phát triển của doanh nghiệp trong quá khứ, những dự báo cho thời gian tới  Về mối liên hệ giữa các yếu tố trong quá trình phát triển  Độ sai lệch so với các tiêu chuẩn đặt ra trong kế hoạch 3. Các báo cáo và phân tích chuyên môn 4. Quan sát cá nhân