Bài giảng Chương 7: Chức năng kiểm tra

5/1/2013 1 CHỨC NĂNG KIỂM TRA CHƯƠNG 71 Nội dung 2 7.1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM TRA 7.1.1 Khái niệm kiểm tra 7.1.2. Vai trò của kiểm tra 7.1.3. Bản chất của kiểm tra 7.1.4. Nội dung kiểm tra 7.1.5. Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra 7.2. HỆ THỐNG KIỂM TRA 7.2.1. Chủ thể kiểm tra 7.2.2. Hình thức kiểm tra 7.2.3. Công cụ và kỹ thuật kiểm tra 7.2.4. Quy trình kiểm tra 5/1/2013 2 7.1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM TRA3 7.1.1 Khái niệm kiểm tra Kiểm tra -Đánh giá kết quả -Điều chỉnh hoạt động Lập kế hoạch Thiết lập định hướng Tổ chức Phân bổ, cơ cấu nguồn lực Lãnh đạo Khởi động nỗ lực Kiểm tra là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch. 5/1/2013 3 TẠI SAO LẠI PHẢI KIỂM TRA? KIỂM TRA (5) Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới (4) Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường (3) Đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của những người lãnh đạo hệ thống (2) Đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao (1) Nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị 7.1.2. Vai trò của kiểm tra 7.1.3. Bản chất của kiểm tra (1) Hệ thống phản hồi kết quả của tổ chức Kết quả mong muốn So sánh với các tiêu chuẩn Đo lường kết quả thực tế Kết quả thực tế Xác định các sai lệch Phân tích nguyên nhân sai lệch Xây dựng chương trình điều chỉnh Thực hiện điều chỉnh Nhược điểm? Tập trung vào đầu ra 5/1/2013 4 (2) Hệ thống phản hồi dự báo 7 Đầu vào Đầu ra Hệ thống kiểm tra Quá trình thực hiện 7.1.3. Bản chất của kiểm tra Tập trung vào đầu vào (3) Hệ thống kiểm tra có hiệu quả phải là sự kết hợp của kiểm tra kết quả cuối cùng và kiểm tra dự báo 7.1.3. Bản chất của kiểm tra Đầu vào Quá trình thực hiện Đầu ra Hệ thống kiểm tra Kiểm tra (đánh giá + điều chỉnh) được tiến hành xuyên suốt quá trình Quản lý 5/1/2013 5 7.1.4. Nội dung kiểm tra Các câu hỏi cần trả lời? 1. Liệu có phải kiểm tra không? 2. Kiểm tra cái gì? 3. Tần suất kiểm tra? 4. Sai lệch ở đâu? 5. Sai lệch có nghiêm trọng không? 6. Điều chỉnh sai lệch bằng cách nào? Kiểm tra cần tập trung nỗ lực vào các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm kiểm tra thiết yếu Kiểm tra mọi yếu tố và hoạt động có thể gây hoang mang và làm nản lòng nhân viên, làm giảm uy tín của nhà quản trị, gây lãng phí thời gian và tiền bạc của hệ thống 7.1.5. Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra (1) Được thiết kế theo kế hoạch (2) Mang tính đồng bộ, công khai, chính xác và khách quan (3) Phù hợp với tổ chức và con người (4) Linh hoạt và có độ đa dạng cần thiết (5) Kiểm tra phải có trọng điểm (6) Kiểm tra theo số liệu báo cáo và tại nơi hoạt động (7) Kiểm tra phải có hiệu quả và cực tiểu chi phí VD? Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra 5/1/2013 6 1.Chủ thể kiểm tra 2.Phương pháp và hình thức kiểm tra 3.Công cụ và kỹ thuật kiểm tra 4.Quy trình kiểm tra 7.2. HỆ THỐNG KIỂM TRA11 7.2.1. Chủ thể kiểm tra Chủ thể kiểm tra là người hoặc đơn vị đưa ra các tác động kiểm tra hoặc thực hiện chức năng kiểm tra. VD: Tại Việt Nam, các chủ thể kiểm tra doanh nghiệp bao gồm chủ thể bên ngoài và chủ thể bên trong. 12 5/1/2013 7 Chủ thể bên ngoài  (i) các cơ quan quản lý nhà nước (Giám sát của Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Tòa án; Kiểm tra của Chính phủ và Ủy ban nhân dân, của các cơ quan quản lý ngành; Thanh tra của Tổng thanh tra Nhà nước và thanh tra Nhà nước chuyên ngành; Kiểm sát của VKSND các cấp và Kiểm toán Nhà nước);  (ii) các tổ chức trong môi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp, v.v),  (iii) các tổ chức chính trị xã hội (các hiệp hội, đoàn thể quần chúng, các cơ quan thông tấn báo chí, v.v). 13 Chủ thể bên trong Gồm có: HĐQT – Ban kiểm tra – Giám đốc doanh nghiệp – Các nhà quản lý bộ phận chức năng – Người làm công. 14 5/1/2013 8 7.2.2. Phpháp và hthức kiểm tra Phương pháp kiểm tra Những phương pháp kiểm tra thường được áp dụng là: Thu thập thông tin; Nghiên cứu hồ sơ tài liệu và các giấy tờ liên quan; Nghiên cứu văn bản pháp luật; Tham vấn ý kiến của các nhà chuyên môn; Thu thập ý kiến từ cá nhân, cơ quan, tổ chức; Tạo điều kiện, chỉ rõ những lợi ích để đối tượng kiểm tra trình bày, báo cáo đầy đủ, trung thực vụ việc; Xử lý kịp thời, đúng pháp luật những hành vi gây cản trở đến hoạt động kiểm tra. 15 7.2.2. Phpháp và hthức kiểm tra Hình thức kiểm tra 2.1. Xét theo cấp độ của hệ thống kiểm tra kiểm tra chiến lược, tác nghiệp và đồng bộ 2.2. Xét theo quá trình hoạt động kiểm tra trước, trong và sau hoạt động 2.3. Xét theo phạm vi, quy mô của kiểm tra kiểm tra toàn diện, bộ phận và cá nhân 2.4. Xét theo tần suất của quá trình hoạt động kiểm tra định kỳ, đột xuất và thường xuyên 2.5. Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm tra và tự kiểm tra 16 5/1/2013 9 7.2.3. Công cụ và kỹ thuật kiểm tra • Các công cụ kiểm tra truyền thống 17 các dữ liệu thống kê, các bản báo cáo kế toán tài chính, ngân quỹ, các báo cáo và phân tích chuyên môn • Các công cụ kiểm tra hiện đại PERT – program evaluation and review technique PPB – program planning and budgeting Xác định hệ thống tiêu chuẩn kiểm tra Đo lường và đánh giá hoạt động Tiến hành điều chỉnh Sự thực hiện hoạt động phù hợp với tiêu chuẩn Không cần điều chỉnh Có Không 7.2.4. Quy trình kiểm tra 5/1/2013 10 7.2.4. Quy trình kiểm tra (1) Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn Tiêu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mức mà các cá nhân, tập thể và doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra bao gồm:  Các mục tiêu của DN, lĩnh vực, bộ phận và con người  Các chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và dịch vụ  Các định mức kinh tế-kỹ thuật  Các tiêu chuẩn về nguồn lực, thu nhập, v.v 7.2.4. Quy trình kiểm tra (2) Đo lường và đánh giá sự thực hiện Đo lường:  Cần được tiến hành tại các điểm thiết yếu ở cả đầu vào, đầu ra và quá trình hoạt động.  Sử dụng công cụ đo lường, tần suất phù hợp dạng hoạt động bị kiểm tra  Xây dựng mối quan hệ giữa người tiến hành đo lường với người đánh giá và ra quyết định điều chỉnh, v.v Đánh giá sự thực hiện:  So sánh kết quả đo lường với hệ tiêu chuẩn  Nếu phù hợp → không cần điều chỉnh  Nếu không phù hợp → phân tích nguyên nhân và hậu quả → quyết định có cần điều chỉnh không? Nếu có thì xây dựng chương trình điều chỉnh có hiệu quả. 5/1/2013 11 7.2.4. Quy trình kiểm tra Điều chỉnh là sự tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa sự thực hiện hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động (3) Điều chỉnh các hoạt động Các câu hỏi cần trả lời: 1. Điều chỉnh cái gì? Có cần thiết phải điều chỉnh không? 2. Ai sẽ điều chỉnh? 3. Khi nào sẽ điều chỉnh? 4. Điều chỉnh trong bao lâu? 5. Biện pháp và công cụ điều chỉnh là gì?