Bài giảng Chương III: Thông tin và quyết định

Chương III THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH I. THÔNG TIN 1. Khái niệm 2. Vai trò 3. Yêu cầu 4. Hệ thống thông tin 1. Khái niệm thông tin Thông tin trong quản trị là những tín hiệu mới, được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích đối với việc ra quyết định quản trị 2. Vai trò của thông tin 1. Thông tin là tiền đề của quản trị 2. Thông tin là cơ sở của quản trị 3. Thông tin là công cụ của quản trị 3. Yêu cầu của thông tin 1. Tính chính xác 2. Tính kịp thời 3. Tính đầy đủ, hệ thống, hiện đại 4. Tính kinh tế 5. Tính lôgic và ổn định 6. Tính bảo mật 4. Hệ thống thông tin  Hệ thống thông tin là tổng thể các phân hệ thông tin bảo đảm cho quá trình thông tin trong quản trị  Hệ thống thông tin bao gồm 6 phân hệ sau: 1. Thu thập 2. Chọn lọc 3. Xử lý 4. Phân loại 5. Bảo quản 6. Truyền thông 4. Hệ thống thông tin Thu thập Bảo quản Truyền thông Chọn lọc Xử lý Phân loại II. QUYẾT ĐỊNH 1. Tổng quan về quyết định quản trị 2. Quá trình ra và thực hiện quyết định 3. Phương pháp ra quyết định 1. Tổng quan về quyết định quản trị 1. Khái niệm: Quyết định quản trị là những hành vi sáng tạo của chủ thể quản trị nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan và phân tích thông tin về tổ chức và môi trường. 1. Tổng quan về quyết định quản trị 2. Đặc điểm:  Tính tư duy  Tính tương lai  Là sản phẩm riêng có của nhà quản trị (trách nhiệm và thẩm quyền)  Luôn gắn với những vấn đề của tổ chức 1. Tổng quan về quyết định quản trị 3. Các chức năng của một quyết định quản trị:  Chức năng định hướng  Chức năng bảo đảm nguồn lực của quyết định  Chức năng kết hợp  Chức năng động viên, cưỡng bức  Chức năng bảo mật 1. Tổng quan về quyết định quản trị 4. Các loại quyết định quản trị:  Theo thời gian: quyết định dài hạn, trung hạn, ngắn hạn  Theo tầm quan trọng: quyết định chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp  Theo phạm vi điều chỉnh: quyết định toàn cục và quyết định bộ phận  Theo tính chất: quyết định chuẩn mực và quyết định riêng biệt  Theo quy mô nguồn lực sử dụng: quyết định lớn, vừa và nhỏ  Theo cấp quyết định: quyết định cấp cao, cấp trung gian và cấp thấp  Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức 1. Tổng quan về quyết định quản trị 5. Yêu cầu đối với quyết định quản trị :  Tính hợp pháp  Tính khoa học  Tính hệ thống (thống nhất)  Tính tối ưu  Tính linh hoạt  Cụ thể về thời gian và người thực hiện 2. Quá trình ra và thực hiện quyết định quản trị 2.1.Cơ sở đề ra quyết định quản trị :  Hệ thống mục đích và mục tiêu của tổ chức  Hệ thống pháp luật và thông lệ xã hội  Những yếu tố hạn chế  Hiệu quả của quyết định quản trị  Năng lực và phẩm chất của người ra quyết định 2. Quá trình ra và thực hiện quyết định quản trị 2.2. Các nguyên tắc ra quyết định quản trị :  Nguyên tắc hệ thống  Nguyên tắc khả thi  Nguyên tắc khoa học  Nguyên tắc dân chủ  Nguyên tắc kết hợp 2. Quá trình ra và thực hiện quyết định quản trị 2.3. Quá trình đề ra quyết định quản trị :  Xác định vấn đề  Chọn tiêu chuẩn đánh giá phương án  Tìm kiếm các phương án để giải quyết vấn đề  Đánh giá các phương án  Lựa chọn phương án và ra quyết định 2. Quá trình ra và thực hiện quyết định quản trị 2.4.Quá trình thực hiện quyết định:  Ra văn bản quyết định  Lập kế hoạch tổ chức thực hiện  Tuyên truyền và giải thích quyết định  Thực hiện quyết định theo kế hoạch  Kiểm tra việc thực hiện quyết định  Điều chỉnh  Tổng kết thực hiện 3. Phương pháp ra quyết định quản trị 3.1.Tổng quan về phương pháp ra quyết định:  Phương pháp ra quyết định là các cách thức mà chủ thể ra quyết định dùng để thực hiện một, một số hoặc tất cả các bước của quá trình đề ra quyết định  Trường hợp đủ thông tin: sử dụng các mô hình ra quyết định  Trường hợp ít thông tin: kết hợp phương pháp chuyên gia và so sánh hiệu quả  Trường hợp rất ít thông tin: cây mục tiêu và phương pháp ngoại cảm  Cá nhân ra quyết định hoặc ra quyết định tập thể 3. Phương pháp ra quyết định quản trị 3.2. Phương pháp cá nhân ra quyết định 3.3. Phương pháp ra quyết định tập thể 3.4. Phương pháp định lượng toán học 3.5. Phương pháp ngoại cảm 3.2. Phương pháp cá nhân ra quyết định  Nhà quản trị dựa trên cơ sở kiến thức và kinh nghiệm cá nhân của mình để ra các quyết định thuộc thẩm quyền mà không cần có sự tham gia của tập thể hoặc .  Có hiệu quả khi vấn đề không quá phức tạp, việc xác định vấn đề không khó khăn, các phương pháp giải quyết vấn đề rõ ràng và việc phân tích lựa chọn phương án đơn giản, người ra quyết định có nhiều kinh nghiệm và kiến thức ra quyết định  VD: – Thủ tục: là những bước liên quan với nhau để xử lý những vấn đề thường xuyên xảy ra trong tổ chức – Quy tắc: là những chuẩn mực mà các thành viên trong tổ chức phải thi hành – Chính sách: là những phương châm, những chủ trương, những hướng dẫn chung cho việc xử lý các vấn đề xảy ra trong tổ chức 3.2. Phương pháp ra quyết định tập thể  Người lãnh đạo dựa vào kiến thức và kinh nghiệm của tập thể để đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định được đưa ra.  Ưu điểm: – Đảm bảo tính dân chủ của tổ chức – Thu hút được sáng kiến của nhiều người, đặc biệt của chuyên gia và những người sẽ thực thi quyết định – Đảm bảo cơ sở tâm lý – xã hội cho các quyết định  Nhược điểm: – Mất nhiều thời gian – Dễ có sự ảnh hưởng của một hoặc một số cá nhân trong hội đồng tư vấn hoặc nhóm nghiên cứu đến những kết luận của tập thể – Trách nhiệm của người ra quyết định không rõ ràng 3.2. Phương pháp ra quyết định tập thể  Được sử dụng khi nhà quản trị thiếu thông tin, không đủ cơ sở để ra quyết định  Một số phương pháp thường dùng: – Động não (Brainstorming): trong cuộc họp, chủ tạo nêu vấn đề để các thành viên thảo luận. Ý kiến được ghi lại & phân tích sau – Nhóm danh nghĩa: các thành viên viết ra giấy ý kiến của mình rồi từng người đọc, thảo luận và đánh giá ý kiến từng thành viên. Từng người tự đánh giá thứ tự của các ý kiến, ý kiến có thứ bậc cao nhất sẽ được chọn – Delphi: các thành viên được yêu cầu đưa ra ý kiến về vấn đề đã được xác định qua một phiếu câu hỏi đã được chuẩn bị kỹ. Mỗi người hoàn thành phiếu câu hỏi một cách độc lập và nặc danh. Kết quả được thu thập, xử lý, in ra và phát cho từng người. Sau khi xem xong, các thành viên lại đưa ra ý kiến của mình và cứ tiếp tục như vậy cho tới khi thống nhất ý kiến 3.2. Phương pháp định lượng toán học  Vận dụng các mô hình toán dưới dạng lý thuyết đã được các nhà khoa học xây dựng sẵn để có căn cứ định lượng rõ ràng trong phân tích và lựa chọn phương án quyết định.  Một số mô hình thường dùng: – Các mô hình tối ưu: quy hoạch tuyến tính, lý thuyết trò chơi, sơ đồ mạng – Các mô hình thống kê sử dụng dự đoán kinh tế, lý thuyết xác suất và thống kê toán, điều tra chọn mẫu, lý thuyết tồn kho dự trữ, v.v.  Chủ yếu được dùng khi đưa ra các quyết định kế hoạch  Nhược điểm: – Mô hình khó đúng với thực tế – Các yếu tố quyết định thường mang tính định tính khó có thể đo lường được – Khoảng cách giữa các nhà quản trị thực hành và các nhà toán học chuyên nghiệp 3. Phương pháp ra quyết định quản trị 6. Những yếu tố cản trở việc ra quyết định có hiệu quả  Thiếu thông tin  Lẫn vấn đề với giải pháp  Nhận thức cá nhân có thể bóp méo vấn đề sẽ được xác định  Tính bảo thủ  Tiền lệ  Dung hoà lợi ích