Bài giảng Đánh giá hiệu qủa làm việc (tiếp)

ĐÁNH GIÁ HIỆU QỦA LÀM VIỆC • Mọi DN đều muốn biết nhân viên của mình đang làm việc và phát triển như thế nào để có cơ sở họach định NNL nhằm đáp ứng được nhu cầu của DN trong tương lai. • Nhân viên cũng cần có những thông tin phản hồi về công việc mà họ đang làm, nếu tốt cần được ghi nhận để tạo động lực làm việc tốt hơn, và những việc làm chưa tốt cũng cần được biết để kịp thời điều chỉnh. NỘI DUNG A. TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐÁNH GIÁ HIỆU QỦA LÀM VIỆC B. QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU QỦA I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐGHQ LÀM VIỆC 1. Khái niệm ĐGHQ làm việc của nhân viên 2. Mục đích của ĐGHQ làm việc 3. Lợi ích của ĐGHQ làm việc 4. Những khó khăn trong quá trình đánh giá 5. Xu hướng mới về ĐGHQ làm việc 1. Khái niệm ĐGHQ làm việc a. Là đánh giá kết qủa làm việc hàng năm của nhân viên. Đây là việc mà phòng NS phải làm mỗi năm một lần vào cuối năm. b. Là định kỳ xem xét mức độ hoàn thành chỉ tiêu công việc được giao của nhân viên c. Là đánh giá năng lực, thái độ làm việc và phẩm chất cá nhân của nhân viên d. Là bất kỳ hoạt động nào nhằm đánh giá một cách hệ thống hiệu qủa công việc và năng lực của nhân viên bao gồm kết qủa công việc, phương pháp làm việc, những phẩm chất và kỹ năng có liên quan đến công việc. Bạn chọn câu nào? Vậy “Bất kỳ họat động nào nhằm đánh giá một cách hệ thống hiệu quả công việc và năng lực của nhân viên bao gồm kết quả công việc, phương pháp làm việc, những phẩm chất và kỹ năng có liên quan đến công việc”. Việc ĐGHQ làm việc của NV là trách nhiệm của ? Tình huống Thành và Trí đều là công nhân lành nghề của phân xưởng tiện. Thành luôn hoàn thành vượt mức chỉ tiêu công việc và chất lượng sản phẩm rất tốt. Trí cũng tạo ra những sản phẩm chất lượng cao nhưng đôi khi anh không hoàn thành chỉ tiêu công việc Trí là người nhiết tình, anh luôn sẵn sàng chỉ bảo cho những công nhân mới, nhường cho họ những máy tốt. Thành ít khi quan tâm đến người khác, anh chỉ chú tâm đến công việc của mình và luôn giành cho mình những máy tốt Bạn đánh giá ai làm việc tốt hơn??? Vậy căn cứ để ĐGHQ làm việc: • Kết qủa công việc • Năng lực chuyên môn • Thái độ làm việc • Phẩm chất cá nhân Tuy nhiên, những yếu tố này phải liên quan đến công việc Tuy nhiên, những yếu tố này phải liên quan đến công việc Ví dụ: Trong trường hợp anh Trí và anh Thành thì phẩm chất cá nhân nào liên quan đến công việc; Trong các hoạt động dưới đây, theo bạn, hoạt động nào là ĐGHQ làm việc? • Giám đốc bán hàng nói với một nhân viên “Hùng này, quý trước cậu không hoàn thành chỉ tiêu doanh số đấy, cậu cần chủ động tìm kiếm khách hàng hơn.” • Tổ trưởng ghi sổ chấm công cho nhân viên • Qủan đốc ghi lại sự việc một nhân viên bảo trì làm việc suốt đêm để khắc phục sự cố • Giám đốc sx kiểm tra kỹ năng đứng máy của một nhóm công nhân vừa qua lớp huấn luyện * • Giám đốc dự án thảo luận với nhân viên về tiến độ công việc * 2.MỤC ĐÍCH Đánh giá hiệu quả làm việc trong quá khứ và cải thiện hiệu quả làm việc trong tương lai Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên Đánh giá năng lực tiềm tàng và triển vọng thăng tiến của nhân viên trong tương lai Đặt mục tiêu và xây dựng kế họach hành động nhằm giúp nhân viên định hướng nghề nghiệp Làm cơ sở xác định mức lương, thưởng Tăng động lực làm việc cho nhân viên Nhận được phản hồi của nhân viên về phương pháp quản lý và chính sách của doanh nghiệp 3. Lợi ích của việc đánh giá Tình huống 1 Hoàng là tổ trưởng tổ bảo trì gồm 8 thành viên của 1 cty may. Hoàng thường xuyên bị phê bình vì tổ của anh không hoàn thành nhiệm vụ và gây khó khăn cho bộ phận sx. Hoàng cảm thấy rất xấu hổ nhưng anh không biết làm thế nào để giải quyết vấn đề này. Anh đã cố gắng làm việc tích cực nhưng một mình anh không thể đảm đương được hết cv. Nhân viên của anh vô trách nhiệm, họ thường chờ cho đến khi máy hỏng mới chịu sửa, và khi sửa thì chỉ làm qua quít cho xong việc. • Nhân viên của Hoàng thì cho rằng anh là người độc đoán, chỉ biết chỉ trích và phạt nhân viên, khi họ làm việc tốt anh không biết, nhưng khi họ không hoàn thành nhiệm vụ thì anh la mắng, trừng phạt và không cần biết những khó khăn họ gặp phải. Họ cũng cho rằng anh là người không biết cách tổ chức, phân công công việc phù hợp với năng lực của nhân viên. Họ cảm thấy chán nản. Tình huống 2 Nhóm bán hàng do Hương phụ trách được đánh giá là nhóm có hiệu quả nhất trong 3 năm qua. Nhóm gồm 6 thành viên. Ngoại trừ Hương, tất cả các thành viên còn lại đều là sv mới tốt nghiệp. Nhân viên của cô không có kinh nghiệm nhưng họ rất nhiệt tình và sẵn sàng học hỏi vì vậy chỉ sau 1 năm làm việc họ đã trở thành những nhân viên bán hàng xuất sắc. Hương rất tự hào về nhóm của mình, cô chia sẻ kinh nghiệm quản lý: “khi nhận dẫn dắt gồm toàn những người mới tuyển dụng không có kinh nghiệm, tôi rất ngại. Họ đã rất lo lắng khi tôi thông báo chỉ tiêu doanh số mà nhóm chúng tôi được giao, và mục tiêu đặt ra cho mỗi thành viên. Tôi đã làm cho nhân viên yên tâm hơn bằng cách vạch ra kế hoạch để từng bước đạt được mục tiêu. Tôi luôn theo sát họ, một mặt là để hướng dẫn họ những kỹ năng cần thiết, mặt khác là để động viên, khích lệ họ. Nhờ trao đổi thường xuyên với nhân viên nên tôi cũng biết được họ mong muốn điều gì ở mình và cố gắng đáp ứng. Cuối mỗi quý tôi họp riêng với từng nhân viên để xem xét hiệu quả làm việc trong quý và rút kinh nghiệm cho quý sau.” • Mục đích: • Cách làm việc: • Kết quả : Đánh giá hiệu quả làm việc mang lại nhiều lợi ích cho cả nhà quản lý và người được đánh giá Đánh giá hiệu quả làm việc có thể không đem lại những kết quả mong muốn do những khó khăn trong quá trình thỰc hiện . Những khó khăn này có thể do các nguyên nhân sau: 4. Những khó khăn trong qúa trình đánh giá hiệu quả làm việc Sự phản kháng của nhân viên Phản ứng tiêu cực của nhà quản lý Những hạn chế của hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc Sự phản kháng của nhân viên • Họ không tin là cấp trên có đủ năng lực đánh giá họ • Họ sợ thông tin trao đổi trong quá trình đánh giá không được bảo mật • Họ lo ngại cấp trên thiếu côn gtâm, thiếu khách quan khi đánh giá họ • Họ lo sợ bịo kỷ luật, sa thải, thuyên chuyển họ • Họ cho rằng nhiều chỉ tiêu đánh giá không đo lường được • Họ sợ nếu thừa nhận những sai sót sẽ không được tăng lương hoặc bị trừ thưởng Phản ứng tiêu cực của nhà quản lý • Nhà quản lý cảm thấy không thoải mái ở cương vị “người phán xử” • Việc đánh giá nhiều khi rườm rà, mất thời gian mà họ cho rằng để làm việc khác hữu ích hơn • Có thể thiếu tin tưởng vào các kết quả đánh giá sẽ được thực thi • Lo ngại làm xấu đi quan hệ giữa họ và nhân viên • Nói chung là rất khó đặt ra các tiêu chuẩn khách quan, đo lưiờng. Những hạn chế của hệ thống đánh giá • Không có chuẩn mực rõ ràng • Các tiêu chí đánh giá không khách quan • Hệ thống đánh giá không nhất quán giữa các bộ phận khiến khó so sánh • Đôi khi mục đích của việc đánh giá không được phổ biến rộng rãi 5. Những xu hướng mới trong ĐGHQ làm việc Hiện nay có một xu hướng mới trong việc thực hiện đánh giá hiệu quả làm việc. Thực chất của xu hướng này là cải tiến cách đánh giá hiệu quả truyền thống để khắc phục những khó khăn trong quá trình thực hiện. Đánh giá hiệu quả làm việc là một họat động không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn phát triển bền vững. 1.Công việc • Cung cấp hướng dẫn và định hướng • Đặt mục tiêu • Cung cấp thông tin phản hồi • Phát triển nhân viên • Huấn luyện và hỗ trợ nhân viên 2. Ảnh hưởng • Tăng cường hợp tác • Tạo động lực làm việc • Nâng cao năng lực 3. Kết quả • Hiệu qủa làm việc II. QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU QỦA Các bước thực hiện • Chuẩn bị • Hoạch định • Thực hiện • Tổng hợp thông tin đánh giá 1.CHUẨN BỊ Tình huống • Sơn vừa được bổ nhiệm vào vị trí trưiởng phòng kiểm tra chất lượng. Một trong những nhiệm vụ mới mà anh phải đảm nhận là thực hiện đánh giá hiệu quả làm việc của các nhân viên dưới quyền. Đây là một nhiệm vụ hoàn toàn mới mẻ với Sơn vì trước đây anh là phó phòng kỹ thuật và chưa bao giờ làm việc này. • Bạn hãy cho Sơn một vài lời khuyên về việc chuẩn bị để Sơn có thể thực hiện tốt nhiệm vụ này? Sơn cần • Nếu Bạn là người đã làm quen công việc này nhiều năm rồi, bạn có cần chuẩn bị gì không? • Câu trả lời là : 2.HOẠCH ĐỊNH 2.1.Thiết lập mục tiêu hiệu quả Tình huống Phượng rất thất vọng khi nhận được kết quả đánh giá về hiệu quả làm việc của mình trong năm đầu tiên tại công ty. Cô đã rất cố gắng để hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao, luôn đi làm đúng giờ và sẵn sàng giúp đỡ mọi người. Tuy nhiên, người quản lý của cô nói rằng hiệu suất làm việc của cô không đạt yêu cầu, rằng cô đã tỏ ra thụ động tong công việc. Một trong những nguyên nhân khiến cô không đạt được hiệu quả công việc cao là vì cô không hề biết mình phải làm gì, không có một mục tiêu nào được đặt ra cho cô cả. Bạn thử đặt 2 mục tiêu cho mình Ví dụ: Kết luận Để thiết lập mục tiêu, cần trả lời 6 câu hỏi sau Bạn hãy xem lại 2 mục tiêu mình đặt ra cĩ thoả mãn những tiêu chí đĩ chưa? Nếu chưa, hãy sửa lại. 2.2.Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển Nhân viên mới Do những thay đổi trong chuẩn mực Nhân viên cần có những kỹ năng mới để đảm nhận những nhiệm vụ mới Để nâng cao hiệu quả làm việc 2.3.Thống nhất kế hoạch hành động Những việc cần làm Kết quả mong muốn Nhu cầu đào tạo và phát triển cá nhân Các nguồn lực cần thiết Thời gian thực hiện Ví dụ Kế họach hành động Họ và tên: Nguyễn Văn A Chức danhy công việc: 1. Mục tiêu:  Giảm số lượng sản phẩm hỏng từ 10% xuống 2%  Biết cách sử dụng thiết bị mới(kỹ thuật viên sẽ huấn luyện vào đầu tháng 3) 2. Kế họach đào tạo:  Tham dự khóa đào tạo kỹ năng đứng máy do công ty tổ chức vào tháng 2  Thực tập sử dụng thiết bị mới trong 1 tuần dưới sự hướng dẫn của quản đốc. 3. Thời gian thực hiện:  Ba tháng 4. Theo dõi việc thực hiện:  Hiệu quả công việc của Nguyễn Văn A sẽ được xem xét mỗi tháng một lần 3. Thực hiện Quan sát nhân viên Kiểm tra mẫu công việc đã hoàn thành Theo dõi, giám sát thưc hiện công việc Ghi lại những sự kiện đặc biệt Trao đổi trực tiếp với nhân viên Tham khảo ý kiến người khác Cung cấp thông tin phản hồi Cung cấp thông tin phản hồi Tình huống Trường là trưởng phòng quan hệ khách hàng, anh thường phải đi gặp khách hàng để ký kết hợp đồng, giải quyết các vấn đề liên quan đến hợp đồng. Hương là trợ lý của anh, cô là người sắp xếp các cuộc gặp với khách hàng và đi cùng anh để ghi chép các thông tin. Mỗi lần tới gặp khách hàng, anh và Hương thường phải đợi khá lâu, đôi khi không gặp được người cần gặp. Hương cho rằng khách hàng hay sai hẹn, nhưng qua tìm hiểu, Trường biết nguyên nhân là do Hương không gọi cho khách hàng để tái xác nhận cuộc gặp trước khi đến. Tröôøng caàn phaûi noùi vôùi Höông nhö theá naøo ñeå Nguyên tắc Phản hồi: Khi nhân viên đồng ý với kết quả, nên hỏi thêm để biết quan điểm ví dụ: theo anh(chị), lý do nào mà anh chị làm được kq tốt như vậy, hay không đạt được y/c như vậy. Sau đó nên chia sẻ: “tôi cho rằng” Khi nhân viên không đồng ý với kết quả đánh giá, ví dụ: Nổi nóng Khóc Bạn đã gặp chưa và bạn làm gì trong những trường hợp đó? 5.ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC Phẩm chất cá nhân Hòan thành các mục tiêu công việc Kỹ năng làm việc Tiềm năng phát triển (những yếu tố này phải liên quan đến công việc) 6. PHỎNG VẤN ĐÁNH GIÁ Thời điểm, địa điểm, ghế, bàn 7. Hồn tất hồ sơ đánh giá Các lỗi thường gặp Lỗi thiên kiến Khuynh hướng bình quân Qúa dễ dãi hoặc quá khắt khe Chỉ dựa trên những thông tin theo trí nhớ Thành kiến cá nhân Bạn đã biết lắng nghe chưa Khoâng bao giôø Thænh thoaûng Luoân luoân 1. Deã bò xao nhaõng 2. Nghe coù choïn loïc 3. Caûm thaáy chaùn naûn khi nghe ngöôøi khaùc noùi 4. Keát thuùc nhöõng caâu noùi cuûa ngưôøi khaùc 5. Ngaét lôøi ngöôøi khaùc Khoâng bao giôø Thænh thoaûng Luoân luoân 6. Giao tieáp baèng maét vôùi ngöôøi ñang noùi 7. Hoûi laïi neáu khoâng hieåu 8. Toùm taét nhöõng yù kieán cuûa ngöôøi khaùc 9. Chuù taâm nghe ngöôøi khaùc noùi 10. Caûm thaáy thoaûi maùi trong khi phoûng vaán