Bài giảng Giám sát dự án

1Giám sát và hệ thống giám sát Xây dựng chỉ số đo lường việc thực hiện Khung theo dõi kết quả 2ĐỊNH NGHIÃ GIÁM SÁT (Define Monitoring) Là tiến trình thu thập, phân tích và sử dụng thông tin một cách liên tục và có hệ thống nhằm mục đích kiểm soát và ra quyết định quản lý. 3HỆ THỐNG GIÁM SÁT  Là một loạt những quy trình/thủ tục mà qua đó thông tin được yêu cầu truyền đi trong phạm vi các tổ chức tới các cấp quản lý khác nhau để hổ trợ cho việc ra quyết định  Một hệ thống giám sát có thể được thiết lập để nối kết một vài tổ chức với nhau. 4CÁC BỘ PHẬN CƠ BẢN CUẢ HỆ THỐNG GIÁM SÁT  Bộ phận cung cấp dữ liệu Bộ phận này có chức năng thu thập thông tin,điền và nộp các thông tin thông qua các biểu mẫu giám sát  Bộ phận xử lý dữ liệu Chức năng cuả bộ phận này là thiết kế, phân phối và tập hợp các biểu mẫu dùng cho giám sát đánh giá, sau đó tiến hành xử lý dữ liệu thu thập được thành những thông tin thích hợp và báo cáo  Bộ phận sử dụng dữ liệu Bộ phận này sẽ sử dụng dữ liệu và thông tin báo cáo để đánh giá, ra quyết định hoặc để quản lý 5Lý do giám sát Cung cấp thông tin quản lý chính xác và đúng lúc để ra quyết định và kiểm soát  Số lượng và chất lượng cuả đầu ra  Nguồn nhân lực  Thời gian  Vật lực  Tài chính 6GIÁM SÁT TIẾN TRÌNH DỰ ÁN: NỘI DUNG  Tiến trình dự án  Tiến trình thực tế và kế hoạch ?  Sự chậm trễ, nguyên nhân và những hành động điều chỉnh  Dự báo thời gian hoàn thành dự án  Kiểm soát chi phí  Thực chi thực tế và kế hoạch  Vượt (dưới mức) chi phí kế hoạch, nguyên nhân và các hành động điều chỉnh  Dự báo chi phí hoàn thành thực tế  Kiểm soát chất lượng và kết quả thực hiện  Chất lượng thực tế và kế hoạch, các đặc điểm và các tiêu chuẩn của công việc và kết quả  Các vấn đề về chất lượng, các nguyên nhân, những hành động đề nghị  Tiên liệu các vấn đề khác? Đề nghị các hành động điều chỉnh? Các thước đo để cải tiến hơn nữa kết quả thực hiện dự án 7NÊN GIÁM SÁT CÁI GÌ ?  Các nguồn lực : – Sự huy động – Việc sử dụng – Những vấn đề được tiên đoán và được theo dõi  Các hoạt động – Khối lượng các hoạt động dự án (với sự mô ta)û – Tiến trình các hoạt động (với các thời hạn của những điểm mốc chủ yếu) – Những vấn đề được tiên đoán và được theo dõi 8NÊN GIÁM SÁT CÁI GÌ ?  Kết quả – Khối lượng và thời hạn của những kết quả cụ thể và kết quả cuối cùng (với sự mô tả) – Mục tiêu đã đạt được – Chất lượng và những đặc điểm – Những vấn đề được tiên đoán và được theo dõi  Những cái khác : – Kết quả thực hiện và những nổ lực của đội dự án – Các chỉ số thành quả của các mục tiêu dự án – Sự nhận thức và sự ủng hộ của các thành viên có liên quan – Những tác động tiềm ẩn và khả năng chống đỡ – Những vấn đề được tiên đoán và được theo dõi 9TẦM QUAN TRỌNG CUẢ GIÁM SÁT  Bằng chứng thực hiện  Sự hiểu biết có tổ chức  Minh bạch  Chức năng phản hồi  Cố vấn chính sách  Điều phối 10 Chỉ báo như là một công cụ quản lý  Chỉ báo là “một biến số được dùng để đánh giá mức thay đổi cuả một hiện tượng hay một quy trình”  Chỉ báo là yếu tố chứa đựng tất cả những thông tin cần cung cấp cho công tác quản lý dưới dạng con số 11 CHỈ BÁO CÓ THỂ KIỂM CHỨNG KHÁCH QUAN (Objectively Verifiable Indicator – OVI)  OVI nên miêu tả một tình huống rõ ràng cuả mục tiêu muốn đạt được ở cuối một giai đoạn nhất định.  OVI được định nghiã tốt bao gồm các điểm sau: – Variable : thành tố được đo lường (Cái gì?) – Quantity : Tình trạng thực tế và tình trạng muốn đạt được (bao nhiêu?) – Target group : Những người bị tác động (Ai?) – Place : Nơi thu thập thông tin (Ở đâu?) – Period : Thời hạn có liên quan (Khi nào?)  OVI còn gọi là chỉ báo hoạch định 12 Chỉ báo “thông minh” (SMART Indicators) – Specific : Cụ thể, rõ ràng – Measurable : Có thể đo lường được – Achievable : Có thể đạt được/Thực tế – Relevant : Có liên quan/phù hợp – Time- bound : Có thời hạn 13 CHỈ BÁO TRONG HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT Chỉ báo về kết quả hoạt động Chỉ báo về phản ứng Chỉ báo trực tiếp và gián tiếp 14 LỰA CHỌN CHỈ BÁO Chỉ số đo lường phải : 1. Có giá trị (Valid) 2. Nhạy cảm (Sensitive) 3. Có thể đo lường được (Measurable) 4. Đơn giản (Simple) Để lựa chọn một chỉ số giám sát thích hợp,bạn nên thiết kế một bảng câu hỏi dành cho nhà quản lý mà nó nhấn mạnh một cách chính xác điều bạn muốn biết 15 CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP DỮ LIỆU  Tham quan thực địa  Thực hiện điều tra sử dụng những biểu mẫu giám sát thiết kế phù hợp  Các báo cáo tiến trình định kỳ (cả kết quả thực hiện kế hoạch và thực tế - báo cáo ngoại lệ)  Các cuộc họp : sử dụng biên bản cuả các cuộc họp đánh giá tiến trình thường kỳ  Các cuộc thảo luận không chính thức bằng các phương tiện truyền thông như điện thoại, thư tín, fax, email, ... 16 TẦN SUẤT THU THẬP DỮ LIỆU  Phải nhằm nắm bắt được những gì đang thật sự diễn ra.  Tùy thuộc vào cấp quản lý  Tùy thuộc vào tính chất công việc 17 Khung đo lường kết quả (Kế hoạch thu thập thông tin liên quan đến chỉ tiêu trong khung logic) Keát quaû Chæ soá ño löôøn g Nguoà n döõ lieäu Phöông phaùp thu thaäp döõ lieäu +do ai tieán haønh Cöôøn g ñoä thu thaäp Cöôøng ñoä vaø caùch thöùc baùo caùo Ai seõ nhaän baùo caùo Muïc tieâu toång theå Muïc ñích Keát quaû (Ñaàu ra) Hoaït ñoäng Nguoàn löïc 18 MỘT VÀI VẤN ĐỀ QUAN TRỌNG  Đội ngũ thiếu sự cam kết đối với việc giám sát  Giám sát được xem là nghiã vụ cuả bộ phận bên ngoài  Thông tin nghèo nàn và không có liên quan 19 ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN (Project Evaluation)  Tiến trình xác định một cách có hệ thống và có định hướng khả năng phù hợp, hiệu quả, hiệu suất và khả năng tác động của các hoạt động dự án trong sự hiểu biết các mục tiêu và mục đích của dự án. Đánh giá dự án là một chức năng quan trọng đối với các dự án phát triển mà nó có kết quả hoặc mục tiêu không hữu hình 20 ĐÁNH GIÁ SO VỚI GIÁM SÁT  Một sự kiện có tính chất ngắn hạn  Người đánh giá ở bên ngoài dự án  Nhìn lại quá khứ để biết chúng ta đạt được những gì  Một quá trình  Người giám sát ở bên trong nội bộ  Nhìn về tương lai để xem chúng ta đi đúng hướng không ? Đối tượng cuả hai quá trình đánh giá và giám sát là như nhau 21 CÁC CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ  Sự phù hợp/ sự liên quan (Relevance) Kết quả cuả dự án có liên quan đến mục tiêu cuả tổ chức không, có mang lại hiệu quả/ lợi nhuận không?  Hiệu quả (Effectiveness) Mục tiêu dự án có đạt không?  Hiệu suất (Efficiency) Sử dụng nguồn lực để thực hiện dự án có hiệu quả không (tối thiểu hoá chi phí; tối đa hoá kết quả)  Sự tác động (Impact) Hiệu quả lâu dài mà dự án mang lại  Tính bền vững (Sustainability) Khả năng ảnh hưởng tích cực kéo dài sau khi dự án kết thúc 22 CÁC LOẠI ĐÁNH GIÁ (Types of Evaluation)  Kết thúc dự án, đánh giá cuối cùng hoặc đánh giá tác động Kết quả cuả việc đánh giá được sử dụng để đưa ra những đề nghị có tính chất hệ thống cho giai đoạn kế tiếp cuả dự án hoặc cho dự án mới  Đánh giá chính sách hoặc chương trình Dự án có phù hợp với chiến lược và chính sách kinh doanh cuả công ty hay không; đánh giá ảnh hưởng cuả dự án đến việc thực hiện chiến lược cuả tổ chức  Đánh giá khả năng xử lý sự cố trong quá trình thực hiện dự án Các vướng mắc mà chúng ta gặp phải trong quá trình thực hiện dự án chúng ta đã giải quyết như thế nào? 23 NHỮNG THÀNH VIÊN LIÊN QUAN ĐẾN DỰ ÁN : Chúng ta kiểm soát cho ai GHI NHỚ : Những can dự viên khác nhau cần những thông tin khác nhau cho những mục đích khác nhau trong những khuôn khổ khác nhau  Người giám sát chúng ta là ai ? – Đội quản lý dự án – Chủ sở hữu dự án (quản lý cấp cao) – Các nhà đầu tư, Ngân hàng, Nhà tài trợ – Các cơ quan chính phủ – Những nhóm người sử dụng, Phương tiện truyền thông công cộng và những nhóm quan tâm khác – Các cố vấn, các Nhà thầu và các Nhà cung cấp  Họ cần biết các gì? Cho mục đích gì? và có thường xuyên không?  Những khuôn khổ nào mà chúng ta cần để cung cấp thông tin đã giám sát 24 NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT  Kiểm soát công việc chứ không phải người thực hiện  Kiểm soát phải dựa trên công việc đã hoàn thành  Đối với công việc phức tạp, kiểm soát dựa trên động cơ làm việc và sự tự giác  Những phương pháp thu thập dữ liệu nên đưa vào quá trình làm việc  Dữ liệu kiểm soát phải được chuyển đến cho người thực hiện công việc  Một hệ thống kiểm soát được thiết kế cho những công việc bình thường  Những việc khác thường cần được xử lý một cách đặc biệt  Sự kiểm soát một quá trình kiểm soát phức tạp đạt được thông qua nhiều cấp 25 CÁC CÔNG CỤ KIỂM SOÁT  Bảng kế hoạch dự án Xác định những tiêu chuẩn cần thiết để kiểm soát  Các bản báo cáo Đo lường tình trạng của dự án và phân tích, nhận dạng những xu hướng điều chỉnh  Sơ đồ tiến độ thực hiện dự án Theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án  Biểu đồ nhân quả Cho thấy mối quan hệ giữa kết quả (sự biến động) và nguyên nhân tiềm tàng 26 BIỂU ĐỒ NHÂN QỦA Là một công cụ được sử dụng để trình bày mối quan hệ giữa một kết qủa với các nguyên nhân tiềm tàng (chính, phụ) có thể ghép lại giống như một xương cá. Vấn đề Nhân lực Phương pháp Hậu qủa Nguyên vật liệu Nguyên nhân Máy móc 27 BIỂU ĐỒ NHÂN QỦA KIỂM SOÁT VÀ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN Điều chỉnh Định hướng Chất lượng Bảo quản Khuyến khích Kinh nghiệm Lịch sửa chữa Bảo dưỡng Phụ tùng CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM/ KẾT QUẢ Nhân lực Phương pháp Tổng kết Nguyên vật liệu Máy móc Tính ổn định Lạc hậu Thiếu đầu tư Kỹ năng Đào tạo Nhà cung cấp 28 KIỂM SOÁT DỰ ÁN TRUYỀN THỐNG  Thiết lập các kế toán chi phí (cho từng nhóm hoặc từng gói công việc riêng lẽ trong WBS) bao gồm : Sự mô tả công việc, trách nhiệm cá nhân, ngân sách và những nguồn lực khác được phân bổ. Các kế toán chi phí này được quản lý và được giám sát một cách riêng lẽ.  Các công việc của kế toán chi phí được lập tiến độ trong sơ đồ Gantt, và ngân sách dự kiến tương ứng theo thời gian, cung cấp cơ sở (baseline) cho việc kiểm soát  Tiến độ được kiểm soát bằng cách theo dõi tiến trình và so sánh giữa nó với lịch trình ban đầu  Chi phí được kiểm soát bằng việc phân tích sai lệch chi phí so sánh chi phí thực tế và chi phí kế hoạch  Bất lợi : Trong quản lý dự án, phân tích sai lệch chi phí tự nó thì không đầy đủ bởi vì nó không chỉ ra được bao nhiêu công việc đã được hoàn thành và cũng không biết chi phí tương lai là bao nhiêu. 29 KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRUYỀN THỐNG Nhieäm vuï Thaùng 1 Thaùng 2 Thaùng 3 Thaùng 4 Thaùng 5 Thaùng 6 Ngaân saùch 1 150 2 150 3 200 4 100 Toång coäng 600 CP dự tính 150 (100%) CP thực tế 120 CP dự tính 150 (100%) CP thực tế 150 CP dự tính 150 (75%) CP thực tế 150 CP dự tính 0 CP thực tế 0 30 KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN SỬ DỤNG GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC Nhieäm vuï Thaùng 1 Thaùng 2 Thaùng 3 Thaùng 4 Thaùng 5 Thaùng 6 Ngaân saùch 1 150 2 150 3 200 4 100 Toång coäng 600 CP dự tính 150 (100%) CP thực tế 120 Giá trị thu được 150(100%) CP dự tính 150 (100%) CP thực tế 150 Giá trị thu được 50(33%) CP dự tính 150 (75%) CP thực tế 150 Giá trị thu được 170(85%) CP dự tính 0 CP thực tế 0 Giá trị thu được 0 31 GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (Earned Value) Là một sự phát triển của PERT/Chi phí và tiêu chuẩn C/SCSC (Cost/Schedule Control System Criteria) Là một công cụ phối hợp giữa hoạch định và kiểm soát Là một công cụ để theo dõi tiến trình chi phí và thời gian của dự án 32 CÁC THUẬT NGỮ CƠ BẢN  BCWS (Budgeted Cost of the Work Scheduled)  ACWP (ActualCost of the Work Performed)  BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed)  SV (Schedule Variance)  CV (Cost Variance)  BAC (Budgeted at Completion)  FCAC (Forecast Cost at Copletion)  FCTC (Forecast Cost To Complete project) 33 KẾ HOẠCH GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (Earned Value Plan)  BAC : Ngân sách dự tính cho việc hoàn thành toàn bộ công việc  BCWS : Chi phí dự tính cuả công việc cụ thể theo tiến độ ở một thời điểm cho trước (đơn giản : Giá trị công việc theo kế hoạch) BCWS = BAC * %công việc được hoạch định cho đến thời điểm xem xét 34 THỰC TRẠNG GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (Earned Value Status)  BCWP : Chi phí (hoặc giá trị) dự tính cuả công việc đã thực hiện cho đến thời điểm hiện tại. Còn gọi là Giá trị thu được BCWP = BAC * PC PC : % công việc đã làm cho đến thời điểm xem xét  ACWP : Chi phí thực tế của công việc đã thực hiện cho đến thời điểm hiện tại 35 PHÂN TÍCH THÀNH QUẢ (1) (Performance Analysis) 1. Sai lệch về tiến độ : SV = BCWP – BCWS SV > 0  Vượt tiến độ SV = 0  Đúng tiến độ SV < 0  Chậm tiến độ 2. Sai lệch về chi phí : CV = BCWP – ACWP CV > 0  Không vượt chi phí CV = 0  Đúng chi phí CV < 0  Vượt chi phí 36 PHÂN TÍCH THÀNH QUẢ (2) (Performance Analysis) 3. Sai lệch thời gian – TV (Time Variance) Chỉ ra mức độ sớm hay trễ của dự án so với kế hoạch TV = SD – BCSP SD (Status Date) : Ngày xem xét BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed) là thời hạn mà ở đó BCWS = BCWP 4. Sai lệch kế toán – AV (Accounting Variance) Là sự khác biệt giữa chi tiêu theo kế hoạch và chi tiêu thực tế đối với công việc hiện tại AV = BCWS – ACWP (AV > 0  Chí phí kế hoạch lớn hơn chi tiêu thực tế) 37 CÁC CHỈ SỐ THÀNH QUẢ (Performance Indices) 1. Chỉ số thành quả về tiến độ – SPI SPI = BCWP/ BCWS (Schedule Performance Index) 2. Chỉ số thành quả về chi phí - CPI CPI = BCWP/ACWP (Schedule Performance Index) Khi SPI và CPI đều lớn hơn 1 cho thấy công việc đã thực hiện vượt tiến độ và dưới mức ngân sách; nếu SPI và CPI nhỏ hơn 1 thì ngược lại 38 DỰ BÁO THÀNH QUẢ CHI PHÍ TƯƠNG LAI (Forecasting Future Cost Performance) 1. Dự báo chi phí hoàn thành cho toàn bộ dự án (FCAC) 2. FCAC = BAC / CPI Lưu ý  FCAC được tính toán bằng cách ngoại suy xu hướng kết quả đạt được tử thời điểm xem xét đến khi kết thúc dự án  Giả định năng suất hiện tại sẽ tiếp tục duy trì cùng tỷ lệ cho đến khi kết thúc dự án 2. Dự báo chi phí để hoàn thành phần việc còn lại của dự án (FCTC) FCTC = (BAC - BCWP)/CPI 39 KIỂM SOÁT DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC Ước lượng giá trị thu được (BCWP) BCWP = BCWS * PC  Trong thực tế, làm thế nào để ước lượng PC cho toàn bộ dự án? Các hoạt động của dự án có mức độ hoàn thành khác nhau Khó lượng hoá PC cho toàn bộ hiện trạng dự án và có thể gây tranh cải  việc đánh giá mục tiêu ở những dự án phức tạp không đúng  Giải quyết bằng việc sử dụng mô hình giá trị thu được tích luỹ (Bảng báo cáo kết quả giá trị thu được) để thấy được toàn cảnh dự án 40 BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC Hoaï t ñoä ng BAC BCWS PC BCWP Tình traïng A $100 $100 100 % $100 Ñuùng thôøi gian B $400 $400 75% $300 Chaäm tieán ñoä C $120 0 $800 90% $1080 Vöôït tieán ñoä Toån $1.300 $1.480 41 BÁO CÁO GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC  Báo cáo theo dạng bảng có thể thấy được toàn bộ thực trạng của dự án rất nhanh  Báo cáo nên chỉ ra một cách rõ ràng những hoạt động thuộc trách nhiệm của từng bộ phận chức năng  Các báo cáo có thể sử dụng kỹ thuật quản lý theo kỳ vọng để nhận dạng những khu vực có vấn đề  Xác định các dấu hiệu sai lệch để có hướng xử lý quản lý 42 Hướng xử lý quản lý khi có dấu hiệu sai lệch