Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 1: Tổ chức và thông tin trong tổ chức

Chương 1: Tổ chức và thông tin trong tổ chức tuannm@ueh.edu.vn Nội Dung  Vài nét về xã hội thông tin hiện nay.  Tổ chức và thông tin.  Thông tin và Ra quyết định  Quản lý 1. Vài nét về xã hội thông tin hiện nay Kinh tế toàn cầu Sự phát triển các doanh nghiệp xuyên quốc gia Sự hội nhập của các công ty nhỏ và vừa Môi trường cạnh tranh mang tính toàn cầu Hệ thống phân phối toàn cầu 1. Vài nét về xã hội thông tin hiện nay Nền kinh tế số (digital economy, e- conomy) Sự xuất hiện của các doanh nghiệp kinh doanh điện tử Quá trình kinh doanh cơ bản được thực hiện dưới sự điều khiển của một mạng lưới số hóa Mối quan hệ với các nhà cung cấp, khách hàng, và các đối tác dần được thực hiện dưới tác động của CNTT 1. Vài nét về xã hội thông tin hiện nay Thời đại thông tin  Internet đã tác động lên mọi mặt của nền kinh tế và các hoạt động của doanh nghiệp  Thương mại điện tử (TMĐT)  Giao tiếp trực tiếp  Môi trường làm việc ảo  Nền kinh tế dựa trên mong muốn của người tiêu dùng: Bánh kem sinh nhật dành cho chó Giầy thể thao đếm bước đi 1. Vài nét về xã hội thông tin hiện nay Đặc điểm của thời đại thông tin Năng suất lao động của quá trình sản xuất tăng lên một cách nhanh chóng Công nghệ thông tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ 2. Tổ chức  Tổ chức là một tập hợp hình thức bao gồm con người & các tài nguyên khác được hình thành để đạt được 1 tập các mục tiêu.  Nguồn lực TC: con người, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, tiền bạc, dữ liệu, thông tin & các quyết định.  Giá trị Output > giá trị input 2. Tổ chức Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động. Heä Thoáng Quaûn Lyù Ñoái töôïng Quaûn Lyù Thoâng tin töø moâi tröôøng Thoâng tin ra moâi tröôøng Thoâng tin taùc nghieäp Thoâng tin quyeát ñònh 2. Toå chöùc Chuỗi giá trị Hệ thống các quá trình liên quan đến việc tạo ra giá trị trong một doanh nghiệp. Bao gồm: 2. Toå chöùc Keá hoaïch nhaän haøng Heä thoáng nhaän haøng Kho haøng HT kieåm soaùt kho haøng Saûn xuaát HT kieåm soaùt tieán trình SX Baùn haøng, tieáp thò HT maùy tính hoùa vieäc ñaët haøng Keá hoaïch giao haøng Heä thoáng giao haøng Phuïc vuï khaùch haøng HT phuïc vuï khaùch haøng Chuoãi caùc hoaït ñoäng quan trong cuûa moät coâng ty saûn xuaát ñieån hình. 2. Tổ chức Cơ cấu tổ chức  Cơ cấu tổ chức: các bộ phận trong tổ chức & cách mà chúng quan hệ đối với tổ chức tổng thể.  Các mô hình quản lý một tổ chức:  Mô hình truyền thống (traditional)  Dự án (project)  Đội nhóm (team)  Mô hình quản lý đa chiều (multidimensional) → Mỗi mô hình có phương thức quản lý riêng và do đó có những yêu cầu thông tin khác nhau. Loại HTTT nào được dùng & dùng như thế nào 2. Tổ chức Cơ cấu tổ chức:Traditional organizational structure. Giaùm ñoác Boä phaän Keá toaùn Boä phaän Saûn xuaát Boä phaän Tieáp thò Boä phaän HHTT Boä phaän nhaân söï Quaûn ñoác1 Quaûn ñoác2 CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC KINH DOANH TRUYEÀN THOÁNG •Phaân chia theo chöùc naêng, laõnh ñaïo phoøng baùo caùo vôùi GÑ •Caáu truùc phaân caáp, caáp cao hôn coù quyeàn löïc nhieàu hôn 2. Tổ chức Cơ cấu tổ chức: Project organizational structure Cty SX SP treû em Bp thöùc aên TE BP quaàn aùo TE BP ñoà chôi TE Taøi chaùnh Saûn xuaát Tieáp thò Taøi chaùnh Saûn xuaát Tieáp thò Taøi chaùnh Saûn xuaát Tieáp thò CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO MÔ HÌNH DỰ ÁN Tập trung vào SP hay dịch vụ, các chức năng truyền thống thuộc từng bộ phận 2. Tổ chức Cơ cấu tổ chức: Team organizational structure CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO NHÓM •Tập trung vào nhóm làm việc •Nhóm có thể nhỏ hay lớn •Mỗi nhóm có trưởng nhóm báo cáo với quản lý ở cấp trên trong tổ chức •Phụ thuộc vào công việc thực hiện, nhóm có thể là tạm thời hay thường xuyên 2. Tổ chức Cấu trúc tổ chức: Multidimensional organizational structure CT SX SP treû em BP thöùc aên TE BP quaàn aùo TE BP ñoà chôi TE Saûn xuaát Nhoùm SX Nhoùm SX Nhoùm SX Tieáp thò Nhoùm T.thò Nhoùm T.thò Nhoùm T.thò Taøi chaùnh Nhoùm TC Nhoùm TC Nhoùm TC CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO MÔ HÌNH ĐA CHIỀU •Kết hợp các cấu trúc khác, giống như cấu trúc ma trận •Ưu: kết hợp ưu điểm của các cấu trúc khác nhau •Nhược: có nhiều lãnh đạo  xảy ra mâu thuẩn  định quyền ưu tiên nếu có mâu thuẩn 2. Tổ chức Văn hóa trong tổ chức •Văn hóa là tập hợp các hiểu biết & giả định •Hiểu biết có thể gồm các niềm tin chung, các giá trị & các cách tiếp cận để ra quyết định. Thường là không được phát biểu hay ghi ra trong mục tiêu công ty hay các chính sách 2. Tổ chức Ảnh hưởng của Văn hóa trong tổ chức •Phát triển & điều hành HTTT •Nhận thức của người ra quyết định 2. Tổ chức Thay đổi trong tổ chức •Liên quan đến việc thay đổi trong hoạch định, thực hiện & kiểm soát •Thay đổi có thể do các: •Yếu tố bên trong: các hoạt động được thực hiện ở tất cả các cấp •Yếu tố bên ngoài: các hoạt động của đối thủ cạnh tranh, các cổ đông, luật lệ, công nghệ, các điều kiện kinh tế 2. Tổ chức Thay đổi trong tổ chức •Reengineering bao gồm việc tái thiết kế các tiến trình KD, cấu trúc tổ chức, HTTT, & văn hóa của tổ chức để đạt được kết quả KD đột phá. •Reengineering có thể giảm thời gian phân phối, tăng chất lượng SP/ dịch vụ, nâng cao sự thỏa mãn KH, tăng doanh thu & lợi nhuận. 2. Tổ chức Thay dổi trong tổ chức Thay ñoåi tieán trình kinh doanh Thay ñoåi vaên hoùa toå chöùc Thay ñoåi heä thoáng thoâng tin Thay ñoåi cô caáu toå chöùc 3. Thông tin và Ra quyết định  Mục đích của thông tin là giúp nhà quản lý / lãnh đạo RQĐ.  RQĐ là một hành động (hay sự thực hiện) nhằm thay đổi trạng thái hiện tại tới 1 trạng thái mong muốn.  Các loại quyết định: QĐ có cấu trúc, QĐ bán cấu trúc, QĐ không có cấu trúc  Cơ sở phân loại:  Tiêu chuẩn RQĐ / độ đo hiệu quả  Dữ liệu & quá trình xử lý dữ liệu để có độ đo hiệu quả 4. Quản lý  Quản lý bao gồm việc điều hòa các nguồn tài nguyên (nhân lực và vật chất) để đạt tới mục đích.  Quản lý có 4 yếu tố cơ bản: Hướng tới mục tiêu Thông qua con người Sử dụng các kỹ thuật Bên trong một tổ chức Hoaïch ñònh Toå chöùc thöïc hieän Chæ ñaïo thöïc hieän Kieåm soaùt Chu trình của 4 hoạt động quản lý 4. Quản lý 5. Các quyết định theo cấp quản lý  Có 4 mức độ hoạt động trong tổ chức: Chiến lược  Sách lược  Tác nghiệp  Thừa hành  HTTTQL xử lý các dữ liệu ở mức thừa hành và cung cấp thông tin cho việc làm quyết định ở các mức chiến lược, sách lược và tác nghiệp. 5. Các quyết định theo cấp quản lý Möùc keá hoaïch chieán löôïc Möùc kieåm soaùt quaûn lyù Möùc tri thöùc Möùc ñieàu haønh Saûn xuaát Tieáp thò Taøi chaùnh Keá toaùn Nhaân söï 5. Các quyết định theo cấp quản lý  Đặc tính các loại thông tin cần cung cấp cho các cấp Chieán löôïc Chieán thuaät quaûn lyù Taùc nghieäp Daøi haïn Toùm taét Ngoaøi Khoâng chaéc Baát thöôøng Hieän taïi Chi tieát Trong Chaéc chaén Thöôøng xuyeân Thoâng tin Thôøi gian Möùc chi tieát Nguoàn Chaéc chaén Taàn soá 5. Các quyết định theo cấp quản lý  Đặc tính các loại thông tin cung cấp cho các cấp Chiến lược Các QĐ mang tính lâu dài ảnh hưởng đến sự tồn tại/sống còn lâu dài của công ty. Đặc tính của các QĐ là không cấu trúc/ bán cấu trúc Sách lược Đặc tính của các QĐ là bán cấu trúc/có cấu trúc Tác nghiệp Đặc tính của các QĐ là có cấu trúc 281/6/2016