Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ*TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ VÀ QUẢN TRỊ SONADEZIMỤC TIÊU HỌC PHẦNHiểu biết sâu sắc các khái niệm cơ bản của hệ thống thông tin quản lý cũng như tác động của nó đối với sự thành công của doanh nghiệp hiện đại.Nắm vững một số kỹ thuật để tham gia lập dự án phát triển hệ thống thông tin. Hiểu rõ quy trình xây dựng hệ thống thông tin.Biết cách đánh giá hiệu quả kinh tế cho các dự án phát triển hệ thống thông tin.Biết cách quản trị Hệ thống thông tin*NỘI DUNGChương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin (2 buổi)Chương 2: Công nghệ thông tin dưới góc độ quản lý (2buổi)Chương 3: Các hệ thống thông tin ứng dụng trong quản trị kinh doanh (2 buổi)Chương 4: Quản trị hệ thống thông tin (2 buổi)2 buổi thuyết trình + 1 Buổi ôn tập*ĐÁNH GIÁ MÔN HỌCTiêu chuẩn đánh giá: Chuyên cần: 10 % Bài tập phân tích và trình bày: 30% Thi cuối học kỳ: 60% *Tài liệuGiảng viên: Phạm Mạnh Cương*Chương 1TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN*Nội dung chínhTổ chức, thông tin và hệ thống thông tinCác yếu tố cấu thành hệ thống thông tinVai trò của hệ thống thông tin đối với tổ chức doanh nghiệpGiải quyết những vấn đề kinh doanh bằng hệ thống thông tinSử dụng hệ thống thông tin để gia tăng giá trị kinh doanh*CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN I. TỔ CHỨC, THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN:1/ Tổ chức là gì? Tổ chức là một tổ hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng hỗ trợ và thúc đẩy lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung đểâ đạt được các mục tiêu đặt ra. Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường nhất định và chịu tác động của môi trường đó. *CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨCMôi trườngMôi trường Con người làm việc ở đó. Các phương thức mà họ sử dụng. Các thiết bị mà họ vận hành. Ngân sách cần thiết để chi phí cho các hoạt động. . . .Tổ chức được tạo thành bởi một số yếu tố sau:Các tổ chức thường là các chủ thể ổn định, mang tính hình thức pháp lý, có riêng những quy tắc và thủ tục nội bộ và phải tuân theo luật pháp. Thông thường gồm các loại sau:Tổ chức hành chánh sự nghiệp: như trường học, Ủy ban nhân dân, . . .Tổ chức xã hội: như bệnh viện, câu lạc bộ, . . .Tổ chức kinh tế: gọi chung là doanh nghiệp như các hãng, công ty, nhà máy, xí nghiệp, . . .. . .*CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Đặc điểm chung của các tổ chức là: Nhận các nguồn lực từ môi trường. Biến đổi chúng. Xuất các kết quả ra môi trường.*CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN BIẾN ĐỔICác nguồn lựctừ môi trường(vốn liếng, lao động, )Các kết xuất cho môi trường(sản phẩm, dịch vụ,)Tổ chức(Doanh nghiệp)Quy trình(sản xuất, kinh doanh,)Hình 1-01:Định nghĩa vi mô về một tổ chức2/ Thông tin: Định nghĩa: Thông tin là dữ liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một hình thức thích hợp và có lợi cho người sử dụng cuối cùng. Thông tin luôn mang ý nghĩa và nói chung gồm nhiều giá trị dữ liệu. Bản thân dữ liệu chỉ là tập hợp các giá trị rời rạc, không có cấu trúc, không có ý nghĩa rõ ràng và khó biết được sự liên hệ. Dữ liệu bao gồm các sự kiện thơ như tên của một nhân viên và số giờ làm việc trong một tuần, số hàng tồn kho hoặc bán ra, . . . Khi những sự kiện này được tổ chức hay sắp xếp một cách cĩ ý nghĩa, chúng trở thành thơng tin Ví du : Có các dữ liệu như sau: NGUYỄN VĂN AN, MÃ SP 012, ngày 12/07/2005Từ những dữ liệu trên, ta có thông tin sau:Nhà cung cấp NGUYỄN VĂN A cung cấp sản phẫm có mã số 012 vào ngày 12/07/2005Các dạng dữ liệu gồm: Dữ liệu chữ số, dữ liệu âm thanh, dữ liệu hình ảnh, . . . Các dạng thông tin gồm: Thông tin viết, thông tin nói, thông tin hình ảnh, các thông tin khác.*CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Các nguồn thông tin trong doanh nghiệp:Các khách hàng.Các nhà cung cấp.Các doanh nghiệp có liên quan.Các tổ chức chính phủ.Các đối thủ cạnh tranh. . .*CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Một số thông tin có thể:Khai thác tức thì để ra một quyết định ( kế hoạch sản xuất, kế hoạch cải tiến thiết bị, . . .)Cần xử lý sơ bộ hoặc thủ công hoặc tự động. Xử lý tự động thông tin chỉ thực hiện được khi nó được tạo thành từ các dữ liệu có tính chất cấu trúc.- Nguồn thông tin bên ngoài :- Nguồn thông tin nội bộ:Các chứng từ, sổ sách.Các báo cáo kinh doanh thường kỳ.. . .*CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Ví dụ sau đây cho thấy sự tương phản giữa thông tin và dữ liệu có thể là hữu ích:331 OMO 1,29863 Tide 4,69173 Cà phê Trung nguyên 1,09331 OMO 1,29683 Chin su 0,89331 OMO 1,29 Vùng TP HCM Cửa hàng CO-OP MartMã MH Mô tả SL bán ra 331 OMO 7156 Doanh thu $9.231.24 DATAINFORMATIONHình 1-02 Dữ liệu và Thông tinTại các quầy thu tiền ở một siêu thị cho thấy hàng triệu mẫu dữ liệu như mã số nhận diện mặt hàng, giá cả trên mỗi mặt hàng được bán ra, . . . các mẫu dữ liệu này có thể được cộng dồn cho ra một tổng số và còn có thể được phân tích để cho ra những thông tin có ý nghĩa, chẳng hạn tổng cộng số chai nước rửa chén được bán ra từ một quầy nào đóù, loại nước rửa chén nào bán chạy nhất ở cửa hàng nào hoặc ở địa phương nào.3/ Hệ thống thông tin: - Định nghĩa: Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động để hướng tới một mục tiêu đã định trước. Mục đích của hệ thống thường được thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào để chế biến thành những cái ra nhất định.*CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN PhầntửPhầntửPhầntửPhầntửPhầntửPhầntửCái vàoCái raHỆ THỐNGQuan hệMôi trườngHình 1-03 Hình dung một hệ thốnga) Hệ thống:Hệ thống khuyếch đại âm thanh: Gồm các phần tử như loa, bộ khuyếch đại (amplifier), micro, . . ., nhận đầu vào là âm thanh nhỏ và mục tiêu là làm khuyếch đại âm thanh đó ở đầu ra. Hệ thống sản xuất sản phẩm: Gồm các phần tử như máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, nhân lực, ..., nhận đầu vào là vật liệu thô và mục tiêu là sản xuất ra các sản phẩm ở đầu ra. Hệ thống kế toán: Gồm các phần tử như con người và các chính sách, thủ tục, quy định, nhận đầu vào là các dữ liệu về lãnh vực kế toán, tài chánh và mục tiêu đầu ra là cung cấp thông tin kết quả cho người sử dụng.*CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Ví du:ï Các phần tử của một hệ thống luôn tồn tại những quan hệ (hay những mối ràng buộc lẫn nhau), tạo thành một cấu trúc (tổ chức). Chẳng hạn một hệ thống hành chính bao gồm các cán bộ và nhân viên, thì giữa họ tồn tại các mối ràng buộc về phân cấp, phân quyền, các quan hệ về đoàn thể, dân sự,. . . Một hệ thống có thể hợp thành từ nhiều hệ thống con và trong mỗi hệ thống con đó lại có các hệ thống nhỏ hơn.Ví dụ: + Trong hệ thống giao thông có các hệ thống con là hệ thống giao thông đường thủy, hệ thống giao thông đường hàng không, hệ thống giao thông đường bộ.+ Trong hệ thống kế toán có các hệ thống con là hệ thống kế toán tài chính và hệ thống kế toán quản trị.*CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Mối quan hệ giữa các phần tử:* Hệ thống thông tin có thể được thực hiện thủ công hoặc bằng máy tính. Ví dụ, một số nhà phân tích đầu tư vẽ biểu đồ và các đường xu hướng một cách thủ công để hỗ trợ họ trong việc đưa ra quyết định đầu tư. Theo dõi dữ liệu về giá cổ phiếu (đầu vào) trong vài tháng cuối cùng của năm, các nhà phân tích phát triển các mô hình đồ thị trên giấy (xử lý), giúp họ xác định giá cổ phiếu có khả năng thực hiện trong vài ngày hay vài tuần tới (đầu ra). Một số nhà đầu tư đã thực hiện hàng triệu đô la bằng cách sử dụng hệ thống thông tin phân tích chứng khoán thủ công. Tất nhiên, ngày nay nhiều hệ thống thông tin máy tính tuyệt vời đã được phát triển để theo dõi các chỉ số chứng khoán và thị trường và đề xuất khi khối lượng lớn các cổ phiếu được mua hoặc bán (gọi là chương trình kinh doanh) để tận dụng lợi thế sự khác biệt của thị trường. Trong giáo trình này, khi sử dụng cụm từ hệ thống thông tin, chúng ta chỉ quan tâm tới hệ thống thông tin dựa trên máy tính (A computer-based information system -CBIS).CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Hệ thống thông tin thủ công và hệ thống thông tin máy tínhĐịnh nghĩa:  Một hệ thống thông tin có thể được định nghĩa về mặt kỹ thuật như là một tập hợp các thành phần có những liên hệ hỗ tương nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin và cung cấp một cơ chế phản hồi để đáp ứng một mục tiêu nhằm hỗ trợ việc làm quyết định, phối hợp và kiểm soát trong một tổ chức. Ngoài ra các hệ thống thông tin còn giúp các nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức phân tích các vấn đề mới, hình dung các đề mục phức tạp và tạo ra những sản phẩm mới. *CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN b) Hệ thống thông tin :Ví dụ: Hệ thống tính tiền lương của một công ty, hệ thống để xử lý đơn hàng, hoặc hệ thống kiểm soát hàng tồn kho là ví dụ về một hệ thống thông tin.*CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Input(Đầu vào)Ouput(Đầu ra)Processing(Xử lý)Storage(Lưu trữù)Hệ thống thông tinTổ chứcMôi trườngHình 1-04 Mô hình chức năng của một hệ thống thông tinFeedback(Phản hồi)*CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN + Input (Đầu vào): Trong hệ thống thông tin, đầu vào là hoạt động thu thập và nắm bắt dữ liệu thô. Ví dụ: Trong Hệ thống tiền lương, số giờ làm việc mỗi nhân viên phải được thu thập trước khi tiền lương có thể được tính hoặc in ra. Hoặc hệ thống chấm điểm trong một trường đại học, mỗi giảng viên phải nộp điểm sinh viên trước khi một bản tóm tắt điểm cho các học kỳ hoặc quý có thể được biên soạn và gửi đến sinh viên. Đầu vào có thể là một quá trình thủ công hoặc tự động. Một máy quét tại một cửa hàng tạp hóa dùng để đọc mã vạch và nhập vào các mặt hàng tạp hóa và giá tiền bằng máy vi tính là một loại đầu vào của quá trình tự động. Bất kể phương thức đầu vào như thế nào, đầu vào chính xác là rất quan trọng để đạt được các đầu ra mong muốn.+ Process (Xử lý): Trong hệ thống thông tin, xử lý liên quan đến việc chuyển đổi dữ liệu thành kết quả đầu ra hữu ích. Việc xử lý có thể liên quan đến tính toán, so sánh và những hành động như thay thế và lưu trữ dữ liệu để sử dụng trong tương lai. Xử lý dữ liệu thành thông tin hữu ích là rất quan trọng trong các thiết lập kinh doanh. Việc xử lý cũng có thể được thực hiện bằng tay hoặc bằng máy tính hỗ trợ. Ví dụ: Trong ứng dụng tiền lương, các yêu cầu xử lý đầu tiên có thể liên quan đến nhân số giờ làm việc bởi tỷ lệ chi trả theo giờ của nhân viên để có được tiền lương. Nếu giờ làm việc hàng tuần vượt quá 40 giờ, tiền trả làm thêm giờ cũng có thể được bao gồm. Sau đó trích ra - ví dụ, các loại thuế, bảo hiểm, v. v. . .- được trừ vào tiền lương.*+ Output (Đầu ra):Trong các hệ thống thông tin, đầu ra liên quan đến thông tin hữu ích thường ở dạng văn bản và báo cáo. Các đầu ra có thể bao gồm ngân phiếu tiền lương cho nhân viên, các báo cáo cho các nhà quản lý, và các thông tin cung cấp cho các cổ đông, ngân hàng, cơ quan chính phủ, và các bộ phận khác. Trong một số trường hợp, đầu ra từ một hệ thống có thể trở thành đầu vào cho hệ thống khác. Ví dụ: Đầu ra từ một hệ thống xử lý đơn đặt hàng có thể được sử dụng như là đầu vào cho một hệ thống thanh toán của khách hàng. Thường thì đầu ra từ một hệ thống có thể sử dụng làm đầu vào để điều khiển các hệ thống hoặc các thiết bị khác. Đầu ra có thể được sản sinh bằng một số cách. Đầu ra có thể là các báo cáo và các văn bản viết tay. Đối với một máy tính, máy in và màn hình hiển thị là các thiết bị đầu ra phổ biến. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN + Feedback (Thông tin phản hồi): Trong hệ thống thông tin, phản hồi là đầu ra được sử dụng để thay đổi đầu vào hoặc các hoạt động xử lý. Ví dụ: Các lỗi hoặc các vấn đề có thể làm cho nó cần thiết phải sửa dữ liệu đầu vào hoặc thay đổi một xử lý. Hãy xem xét một ví dụ tiền lương: Có lẽ số giờ một nhân viên làm việc đã được nhập vào một máy tính là 400 thay vì 40 giờ. Tuy nhiên, hầu hết các hệ thống thông tin kiểm tra để đảm bảo rằng dữ liệu nằm trong phạm vi nhất định. Đối với số giờ làm việc, phạm vi có thể là 0-100 giờ bởi vì nó không chắc rằng một nhân viên sẽ làm việc nhiều hơn 100 giờ cho bất kỳ tuần nào. Vì vậy, hệ thống thông tin sẽ xác định rằng 400 giờ là ra khỏi phạm vi và cung cấp phản hồi, chẳng hạn như một báo cáo lỗi, phản hồi được sử dụng để kiểm tra và sửa các đầu vào về số giờ làm việc là 40. Nếu không bị phát hiện, lỗi này sẽ cho kết quả là số tiền phải trả rất cao trên các phiếu in lương.*CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Các yếu tố cơ bản khác: Mục tiêu: lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí được sử dụng để đánh giá mức độ thành công của hệ thống. Ranh giới: phạm vi của hệ thống nhằm xác định những gì nằm trong và những gì nằm ngoài hệ thống. Môi trường: Bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ thống.*II. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN:Phaàn cöùng Phaàn meàm Cô sôû döõ lieäu Thuû tuïc xöû lyù &Quy taéc quaûn lyù Con ngöôøiTruyeàn thoâng & maïng maùytínhCHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Một hệ thống thông tin được cấu thành bởi các yếu tố sau:Phần cứng: bao gồm các thiết bi tin học và phương tiện kỹ thuật dùng để xử lý thông tin. Trong đó chủ yếu là máy tính, các thiết bị ngoại vi dùng để lưu trữ và nhập xuất dữ liệu Phần mềm: bao gồm các chương trình máy tính: các phần mềm hệ thống, các phần mềm ứng dụng (đa năng, chuyên dụng) và các thủ tục dành cho người sử dụng.Cơ sở dữ liệu: Dùng tổ chức và lưu trữ các dữ liệu đã được xử lý.4) Con người: gồm những người can thiệp vào HTTT như : - Các người sử dụng: là người sử dụng trực tiếp HTTT mà hệ thống tạo ra. - Các chuyên gia về HTTT: là những người xây dựng và vận hành HTTT. Đó là các nhà phân tích hệ thống, các nhà lập trình, các kỹ sư CNTT.Các thủ tục xử lý: là tập các thủ tục ở từng lãnh vực như kế hoạch, kế toán, quy trình sản xuất, . . .) và các quy tắc quản lý bao gồm các xử lý như sắp xếp dữ liệu, cập nhật và điều chỉnh dữ liệu, phân loại, tổng hợp thông tin, lựa chọn, các thao tác tính toánTruyền thông & mạng MT: là việc truyền tín hiệu điện tử cho phép các tổ chức thực hiện các quy trình và nhiệm vụ của mình thông qua mạng máy tính hiệu quả. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN *Các hoạt động xử lý thông tin trong HTTT bao gồm: Nhập dữ liệu vào Xử lý dữ liệu thành thông tin. Đưa thông tin raĐiều khiển thực hiện hệ thốngNguồn dữ liệu: CSDLDữ liệu vàoXử lýThông tin raLưu trữ dữ liệuNguồn nhân lực: ngươì sử dụng, chuyên gia thông tinNguồn phần cứng: máy tính, Nguồn phần mềm: chương trình, thủ tụcHình 1-05 Mô hình cơ bản của HTTTCHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Nguồn viễn thông: Truyền thông & Mạng MTIII. VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐỐI VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP:1/- Các hệ thống kinh doanh/dịch vụ: Hệ thống kinh doanh/dịch vụ:Là hệ thống mà mục đích là kinh doanh hay dịch vụ.Kinh doanh: là hoạt động của con người nhằm mang lại lợi nhuận. Chẳng hạn sản xuất, phân phối hay lưu thông sản phẩm là các hoạt động kinh doanh.Dịch vụ: là hoạt động của con người nhằm mang lại lợi ích. Tuy nhiên cũng có những dịch vụ là phi lợi nhuận, ví dụ các hoạt động y tế, giáo dục, từ thiện, . . . Hệ thống kinh doanh/dịch vụ nói trên có thể ở những quy mô khác nhau:Quy mô nhỏ: một phân xưởng, một cửa hàng, . . .Quy mô vừa: một nhà máy, một công ty, một trường học, một bệnh viện, . . .Quy mô lớn : một tổng công ty, một ngành sản xuất, một tập đoàn đa quốc gia, . . . Tóm lại hệ thống kinh doanh/dịch vụ thường được ta gọi chung là một doanh nghiệp.*CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN *2/- Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và môi trường của nó:Dòng thanh toán CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆPNVL, dịch vụ, hàng hoáDịch vụ tài chánhSẢN PHẨMHình 1-06 Sơ đồ quan hệ giữa doanh nghiệp và môi trườngThanh toánThanh toánThanh toánThanh toán chi phíDòng cung cấpChuù thích: ĐạilýNgân hàngNhàcung cấpKháchhàng Một hệ thống thông tin bao gồm ba hệ thống con: hệ thống tác nghiệp, hệ thống quyết định và hệ thống thông tin. a) Hệ thống tác nghiệp: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp, quy trình tham gia trực tiếp vào việc thực hiện mục tiêu kinh doanh. b) Hệ thống quyết định: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp, quy trình tham gia vào việc đề xuất các quyết định kinh doanh. Quyết định là sự chọn lựa một trong những phương án hành động có thể để giải quyết một vấn đề nào đó. Quyết định có thể ở nhiều mức (hay tầm quan trọng khác nhau) như sau:Quyết định chiến thuật hay điều phối: có ảnh hưởng ngắn hạn hay cục bộ đối với hệ thống.Quyết định chiến lược hay kế hoạch: có ảnh hưởng rộng khắp và lâu dài đối với hệ thống.Quyết định tác vụ: nhằm thực hiện từng nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động của hệ thống. c) Hệ thống thông tin: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp, quy trình tham gia vào việc xử lý các thông tin kinh doanh. HTTT thực hiện sự liên hệ giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp mục đích bảo đảm cho tổ chức đạt được các mục tiêu đặt ra.CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 3/- Hệ thống kinh doanh/dịch vụ và các hệ thống con của nó:*Hình 1-07 Các phận hệ của hệ thống kinh doanh/dịch vụTa có thể diễn tả vai trò của nóù qua mô hình sau:CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỆ THỐNG THÔNG TINHỆ THỐNG QUYẾT ĐỊNHHỆ THỐNG TÁC NGHIỆPThông tin vàoThông tin raNguyên vật liệuSản phẩm / dịch vụDOANH NGHIỆPChỉ đạoBáo cáo  HTTT phải tạo điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hợp lý các thông tin cung cấp cho nó. Vì các thông tin có các nguồn gốc khác nhau, dưới nhiều dạng khác nhau đến hệ thống, chúng chưa được xử ly ùtrực tiếp mà phải qua khâu xử lý sơ bộ trước khi được khai thác để đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp. Nhiệm vụ chung của HTTT là thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng khi có nhu cầu. *CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Hình vẽ dưới đây sơ đồ hoá toàn bộ quá trình diễn ra trong HTTT:Xử lý các dữ liệu thô(lọc, cấu trúc hoá)Xử lý (áp dụng một số QTQL)Phân phátNSDNSDThông tin kết quảThông tin cấu trúcDöõ lieäu / Thoâng tin ngoaïi- Chöõ soá- aâm thanh- hình aûnh- daïng khaùcDöõ lieäu / Thoâng tin noâïi- Chöõ soá- aâm thanh- hình aûnh- daïng khaùcHình 1-08 Lược đồ về các thành phần của hệ thống thông tinHTTT thu thậpCHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN i) Thu thaäp : Đầu vào của một xử lý có thể là:+ Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng, vật tư, . . . Sự điều chỉnh lại dữ liệu cho thích hợp khi có sự kiện tiến hoá (biến động) về cấu trúc nội bộ của cơ quan được gọi là sự cập nhật.+ Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/dịch vụ của cơ quan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch, . . . Mỗi khi có một sự kiện hoạt động xảy ra thì chúng được ghi nhận (hay thu thập ) lại. Điều này có nghĩa là làm cho các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh sẽ thay đổi. Có hai hình thức thể hiện của các dữ liệu: - Sổ sách văn phòng. - Các tập tin, các cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong máy tính. *CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN ii) Xử lý thông tin:Đó là những quá trình làm biến đổi thông tin nhằm vào hai mục đích chính: + Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định: chẳng hạn như các chứng từ giao dịch (đơn hàng, hoá đơn, . . .), các báo cáo, các bản thống kê, . . . + Trợ giúp cho các quyết định: thường là cung cấp những thông tin cần thiết cho việc chọn lựa một quyết định của lãnh đạo hoặc thực hiện việc chọn lựa một quyết định ( một cách tự động) dựa trên giải thuật. Mỗi xử lý thường là áp dụng một quy tắc quản lý và được diễn ra theo một thủ tục (trật tự) định sẵn. Các quy tắc quản lý và các thủ tục có thể được ấn định bởi hệ thống của doanh nghiệp và như vậy chúng có thể bị điều chỉnh theo ý muốn (chẳng hạn các quy tắc tiêu thụ sản phẩm, các quy định về khuyến mãi, . . .). Nhưng chúng cũng có thể được ấn định từ bên ngoài doanh nghiệp, đặc biệt là bởi nhà nước (ví dụ như quy tắc tính thuế VAT, cách tính lương, bảo hiểm xã hội, y tế, . . .) và như vậy doanh nghiệp sẽ không được tuỳ tiện thay đổi.*CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN iii) Phân phát thông tin:Đầu ra có thể là:Các kết quả chuyển trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài doanh nghiệp (như đơn đặt hàng, hoá đơn, thống kê bán hàng, báo cáo tài chính, . . .) và được gọi là kết quả ngoài.Các kết quả được lưu trữ trở lại vào trong hệ thống đễ sau này dùng làm đầu vào cho các xử lý khác (thường là các thông tin về tình trạng, về lịch sử, . . .) và được gọi là kết quả trong.*CHƯƠNG 1: