Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 3-2: Hệ thống công việc và hệ thống thông tin

Chương 3-2: Hệ thống công việc và hệ thống thông tin tuannm@ueh.edu.vn Nội dung  Quá trình kinh doanh  Khái niệm hệ thống công việc  Mối quan hệ giữa hệ thống công việc và hệ thống thông tin Quá trình kinh doanh Quá trình kinh doanh  Một nhóm các bước (quá trình con) hoặc/và các hoạt động có liên quan tới nhau trong quá trình sử dụng các nguồn lực (gồm cả thông tin) để tạo ra giá trị cho các khách hàng trong hoặc ngoài doanh nghiệp  Quá trình con = Phần được xác định rõ của một quá trình  Hoạt động = thành phần của một quá trình  Thông thường, CNTT đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển các họat động thành một quá trình con được xác định rõ ràng  Cấu trúc tổ chức theo truyền thống thường có dạng tập trung quanh các chức năng Quá trình kinh doanh & các lĩnh vực chức năng Quá trình kinh doanh đòi hỏi phải có sự kết hợp của nhiều chức năng  Tạo sản phẩm mới  Tạo liên kết giữa các chức năng  Hoàn thành đơn hàng của khách Hệ thống theo cách nhìn truyền thống Khái niệm hệ thống công việc Hệ thống công việc = là một hệ thống trong đó con người và/hoặc máymóc thực hiện một quy trình thực hiện công việc, sử dụng các nguồn lực để tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ cho các khách hàng bên trong hoặc bên ngoài Các thành phần của một hệ thống công việc Hệ thống công việc bao gồm Quy trình nghiệp vụ Đối tượng tham gia Thông tin Công nghệ Đầu ra Sản phẩm& dịch vụ được sử dụng bởi khách hàng  Các yếu tố bên ngoài  Cơ sở hạ tầng  Hiện trạng Các thành phần của một hệ thống công việc Dell Computer Các thành phần của một hệ thống công việc  Khách hàng: những người trực tiếp nhận và sử dụng lợi ích từ các sản phẩm và dịch vụ được tạo ra bởi hệ thống công việc  Khách hàng bên ngoài - các cá nhân hoặc đại diện của các công ty khác hoặc các tổ chức chính phủ  Lý do để doanh nghiệp tồn tại  Khách hàng bên trong – làm việc cho doanh nghiệp và tham gia vào các hệ thống làm việc khác  Cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp Những khách hàng khác nhau với các mối quan tâm khác nhau Tự phục vụ - Chuyển đổi khách hàng thành đối tác  Hệ thống công việc tự phục vụ VD: ATMs, Web sites ... Quy trình xử lý hồ sơ tín dụng  Có thể đem lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng  Cắt giảm chi phí  Loại bỏ một số nhân viên nhập dữ liệu  Đáp ứng khách hàng nhanh hơn  Thông tin phản hồi tốt hơn Các thành phần của hệ thống công việc  Dịch vụ và sản phẩm: sự kết hợp của các yếu tố mang tính vật lý, thông tin, và dịch vụ mà hệ thống công việc tạo ra cho các khách hàng của nó.  Khách hàng đánh giá sản phẩm  Một số các vấn đề về sản phẩm như: Chi phí Chất lượng  Tính đáng tin cậy, v.v..  Cân nhắc riêng từng yếu tố có thể giúp làm gia tăng sự hài lòng của khách hàng Các thành phần của hệ thống công việc Quy trình nghiệp vụ: là một tập các bước công việc hoặc hoạt động có liên quan tới việc thực hiện hệ thống công việc  Có điểm bắt đầu và điểm kết thúc  Có các yếu tố đầu vào và đầu ra  Là một hệ thống chính thống  Có thể không hoàn toàn có cấu trúc  Thay đổi quy trình nghiệp vụ là bước trực tiếp thay đổi hệ thống công việc Các thành phần của hệ thống công việc Hiệu quả của quy trình nghiệp vụ phụ thuộc vào các đặc điểm Mức độ cấu trúc Mức độ phối hợp Tính phức tạp Nhịp độ Mức độ phụ thuộc vào máy móc Mức độ cấu trúc Các nhiệm vụ có cấu trúc (structured task)  Các thông tin cần thiết được biết rất rõ  Phương pháp xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin rõ ràng  Dạng thông tin mong đợi được biết rõ ràng  Các quyết định và các bước thực hiện nhiệm vụ được xác định rõ ràng và có tính lặp lại  Các tiêu chuẩn để đưa ra quyết định được hiểu một cách chính xác  Kết quả của việc thực hiện nhiệm vụ có thể được đo đạc một cách chính xác  VD: Hệ thống ATM Mức độ cấu trúc Các nhiệm vụ có tính nửa cấu trúc (semistructured task)  VD: chuẩn bệnh của bác sĩ Các nhiệm vụ không có cấu trúc (unstructured task)  Các quyết định có xu hướng được hình thành dựa trên kinh nghiệm, cảm nhận, thử và sai, và các phương pháp mang tính định tính  VD: Lựa chọn các nhà quản lý, chọn hình ảnh cho trang bìa một tạp chí Sử dụng HTTT làm tăng mức độ có cấu trúc của việc thực hiện nghiệp vụ Mức độ có cấu trúc Mức độ cấu trúc quá cao làm hạn chế tính sáng tạo trong công việc >< Mức độ không có cấu trúc quá cao dễ dẫn tới thiếu hiệu quả và sai sót Mức độ phối hợp 5 mức độ phối hợp 􀂄 Nền văn hóa chung 􀂄 Chuẩn mực chung 􀂄 Chia sẻ thông tin 􀂄 Hợp tác 􀂄 Đối tác chiến lược Mức độ phối hợp gia tăng Qui trình kinh doanh chức năng chéo (Cross- Functional Business Processes) Qui trình xử lý đơn hàng Sơ ñoà chức năng chéo  Nhóm đăng ký thuyết trình vào tuần sau (cộng điểm quá trình):  Số lượng: 2 SV  Hình thức: đọc sách từ trang 55->61 và trình bày lại với các nội dung bên dưới:  Giới thiệu sơ đồ chức năng chéo  Tại sao cần sơ đồ chức năng chéo, ưu và khuyết điểm  Những ký hiệu trong sơ đồ chức năng chéo  Sử dụng sơ đồ chức năng chéo vào bài toán thực tế:  Giới thiệu bài toán  Vẽ sơ đồ chức năng chéo cho bài toán  Những lưu ý, hướng dẫn và những sai sót thường gặp Các thành phần của hệ thống công việc Đối tượng tham gia: những người thực hiện các bước công việc trong một quy trình thực hiện công việc 􀂅 Sự khác biệt giữa đối tượng tham gia trong hệ thống làm việc và những người sử dụng CNTT 􀂅 Tập trung vào những lĩnh vực có liên quan đến công việc >< hệ thống thông tin Các thành phần của hệ thống công việc – Thông tin Các dạng thông tin chủ yếu trong doanh nghiệp  Thông tin chiến lược  Liên quan tới những chính sách lâu dài của một DN  TT về tiềm năng của thị trường, cách thức thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu, phát triển sản phẩm, thay đổi về năng suất lao động, các công nghệ mới phát sinh,  Thông tin chiến thuật  Những thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn, thường là mối quan tâm của các phòng ban  Thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, báo cáo tài chính hàng năm, đánh giá dòng tiền dự án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất  Thông tin điều hành, tác nghiệp  Sử dụng cho những công việc ngắn hạn  Thông tin về số lượng chứng khoán, lượng đơn đặt hàng, về tiến độ công việc, Các thành phần của hệ thống công việc – Thông tin Các nguồn thông tin của doanh nghiệp  Nguồn thông tin bên ngoài  Khách hàng  Đối thủ cạnh tranh  Doanh nghiệp có liên quan  Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh  Các nhà cung cấp  Văn phòng chính phủ  Các tổ chức nghiên cứu   Nguồn thông tin bên trong  Thông tin từ các sổ sách và báo cáo kinh doanh thường kỳ của doanh nghiệp Kiến trúc thông tin trong doanh nghiệp Các thành phần của hệ thống công việc – hiện trạng  Hiện trạng: Môi trường tổ chức, cạnh tranh, công nghệ, và thể chế mà hệ thống làm việc đang điều hành trong đó.  Bao gồm  Những nhà đầu tư  Chính sách, các hoạt động và nền văn hóa của tổ chức  Áp lực kinh doanh, v.v..  Có thể đồng thời tạo ra sự khích lệ và sự thách thức Các thành phần của hệ thống thông tin – Cơ sở hạ tầng Cơ sở hạ tầng: các nguồn lực về kỹ thuật và con người mà hệ thống công việc sử dụng và phụ thuộc vào đó  Những nguồn lực này tồn tại và được quản lý bên ngoài hệ thống làm việc  VD: CSDL chia sẻ, mạng máy tính, tổ chức hỗ trợ và đào tạo  Cơ sở hạ tầng cần được điều hành và quản lý tương tự như một hệ thống làm việc Sự cân đối giữa các thành phần của hệ thống công việc  Các thành phần của hệ thống công việc cần phải được cân đối với nhau  Mỗi thay đổi ở một thành phần này thường dẫn tới sự thay đổi ở một thành phần khác  Những thay đổi được định hướng tốt cũng vẫn có thể tạo ra những ảnh hưởng xấu Nguyên tắc của hệ thống công việc Phân biệt HTTT và hệ thống công việc mà nó hỗ trợ Mối quan hệ giữa hệ thống công việc và hệ thống thông tin Sự cần thiết có một quan điểm cân đối về hệ thống Các biến thực hiện có liên quan đến các yếu tố của hệ thống công việc 35 1/20/201 6