Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 4: Hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý và theo chức năng nghiệp vụ

Chương 4: HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP BẬC QUẢN LÝ VÀ THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ Nga.lethiquynh@ueh.edu.vn Nội Dung  Các loại HTTT chính trong doanh nghiệp và vai trò của nó  Các HTTT hỗ trợ các chức năng kinh doanh như thế nào Các loại HTTT chính trong doanh nghiệp và vai trò của nó Các loại HTTT chính trong doanh nghiệp strategic-level system: hỗ trợ các hoạt động lập kế hoạch dài hạn của nhà quản lý cấp cao management-level system: hỗ trợ giám sát, kiểm soát, ra quyết định & các hoạt động quản trị của nhà QL cấp trung Knowledge-level system: hỗ trợ chuyên gia & nhân viên văn phòng Operational-level system: Giám sát các giao dịch & các hoạt động cơ bàn của tổ chức Các loại HTTT chính trong doanh nghiệp và vai trò của nó Hệ thống xử lý giao dịch (Transactions Processing System, TPS)  Mục đích TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực hiện và/hoặc theo dõi những hoạt động hàng ngày (các giao dịch). Tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại; gia tăng tốc độ xử lý, gia tăng độ chính xác; đạt hiệu suất lớn hơn Hệ thống xử lý giao dịch (Transactions Processing System, TPS)  Các vấn đề TPS thường đặt ra TPS giúp nhà quản lý  Xử lý các giao dịch tự động VD: Xử lý đơn hàng  Truy vấn các thông tin liên quan tới các giao dịch đã được xử lý VD: Khách hàng X có bao nhiêu đơn đặt hàng? Giá trị là bao nhiêu? Khách hàng X có mua hàng trong tháng tới (có đơn đặt hàng chưa)? Danh sách các khách hàng Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)  Hệ TPS:  TPS trực tuyến (online) Nối trực tiếp giữa người điều hành và chương trình TPS. Hệ thống trực tuyến sẽ cho kết quả tức thời.  TPS theo lô (batch) Tất cả các giao dịch được tập hợp lại với nhau và được xử lý chung 1 lần. Online TPS Batch TPS Xử lý ghi danh đăng ký học tín chỉ Xử lý xếp loại sinh viên cuối khóa Xử lý đặt chỗ trước trên chuyến máy bay Xử lý tiền lương Xử lý đặt vé cho sự kiện thể thao hay buổi hòa nhạc Xử lý đơn đặt hàng Xử lý tính tiền tại cửa hàng bán tạp hóa Xử lý Séc chuyển khoản ở ngân hàng Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)  Cấu trúc của TPS trực tuyến (on-line) Caùc söï kieän/ giao dòch Bieåu (forms) Baùo caùo (reports) Ñònh kyø Cô sôû döõ lieäu cuûa TPS Giao dieän Chöông trình TPS Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)  Cấu trúc của TPS theo lô (batch) Các sự kiện/ giao dịch Tập tin giao dịch Tập tin giao dịch được sắp xếp Chương trình sắp xếp Chương trình TPS Định kỳ Cơ sở dữ liệu của TPS Giao diện Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)  Nhập liệu: Thủ công Bán tự động: VD: dùng máy scanner  tự động: dữ liệu chuyển đổi giữa các hệ thống mà không cần người dùng can thiệp Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)  Ðặc diểm các thành phần của hệ thống TPS Đầu vào (Input) Những sự kiện và những giao dịch kinh doanh Tiến trình xử lý (Processing) Lưu trữ, tóm tắt, sắp xếp, cập nhật, kết hợp Đầu ra (Output) Thống kê và báo cáo tóm tắt làm dữ liệu đầu vào cho những HTTT khác; Thông tin phản hồi đến người điều hành hệ thống hoặc khách hàng. Đối tượng sử dụng Nhân viên điều hành và giám sát Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS) Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS) HTTT tự động hóa văn phòng (OAS) HTTT tự động hóa văn phòng là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm:  thu thập, xử lý, lưu trữ, và gửi thông báo, tin nhắn, tài liệu giữa các cá nhân, các nhóm làm việc, và các tổ chức khác nhau HTTT tự động hóa văn phòng (OAS) Đầu vào Tài liệu, kế hoạch làm việc, dữ liệu Tiến trình xử lý Sắp xếp, kết hợp, tính toán, truyền thông Đầu ra Tin nhắn, báo cáo, lịch trình làm việc Người sử dụng Tất cả mọi người trong tổ chức Những đặc điểm của OAS HTTT tự động hóa văn phòng (OAS) Ví dụ về hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng HTTT tự động hóa văn phòng (OAS)  danh sách phần mềm phổ biến sử dụng trong hệ thống tự động văn phòng HTTT quản lý tri thức (KWS) HTTT quản lý tri thức (KWS): các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là chia sẻ thông tin Hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hành động, tạo ra các giải pháp khác nhau để giải quyết cho một vấn đề cụ thể cho doanh nghiệp Tri thức ẩn tàng – hiểu và ứng dụng một cách vô thức Tri thức tường minh – được thu thập một cách chính thức, và mã hóa trong các CSDL HTTT quản lý tri thức (KWS) HTTT quản lý tri thức (KWS) Tri thức tường minh (Hổ sơ hóa) Tri thức ẩn tàng (Bí quyết gắn liền với con người) Đặc tính  Dễ dàng được hệ thống hóa  Có thể lưu trữ  Có thể chuyển giao, truyền đạt  Được diễn đạt và chỉa sẻ một cách dễ dàng  Mang tính cá nhân  Mang tính bối cảnh cụ thể  Khó khăn trong việc chính thức hóa  Rất khó tiếp nhận, truyền đạt và chia sẻ Nguồn  Các tài liệu chỉ dẫn họat động  Các chính sách và thủ tục của tổ chức  Các báo cáo và cơ sở dữ liệu  Các quá trình kinh doanh và truyền đạt phi chính thức  Các kinh nghiệm cá nhân  Sự thấu hiểu mang tính lịch sử Sự phân biệt giữa tri thức tường minh và tri thức ẩn tàng HTTT quản lý tri thức (KWS) Cơ sở hạ tầng CNTT cho việc cung cấp tri thức quá trình biến các tri thức hiện hữu thành tri thức ẩn tàng quá trình phân lọai và hội nhập thành các tri thức hiện hữu quá trình nối kết các tri thức ẩn tàng thành các khái niệm rõ ràng Quá trình chia sẻ những kinh nghiệm và tạo ra tri thức ẩn tàng HTTT quản lý tri thức (KWS) VD:  knowledge management software  HT quản lý tri thức (số liệu tính đến Tháng 1/2016)  Confluence: Miễn phí  MS SharePoint:  SharePoint 2013 Server: 6,250 USD  Standard User: 97 USD  Alfresco Community: 100 USD/10 người/tháng  HTTT quản lý tri thức (KWS) Tính năng:  Quản lý tài liệu:  Lưu trữ/ Phục hồi, Quản lý phiên bản, Tìm kiếm/Sắp xếp, Phân loại  Quản lý thông tin:  Lịch, Thảo luận, Wikis, Thông báo/ mail  Quản lý cộng tác:  Quyền truy cập, Truy cập mạng xã hội, Tạo dự án, Thảo luận dự án, Chỉnh sửa lưu đồ hoạt động HTTT quản lý tri thức (KWS) Các loại HTTT quản lý tri thức 􀂄 Trí tuệ nhân tạo 􀂄 Hệ thống chuyên gia Hệ thống trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI) 􀂄 Phát triển các chương trình máy tính để thực hiện một số các hành vi tri thức của con người 􀂄 Giúp cho DN tạo một cơ sở dữ liệu kiến thức 􀂄 Phục vụ cho một số các lĩnh vực đặc biệt Hệ thống trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI) Ứng dụng của AI 􀂄 Xử lý ngôn ngữ tự nhiên 􀂄 Tự động hóa 􀂄 Nhận dạng các cảnh động (hệ thống vệ tinh) 􀂄 Nhận dạng âm thanh 􀂄 Máy tự học 􀂄 Hệ chuyên gia (Expert System, ES)  Chuyên gia là những người có kiến thức và kinh nghiệm đặc biệt trong lĩnh vực cần giải quyết vấn đề. VD: Chọn lựa thiết bị, ngân sách cho quảng cáo, chiến lược quảng cáo.  ES là HT dựa trên máy tính (gồm phần cứng và phần mềm máy tính) giúp nhà QL giải quyết các vấn đề hoặc RQĐ tốt hơn.  ES là 1 nhánh của trí tuệ nhân tạo được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. VD: Chẩn đoán y học, thăm dò mìn, quản lý tài sản, lập kế hoạch công ty, tư vấn thuế, đặt giá thầu, Hệ chuyên gia (Expert System, ES) Hệ thống chuyên gia (Expert System - ES) 􀂄 Một hệ thống kiến thức sử dụng kiến thức cho các lĩnh vực ứng dụng và các thủ tục can thiệp để giải quyết các vấn đề mà thông thường phải yêu cầu tới các chuyên gia giải quyết 􀂄 Kiến thức sâu trong một lĩnh vực hẹp 􀂄 Thường sử dụng quy luật nếu-thì 􀂄 Cơ sở dữ liệu chuyên gia Hệ chuyên gia (Expert System, ES) Đầu vào Yêu cầu giúp đỡ và những câu trả lời câu hỏi Tiến trình xử lý Dò tìm tri thức theo mẫu đã được lưu trữ Đầu ra những lời đề nghị hoặc lời khuyên Người sử dụng Những nhà quản lý tầm trung (Mặc dù DSS có thể được sử dụng ở mọi cấp quản lý của tổ chức) Những đặc điểm của ES Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES)  Cấu trúc chung của ES Kieán thöùc chuyeân gia (Quy taéc) Heä thoáng thu thaäp kieán thöùc Maùy suy luaän (Ñieàu kieän keát luaän) Heä thoáng giaûi thích Giao dieän ngöôøi söû duïng Nhaø quaûn lyù/ Ngöôøi söû duïng Cô sôû kieán thöùc Kieán thöùc chuyeân gia (caùc quy taéc) Caùc söï kieän cuï theå (CSDL) Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES)  Ích lợi của ES  Bảo tồn được tri thức của chuyên gia.  Giúp cho nhiều người có cùng trình độ “chuyên gia” để RQĐ.  Tăng hiệu quả của quá trình RQĐ.  QĐ nhất quán, ít phụ thuộc vào con người.  Có thể dùng làm công cụ huấn luyện tuyệt vời. Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) Các lĩnh vực ứng dụng 􀂄 Phân loại 􀂄 Chẩn bệnh 􀂄 Điều khiển 􀂄 Kiểm soát các quá trình 􀂄 Thiết kế 􀂄 Lập kế hoạch và lịch trình 􀂄 Tạo các lựa chọn 􀂄 Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System, MIS)  MIS  Mục đích  Tạo các báo cáo  Hỗ trợ quản lý cấp trung trong việc ra quyết định  VD:  Dự báo bán hàng (Sales forecasting)  Dự báo & quản lý tài chánh (Financial management and forecasting)  Lập lịch & lập kế hoạch sản xuất (Manufacturing planning and scheduling)  Lập kế hoạch & quản lý tồn kho (Inventory management and planning)  Định giá sản phẩm & Quảng cáo (Advertising and product pricing) (Management Information System, MIS)  Kiến trúc của MIS Management Information System, MIS  Đặc điểm MIS  TPS Hỗ trợ cho trong xử lý và lưu trữ giao dịch  MIS sử dụng CSDL hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều chức năng trong tổ chức  MIS đủ mềm dẻo để có thể thích ứng được với những nhu cầu về thông tin của tổ chức  MIS tạo lớp vỏ an toàn cho HT và phân quyền cho việc truy nhập HT  MIS cung cấp thông tin theo thời gian cho các nhà QL, chủ yếu là các thông tin có cấu trúc Management Information System, MIS  Ví dụ những loại hoạt động được hỗ trrợ bởi MIS bao gồm  Dự báo bán hàng (Sales forecasting)  Quản lý và dự báo tài chính (Financial management and forecasting  Lập lịch trình và kế hoạch sản xuất (Manufacturing planning and scheduling)  Quản lý và lập kế hoạch hàng tồn kho (Inventory management and planning)  Lập chi phí sản xuất và chi phí quảng cáo (Advertising and product pricing) Management Information System, MIS  Đặc điểm các thành phần của MIS Đầu vào - Dữ liệu xử lý giao dịch cung cấp bởi TPS - Dữ liệu bên trong : Chi phí quảng cáo sản phẩm, các định mức - Các yêu cầu thông tin định kỳ và đặc biệt Tiến trình xử lý Tập hợp và tóm tắt dữ liệu Đầu ra Báo cáo định kỳ, b/c thường xuyên; thông tin phản hồi đến người điều hành Người sử dụng Những nhà quản lý tầm trung Management Information System, MIS Ví dụ về HTTT quản lý Management Information System, MIS  Ví dụ Các loại báo cáo  Tổng sổ lượng bán tương ứng theo ngày, tháng, năm của từng nhân viên bán hàng?  Hình ảnh so sánh tình hình bán hàng năm nay so với năm trước ra sao?  Doanh thu bình quân như thế nào?  Cơ hội bán hàng theo ngày trong tuần ra sao? Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS) Các dạng quyết định 􀂄 Quyết định có cấu trúc: những quyết định có thể đưa ra thông qua một loạt các thủ tục thực hiện được xác định trước, thường có tính lặp lại và theo thông lệ  VD: Xác định số lượng đặt hàng, thời điểm mua NVL  Máy tính hóa hoàn toàn (HTTT xử lý giao dịch) Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS) Các dạng quyết định 􀂄 Quyết định bán cấu trúc: các nhà quản lý ra quyết định một phần dựa trên kinh nghiệm đã có, ít có tính lặp lại  VD: Dự báo bán hàng, Dự trù ngân sách, Phân tích rủi ro  Con người ra quyết định với sự hỗ trợ của máy tính Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS) Các dạng quyết định 􀂄 Quyết định phi cấu trúc: nhà quản lý phải tự đánh giá, và hiểu rõ các vấn đề được đặt ra, thường không có tính lặp lại  VD: Thăng tiến cho nhân sự, Giới thiệu công nghệ mới  Con người ra quyết định và máy tính có thể hỗ trợ một số phần việc Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS) DSS Định nghĩa:  DSS là sự kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của MT, cải thiện chất lượng QĐ, là 1 HT hỗ trợ dựa trên MT giúp cho những nhà QL giải quyết những vấn đề bán cấu trúc.  DSS là hệ hỗ trợ RQĐ cho các nhà QL về các vấn đề bán cấu trúc trong 1 hoàn cảnh nhất định / không thường xuyên.  HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS)– một hệ thống thông tin tương tác cung cấp thông tin, các mô hình, và các công cụ xử lý dữ liệu hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định có tính nửa cấu trúc và không có cấu trúc Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS) Những đặc điểm của DSS Đầu vào Dữ liệu và mô hình; Dữ liệu đầu vào và những lệnh nhập liệu bằng tay (Thông qua giao diện người dùng) Tiến trình xử lý Xử lý tương tác của dữ liệu và mô hình; mô phỏng, đưa ra phương án tối ưu, đưa ra các dự báo Đầu ra Báo cáo dưới dạng đồ họa và diễn giải; thông tin phản hồi đến người điều hành Người sử dụng Những nhà quản lý tầm trung (Mặc dù DSS có thể được sử dụng ở mọi cấp quản lý của tổ chức) Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS)  Vấn đề đặt ra  DSS dùng để trả lời những câu hỏi bất thường (lâu lâu mới đặt ra và không lặp lại)  Các vấn đề DSS giải quyết là bán cấu trúc.  Mục tiêu không rõ hoặc nhiều mục tiêu  Số liệu thu thập được không chính xác  Quá trình xử lý số liệu không chặt chẽ, không rõ ràng  Trong quá trình giải quyết vấn đề, sự tham gia của người RQĐ là cực kỳ quan trọng. Decision Support System, DSS  Kiến trúc của DSS Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS) I. Linh ñoäng (Flexible) II. Töông taùc giöõa ngöôøi vaø maùy (interactive) III. Khoâng thay theá ngöôøi RQÑ IV. Thôøi gian soáng ngaén V. Moâ phoûng theo söï thay ñoåi cuûa theá giôùi thöïc VI. Tính ñeán hieän taïi vaø döï baùo töông lai VII. Chuù yù ñeán keát quaû giaûi quyeát vaán ñeà VIII. Ngöôøi khoâng chuyeân coù theå laøm  Đặc điểm của DSS Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS)  tóm tắt một số mô hình được sử dụng để hỗ trợ việc ra quyết định trong tổ chức Lĩnh vực Những mô hình của DSS Kế toán Phân tích chi phí, Phân tích điểm hòa vốn, Kiểm toán, Phân tích và ước tính thuế, phương pháp giảm giá, dự toán Hợp tác KD Kế hoạch liên doanh, phân tích dự án. Tài chính Phân tích dòng tiền mặt chiết khấu, lợi nhuận đầu tư, dự toán vốn, quản trị danh mục đầu tư chứng khoán, lợi nhuận sau thuế Tiếp thị Dự đoán nhu cầu sản phẩm, phân tích chiến lược quảng cáo, những chiến lược về giá, phân tích thị phần Nhân sự Những sự thương lượng với lao động, phân tích thị trường lao động, đánh giá kỹ năng nhân sự, xác định công tác phí Sản xuất Thiết kế sản phẩm, lịch trình sản xuất, phân tích phương tiện chuyên chở, định mức danh mục hàng tồn kho, kiểm tra chất lượng, xác định nơi đặt nhà máy, nơi mua nguyên vật liệu, việc thay đổi công nghệ, bố trí công việc, kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu. Khoa học quản lý Lập trình tuyến tính, mô phỏng, lập kế hoạch và định giá của dự án, lý thuyết xếp hàng Thống kê Phân tích hồi quy và tương quan, dự đoán dự báo, nghiên cứu giả thiết. Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS)  Ví dụ :  Khi bạn mua một chiếc xe thì bạn sẽ phải quyết định trả tiền mua xe như thế nào. Bạn sẽ trả hết một lần hay một phần giá mua xe?  Các tổ chức đối mặt với quyết định tương tự hàng ngày khi mua hàng dự trữ, nguyên liệu thô, máy móc thiết bị. Câu hỏi luôn đặt ra là họ nên trả tiền mặt hay tìm nguồn tài trợ cho việc mua hàng này? Những thông tin gì cần để họ ra quyết định? Những công cụ mà các tổ chức sử dụng là tương đối đơn giản và dễ sử dụng Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS)  Ví dụ :  Giả sử giá mua của một thiết bị là 1 triệu 200 ngàn, bạn trả trước 200 ngàn, số tiền còn lại trả dần mỗi tháng khoảng trên dưới 20 ngàn. Bạn muốn xem những lựa chọn những khoản tín dụng khác nhau ảnh hưởng như thế nào đế số tiền phải trả hàng tháng. Bảng lãi xuất sau cho thấy lãi suất thay đổi phụ thuộc vào kỳ hạn cho vay. Kỳ hạn càng ngắn thì lãi suất càng thấp. Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo (Executive Support System, ESS)  Định nghĩa  Là 1 HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cấp cao (chiến lược), nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lược.  Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo (ESS) = một hệ thống tương tác cao cho phép truy cập thông tin từ các kết quả kiểm soát và tình trạng chung của doanh nghiệp Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo (Executive Support System, ESS)  Mục tiêu  Phục vụ nhu cầu TT cho ban lãnh đạo, Sử dụng cả thông tin bên trong và thông tin cạnh tranh  Giao tiếp cực kỳ thân thiện với NSD  Được thiết kế cho những nhu cầu riêng của CEO  Đáp ứng được phong cách RQĐ của từng nhà lãnh đạo  Có khả năng theo dõi và giám sát đúng lúc và hiệu quả  Có khả năng đi từ vấn đề khái quát đến các chi tiết  Có khả năng lọc, nén, và tìm kiếm những dữ liệu và TT quan trọng Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo (Executive Support System, ESS)  Những đặc điểm của Hệ thống thông tin trợ giúp lãnh đạo Đầu vào Kết hợp dữ liệu bên trong và dữ liệu bên ngoài Tiến trình xử lý Tóm tắt dữ liệu, hình ảnh hóa dữ liệu Đầu ra Báo cáo tóm tắt, đưa ra xu hướng và mô phỏng; thông tin phản hồi đến người điều hành Người sử dụng Những nhà quản lý cấp cao Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo (tt) (Executive Support System, ESS)  Kiến trúc của ESS Video list  Knowledge management systems: https://www.youtube.com/watch?v=1mgDf3 djZFA  Management Information Systems: https://www.youtube.com/watch?v=qiLXJ0l hN2g  Decision support system: https://www.youtube.com/watch?v=TqyqJG HymkQ HTTT theo chức năng nghiệp vụ HTTT theo chức năng nghiệp vụ 8-58 HTTT theo chức năng nghiệp vụ 8-59 60 3/16/201 6