Khái niệm Sự kiện PR
FTA đã phỏng vấn trực tiếp 70 “đại gia”:
• Pepsi, Unilever.
• Tiger/Heineken.
• Gillette, Kodak.
• Philips Moris, Nestlé.
• Dutch Lady, SonyEricsson.
• Honda, Microsoft.
• Vinamilk, Thiên Long, Kinh Đô.
99 trang |
Chia sẻ: maiphuongtt | Lượt xem: 3084 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Kỹ năng tổ chức sự kiện PR - Quan hệ công chúng, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
www.strategy.vn
Kỹ năng tổ chức sự
kiện PR
Bài giảng 2: Quan hệ công chúng
www.strategy.vn
Nội dung bài giảng
Khái niệm và các loại hình sự kiện.
Kỹ năng Tổ chức sự kiện PR.
10 yếu tố thành công.
Quy trình tổ chức sự kiện PR.
Danh mục chuẩn bị tổ chức sự kiện.
Thông tin liên hệ
www.strategy.vn
Khái niệm và các loại
hình sự kiện
www.strategy.vn
Theo kết quả nghiên cứu độc
lập gần đây của Công ty FTA
về ngành PR/Event tại Việt
Nam
www.strategy.vn
Khái niệm Sự kiện PR
FTA đã phỏng vấn trực tiếp 70 “đại gia”:
• Pepsi, Unilever.
• Tiger/Heineken.
• Gillette, Kodak.
• Philips Moris, Nestlé.
• Dutch Lady, SonyEricsson.
• Honda, Microsoft.
• Vinamilk, Thiên Long, Kinh Đô...
www.strategy.vn
Khái niệm Sự kiện PR
Thì ngành PR/event ở Việt Nam đang tăng
trưởng nhanh, ước tính trên 30%/năm.
Với hơn 20 công ty chuyên về PR/event và
hàng trăm công ty quảng cáo làm “kèm”.
66% các công ty trong nước tự làm và 77%
công ty nước ngoài thuê làm các hoạt động
PR/event.
www.strategy.vn
Khái niệm Sự kiện PR
15 năm gần đây là minh chứng
cho sự tăng trưởng vượt bậc
của lĩnh vực Tổ chức sự kiện.
Nếu chúng ta tính tổng số tiền
bỏ vào ngành Tổ chức sự kiện
trong 1 năm trên toàn thế giới
thì con số có thể lên đến 500 tỷ
đô la.
www.strategy.vn
Sự kiện PR là gì ?
Khi nói đến tổ chức sự kiện, người ta thường
nhớ đến các sự kiện quy mô như:
Thế vận hội Olympic.
World Cup.
Sea Games.
APEC.
Hoa hậu hoàn vũ.
Hoặc Lễ hội Sài Gòn 300 năm.
Festiva Huế...
www.strategy.vn
Sự kiện PR là gì ?
Trên thực tế, sự kiện có quy mô quốc tế và
quốc gia không nhiều lắm, mà nên hiểu “sự
kiện” một cách phổ biến:
Sắp xếp tổ chức một hội chợ triển lãm.
Hội thảo chuyên đề.
Lễ động thổ, lễ khánh thành.
Tiệc chiêu đãi.
Họp mặt đại lý.
Họp báo ra mắt sản phẩm
và nhiều hoạt động khác…của doanh
nghiệp.
www.strategy.vn
Vậy Tổ chức sự kiện PR là:
Tổ chức sự kiện (event) là hoạt động góp
phần “đánh bóng” thương hiệu và sản phẩm
của một công ty thông qua các hoạt động sự
kiện thực tế nhằm chuyển tải thông điệp cần
thiết của Doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện còn là cơ hội để doanh
nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với khách
hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ
quan công quyền…giúp thúc đẩy thông tin
hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho
doanh nghiệp.
www.strategy.vn
Mục tiêu
Tổ chức sự kiện là một công cụ của tiếp thị
nhằm xây dựng và phát triển thương hiệu.
Tổ chức những sự kiện đặc biệt, công cụ phổ
biến nhất trong hoạt động tiếp thị với mục
đích là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch
vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn
nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số
bán của công ty và uy tín của doanh nghiệp,
uy tín của thương hiệu.
www.strategy.vn
Mục tiêu
Người tổ chức sự kiện cần có những yếu tố
sau:
• Tri thức.
• Kỹ năng.
• Sức khoẻ.
• Kinh nghiệm.
www.strategy.vn
Mục tiêu
Tổ chức sự kiện: Nghề của những ý tưởng và
cần những tố chất.
• Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu
óc tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và
ứng phó trong mọi tình huống…,
• Đó là những phẩm chất của những người
làm công việc tổ chức sự kiện.
www.strategy.vn
Phân loại sự kiện
Sự kiện tạm chia thành 2 nhóm, dựa trên tính
chất về quy mô đối tượng khách tham gia:
• Sự kiện trong nhà: Các hoạt động được tổ
chức với nhóm nhỏ khách tham dự.
• Sự kiện ngoài trời: Các hoạt động có tính
quy mô hơn, với nhiều người tham dự.
Phân loại sự kiện chỉ mang tính chất tương
đối, vì có những sự kiện có thể tổ chức cả
trong nhà lẫn ngoài trời.
www.strategy.vn
Phân loại sự kiện
Sự kiện trong nhà:
• Khai trương, khánh thành.
• Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách
hàng.
• Hội nghị, hội thảo, họp báo.
• Trình diễn thời trang.
• Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu.
• Tiệc chiêu đãi, tiệc trại (catering).
• …
www.strategy.vn
Phân loại sự kiện
Sự kiện ngoài trời:
• Động thổ, khởi công.
• Hội chợ
• Biểu diễn nghệ thuật.
• Chương trình Team building, outing.
• Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao)
ngoài trời.
• …
www.strategy.vn
Kỹ năng Tổ chức sự
kiện PR
www.strategy.vn
Kỹ năng tổ chức sự kiện PR
Tổ chức sự kiện PR
yêu cầu phải có một số
kỹ năng nhất định.
Các kỹ năng ngoài việc
đáp ứng cho nhu cầu
công việc cũng rất cần
cho bản thân trong
cuộc sống.
www.strategy.vn
Kỹ năng tổ chức sự kiện PR
Các kỹ năng cần thiết trong tổ chức sự kiện
bao gồm:
• Kỹ năng sáng tạo ý tưởng.
• Kỹ năng tổ chức.
• Khả năng xử lý tình huống.
• Chịu áp lực công việc.
• Kỹ năng kiểm soát.
• Tính chi tiết.
• Kỹ năng tạo mối quan hệ.
www.strategy.vn
Kỹ năng sáng tạo, ý tưởng
www.strategy.vn
Kỹ năng sáng tạo ý tưởng
"Ý tưởng là ưu tiên số 1" - đó là khẳng định
của những ai làm event. Dự một lễ hội hoặc
quảng cáo sản phẩm, bạn sẽ được tham gia
nhiều trò chơi độc đáo, bất ngờ bởi cách tổ
chức ấn tượng.
Muốn có được một chương trình event "độc
nhất vô nhị" phải qua nhiều giai đoạn khá
công phu chứ không đơn giản như người ta
nhìn thấy bề ngoài.
www.strategy.vn
Kỹ năng sáng tạo ý tưởng
Yêu cầu lớn nhất đối với event là phải nắm rõ
ý tưởng xuyên suốt chương trình là gì? Đó là
“sợi chỉ đỏ” hướng đạo Đối tượng là ai? Địa
điểm tổ chức?...
Việc tạo ra ý tưởng độc đáo là “quá trình” đòi
hỏi luôn trao dồi, học hỏi liên tục và quan
trọng là tinh thần làm việc theo nhóm, cùng
Brainstorming để đưa ra ý tưởng.
Việc làm việc theo nhóm rất cần cho Tổ chức
sự kiện.
www.strategy.vn
Kỹ năng sáng tạo ý tưởng
44% đặt yếu tố “sáng tạo” lên hàng đầu, sau
đó đến “phục vụ khách hàng”, “kỹ năng
truyền đạt thông tin”, “kỹ năng giải quyết vấn
đề”... cùng với yêu cầu “không đụng hàng”.
www.strategy.vn
Kỹ năng sáng tạo ý tưởng
Toàn bộ câu chuyện của Sự kiện có thể chứa
đựng nhiều thông điệp.
Hãy chọn lấy một điểm, nhấn trọng tâm vào
đó và để cho người khác tự tìm lấy những
thông điệp còn lại.
Để nội dung truyền tải của bạn trở nên cuốn
hút, bạn cần xác định một điểm nổi bật để
giới thiệu nó. Đó là điểm nhấn.
www.strategy.vn
Kỹ năng sáng tạo ý tưởng
Đặt tên
Cho sự kiện hay chiến dịch
là một trong các công việc quan trọng
của tổ chức sự kiện thành công
www.strategy.vn
Kỹ năng tổ chức
www.strategy.vn
Kỹ năng tổ chức sự kiện PR
Dân trong nghề thường ví von tổ chức mỗi sự
kiện như tham gia một trận đánh mà mình là
người chỉ huy phối hợp nhiều thành viên.
Một sự kiện sẽ có rất nhiều công việc. Trong
đó có rất nhiều công việc không tên, nên kỹ
năng tổ chức rất quan trọng và cần thiết.
Do sự kiện là sự phối hợp nhiều người cùng
tổ chức, nên vai trò Tổ chức và điều phối là
rất cần thiết.
www.strategy.vn
Kỹ năng tổ chức sự kiện PR
Nhà tổ chức sự kiện suy nghĩ:
• Có hệ thống.
• Có logic.
• Có óc mường tượng.
Là rất cần thiết, nhằm tránh sai sót trong suốt
quá trình triển khai sự kiện.
www.strategy.vn
Kỹ năng xử lý tình huống
www.strategy.vn
Kỹ năng xử lý tình huống
Tổ chức sự kiện là công việc của xử lý tình
huống, cho dù tổ chức tài ba đến đâu thì
thực tế vẫn phát sinh.
Phải tự đặt cho bản thân hàng nghìn câu hỏi
cũng như tình huống có thể xảy ra để lên kế
hoạch "tác chiến".
Không phải ngẫu nhiên khi người ta ví làm
event như làm dâu trăm họ. "Trong một thời
gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình
tương đối hoàn hảo.
www.strategy.vn
Kỹ năng xử lý tình huống
Rủi ro có thể ập đến bất cứ lúc nào, chỉ khi
nào kết thúc sự kiện mới hết lo.
Chuyện đi đêm, ngủ đêm tại hiện trường với
những show quan trọng của Người tổ chức
sự kiện gần như thường xuyên.
Khi có mặt tại hiện trường mới xử lý được
các tình huống khẩn cấp, phát sinh.
www.strategy.vn
Kỹ năng xử lý tình huống
Vô vàn sự cố không tên, không lường được
có thể xuất hiện trong một chương trình từ
những sai sót nhỏ như bỏ quên đĩa CD của
khách hàng ở nhà, ca sĩ bỏ show, MC đến
trễ, âm thanh ánh sáng trục trặc, thiếu ổ cắm
điện, mưa, cúp điện bất ngờ…
Rồi khách đến quá ít hoặc đến quá đông; đạo
diễn bỗng dưng muốn cắt bớt một số chi tiết
của chương trình...
www.strategy.vn
Kỹ năng xử lý tình huống
Chính vì vậy, Tổ chức sự kiện
là người có “thần kinh thép” và
linh hoạt trong việt xử lý phát
sinh.
Kinh nghiệm cũng rất cần thiết
đối với nghề tổ chức sự kiện,
các trãi nghiệm sẽ hạn chế
các rủi ro trong thực tế.
www.strategy.vn
Kỹ năng chịu áp lực
www.strategy.vn
Chịu áp lực công việc
Nhanh nhạy, năng động…, đó là những
phẩm chất của những người làm công việc tổ
chức sự kiện (event) Làm dâu trăm họ”.
Áp lực công việc Người tổ chức event không
chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các
công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt món
ăn, đón khách... mà còn liên hệ với các khách
mời để biết thông tin chính xác.
www.strategy.vn
Chịu áp lực công việc
Vất vả hơn, họ phải bám sát chương trình từ
đầu đến cuối. "Mọi thứ tưởng chừng đâu đã
vào đấy nhưng thực sự không phải thế, đó
chỉ mới bắt đầu.
Sau khi tiền trạm, bọn mình nhanh chóng
thay đổi phương án và bám trụ với nó. Thế
nhưng, chỉ một chút ảnh hưởng của thời tiết
cũng có thể bắt đầu lại từ con số 0".
www.strategy.vn
Chịu áp lực công việc
Thông thường các công việc sẽ được dồn
vào thời gian trước khi diễn ra sự kiện, nên
áp lực sẽ càng tăng cao.
Tuy nhiên áp lực nhất cho Người tổ chức sự
kiện là không được sai sót – Nhưng bản chất
con người là sai sót, nên áp lực càng đặt
nặng.
www.strategy.vn
Chịu áp lực công việc
Một số yêu cầu nhằm nâng cao sức chịu
đựng và áp lực cho công việc:
• Suy nghĩ và kiểm soát theo hệ thống.
• Chia sẻ công việc cho các cộng sự - Biết
cách phân công và hướng dẫn công việc
hợp lý.
• Biết thư giãn.
• Biết kiểm soát cảm xúc, tránh nóng nảy.
www.strategy.vn
Kỹ năng kiểm soát công việc
www.strategy.vn
Kiểm soát công việc
Do tổ chức sự kiện là sự phối hợp, nên tính
kiểm soát (không chỉ dành cho người quản lý
mà còn dành cho cả cấp nhân viên) là rất cần
thiết.
Kiểm soát từ trong nội bộ ra bên ngoài, chủ
động kiểm soát cho đến kiểm soát các yếu tố
không chủ động, khách quan bên ngoài.
Kiểm soát từ các việc lớn cho đến các công
việc chi tiết nhằm tránh các rủi ro khi triển
khai thực tế.
www.strategy.vn
Kiểm soát công việc
Người đứng đầu 1 sự kiện sẽ có rất nhiều
phối hợp nên cần phải có kỹ năng và chiến
thuật kiểm soát từng công việc của từng
thành viên.
Các yếu tố rèn luyện Kỹ năng kiểm soát:
• Kinh nghiệm thực tế, sẽ làm cho các thành
viên tin tưởng và hợp tác.
• Xây dựng tính thân thiện, chia sẻ, hợp tác
trong nhóm.
• Xây dựng tinh thần đồng đội.
www.strategy.vn
Kiểm soát công việc
Kỹ năng kiểm soát thường đến từ (tt):
• Thảo luận và nêu chi tiết các việc phải
chuẩn bị cho sự kiện.
• Tính Hệ thống hoá cao sẽ làm cho công
việc bớt sơ sót.
• …
www.strategy.vn
Tính chi tiết
www.strategy.vn
Tính Chi tiết
Chi tiết và chu đáo là yếu tố nhằm hạn chế
các rủi ro trong quá trình triển khai sự kiện
PR.
Event còn là "đi trước về sau". Bạn phải là
người đến địa điểm tổ chức đầu tiên để chỉ
đạo mọi thứ từ: Thiết kế từ âm thanh, ánh
sáng cho đến cái nhỏ nhặt nhất là nhà vệ
sinh...
www.strategy.vn
Tính Chi tiết
Chương trình kết thúc, bạn cũng là người ở
lại "chiến trường" thu gom những cái "sáng
tạo" của mọi người.
Đặc biệt, người làm event chỉ có thể nói
"được", tuyệt đối không có từ "không" trong
suốt quá trình sự kiện diễn ra.
Càng chi tiết càng tạo sự thành công cho sự
kiện.
Lưu ý từng việc, càng chi tiết càng tốt.
www.strategy.vn
Kỹ năng tạo mối quan hệ
www.strategy.vn
Kỹ năng tạo mối quan hệ
Tạo mối quan hệ (networking) là yếu tố rất
quan trọng trong tổ chức sự kiện PR.
Tạo mối quan hệ cần yếu tố quan tâm đến
người khác.
Một số yếu tố cần quan tâm nhằm tạo dựng
mối quan hệ:
• Hãy nghĩ đến mối quan hệ cá nhân.
• Tham gia vào những hiệp hội chuyên môn
và trở thành một thành viên tích cực.
www.strategy.vn
Kỹ năng tạo mối quan hệ
Một số yếu tố cần quan tâm nhằm tạo dựng
mối quan hệ (tt):
• Tiếp tục học hỏi.
• Quảng bá và làm nổi bật những thành tích
của bạn trong công ty.
• Cập nhật sổ thông tin liên lạc của bạn một
cách thường xuyên.
• Sử dụng phương pháp tiếp thị trực tiếp
cho lợi thế của bạn…
Tạo mối quan hệ là một kỹ năng cả đời.
www.strategy.vn
10 yếu tố tổ chức thành
công sự kiện PR
www.strategy.vn
10 bí quyết thành công
Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và
tiếp thị.
Tổ chức sự kiện phải là một thành phần
không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn
hợp và chiến lược marketing, chiến lược
thương hiệu.
Tổ chức sự kiện thành công cần phải xác
định đối tượng khách hàng mục tiêu.
Đặt mục tiêu cụ thể cho sự kiện trước khi tổ
chức.
www.strategy.vn
10 bí quyết thành công
Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ
tiếp thị đa năng.
Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều
tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn
ra trong một vài ngày, có thể sự kiện phát
động và sự kiện tổng kết.
Để sự kiện thành công cần phải có yếu tố
quảng bá sự kiện, hình thức quảng bá có thể
trực tiếp bằng gửi thư, email… hoặc bằng
quảng bá trên các phương tiện đại chúng.
www.strategy.vn
10 bí quyết thành công
Thiết lập và theo sát các mối liên hệ. Tổ chức
sự kiện là chuỗi của các mối quan hệ từ
khách hàng, đối tác, cơ quan công quyền,
phương tiện truyền thông đại chúng… và kể
cả đối với nội bộ.
Nhân lực là yếu tố quan trọng đối với một sự
kiện, một tập thể hợp tác, chia sẻ là yếu tố cơ
bản và tiên quyết cho sự kiện thành công.
www.strategy.vn
10 bí quyết thành công
Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục
tiêu kinh doanh. Không kể các sự kiện xã hội,
tất cả các sự kiện mang tính thương mại đều
phải đặt ra mục tiêu kinh doanh và đề ra các
chỉ tiêu cụ thể.
www.strategy.vn
Quy trình tổ chức sự
kiện PR
www.strategy.vn
Quy trình tổ chức sự kiện PR
Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi tính chi
tiết cao, yêu cầu các thành viên phải phối
hợp tổ chức tốt.
Yếu tố xử lý sự vụ và kinh nghiệm tổ chức rất
cần thiết trong quá trình triển khai sự kiện, vì
luôn có nhiều vấn đề phát sinh xảy ra.
Người phụ trách tổ chức sự kiện đòi hỏi phải
am hiểu và quản lý được quy trình làm việc.
Quy trình sau đây sẽ giúp hệ thống hóa tổ
chức sự kiện nhằm tránh thiếu xót.
www.strategy.vn
Bước 7 – Báo cáo tổng kết
Bước 6 – Triển khai chương trìnhBước 5 – Chuẩn bị triển khai
Bước 4 – Xây dựng chương
trình triển khai
Bước 1 – Xác định mục tiêu
Bước 2 – Xây dựng nội dung
Bước 3 – So sánh với định
hướng thương hiệu
Định vị thương hiệu và
yêu cầu của sự kiện
E
v
e
n
t
P
ro
c
e
s
s
Quy trình tổ chức sự kiện PR
www.strategy.vn
Bước 1: Xác định mục tiêu
www.strategy.vn
Xác định mục tiêu
Xác định đúng mục tiêu của sự kiện là yếu tố
cốt lõi để tổ chức thành công.
Mục tiêu càng rõ ràng và được mọi người
bên trong tổ chức cũng như các đối tác liên
quan hiểu thấu đáo là bước đầu thành công
của sự kiện.
Mục tiêu do nhà đầu từ, chủ doanh nghiệp
đưa ra.
www.strategy.vn
Xác định mục tiêu
Mục tiêu phải đo lường được và phù hợp với
chiến lược thương hiệu và mục đích của sự
kiện.
Nếu một sự kiện không gắn liền với Chiến
lược thương hiệu sẽ không có tính hiệu quả
cao, sự kiện là yếu tố cộng thêm để gia tăng
uy tín thương hiệu, chính điều đó sự kiện
phải đáp ứng được định vị thương hiệu,
khách hàng mục tiêu…
www.strategy.vn
Bước 2: Xây dựng nội dung
www.strategy.vn
Xây dựng nội dung
Xây dựng nội dung, ý tưởng là bước quan
trọng tạo thành công cho 1 sự kiện.
Nội dung ý tưởng phải phù hợp với định
hướng thương hiệu và đối tượng khách hàng
mục tiêu.
Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một
chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn
thuần là mình "lồng“ tên của công ty lên từng
sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy
được "sống" trong sự chiêm ngưỡng của
khách hàng"...
www.strategy.vn
Xây dựng nội dung
Để nội dung, ý tưởng phù hợp phải xác định
Đối tượng nhận thông điệp, từ đó xây dựng
chương trình phù hợp.
Nội dung chương trình phải xác định được:
• Thời gian tổ chức.
• Địa điểm tổ chức.
• Phương thức tổ chức.
• Các thành phần tham gia.
• Ngân sách…
www.strategy.vn
Bước 3: So sánh với định hướng
thương hiệu
www.strategy.vn
Định hướng thương hiệu
Sự kiện là một trong những công cụ nhằm
xây dựng thương hiệu, chính vì điều đó trong
suốt qua trình triển khai sự kiện phải luôn đáp
ứng được các yêu cầu của Định vị, Tính cách
thương hiệu…
www.strategy.vn
Định hướng thương hiệu
So sánh giữa nội dung
với yêu cầu cần phải:
• Thỏa mãn được yếu tố
pháp lý, tức chính
quyền cho phép tổ
chức.
• Thoả mãn mục tiêu
của chủ đầu tư và
chiến lược phát triển
thương hiệu.
www.strategy.vn
Định hướng thương hiệu
So sánh giữa nội dung với yêu cầu cần phải:
• Phù hợp với văn hóa, tập quán vùng miền
tại địa điểm tổ chức sự kiện.
• Thoả mãn đối tượng nhận thông điệp của
sự kiện (thu hút được số lượng bao nhiêu
người - đối tượng cụ thể tham gia, chuyển
tải được hình ảnh, thông điệp gì cho
thương hiệu, cảm xúc của người tham gia
vào event thế nào…)
www.strategy.vn
Bước 4: Xây dựng chương trình triển
khai
www.strategy.vn
Xây dựng chương trình triển khai
Đối với chương trình triển
khai càng chi tiết càng ít rủi
ro trong thực tế.
Sử dụng Microsoft Project
để theo dõi tiến độ chương
trình.
Phân công trách nhiệm cụ
thể và luôn theo sát để hỗ
trợ các thành viên tham gia
chương trình.
www.strategy.vn
Xây dựng chương trình triển khai
Dự đoán tình huống có thể xảy ra để có thể
xử lý tốt các sự cố xảy ra tại event.
Event muốn thu hút và gây ấn tượng mạnh
với những người tham dự cần có những yếu
tố sáng tạo và bất ngờ.
Sự phối hợp là yếu tố quan trọng đối với 1 sự
kiện thành công, do đó cần phải xây dựng tổ
chức gắn kết và chia sẻ.
www.strategy.vn
Bước 5: Chuẩn bị triển khai
www.strategy.vn
Chuẩn bị triển khai
Trước khi xây dựng kế hoạch.
Chuẩn bị thu thập và tổng hợp các thông tin
liên quan đáp ứng cho việc xâu dựng ý
tưởng.
Đặt ra các mục đích sự kiện, mục tiêu phải
thực tế và khả quan.
Xây dựng ngân sách.
Lập kế hoạch hành động chi tiết.
www.strategy.vn
Chuẩn bị triển khai
Lên kế hoạch nhân sự tham gia và chuẩn bị
các nguồn nhân sự đáp ứng.
Chuẩn bị các điều kiện vật chất, vật dụng liên
quan,
Chuẩn bị cho bước triển khai.
…
www.strategy.vn
Chuẩn bị
Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng cứ mỗi
giờ sự kiện đòi hỏi phải mất từ 5 đến 10 giờ
(có thể hơn) để lập kế hoạch tổ chức và
chuẩn bị.
Kiểm tra việc hoàn tất trước ngày bắt đầu.
Xây dựng nội dung và phương án dự phòng.
www.strategy.vn
Bước 6: Triển khai chương trình
www.strategy.vn
Triển khai chương trình
Tất cả sự chuẩn bị của các bước trên sẽ
được thể hiện trong ngày cuối cùng, thời
điểm sự kiện xảy ra.
Tổ chức sự kiện không phải đến khi triển khai
là hoàn tất sứ mệnh mà vẫn phải còn tiếp tục.
www.strategy.vn
Triển khai chương trình
Trong suốt quá trình triển khai sự kiện cần
phải lưu ý các vần đề sau:
• Giữ mối liên hệ với các thành viên chủ chốt
trong sự kiện.
• Theo dõi và bám sát tại các địa điểm
“nóng” (Nếu sự kiện tổ chức nhiều điểm).
• Có tầm nhìn bao quát vừa bên trong và
bên ngoài khu vực diễn ra sự kiện.
www.strategy.vn
Bước 7: Báo cáo tổng kết
www.strategy.vn
Báo cáo tổng kết
Báo cáo tổng kết nhằm rút
ra kinh nghiệm cho các lần
sau.
Cần phải họp các thành viên
trong nhóm để cùng phản
biện và đóng góp ý kiến.
Thông thường khen thưởng
hoặc kỷ luật cũng cần nêu ra
nhằm động viên các cá nhân
xuất sắc.
www.strategy.vn
Danh mục công việc
www.strategy.vn
Danh mục công việc
Việc tổ chức sự kiện (Event Planning) chỉ là
bề n