Bài giảng Microsoft Access - Phạm Thanh An

Microsoft Access Giảng viên: Phạm Thanh An Nội dung trình bày  Bài 0: Tổng quan  Bài 1: Xây dựng CSDL (Table)  Bài 2: Truy vấn dữ liệu (Query)  Bài 3: Báo biểu (Report)  Bài 4. Mẫu biểu (Form) Thông tin và Dữ liệu  Ví dụ  Kinh doanh  Ngân hàng và tài chính  Giáo dục  Hành chính  Giải trí  Dữ liệu (Data)  Một mô tả hình thức về thông tin và hoạt động  Tên, địa chỉ, số điện thoại của khách hàng  Báo cáo doanh thu  Đăng ký học phần  Dữ liệu là các con số, chuỗi văn bản, ngày tháng, âm thanh, hình ảnh Cơ sở dữ liệu  Cơ sở dữ liệu (Database)  Một tập hợp có cấu trúc của những dữ liệu có liên quan với nhau được lưu trữ trong máy tính  Danh sách sinh viên  Niên giám điện thoại  Danh mục các đề án  Một CSDL biểu diễn một phần của thế giới thực (thế giới thu nhỏ)  CSDL được thiết kế, xây dựng, và lưu trữ với một mục đích xác định, phục vụ cho một số ứng dụng và người dùng  Tập ngẫu nhiên của các dữ liệu không thể xem là một CSDL Hệ quản trị CSDL  Hệ quản trị CSDL (Database Management System): DB2, SQL server, Oracle, Access  Tập hợp các chương trình cho phép người sử dụng tạo ra và duy trì CSDL  Một phần mềm hệ thống cho phép định nghĩa, xây dựng và xử lý dữ liệu  Định nghĩa – khai báo bộ khung dữ liệu cùng với các mô tả chi tiết về dữ liệu  Xây dựng – lưu trữ dữ liệu lên bộ nhớ phụ  Xử lý – truy vấn, cập nhật và phát sinh báo cáo Hệ CSDL (Database System) Xử lý truy vấn HQT CSDL Truy xuất dữ liệu CSDL Định nghĩa CSDL Người sử dụng/Lập trình viên Chương trình ứng dụng/Truy vấn Hệ CSDL Catalog Cơ sở dữ liệu quan hệ  Các thông tin lưu trữ trong CSDL được tổ chức thành bảng (table) 2 chiều gọi là quan hệ 1 cột là 1 thuộc tính của nhân viên (1 trường) 1 dòng là 1 nhân viên TENNV HONV NGSINH DCHI PHAI LUONG PHG Tung Nguyen 12/08/1955 638 NVC Q5 Nam 40000 5 Hang Bui 07/19/1968 332 NTH Q1 Nu 25000 4 Nhu Le 06/20/1951 291 HVH QPN Nu 43000 4 Hung Nguyen 09/15/1962 Ba Ria VT Nam 38000 5 Tên quan hệ là NHANVIEN Cơ sở dữ liệu quan hệ DEAN TENDA MADA DDIEM_DA PHONG San pham X 1 VUNG TAU 5 San pham Y 2 NHA TRANG 5 San pham Z 3 TP HCM 5 Tin hoc hoa 10 HA NOI 4 NHANVIEN HONV TENLOT TENNV MANV NGSINH MA_NQL PHG Tran Hong Quang 987987987 03/09/1969 987654321 4 Nguyen Thanh Tung 333445555 12/08/1955 888665555 5 Nguyen Manh Hung 666884444 09/15/1962 333445555 5 Tran Thanh Tam 453453453 07/31/1972 333445555 5 Tên của quan hệ Trường Cơ sở dữ liệu quan hệ  CSDL Quan hệ là cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng quan hệ và mối quan hệ giữa chúng  Mỗi quan hệ được được đặc trưng bởi một tên Giới thiệu về Access  MS Access là một phần mềm trong bộ MS Office của Micorsoft, MS Access có các phiên bản 2.0, 95, 97, 2000, Xp,..  Là một hệ quản trị CSDL quan hệ  Phù hợp với việc triển khai các ứng dụng nhỏ, đơn lẻ,  Access cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm (Development Tools), được sử dụng phổ biến Giới thiệu về Access  Hai ứng dụng chính của Access là  Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (chỉ là phần cơ sở dữ liệu, còn phần phát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác để làm như : Visual Basic, Visual C, Delphi, .NET,..)  Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ. Các thành phần của tệp tin CSDL Access  Tệp tin CSDL Access có phần mở rộng *.MDB (ngoài ra những tệp có phần mở rộng *.DBE cũng mở được nhưng chỉ có thể thực thi chứ không chỉnh sửa được cấu trúc) Các thành phần của tệp tin CSDL Access  Có 5 thành phần chính trên một tệp CSDL Access:  Tables – nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu:  Queries – nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế;  Forms – nơi chứa các mẫu giao diện phần mềm;  Reports – nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế;  Macro – nơi chứa các Macro lệnh phục vụ dự án;  Modules – nơi chứa các khai báo, các thư viện chương trình con phục vụ dự án. TABLE QUERY (truy vấn) Form (mẫu biểu) Report (báo biểu)  Là kết qủa đầu ra sau cùng cua qúa trình khai thác số liệu.  Dùng để in ấn hay thể hiện số liệu  Nguồn dữ liệu cho Report là các Table hay các Query. Tạo mới tệp tin CSDL Access  C1: Vào File\New  C2: Nhấn vào nút  Chọn Bank Database ở Task Pane bên phải Tạo mới tệp tin CSDL Access  Lúc này một CSDL rỗng được tạo ra 1. Chọn nơi để lưu tệp 2. Nhập tên tệp CSDL 3. Bấm nút Create để tạo tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh Môi trường làm việc Access  Sau khi tạo tệp Access được mở  Màn hình làm việc trên Access xuất hiện với những thành phần như sau: Môi trường làm việc Access  Hệ thống thực đơn (menu) và các thanh công cụ (Toolbar)- nơi thực hiện các lệnh khi cần;  Cửa sổ tệp Access đang làm việc bao gồm 7 phần chính: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros và Modules.  Chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu cách làm việc trên từng phần này trong các chương tiếp theo. Mở tệp CSDL đã tồn tại  Bước 1: Từ môi trường Access gọi thực đơn: File | Open (hoặc nhấn nút Open trên thanh công cụ), hộp thoại Open xuất hiện:  Bước 2: Tìm đến tệp Access cần mở trên hộp thoại Open bằng cách:  Tìm đến thư mục – nơi chứa tệp Access cần mở ở hộp Look in;  Tiếp theo chọn tệp Access cần mở trên danh sách và nhấn nút Open hoặc Enter.  Đến đây cửa màn hình làm việc Access với tệp vừa mở xuất hiện để tiếp tục làm việc. Mở tệp CSDL đã tồn tại Thoát khỏi Access  Thoát khỏi Access bằng một trong các cách:  Mở thực đơn File | Exit;  Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4;  Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở. Các phép toán thông dụng Pháp toán số học: + Cộng a+b - Trừ a-b * Nhân a*b / Chia a/b ^ Lũy thừa a^b \ Phép chia nguyên a\b Lấy thương nguyên của a/b MOD Phép đồng dư a MOD b Lấy số dư cưa a/b Các phép so sánh = Bằng > Lớn hơn < Nhỏ hơn >= Lớn hơn hoặc bằng <= Nhỏ hơn hoặc bằng Khác Phép ghép chuỗi: Cú pháp: & Công dung: Ghép vào Phép toán Like Cú pháp: LIKE Công dung: So sanh chuỗi dữ liệu với mẫu dữ liệu theo sau LIKE. Các ký tự đại diện thường dùng: * : Đại diện cho nhiều ký tự ? : Đại diện cho 1 ky tự # : Đại diện cho 1 ký tự số  Ví du: Tìm các Khách hàng mà Tên Cty có chư “Minh” Like “*Minh*” Pheùp toaùn BETWEEN … AND … Cuù phaùp: BETWEEN AND Q&A