Bài giảng môn học: Kỹ thuật soạn thảo văn bản

 Chương 1: VĂN BẢN & PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC (5 tiết LT)  Chương 2: THỂ THỨC VĂN BẢN (7 tiết LT, 3 tiết TH)  Chương 3: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN (15 tiết LT, 10 tiết TH)  Chương 4: QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP (3 tiết LT, 2 tiết TH)  Câu hỏi ôn tập  Tài liệu tham khảo GIỚI THIỆU BÀI GIẢNG 1VĂN BẢN & PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ I. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ VĂN BẢN: 1. Văn bản: a. Khái niệm: Văn bản là phương tiện để ghi nhận và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc bằng ngôn ngữ nhất định nào đó. b. Vai trò: Văn bản là sợi dây liên lạc chính giữa cơ quan này đến cơ quan khác, giữa cá nhân này đến cá nhân khác  Vì vậy, văn bản không thể thiếu được. c. Chức năng:  Truyền đạt thông tin (thông tin)  Giao tiếp (quản lý)  Sử liệu (Pháp lý) 1VĂN BẢN & PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ I. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ VĂN BẢN: 2. Văn bản quản lý hành chính Nhà nước:  Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo những thể thức, thủ tục và quy chế nhất định.  Văn bản quản lý Nhà nước được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước để thực thi công vụ. 4 1VĂN BẢN & PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ II. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN: 1. Chức năng thông tin: Là các hình thức ghi tin và truyền đạt thông tin qua văn bản  nó đóng một vai trò quan trọng trong công tác quản lý. 2. Chức năng quản lý: Các cơ quan quản lý thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình, phải sử dụng văn bản để điều hành công vụ, là yếu tố tạo nên các quan hệ chặt chẽ giữa các cơ quan trong bộ máy Nhà nước. 3. Chức năng pháp lý: Là phương tiện áp dụng pháp luật vào đời sống xã hội, tác động theo từng lĩnh vực đến các quan hệ XH được điều chỉnh, xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý và các cơ quan được quản lý. Đồng thời xác định rõ chế độ trách nhiệm giữa các cơ quan Nhà nước với nhân dân. 5 1VĂN BẢN & PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ III. TÌNH HÌNH CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP: 1. Những quy định của Nhà nước ta về công tác văn bản: Nghị định số 142/CP ngày 28.09.1963; Nghị định số 84/HĐBT ngày 09.03.1992; Nghị định số 62/CP ngày 22.09.1993; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996. 2. Thực trạng công tác văn bản trong cơ quan, doanh nghiệp: 2.1. Ưu điểm:  Văn bản đã góp phần hết sức quan trọng trong đời sống xã hội và trong các hoạt động thực tiễn của các cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp. 2.2. Nhược điểm:  Xem thường công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn bản.  Quản lý văn bản không khoa học.  Soạn thảo văn bản chất lượng kém. 6 1VĂN BẢN & PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ IV. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ: 1. Văn bản quy phạm pháp luật: Một là, Hiến pháp: là luật cơ bản của Nhà nước, có hiệu lực pháp lý cao nhất. Nó là cơ sở để hình thành một hệ thống pháp luật hoàn chỉnh và đồng bộ của mỗi quốc gia. Ví dụ: Hiến pháp 1992 của CHXHCN Việt Nam. Hai là, Luật: Là văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, cơ quan quyền lực cao nhất của Nhà nước ban hành để cụ thể hóa Hiến pháp, nhằm điều chỉnh các loại quan hệ xã hội trong các lĩnh vực hoạt động của Nhà nước. Ví dụ: Bộ luật Hình sự, luật Hôn nhân và gia đình, … Ba là, Pháp lệnh: do Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành, nó có giá trị pháp lý cao nhất trong hệ thống văn bản dưới luật. Bốn là, Lệnh: do Chủ tịch nước ban hành. 7 1VĂN BẢN & PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ IV. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ: 1. Văn bản quy phạm pháp luật (tt): Năm là, Nghị định, nghị quyết, chỉ thị: do Thủ tướng chính phủ ban hành  nó giữ vai trò hết sức quan trọng trong hệ thống văn bản pháp luật ở nước ta. Sáu là, Quyết định, thông tư (thông tư liên tịch): do các Bộ trưởng và thành viên khác của chính phủ ban hành. Bảy là, Nghị quyết: do Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp ban hành. 8 1VĂN BẢN & PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ IV. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ : 2. Các loại văn bản hành chính: (có 7 loại chính) 2.1. Công văn: Là văn bản giao dịch giữa cơ quan Nhà nước với cơ quan Nhà nước, với tổ chức xã hội và cá nhân. VD: mời họp, đề xuất, trả lời yêu cầu, chất vấn, kiến nghị. 2.2. Thông báo: Là văn bản có tính chất thông tin của cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, nhằm truyền đạt kịp thời các quyết định của các cơ quan có thẩm quyền. 2.3. Biên bản: Là văn bản ghi lại toàn bộ quá trình diễn ra của cuộc họp, hội nghị, vụ việc. 2.4. Báo cáo: Là văn bản trình bày lên cấp trên về tình hình vè kết quả thực hiện các yêu cầu, kế hoạch, quyết định (của cấp trên) về một hay toàn bộ vấn đề của cơ quan. 9 1VĂN BẢN & PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ IV. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ: 2. Các loại văn bản hành chính: (có 7 loại chính) 2.5. Quyết định: Là văn bản có tính chất thực thi thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề về nhân sự, tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, … 2.6. Tờ trình: Là văn bản có tính chất trình bày một vấn đề, nội dung nào đó của cơ quan cấp dưới cho cơ quan cấp trên. 2.7. Hợp đồng: Là văn bản thể hiện sự cam kết giữa 2 hoặc nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân với nhau về nghĩa vụ, trách nhiệm của nhiều bên trong hoạt động giao dịch (hợp đồng nhân sự, hợp đồng kinh tế, ...)  Ngoài ra còn có các loại khác như: điện báo, giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy mời họp, phiếu gửi, ... 10 1VĂN BẢN & PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ IV. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ: 3. Văn bản cá biệt: 4. Khái niệm: Là những văn bản có tính chất đặc biệt quy định đối với một nội dung hoặc vấn đề cụ thể nào đó trong cơ quan Nhà nước mà chủ yếu là liên quan đến chế độ, chính sách, kế hoạch công tác, phương án kinh doanh, báo cáo chuyên đề, …  Các loại văn bản cá biệt: Quyết định khen thưởng, kỷ luật; nâng lương, bổ nhiệm, nghỉ hưu trí, … Câu hỏi ôn tập: 1. Phân biệt các loại văn bản hành chính: Công văn, thông báo, báo cáo. 2. Trình bày các loại văn bản quy phạm pháp luật sau: Hiến pháp, Luật, Quyết định, Thông tư. 11 2THỂ THỨC VĂN BẢN I. KHÁI NIỆM VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN: 1. Khái niệm: Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động của các cơ quan. Ví dụ: Tiêu ngữ, tác giả, địa danh, số, ký hiệu, nội dung,… 2. Các loại thể thức văn bản: Văn bản có rất nhiều theo hình thức (hay tên gọi) khác nhau  Các loại đều có thể thức và bố cục khác nhau  thể hiện đặc điểm riêng của nó. Ví dụ: Nghị định, quy định, thông báo …  có thể thức khác nhau.  Tuy nhiên, giữa chúng vẫn có những điểm chung tạo thành thể thức văn bản. Thể thức này giúp ta phân biệt được sự khác nhau của văn bản với tác phẩm hay ấn phẩm khác: thơ, ca, kịch, họa. 12 2THỂ THỨC VĂN BẢN I. KHÁI NIỆM VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN: 2. Các loại thể thức văn bản (tt): Thể thức: Là đối tượng chủ yếu của những nghiên cứu về tiêu chuẩn hóa văn bản. Nói cách khác, khi xem xét các yêu cầu để làm cho văn bản được soạn thảo một cách khoa học, thống nhất, thì đối tượng trước hết được quan tâm là các bộ phận tạo thành văn bản.  Đó là kết cấu văn bản, nội dung thông tin của từng yếu tố trong văn bản và mối quan hệ giữa chúng với nhau, với mục tiêu sử dụng văn bản. 13 2THỂ THỨC VĂN BẢN II. THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN: 1. Quốc hiệu: Là tên nước và chế độ chính trị của Nhà nước Việt Nam. Quốc hiệu được viết trên cùng văn bản bằng chữ in hoa dòng 1 và chữ in thường dòng 2: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 2. Tác giả (tên cơ quan ban hành văn bản): Được viết ngang hàng với quốc hiệu về góc trái của văn bản. Nếu cơ quan ban hành văn bản là cơ quan chủ quản hay cơ quan đứng đầu một cấp hành chính Nhà nước, thì tên cơ quan được ghi một cách độc lập. Nếu là cơ quan trực thuộc một hệ thống chủ quản nhất định, thì cần phải ghi tên cơ quan chủ quản lên phía trên. Ví dụ: BỘ TÀI CHÍNH Sở Thương Mại TP.HCM Trường ĐH TC-Marketing Cty KD Tổng hợp _____________ __________ 14 2THỂ THỨC VĂN BẢN II. THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN: 3. Số và ký hiệu văn bản: Được viết dưới tên tác giả của văn bản, đánh số thứ tự theo năm ban hành và có ký hiệu riêng cho từng loại văn bản. Ví dụ: Số:15/2005/ĐHMKT-CTCT; Số: 20/2002/KH-TV 4. Địa danh, ngày, tháng, năm: Tp.HCM, ngày…tháng…năm.. 5. Tên văn bản và trích yếu của văn bản: Tên văn bản là yếu tố rất quan trọng của văn bản, nó được ghi rõ ràng, trang trọng và chính giữa trang văn bản. Chính tên văn bản giúp cho chúng ta phân biệt được văn bản này với văn bản khác. Trích yếu của văn bản là phần quan trọng sau tên của văn bản. Đây chính là nội dung tóm tắt, cơ bản và cô đọng nhất của nội dung văn bản. 15 2THỂ THỨC VĂN BẢN II. THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN: 6. Các căn cứ để xác lập văn bản:  Đây là yếu tố không thể thiếu được nhằm nói lên cơ sở của việc soạn thảo văn bản được bắt đầu bằng chữ “Căn cứ…”  Có rất nhiều loại căn cứ, nhưng thông thường có 3 nhóm căn cứ sau: Nhóm 1: Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản (tác giả); Nhóm 2: Các văn bản về chuyên môn, nghiệp vụ có liên quan trực tiếp đến nội dung chính của văn bản ban hành; Nhóm 3: Đề nghị của các bộ phận chức năng tham mưu có liên quan 16 2THỂ THỨC VĂN BẢN II. THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN: 7. Nội dung văn bản:  Đây là phần chủ yếu nhất của tất cả các loại văn bản. Ở phần này người soạn thảo phải biết lựa chọn kết cấu, văn phong thích hợp cho từng loại văn bản, phải xử lý thông tin để đưa vào văn bản, đảm bảo nội dung văn bản phù hợp với tên gọi văn bản.  Có thể chia thành 3 phần: + Khai thư: yếu tố mở đầu + Thân thư: yếu tố quan trọng + Kết thư: yếu tố chấm dứt Cách viết nội dung: 3 dạng: Mục - Văn xuôi - Điều khoản. 17 2THỂ THỨC VĂN BẢN II. THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN: 8. Nơi nhận:  Là tên cơ quan, các bộ phận và cá nhân được nhận văn bản để báo cáo để thực hiện, để biết, hoặc để lưu trữ.  Vị trí: Nơi nhận được ghi ở cuối văn bản về phía trái và ngang với chữ ký của người có thẩm quyền. Thường có 3 nhóm nơi nhận: Nhóm để báo cáo với cấp trên; nhóm để tổ chức thực hiện; và nhóm lưu trữ. Ví dụ: Nơi nhận: - Sở Thương mại Tp.HCM (để b/c) - Các phòng chức năng (để thực hiện) - Lưu: VT – P.KH KD 18 2THỂ THỨC VĂN BẢN II. THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN: 9. Chữ ký:  Chữ ký trong văn bản là chữ ký của người có thẩm quyền, có chức năng được cấp trên quy định và nó xác định giá trị của văn bản.  Có các loại chữ ký như sau: Chữ ký của người có thẩm quyền Chữ ký thay (KT) Chữ ký thừa lệnh (TL) Chữ ký thừa ủy quyền (TUQ) Chữ ký thay mặt (TM)  Vị trí của chữ ký: Nằm phía bên phải phía dưới của văn bản và ngang với nơi nhận. 19 II. THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN: 10. Đóng dấu cơ quan, doanh nghiệp:  Tác dụng: Trên chữ ký là con dấu cơ quan, con dấu cùng với chữ ký có tác dụng giá trị pháp lý của văn bản. Thiếu một trong hai thứ này không tạo nên giá trị pháp lý của văn bản.  Vị trí: Nằm ngang với chữ ký và trùm lên 1/3 chữ ký về phía trái. 20 2 THỂ THỨC VĂN BẢN III. VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN: 1. Yêu cầu của ngôn ngữ và văn phong trong văn bản: a. Ngôn ngữ:  Hoạt động ngôn từ thể hiện dưới các dạng nói, nghe, đọc, viết. Nói đến ngôn ngữ trong văn bản là nói đến yêu cầu, chức năng của ngôn ngữ và kỹ năng diễn đạt ngôn từ.  Ngôn ngữ trong văn bản vào dạng ngôn ngữ viết có trau chuốt, có mẫu mực. Có 2 chức năng, đó là: lý trí và ý chí. Chính 2 chức năng này đã quy định và hình thành nên phong cách của văn bản là:  Một là, phải chính xác – minh bạch  Hai là, phải nghiêm túc – khách quan  Ba là, phải quy phạm – khuôn mẫu 21 2 THỂ THỨC VĂN BẢN III. VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN: 1. Yêu cầu của ngôn ngữ và văn phong trong văn bản: a. Ngôn ngữ (tt):  Từ ngữ trong văn bản phải đúng và chính xác, rõ ràng, phổ thông, cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu. Không được phép dùng từ ngữ thông tục, từ địa phương, từ lóng. Từ ngữ phải thể hiện đúng nội dung và ý nghĩa của văn bản.  Cú pháp của câu văn phải mạch lạc, chuẩn mực. Về các kiểu câu, văn bản dùng câu tường thuật, câu cầu khiến mà không dùng câu cảm thán, câu hỏi. Trật tự các thành phần câu theo trật tự thuận, không dùng đảo trật tự. Bởi lẽ tiếng Việt, trật tự là trật tự mang nghĩa, thay đổi trật tự là thay đổi nghĩa. 22 2 THỂ THỨC VĂN BẢN III. VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN: 1. Yêu cầu của ngôn ngữ và văn phong trong văn bản: a. Ngôn ngữ (tt):  Một số lưu ý:  Bản chất của câu văn trong văn bản là văn viết, do đó không được sử dụng câu văn nói.  Việc dùng từ, đặt câu cần phải mẫu mực về chính tả, chính âm, dấu câu, cách viết tắt.  Sắp xếp câu văn phải mạch lạc, logic và đúng chỗ các thành phần của câu trong câu văn. Mạch lạc là sự sắp đặt, ấn định vị trí từng yếu tố trong câu văn nhằm mục đích cho ý tưởng được diễn đạt một cách rõ ràng, gọn ghẽ và đầy đủ. Nó còn được coi như là sự liên hệ giữa những yếu tố cấu tạo nên câu văn.  Đặc biệt lưu ý đến cách dùng các dấu chấm câu, mỹ từ pháp, điệp từ (cho VD) 23 2 THỂ THỨC VĂN BẢN III. VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN: 1. Yêu cầu của ngôn ngữ và văn phong trong văn bản: b. Văn phong:  Văn bản là phương tiện truyền đạt của cơ quan công quyền dùng để diễn tả rõ ý kiến, cung cấp tài liệu, giao dịch với cơ quan, tổ chức khác, ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới, hay phổ biến tin tức cho quần chúng nhân dân. Vì vậy, văn bản được thể hiện dưới dạng viết chữ, không thể nói bằng lời. Việc soạn thảo văn bản đã đặt ra văn phong của văn bản, nghĩa là lối diễn tả ý tưởng của văn bản đó.  Lưu ý:  Hành văn phải sáng sủa, khách quan, viết đủ dài để nhấn mạnh rõ thông tin quan trọng. Luận chứng lý lẽ vừa đủ để người đọc dễ nắm được vấn đề. 24 2 THỂ THỨC VĂN BẢN III. VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN: 1. Yêu cầu của ngôn ngữ và văn phong trong văn bản: b. Văn phong:  Lưu ý (tt):  Muốn hành văn rõ ràng thì phải có ý tưởng rõ rệt, dứt khoát, nắm vững và giải quyết vấn để một các trọn vẹn và rành rẽ, cần phải tránh dùng văn phong hoa mỹ nhưng không nên khô cứng một cách rời rạc.  Hành văn còn thể hiện trong việc phân đoạn văn rõ ràng, câu ngắn gọn và từ chính xác Tóm lại: Văn phong văn bản có 5 đặc trưng nổi bật sau:  Thứ nhất, lời văn phải mang tính khách quan, trung thực.  Thứ hai, lời văn phải nên trang trọng, uy nghi.  Thứ ba, hành văn phải lễ độ, lịch sự và đúng mực.  Thứ tư, diễn đạt nội dung phải dễ hiểu.  Thứ năm, văn phong phải trong sáng và đầy đủ. 25 2 THỂ THỨC VĂN BẢN III. VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN: 2. Một số điểm cần lưu ý về ngữ pháp, xưng hô trong văn bản:  Một là, Phải chú ý khi sử dụng từ ngữ, xưng hô trong văn bản. Nội dung văn bản bao giờ cũng phải được thể hiện bằng từ ngữ thích ứng. Một văn bản sử dụng từ ngữ chính xác, thích hợp thì văn bản đó có sức cảm hóa, thuyết phục cao. Ngược lại, nó sẽ làm cho văn bản thiếu tính nghiêm túc, tạo ra sự tùy tiện trong cách hiểu và trong việc áp dụng văn bản.  Hai là, Xưng hô phải chính xác, đúng mực, lễ phép và trân trọng trong văn bản. Đây vừa là sự chuẩn mực, vừa là nét văn hóa đẹp trong văn bản quản lý Nhà nước.  26 2 THỂ THỨC VĂN BẢN Câu hỏi ôn tập: 1. Trình bày thành phần của văn bản hành chính 2. Phân tích văn phong văn bản và những đặc trưng nổi bật của nó. 27 2 THỂ THỨC VĂN BẢN 3KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN I. YÊU CẦU VỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN: Khi soạn thảo văn bản, chúng ta phải đảm bảo các yêu cầu vừa có tính bắt buộc, vừa có tính khoa học và vừa có tính pháp lý. Đó là các yêu cầu sau: 1. Phải có tính chính trị:  Đây là yêu cầu có tính nguyên tắc, vì ở nước ta, Đảng lãnh đạo Nhà nước và XH. Điều này đã được quy định tại Điều 4 Hiến pháp năm 1992.  Chính vì vậy, để đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng đối với Nhà nước và XH. Khi soạn thảo các văn bản pháp quy phải đảm bảo tính chính trị. Đó là văn bản phải phù hợp với chủ trương, đường lối và chính sách của Đảng, Nhà nước.  Văn bản khi ban hành phải đạt lợi ích chung, lợi ích tập thể lên trên theo các quy định của Đảng và Nhà nước. 28 3KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN I. YÊU CẦU VỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN: Khi soạn thảo văn bản, chúng ta phải đảm bảo các yêu cầu vừa có tính bắt buộc, vừa có tính khoa học và vừa có tính pháp lý. Đó là các yêu cầu sau: 2. Phải có tính mục đích:  Việc xác định mục đích để ban hành văn bản phải thật chính xác, cụ thể và rõ ràng, nó trả lời cho câu hỏi: ban hành văn này để giải quyết công việc gì, phục vụ cho công tác nào, … và có thuộc thẩm quyền của cơ quan mình hay không. 3. Phải có tính khoa học:  Tính khoa học được thể hiện bao trùm từ đầu đến kết thúc văn bản, không chỉ về hình thức, diễn đạt nội dung và còn cả về cách sắp xếp bố trí từng vấn đề, từng nội dung nhỏ trong toàn bộ văn bản. 29 3KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN I. YÊU CẦU VỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN: 4. Phải có tính đại chúng:  Tính đại chúng phản ánh sự trong sáng và phổ thông về từ ngữ để mọi người đọc, mọi người thực hiện dễ ràng hiểu đúng, hiểu đủ các nội dung của văn bản theo một ý nghĩa nhất định. 5. Phải có tính khả thi:  Một là, Nội dung văn bản phải phù hợp với điều kiện kinh tế XH hiện tại. Có như vậy mới có thể thực hiện trong thực tế, căn cứ vào đặc điểm của từng đối tượng quản lý, từng địa phương, từng ngành mà đặt ra các yêu cầu hợp lý, phù hợp với khả năng thực tế của các đối tượng phải thi hành.  Hai là, Khi soạn thảo văn bản, chúng ta phải luôn luôn tự đặt mình vào địa vị, hoàn cảnh của đối tượng nhận văn bản. 30 3KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN I. YÊU CẦU VỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN: 5. Phải có tính khả thi: (tt)  Ba là, Để đảm bảo cho văn bản được thực sự có nội dung thực tiễn thì Nhà nước phải tạo ra cơ chế thực hiện và phải có điều kiện để thực hiện được.  Ngoài những yêu cầu trên, nếu văn bản mang tính quy phạm cụ thể, thể hiện ý chí của Nhà nước tác động đến đối tượng thực hiện văn bản. Ý chí đó phải được quy phạm pháp luật hóa, trong đó bắt buộc phải nêu đầy đủ 3 yếu tố sau:  Điều kiện, hoàn cảnh hoặc chủ đề mà Nhà nước tác động tới (giả định).  Yêu cầu của Nhà nước trong điều kiện, hoàn cảnh hoặc chủ đề nội dung đó (quy định).  Nếu không thực hiện đầy đủ các yêu cầu trên sẽ bị xử lý như thế nào? (chế tài) 31 3KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN I. YÊU CẦU VỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN: Tóm lại: Văn bản quản lý ở các doanh nghiệp là những quyết định quản lý thành văn do các doanh nghiệp ban hành theo những nguyên tắc, trình tự, thủ tục, quy chế của pháp luật quy định, qua đó thể hiện ý chí của doanh nghiệp, làm phát sinh những hệ quả pháp lý cụ thể. Do vậy, phải coi trọng về yêu cầu kỹ thuật khi tiến hành soạn thảo văn bản. Có như vậy văn bản mới có chất lượng và góp phần nâng cao hiệu lực quản lý ở các doanh nghiệp. 32 3KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN: 1. Yêu cầu về kết cấu nội dung văn bản : a. Kết cấu nội dung văn bản: Là cách sắp xếp, tổ chức các phần, các đoạn mạch, các ý tưởng, làm cho chúng liên kết hữu cơ với nhau tạo thành một mạch văn bản hoàn chỉnh, logic. b. Kết cấu nội dung bao gồm:  Thứ nhất, về kết cấu chủ đề:  Chủ đề là một sợi chỉ đỏ xuyên suốt toàn bộ nội dung văn bản. Những ý tưởng nhỏ chỉ làm nổi bật ý tưởng chính, chủ đề chính.  Muốn cho chủ đề thật tập trung thì không nên đưa ra nhiều chủ đề trong một văn bản, mà chỉ nên giới hạn trong một phạm vi nhất định. Việc xác định giới hạn của chủ đề trong một văn bản rất quan trọng, vì không những nó thể hiện được tầm quan trọng của các vấn đề cần giải quyết mà còn 33 3KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN: 1. Yêu cầu về kết cấu nội dung văn bản : b