Bài giảng Nhà thực hành phát triển tổ chức (od practitioners)

NHÀ THỰC HÀNH PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC (OD PRACTITIONERS) MBA 2013 Giảng viên: TS. Trương Thị Lan Anh THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC OD practitioners - Dr. Lan Anh 2 NỘI DUNG CHÍNH • Ai là nhà thực hành phát triển tổ chức (OD practitioners)? • Nhận dạng các năng lực cốt lõi của một nhà thực hành OD hiệu quả • Các dạng tư vấn OD • Các giai đoạn trong quá trình tư vấn OD • Kinh nghiệm trong khi thực hiện tư vấn OD NHÀ THỰC HÀNH OD • Đóng vai trò đối tác chiến lược nhân sự (HR business partner) trong tổ chức hoặc nhà tư vấn (OD consultant), không phải quản lý • Những người trong cuộc của một dự án OD được gọi là khách hàng của các nhà tư vấn OD • Nhà tư vấn OD có thể là người bên trong hoặc bên ngoài tổ chức OD practitioners - Dr. Lan Anh 3 NHÀ THỰC HÀNH OD • Còn được gọi là những nhà thực hành OD (OD practitioners) là những chuyên gia về OD thuộc nội bộ hoặc bên ngoài: – OD manager – OD consultant • Là các chuyên gia từ các chuyên môn khác cần ứng dụng OD trong lĩnh vực của mình (vd: HR, BSC, TQM, 5S) • Là các nhà quản lý sử dụng OD cho bộ phận hoặc công việc của họ OD practitioners - Dr. Lan Anh 4 OD practitioners - Dr. Lan Anh 5 Thảo luận: 1. Ưu và nhược điểm của nhà tư vấn OD nội bộ, so với bên ngoài? 2. Khi nào cần ai? CÁC NĂNG LỰC CỐT LÕI của một nhà thực hành OD hiệu quả • Hiểu bản thân và người khác  trí thông minh cảm xúc (EI) • Kỹ năng giao tiếp nhân sự • Các kỹ năng tư vấn tổng quát • Hiểu biết lý thuyết phát triển tổ chức • Có kinh nghiệm trong các lĩnh vực chức năng trong tổ chức  Lòng tin là chìa khóa cho sự tồn tại và ảnh hưởng của các nhà thực hành OD OD practitioners - Dr. Lan Anh 6 OD practitioners - Dr. Lan Anh 7 Làm cách nào để xây dựng lòng tin? • Hiểu chiến lược và văn hóa của tổ chức • Rõ ràng và nhất quá về quan điểm đối với sự thay đổi • Dám nhận trách nhiệm • Chuẩn mực đạo đức • Mềm mỏng, kiên nhẫn • Không bảo thủ • Không than phiền, đổ lỗi • Lời nói đi đôi với việc làm! OD practitioners - Dr. Lan Anh 8 Tư vấn OD cũng là tác nhân quản trị sự thay đổi • Các vai trò của tư vấn OD trong quản trị sự thay đổi là: – Điều phối viên của tất cả những ai có liên quan đến dự án thay đổi – Người hỗ trợ về chuyên môn, kỹ thuật, và công cụ thực hiện – Tác nhân thay đổi (Change agent) – Lãnh đạo, huấn luyện viên, tư vấn nhân viên – Đôi khi còn là tấm gương thay đổi OD practitioners - Dr. Lan Anh 9 Model of roles and responsibilities for change Source: Corporate Leadership Council research. Senior Leaders • Actively and visibly support change • Build the group leading change • Communicate directly with employees Human Resources • Develop change management strategy and plans • Provide support to managers and employees Managers • Coach employees through the transition and manage resistance Employees • Survive and thrive during the organizational change Change Management Coordinator OD practitioners - Dr. Lan Anh 10 CÁC DẠNG TƯ VẤN OD • Business process design • Six Sigma • Technology/system upgrades • Restructuring • Expansion or downsizing • Business model changes/new ventures • New marketing campaigns • Job redesign • Changes that impact suppliers • Changes that impact customers (Source: Prosci Ltd., 2005) CÁC DẠNG TƯ VẤN OD • Culture Shaping – Corporate Values • Team Building • Capabilities • Innovative Activities • Change Management • Team Development – Team Bonding • Career Development • Growth/Talents • Organizational Structure OD practitioners - Dr. Lan Anh 11 (Nguồn: HR Business Partner – Learning and OD section, MSD Vietnam) OD Practitioner Outlook 2012–2014 (Alexia Lee, 2012) • Their organization goals: Innovation, collaboration and knowledge sharing, and employee engagement. • The work they are currently involved in: pay more attention to change management efforts and promoting a culture that fosters collaboration and innovation. OD practitioners - Dr. Lan Anh 12 OD Practitioner Outlook 2012–2014 (Alexia Lee, 2012) • Fostering Employee Engagement, Facilitating Team Effectiveness, and Managing Change: – The value of the three areas: About 90% say that these work areas are of value and relevance to the OD function, and should be performed by the OD unit. – Currently, some 80% of practitioners are involved in at least one of these three areas of work. – Their capabilities in handling the three areas: On average, only around 50% of practitioners feel their teams have the ability to handle these areas well, with 80% of them saying that they plan to develop these capabilities OD practitioners - Dr. Lan Anh 13 OD practitioners - Dr. Lan Anh 14 Thảo luận: 1. Trong một dự án OD, vấn đề thường gặp đối với nhà thực hành OD là gì? 2. Vấn đề thường gặp của “khách hàng OD” (nội bộ cty hoặc một tổ chức khác) là gì? OD practitioners - Dr. Lan Anh 15 Khai thác kiến thức của khách hàng Sử dụng kiến thức và kinh nghiệm của nhà tư vấn OD Sử dụng kiến thức và kinh nghiệm của khách hàng Thực hiện kế hoạch thay đổi Kế hoạch hành động Đề xuất tiêu chí/mục tiêu thay đổi Phân tích dữ liệu Thu thập dữ liệu Làm rõ và diễn dịch Lắng nghe và phản ánh Từ chối tham gia CÁC GIAI ĐOẠN TRONG QUÁ TRÌNH TƯ VẤN OD OD practitioners - Dr. Lan Anh 16 Tiếp cận vấn đề Hợp đồng Tiếp cận Chẩn đoán Thu thập thông tin Xử lý Phân tích Chẩn đoán tổ chức Phản hồi Can thiệp OD Thiết kế phương án Thực hiện can thiệp Đánh giá can thiệp CÁC GIAI ĐOẠN TRONG QUÁ TRÌNH TƯ VẤN OD OD practitioners - Dr. Lan Anh 17 (Nguồn: Waddell et al., 2007, General Model of Planned Change) Evaluating and Institutionalizing Change Planning and Implementing Change Diagnosing Entering and Contracting Tiếp cận (Entering) • Tiếp cận (Entering) • Hợp đồng (Contracting) – Pháp lý: Bảo đảm các ràng buộc về luật pháp, cơ chế, tài chính – Tâm lý: Bảo đảm sự tin tưởng, hiểu biết chung và thoải mái trong hợp tác • Cần làm rõ: – Mục tiêu, phạm vi của dự án OD – Vai trò và nghĩa vụ của hai bên – Cơ chế vận hành chung, đánh giá và nghiệm thu OD practitioners - Dr. Lan Anh 18 Chẩn đoán (Diagnosis) • Là một trong những giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình tư vấn OD • Mục đích: – Hiểu tổ chức khách hàng: các vấn đề, nguyên nhân và hệ quả, điểm mạnh, điểm yếu – Lựa chọn một mô hình hay khung hướng dẫn phù hợp để thu thập thông tin, xử lý, phân tích đúng hướng – Báo cáo phản hồi cho khách hàng và đề xuất các phương án can thiệp OD OD practitioners - Dr. Lan Anh 19 Can thiệp (Intervention) • Lựa chọn và triển khai các phương án can thiệp • Phải có kế hoạch quản trị sự thay đổi khi có can thiệp, trong đó có đối phó với sự chống đối, lường trước các hệ quả • Thực hiện thay đổi • Đánh giá và củng cố sự thay đổi OD practitioners - Dr. Lan Anh 20 OD practitioners - Dr. Lan Anh 21 Tình huống tư vấn OD: Vị CEO miễn cưỡng KINH NGHIỆM TRONG TƯ VẤN OD • Giai đoạn tiếp cận: nên ngừng lại không thực hiện dự án nếu – Khách hàng không thật sự biết mình muốn gì, không quyết tâm, không sẵn sàng thay đổi – Sự chống đối thay đổi đến từ những nhân vật quan trọng trong tổ chức – Người trực tiếp phối hợp bên phía khách hàng không có đủ quyền hành và sự cam kết – Vấn đề đạo đức: chỉ muốn lợi dụng nhà tư vấn cho 1 nhóm lợi ích, hoặc những vi phạm đạo đức khác OD practitioners - Dr. Lan Anh 22 OD practitioners - Dr. Lan Anh 23 Kinh nghiệm trong tư vấn OD: Các nhóm lợi ích OD practitioners - Dr. Lan Anh 24 Sources of conflict OD practitioners - Dr. Lan Anh 25 No Change! Change! Project manager Marketing Conflict* Meet Schedule Best Product Successful Project The Project managers conflict Where Change manager is needed? Kinh nghiệm trong tư vấn OD: Tầm nhìn • Tư vấn OD không phải là: – Tư vấn quản lý (Management Consulting) – Thực hiện đào tạo nhân viên (Training & Development) – Làm những thay đổi ngắn hạn, phâm vi hẹp (Short Term Change) – Ứng dụng các công cụ quản lý (The Application of a Toolkit) • Phải có tầm nhìn cho sự phát triển của toàn tổ chức OD practitioners - Dr. Lan Anh 26 OD practitioners - Dr. Lan Anh 27 Đối phó với những phản ứng từ nhân viên • Phe ủng hộ >< Phe chống đối • Những phản ứng tiêu cực: sốc, giận dữ, và lo sợ • Có các chương trình hỗ trợ nhân viên (the Employee Assistance Program – EAP) • Chuẩn bị tinh thần và chấp nhận thực tế là có thể có một số nhân viên bị chậm trễ và sai sót do họ cần có thời gian để hiểu được yêu cầu thay đổi và cách thức thay đổi • Nhắc nhở nhân viên nên xin tư vấn ở các tác nhân thay đổi được đề cử trong tổ chức (internal change agent) hoặc các chuyên gia tư vấn bên ngoài cũng đóng vai trò tác nhân thay đổi (external change agent) về các tiêu chí và thời hạn trong công việc có sự thay đổi. OD practitioners - Dr. Lan Anh 28 Huấn luyện và cung cấp công cụ 1. Nhận dạng các nhóm bị ảnh hưởng trước tiên 2. Xác định tất cả các kỹ năng cần có và cung cấp lớp huấn luyện 3. Điều phối các nỗ lực thực thi chiến lược 4. Ứng dụng thí điểm nếu như có thể 5. Chấp nhận lần thất bại đầu tiên OD practitioners - Dr. Lan Anh 29 Huấn luyện và cung cấp công cụ • Chuyển giao tri thức • Xác định các yêu cầu đào tạo – Các hệ thống hỗ trợ – Các nguồn lực (nhân lực & nguyên vật liệu) • Cung cấp các mô hình đào tạo đáp ứng nhu cầu của tổ chức • Đánh giá đào tạo (Four levels, Kirkpatrick Model) OD practitioners - Dr. Lan Anh 30 Các phần thưởng & công nhận • Tưởng thưởng các lãnh đạo/thành viên nhiệt tình, tâm huyết/những người chấp nhận sớm • Nêu gương các hành vi mới (Acknowledge new behaviours) • Công nhận các thành tích sớm (Recognise early wins) • Động viên thông qua các điểm nhấn của thay đổi (peaks and valleys of change) • Tuyên truyền bằng những câu chuyện “chiến tranh” và “thành công” (“war stories” and success stories Đạo đức nghề nghiệp • Đại diện sai • Sử dụng sai dữ liệu, công cụ • Đe dọa giữa các nhóm lợi ích • Xung đột giữa các quan điểm, mục tiêu và các giá trị • Sự không phù hợp về kỹ thuật • Sự khách quan (tương đối) OD practitioners - Dr. Lan Anh 31