Bài giảng Phân tích môi trường và hệ thống thông tin quản trị

Chương V. PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG và HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ 1. NHU CẦU THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ (MIS) 2. THIẾT LẬP NHỮNG NHU CẦU THÔNG TIN 3. THIẾT LẬP HỆ THỐNG THU THẬP THÔNG TIN 4. DỰ BÁO SỰ THAY ĐỔI CỦA MÔI TRƯỜNG KINH DOANH PHÂN TÍCH NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM, CƠ HỘI VÀ ĐE DỌA Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là toàn bộ những qui tắc, những cách thức mà thông qua đó nhân viên sử dụng các thiết bị thu thập và phân tích các dữ kiện tạo ra thông tin cần thiết cung cấp cho các cấp làm quyết định. Các bước chính của mô hình hệ thống thông tin quản trị: Chức năng của chiến lược là phải phát huy được các ưu điểm của DN nhằm đạt được các mục tiêu mà tổ chức đã đề ra. Mục tiêu và chiến lược còn nhằm nắm bắt các cơ hội và giảm thiểu tác động của các nguy cơ trong điều kiện môi trường. Việc phân tích gây ảnh hưởng (nếu có thể) và thích nghi với các điều kiện môi trường hiện tại và môi trường dự kiến trong tương lai là chìa khoá đảm bảo sự thành công của DN. Ngoài việc thích nghi và đối phó với các điều kiện môi trường các DN còn phải chuẩn bị sẵn sàng để đương đầu với tương lai. Xác định nhu cầu thông tin và hệ thống thông tin quản trị B1. Xác định nhu cầu thông tin Số lượng Loại thông tin cần thu thập Thời gian Giới hạn kinh phí Xác định nhu cầu thông tin √ Để có đủ cơ sở cho việc dự báo những thay đổi môi trường và tạo lập các bảng thông tin tóm lược, ít nhất cần thu thập đủ các dữ liệu: Bảng tổng hợp điều kiện môi trường vĩ mô Bảng tổng hợp môi trường tác nghiệp Hoàn cảnh nội tại Bảng tổng hợp thông tin về đối thủ cạnh tranh Bảng tổng hợp thông tin về khách hàng Bảng tổng hợp thông tin về nhà cung cấp Bảng : Phân tích hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Bảng : Phân tích hệ thống thông tin của doanh nghiệp. B2. XÁC ĐỊNH RÕ CÁC NGUỒN THÔNG TIN TỔNG QUÁT Có 4 nguồn thông tin tổng quát: - nguồn thông tin thứ cấp nội bộ - nguồn thông tin thứ cấp bên ngoài - nguồn thông tin sơ cấp nội bộ - nguồn thông tin sơ cấp bên ngoài B3. XÁC ĐỊNH RÕ CÁC NGUỒN THÔNG TIN CỤ THỂ Nguồn thông tin thứ cấp nội bộ: các báo cáo kế toán, báo cáo sản xuất, nhân sự... Nguồn thông tin thứ cấp bên ngoài: báo, tạp chí, văn bản, tài liệu do các hiệp hội... Nguồn thông tin sơ cấp nội bộ: cần đặt trọng tâm vào nhân sự của DN: nhân viên bán hàng, nhân viên cung ứng... Thông qua họ có thể thu thập được các thông tin có giá trị. Nguồn thông tin sơ cấp bên ngoài: chỉ được sử dụng đến nếu như 3 nguồn thông tin nói trên không cung cấp đủ thông tin cần thiết B4. XÂY DỰNG HỆ THỐNG THU THẬP THÔNG TIN NỘI DUNG: đề ra trách nhiệm, xây dựng một cơ chế hữu hiệu cho công tác thu thập thông tin; thông qua các quyết định để phổ biến thông tin trong toàn công ty. các DN càng bỏ nhiều công sức cho việc thu thập thông tin môi trường trên diện rộng thì càng có khả năng sống còn nhiều hơn. Bảng: Các mô hình thu thập thông tin Thông tin cạnh tranh Những công ty thường có nhiều thông tin từ việc nghe ngóng tín hiệu thị trường của các đối thủ cạnh tranh. Một tín hiệu thị trường là bất cứ hành động nào của đối thủ cạnh tranh liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến mục tiêu của họ, cần chú ý nhiều khi tín hiệu đó chỉ là những dấu hiệu đánh lạc hướng. Có nhiều loại tín hiệu thị trường: - Thứ nhất: Công ty cạnh tranh có thể thông báo trước một hành động nào đó, Biện pháp thông báo trước được sử dụng để: + Đi trước đối thủ khác. + Đe doạ hành động. + Thăm dò ý định của đối thủ. + Thông báo sự hài lòng hay không trước những diễn biến cạnh tranh trong ngành + Giảm thiểu sự thách thức phải điều chỉnh chiến lược + Tránh được các bước đi dồng thời gây tốn kém trong các lĩnh vực như tăng công suất + Quan hệ với cộng đồng tài chính. Có nhiều loại tín hiệu thị trường: -Thứ hai: sau khi sự việc đã diễn ra, đối thủ cạnh tranh có thể công bố kết quả và biện pháp hành động của họ như: tăng công suất nhà máy, tăng lượng bán ra. Thứ ba: các đổi thủ cạnh tranh có thể thảo luận hoặc nhận xét công khai về điều kiện trong ngành Thứ tư: đối thu cạnh tranhcó thể đưa ra thảo luận các biện pháp của họ trước công chúng hoặc tại hội nghị khách hàng…gây ấn tượng với các hãng khác - Thứ năm: Những chiến thuật thực sự của đối thủ, nếu nó chọn một phương thức làm hại nhiều nhất cho các đối thủ khác là nó đang tấn công, nếu chọn một phương thức làm tối thiểu hoá hư hại cho người khác là tìm sự hoà hợp. Thông tin tài nguyên, nhân lực Thông tin này nhằm cung cấp cho nhà quản lý những tiềm năng về: - tài nguyên, - nhân lực, - những chi phí - và khả năng khai thác tiềm năng phục vụ cho những chiến lược khác nhau của công ty. Thông tin sản xuất Thông tin này thường gắn liền với những chi phí sản xuất, khả năng sản xuất và các thông tin liên quan đến sản phẩm. - Phân tích địa điểm: Bao gồm thông tin chi phí nhân công, chuyên chở, chi phí tổng quát, những hoàn cảnh chính trị văn hoá và những yếu tố khác có thể làm cho địa điểm này tốt hơn địa điểm khác. - Chất lượng sản phẩm: Tiềm năng sản phẩm, chi phí để thay đổi chất lượng, thể thức kiểm soát chất lượng ... - Thông tin sản xuất (tiếp) - Khả năng phương tiện: khả năng tiềm tàng, khả năng thật sự có thể huy động được trong thời gian nhất định. - Những dữ kiện về nguyên nhiên vật liệu. - Thông tin về sửa chữa bảo quản duy trì... - Những thông tin điều chỉnh: tuân thủ qui định, luật lệ ... - Thông tin quan hệ xã hội trong lao động: công đoàn ... Thông tin về nghiên cứu và phát triển Những thông tin về sản phẩm mới, công nghệ tiến tiến, quá trình sản xuất mới ... Các thông tin này nghiêng về mặt kỹ thuật. Thông tin marketing Là nguồn thông tin giữ vai trò quan trọng sống còn trong việc cung cấp thông tin cho các cấp quản lý. Từ những thông tin này nhà quản lý đề ra những phân tích đối thủ, phân tích sản phẩm, thị trường và những chính sách chiến lược thích hợp. Các thông tin từ nguồn này có thể là: khối lượng bán hàng, chỉ tiêu quảng cáo, thị phần, kích thước và độ hấp dẫn thị trường, cường độ cạnh tranh, tính chất cạnh tranh, giá cả, hiệu quả doanh số, chất lượng sản phẩm ... Ngoài ra còn có các thông tin bán hàng, thử nghiệm thị trường, điều tra thái độ tiêu dùng ... Thông tin về tài chính Đây là thông tin quan trọng, là thông tin về sức mạnh của công ty, những cơ hội và đe doạ. Những chính sách tài chính của đối thủ của công nghiệp và Nhà nước. Đôi khi thông tin loại này cung cấp các tín hiệu về một cuộc cạnh tranh mới đang khởi sự. Đây là loại thông tin phải được bảo mật chặt chẽ, chỉ có những quản trị cấp cao có trách nhiệm mới được sử dụng thông tin này. Thông tin văn hoá của tổ chức Những thông tin này cung cấp cho các nhà quản trị thái độ của nhân viên, tinh thần làm việc nhằm giúp các nhà quản trị xác định các phương thức quản trị hữu hiệu nhất. DỰ BÁO SỰ THAY ĐỔI CỦA MÔI TRƯỜNG KINH DOANH Những tiên đoán thay đổi hoàn cảnh Thể hiện những hồ sơ hoàn cảnh Những tiên đoán thay đổi hoàn cảnh Để thực hiện những chiến lược tương lai của công ty, thì cần tiên đoán những hoàn cảnh mà công ty phải đối diện, mục đích của việc tiên đoán hoàn cảnh ước tính thời điểm và cường độ của những thay đổi ảnh hưởng đến công ty. Nói cách khác là khi nào những ảnh hưởng đó xảy ra và xác suất việc xảy ra là gì. Một số phương pháp để tiên đoán 2.1. Ý kiến chuyên gia: Tập hợp các chuyên gia có kiến thức và kinh nghiệm sau đó yêu cầu cho các giải pháp để giải quyết vấn đề. Phương pháp thường dùng là phương pháp Delphi, đặt các chuyên gia qua nhiều vòng đánh giá sự kiện. Ngày nay thường sử dụng hệ thống chuyên gia trong máy tính. 2.2. Xu hướng ngoại suy: Dùng toán học và các hàm ngoại suy. Phương pháp này không đạt độ tin cậy cao, vì những hoàn cảnh có thể thay đổi rất lớn trong tương lai. 2.3. Xu hướng liên hệ: Dùng tương quan giữa các chuỗi thời gian với những kết quá khác nhau nhằm tìm ra mối liên hệ trong tương lai. Một số phương pháp để tiên đoán (tiếp) 2.4. Đặt mô hình năng động: Sử dụng những hệ thống phương trình toán và thống kê để tiên đoán sự thay đổi của môi trường. 2.5. Phân tích tác động đan chéo: Nhằm nhận ra một bộ những xu hướng then chốt bằng cách đặt câu hỏi:"Nếu biến cố A xảy ra thì nó tác động tới những xu hướng khác như thế nào?" Rồi thu thập tất cả những kết quả lại thành những liên kết, biến cố này sẽ lôi kéo biến cố khác. Một số phương pháp để tiên đoán (tiếp) 2.6. Những kịch bản đa dạng : Xây dụng những hình ảnh của tương lai có thể thay thế cho nhau, nếu rõ xác suất nào đó có thể xảy ra. 2.7. Yêu cầu tiên đoán sự may rủi: Tìm tất cả những biến cố chủ yếu ảnh hưởng quan trọng tới công ty, mỗi biến cố được cho điểm về tính phù hợp và sự lôi cuốn biến cố nào - Cột (1): Liệt kê những yếu tố trọng yếu và những bộ phận của nó - Cột (2): Cho điểm mỗi yếu tố theo sự quan trọng chung. - Cột (3): Dùng để chỉ tác động thật sự của yếu tố đói với hoạt động của DN - Cột (4): Mô tả bản chất của tác động, dấu (+) sẽ là tích cực, dấu (-) sẽ là tiêu cực. - Cột (5): Dùng để diễn tả điểm cho mỗi yếu tố lấy (2) nhân với (3) và cho thêm dấu theo (4). BẢNG TỔNG HỢP MÔI TRƯỜNG VĨ MÔ