Bài giảng Quản lý dự án - Nguyễn Quốc Ấn

Biên soạn: Nguyễn Quốc Ấn Giảng viên chính Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh QUẢN LÝ DỰ ÁN Tài liệu tham khảo: - QUẢN LÝ DỰ ÁN. Cao Hào Thi (chủ biên), Nguyễn Thúy Quỳnh Loan. Nxb Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh, 2004. - QUẢN LÝ DỰ ÁN. G. Hirsch, Đặng Hữu Đạo và các cộng sự. Nxb Giáo dục, 1994. - THIẾT LẬP & THẨM ĐỊNH DỰ ÁN ĐẦU TƯ Nhóm tác giả. Nxb Thống Kê, 2006. QUẢN TRỊ KINH DOANH Hai xu hướng trong Quản trị kinh doanh. Vị trí môn học Quản lý dự án. QUẢN LÝ DỰ ÁN Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Tại sao? Làm thế nào? QUẢN LÝ DỰ ÁN Nguyên tắc đánh giá: 70% + 30%. Bài tập tình huống. Thuyết trình. Thi cuối khóa. • C. 1: DỰ ÁN: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG • C. 2: LỰA CHỌN DỰ ÁN. • C. 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN. • C. 4: HOẠCH ĐỊNH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN. • C. 5: QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DỰ ÁN. • C. 6: KIỂM TRA VÀ GIÁM SÁT. DỰ ÁN: Những vấn đề chung CHƯƠNG I 1.ĐỊNH NGHĨA DỰ ÁN - Dự án: là một tập hợp có tổ chức của các hoạt động và các quy trình đã được tạo ra để thực hiện các mục tiêu riêng biệt trong các giới hạn về nguồn lực, ngân sách và các kỳ hạn đã được xác lập trước. - Một dự án là thực hiện một nỗ lực tạm thời để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả đặc biệt.” 2. ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN 2.1. Tính chất của dự án: Tính duy nhất. Tính tạm thời. Tính phức tạp & đa ngành. Tính bất định. Tính chất của dự án Dự án có tính duy nhất do: Mục tiêu của dự án là duy nhất. Hoạt động của dự án không lặp lại.  Đòi hỏi dự án phải thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra. Tính chất của dự án Dự án có tính tạm thời vì: Dự án được xây dựng dựa trên các số liệu dự báo . Các hoạt động và bộ máy quản lý của dự án chỉ có tính chất giai đoạn.  Yêu cầu dự án phải thay đổi theo kịp diễn biến thực tế của thị trường (hay môi trường). Tính chất của dự án  Dự án phải được kiểm tra và giám sát chặt chẽ trong từng giai đoạn. Tính chất của dự án Dự án thường bao gồm nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau: Đòi hỏi nhiều kỷ năng khác nhau. Thường có sự va chạm giữa các chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau.  Quản trị gia dự án phải có khả năng tổng hợp và dung hòa các ý kiến khác nhau: cần kỷ năng quản trị. Tính chất của dự án Dự án có tính bất định vì là một hoạt động của tương lai. Dự trù các tình huống khác nhau. Có các phương án phòng chống rủi ro. - Mục tiêu của dự án: cụ thể, dễ hiểu, đo lường được, đồng thuận, khả thi, thời gian giới hạn (SMART). * Specific. * Measurable. * Agree upon. * Realisable. * Time bound. 2.2. Các yếu tố xác định một dự án Các yếu tố xác định một dự án - Các điều kiện ràng buộc: + Chất lượng của các sản phẩm đầu ra. + Thời gian + Chi phí (nguồn lực). - Các yếu tố rủi ro 2.3. Giới hạn quy mô dự án: Quy mô dự án được giới hạn căn cứ trên việc xác định các công việc chỉ thuộc về một dự án. Quy mô của dự án càng nhỏ, khả năng thành công của dự án càng cao. 3. Phân biệt dự án, chương trình và danh mục đầu tư. Danh mục đầu tư : lợi ích lớn nhất, rủi ro thấp nhất (chiến lược đầu tư). Chương trình : đạt được các mục tiêu với hiệu quả cao nhất. Dự án : mục tiêu duy nhất. Định nghĩa chương trình Một chương trình là một tập hợp các dự án, trong đó mỗi dự án có mục tiêu cụ thể và cùng nhóm lại để thực hiện một mục tiêu chung. Một chương trình là một nhóm các dự án liên quan được điều phối để đạt được lợi ích cao nhất và quản lý tốt nhất, mà sẽ không có được nếu thực hiện riêng lẻ. Danh mục đầu tư Một Danh mục đầu tư là một tập hợp các dự án và/ hoặc chương trình và các phần việc khác được nhóm lại để thúc đẩy hiệu quả công việc nhằm đạt đến chiến lược kinh doanh. Mối quan hệ Danh mục Đầu tư Danh mục Đầu tư Danh mục đầu tư Dự án Dự án Dự án Dự ánChương trình Chương trình Chương trình Dự án NHẮC LẠI: XU HƯỚNG ĐẦU TƯ  LỰA CHỌN CỦA NHÀ ĐẦU TƯ:  Đầu tư là nhằm tối đa hóa lợi ích. Do đó xu hướng dịch chuyển đầu tư cũng tuân theo qui luật nầy (tăng lợi ích, giảm chi phí).  Tóm lược lịch sử dịch chuyển các luồng đầu tư nước ngoài. Đầu tư NHẮC LẠI: XU HƯỚNG ĐẦU TƯ  LỰA CHỌN CỦA CHÍNH PHỦ:  Chính sách ĐẦU TƯ là nhằm phát triển kinh tế đất nước.  Lựa chọn chính sách phải phù hợp tình hình và giảm thiểu các tác động tiêu cực đến đất nước. LỰA CHỌN DỰ ÁN Chương 2 1.Quản trị Danh mục dự án. Danh mục Dự án – Vấn đề nổi bật hiện nay  Quá nhiều dự án  Dự án sai  Dự án không liên quan tới mục tiêu chiến lược  Danh mục không cân bằng  Quá nhiều bên cung mà không chú ý đến bên cầu  Triển khai quá nhiều, nghiên cứu chưa đủ  Quá nhiều dự án ngắn hạn và không đủ dự án dài hạn ‘‘Nhiều hơn không có nghĩa là Tốt hơn. Ít hơn đôi khi là Tốt hơn” Ưu tiên Danh mục Dự án Dự án tiến triển như thế nào? Ý tưởng Giới hạn phạm Xác định vi dự án các thông số Đánh giá dự án Quản lý Thực hiện Ưu tiên Danh mục dự án dự án Ưu tiên Dự án Đôi khi doanh nghiệp thực hiện Ưu tiên như thế nào? Điều hành dự án yêu thích và hứa hẹn qua loa Cách tiếp cận và trình bày không nhất quán Kéo dài sự chấp thuận dự án vì nhầm lẫn và đùn đẩy trách nhiệm chính trị. Tại sao chúng ta ưu tiên Danh mục Dự án? Vì sự cạnh tranh gay gắt cho nguồn tài nguyên có hạn. Doanh nghiệp thiếu các mô hình xếp hạng ưu tiên dự án. Doanh nghiệp làm thế nào đưa ra quyết định thuyết phục về lời đề nghị dự án. Yêu cầu của Ưu tiên Dự án: Không mang tính chính trị. Không bị sai lệch chức năng. Quy trình được chuẩn hoá. Không mang tính chủ quan. Không ý nghĩa Thắng/ Thua. Không mất thời gian. Không nhầm lẫn. Quản trị dự án & Quản trị chương trình  Quản trị Danh mục  Phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp  Hiện thực hoá lợi ích  Giám sát hiệu quả & Phối hợp  Tiếp nhận Thay đổi Quản trị Chương trình • Hoạch định Chương trình • Kiểm soát Quản trị • Điều phối nguồn tài nguyên • Quản lý & Báo cáo • Hợp tác với các bên liên quan khác Quản trị Dự án • Triển khai (Xác định phạm vi) • Hoạch định (trình tự thời gian, nguồn lực, và ngân sách) • Thực hiện (Rủi ro & Chuyển giao) Chiến lược Phạm vi Chiến thuật 2. Ưu tiên Dự án Lựa chọn dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa 2.1.Lựa chọn dự án là tiến trình đánh giá các dự án riêng lẽ hoặc các nhóm dự án và sau đó chọn lựa một số trong các dự án đó để thực hiện sao cho đạt được các mục tiêu của tổ chức. Lựa chọn dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa 2.2.Chuẩn bị mô hình lựa chọn dự án:  Xác định các tiêu chuẩn chọn dự án.  Xác định các bước đi.  Đúc kết thành mô hình để áp dụng cho tất cả các trường hợp. Lựa chọn dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa 2.3.Các tiêu chuẩn của mô hình lựa chọn dự án (Souder-1973)  Thực tế  Năng lực  Tính linh hoạt  Dễ sử dụng  Chi phí thấp (Jack R.Meredith, Samuel J.Mantel, JR – 2003)  Dễ vi tính hóa 3.Các loại mô hình lựa chọn dự án 3.1.Các mô hình định tính:  Con bò linh thiêng, td: Các dự án về cơ sở hạ tầng.  Sự cần thiết cho hoạt động của tổ chức.  Đối diện với cạnh tranh.  Hoàn thiện dây chuyền sản xuất  … Các loại mô hình lựa chọn dự án 3.2.Các mô hình định lượng: Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả dự án: NPV, IRR, T (PP), B/C, Điểm hòa vốn.  Dựa trên việc so sánh lợi ích, chi phí: tính ngân lưu của dự án.  Giá trị tiền tệ theo thời gian: Suất chiết khấu  Các quan điểm thẩm định. Nguyên tắc lựa chọn Trường hợp dự án độc lập: * Chọn tất cả các dự án có hiệu quả. * Xếp các dự án theo thứ tự ưu tiên tùy theo yếu tố giới hạn: ngân sách, tài nguyên, nguồn lực, … * Chọn thực hiện nhóm các dự án theo nguyên tắc: hiệu quả cao nhất, rủi ro thấp nhất. Nguyên tắc lựa chọn Trường hợp dự án loại trừ nhau: Chọn lựa dự án tốt nhất bằng cách so sánh các dự án theo các chỉ tiêu : NPV, IRR, T(PP), B/C. Trong đó phổ biến nhất là dùng chỉ tiêu NPV & B/C. Nguyên tắc lựa chọn Trường hợp các dự án ưu tiên: * là các dự án có mục tiêu tối cần (td: con bò linh thiêng). * để hạn chế các rủi ro, cần lượng hóa các quyết định bằng cách so sánh các phương án để đạt mục tiêu nầy. Nguyên tắc lựa chọn (dự án ưu tiên)  Sử dụng p/p đánh giá gia số vốn đầu tư (∆): * Xếp các phương án theo thứ tự vốn đầu tư tăng dần. Td: phương án có vốn đầu tư nhỏ là phương án (1), phương án có vốn lớn hơn là phương án (2). * So sánh (1) và (2) bằng cách đánh giá (∆): (∆) = (2) – (1) Nguyên tắc lựa chọn (dự án ưu tiên)  (∆) có hiệu quả thì (2) > (1): chọn (2). (∆) không hiệu quả thì (2) < (1): chọn (1). Trường hợp C (∆) > 0: (∆) có hiệu quả khi B/C (∆) ≥ 1,0 Trường hợp C (∆) < 0: (∆) có hiệu quả khi B/C (∆) ≤ 1,0 Lưu ý:  Quan điểm chọn lựa là Quan điểm Ngân quỹ.  Chỉ tiêu thường sử dụng là B/C, với: B (∆) B/C (∆) = CPhđ (∆) + CPđt (∆) C (∆) bao gồm Chi phí của dự án hay chi phí và tổn thất phải chịu khi thực hiện dự án. Bài tập quá trình Mỗi nhóm (2-3 người) chọn 1 dự án (vừa hoặc nhỏ). Bắt đầu từ ý tưởng (Tìm kiếm cơ hội đầu tư – Sơ bộ nghiên cứu thị trường – Định vị dự án). Xác định mục tiêu dự án. Xác định các điều kiện ràng buộc. Các yếu tố rủi ro.  Sơ bộ đánh giá dự án (lý do lựa chọn dự án). Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân. Thí dụ: Dự án sân bóng đá mini.  Ý tưởng: Khu vực tây-bắc thành phố HCM (Tân Bình,Hóc môn) tập trung nhiều khu công nghiệp, mật độ dân số cao nhưng thiếu sân chơi cho công nhân.  Lợi thế: có sẵn mối quan hệ thuận lợi ở khu vực.  Mục tiêu: Khai thác nhu cầu về sân chơi của thanh niên.  Sơ bộ nghiên cứu thị trường: trong khu vực chỉ có … sân bóng và trung tâm sinh hoạt thanh niên, chỉ đáp ứng được …% nhu cầu của thanh niên công nhân. Giá cả các trung tâm này như sau: … Thí dụ: Dự án sân bóng đá mini. Định vị dự án: * Vấn đề cản trở: tìm thuê được khu đất có diện tích phù hợp và giá cả vừa phải. Xin được giấy phép xây dựng và khai thác. * Giải pháp: tận dụng mối quan hệ tại địa phương để tìm thuê đất. Hợp tác với các đối tác hiểu biết về thủ tục và có năng lực tài chính.  Các thông số tài chính của dự án. Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân. Ý tưởng: Khu vực ngoại thành có khu công nghiệp thu hút nhiều công nhân ngoại tỉnh đến làm việc. Lợi thế: có sẵn lô đất hiện đang trồng cây ăn trái trong khu vực. Mục tiêu: xây dựng nhà trọ công nhân để khai thác nhu cầu nhà ở cho người có thu nhập thấp và tạo lợi nhuận cao hơn so với trồng cây ăn trái. Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân. Nghiên cứu sơ bộ thị trường: Trên địa bàn có …doanh nghiệp với …công nhân có nhu cầu chổ ở. Các nhà trọ hiện có được xây dựng với kết cấu … Diện tích mỗi phòng trọ là…. Tiện nghi sinh hoạt gồm có …. Giá thuê là…. Ước lượng đủ đáp ứng cho nhu cầu chổ ở của … người. Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân.  Vấn đề cản trở: Xin giấy phép kinh doanh nhà trọ. Cạnh tranh với các nhà trọ khác (cả với nhà tập thể do doanh nghiệp hay chính quyền xây dựng cho công nhân).  Giải pháp: Nhờ tư vấn pháp luật. Liên lết với cơ quan công an địa phương để đảm bảo vấn đề an ninh và PCCC. Xây dựng nhà trọ giá rẻ để đủ sức lôi kéo khách hàng. Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân. Rủi ro: - Thay đổi quy hoạch. - Biến động thị trường. - Các rủi ro khách quan (thiên tai, dịch bịnh, …)  Các thông số tài chính của dự án. Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân. Sơ bộ đánh giá: Tổng chi phí: 300 triệu đồng, gồm: + Xây dựng: 120 m2 * 2 tr = 240 triệu đồng. + Chuẩn bị mặt bằng: 15 triệu đồng. + Giấy phép: 10 triệu đồng. + Điện, nước: 20 triệu đồng. + Dự phòng: 15 triệu đồng. Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân. Sơ bộ đánh giá: Doanh thu (75% công suất): 180 triệu đồng/năm = 75% * 20 phòng * 4 * 0,25 tr. đồng/tháng * 12 Chi phí hoạt động: 72 triệu đồng/ năm = 6 * 12, gồm: Chi phí điện,nước. Chi phí quản lý. Chi phí cơ hội của đất. … Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân. Tính hiệu quả 0 1 2 3 4 Vốn cố định -300 Vốn lưu động 0 Doanh thu 180 180 180 180 Chi phí hoạt động 72 72 72 72 Gía trị thu hồi 0 Ngân lưu (NCFt) -300 108 108 108 108 Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân. Tính hiệu quả Với suất chiết khấu 12%, dự án có hiệu quả, vì: NPV = 28 triệu đồng.  IRR = 16,4%. Thời gian hoàn vốn (T) là: 3,6 năm. Ngoài ra, dự án còn có khoảng dự phòng khá cao (chỉ mới tính khai thác ở mức 75% công suất) nên có thể nói là khá an toàn cho chủ đầu tư. CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN 1. KHÁI NIỆM Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, theo dõi và bao quát tất cả các phương diện, cũng như các thành phần can dự trong dự án, nhằm đạt được mục tiêu một cách chắc chắn trong những tiêu chuẩn về chi phí, thời gian và chất lượng của dự án. 2. ĐẶC ĐIỂM 2.1 Các thành phần liên quan Dự án phải đạt được mục tiêu trong các giới hạn về thời gian, chi phí, chất lượng và sự thỏa mãn của các thành phần liên quan, gồm: Các thành phần liên quan - Chủ đầu tư. - Nhà thầu. - Những người thụ hưởng lợi ích tạo ra bởi dự án. - Các nhà tư vấn. - Chính phủ và những người có quyền lực ở địa phương. - Các nhà tài trợ. - Dân chúng tại địa phương thực hiện dự án. 2.2. SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ DỰ ÁN Là do dựa vào tính chất duy nhất và do ảnh hưởng rộng lớn của dự án. Vì vậy, phải thường xuyên kiểm tra chặt chẽ mục tiêu, tiến độ, chi phí và chất lượng của từng giai đoạn  Đó là nguyên tắc chính của quản lý dự án. 2.3 NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA Không có một dự án quan trọng nào được làm đúng thời gian, trong mức ngân sách và với cùng một đội ngũ mà đã bắt đầu nó. Dự án của bạn cũng không phải là cái đầu tiên. Dự án tiến triển một cách nhanh chóng cho đến khi nó hoàn thành được 90%, sau đó nó sẽ duy trì ở mức hoàn thành 90% mãi mãi. Một lợi thế của những mục tiêu dự án không rõ ràng là nó để cho bạn tránh được sự lúng túng trong việc ước lượng các chi phí tương ứng. Khi mọi thứ đang tốt, thì một vài thứ sẽ sai. Khi mọi thứ xuất hiện dường như tốt hơn, bạn đã có cường điệu vài điều. NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA Nếu nội dung dự án được phép thay đổi một cách tự do, thì tỷ lệ thay đổi sẽ cao hơn tỷ lệ tiến bộ của dự án. Không có một hệ thống nào là hoàn toàn không có lỗi. Sự cố gắng khắc phục lỗi của hệ thống sẽ không tránh khỏi việc dẫn đến một lỗi mới mà nó rất khó tìm thấy. NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA Một dự án được hoạch định một cách cẩu thả sẽ làm thời gian dài hơn gấp ba lần thời gian kỳ vọng. Một dự án được hoạch định một cách cẩn thận sẽ chỉ kéo dài gấp hai lần. Đội dự án ghét cay ghét đắng việc báo cáo tiến trình bởi vì nó biểu lộ một cách rõ ràng sự chậm trễ tiến trình của họ. NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA 2.4. TIÊU CHUẨN THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN Chất lượng của kết quả dự án Sự thỏa mãn của những người liên quan đến dự án. Chi phí Thời gian 2.5. LÝ DO THẤT BẠI CỦA DỰ ÁN 2.5.1. Dự án kinh doanh: Dự báo lạc quan về thị trường và mức cầu của thị trường.  Sai lầm khi lựa chọn công nghệ. Quản lý kém. Đánh giá không đúng phản ứng của các đối thủ cạnh tranh. Rủi ro do các yếu tố khách quan. 2.5.2. Dự án công ích: Sai lầm khi xác định mục tiêu của dự án. Hoạch định dự án không rõ ràng, chính xác, thiếu đồng bộ. Quản lý kém. Hệ thống kiểm tra, giám sát không chặt chẽ. Thông tin không kịp thời. 3. HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN: Là sự sắp xếp các bộ phận trong một tổ chức thành một thể thống nhất với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi hướng tới hoàn thành mục tiêu chung. 3.1. Tổ chức theo chức năng: Phòng kế hoạch Ban lãnh đạo Nhân sựTài chính Kỹ thuật ... Dự án Trong các đơn vị vẫn phân chia các bộ phận theo chức năng chuyên môn. Thí dụ phòng kế hoạch, phòng tài chính, phòng nhân sự, ... Các bộ phận chuyên môn cùng tham gia theo dõi dự án. Tổ chức theo chức năng Ưu điểm: - Tập trung các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực chuyên môn khác nhau nên có điều kiện trao dồi và nâng cao năng lực cho nhân viên, bảo đảm hoạt động bình thường của đơn vị. - Các chuyên gia có thể cùng lúc tham gia nhiều dự án khác nhau nên dễ theo dõi và phân phối nguồn lực cho các dự án. - Bất kỳ bộ phận chuyên môn nào cũng có thể theo dõi và quản lý dự án khi được yêu cầu. - Không cho thấy chủ thể chịu trách nhiệm toàn bộ về dự án (chủ nhiệm hay giám đốc dự án). - Các bộ phận chức năng không tập trung cho một dự án một cách hợp lý khiến dự án bị coi nhẹ. - Không khuyến khích được sự đóng góp tích cực của các thành viên tham gia (vì dự án không được quản lý tập trung, không có chủ nhiệm). Nhược điểm: 3.2 Hình thức tổ chức theo dự án: Ban lãnh đạo nắm dưới quyền mình các chủ nhiệm (hay giám đốc) dưới các chủ nhiệm dự án lại có các bộ phận chuyên môn như trong các xí nghiệp nhỏ (SBU: Small business units). Ban lãnh đạo Dự án BDự án A Dự án C - Đảm bảo quyền hạn và tính độc lập cho chủ nhiệm dự án. Giúp chủ nhiệm dự án có điều kiện tập trung nguồn lực thúc đẩy dự án. - Hình thành ê-kíp dự án, nó có tác dụng kích thích tính tích cực của các thành viên dự án. - Dễ dàng quản lý công việc từng người và tiến độ thực hiện dự án. Ưu điểm: Nhược điểm: - Lãng phí nguồn lực (nhiều công việc trùng lắp ở các dự án). - Cạnh tranh giữa các dự án khi huy động nguồn lực của đơn vị. - Nguy cơ dự án đi chệch mục tiêu chung của đơn vị. 3.3. Hình thức tổ chức hỗn hợp (Mix): Là hình thức dự án được thực hiện đan xen với các bộ phận chức năng của tổ chức. Ban lãnh đạo Kế hoạch Tài chính Dự án A Nhân sựDự án B - Khắc phục một số tồn tại của hình thức tổ chức theo chức năng và theo dự án. - Chỉ áp dụng cho các công ty thực hiện một số vài dự án với qui mô không lớn. (Còn tồn tại nhược điểm của hình thức tổ chức chức năng). Ưu điểm: 3.4. Hình thức tổ chức tham mưu: Là hình thức tổ chức thực hiện dự án độc lập nhưng có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng của đơn vị.  Đặc điểm: - Bảo đảm mối liên kết chặt chẽ giữa các thành viên dự án với các bộ phận chức năng. - Khắc phục nhược điểm của các hình thức tổ chức hỗn hợp. - Chỉ áp dụng khi công ty thực hiện một số ít dự án nhưng quan trọng. Sơ đồ tổ chức tham mưu: Ban lãnh đạo Dự án Kế hoạchTài chánh Nhân sự 3.5. Hình thức tổ chức theo ma trận: Được áp dụng ở đơn vị lớn cùng lúc tổ chức thực hiện nhiều dự án khác nhau. Mỗi dự án chịu sự điều phối của các chủ nhiệm dự án và sự tham gia của các chuyên viên ở các bộ phận chuyên môn. Hình thức tổ chức theo ma trận: • Ưu điểm: - Sử dụng tối đa và phân phối hợp lý nguồn lực của đơn vị. - Cùng lúc thực hiện nhiều công trình khác nhau. • Nhược điểm: - Có sự chồng chéo và va chạm về quyền lực của các chủ nhiệm dự án với trưởng các bộ phận. - Kế hoạch điều phối phải thật chặt chẽ. Các Dự án A chủ nhiệm Dự án B dự án Dự án C Ban lãnh đạo Nhân sự Tài chính Tiếp thịKế hoạch CHƯƠNG 4: HOẠCH ĐỊNH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN • Hoạch định dự án nhằm giải quyết các vấn đề: Sắp xếp các công việc, lập thời gian biểu cho công việc và phân phối nguồn lực để thực hiện dự án. • Hoạch định là cơ sở để kiểm soát và đánh giá quá trình thực hiện dự án. Các bước hoạch định dự án: Xác định mục tiêu Mô tả công việc Tổ chức Hoạch định nguồn lực Lập tiến độ Hoạch định việc kiểm soát Trình bày chi tiết thiết kế dự án 1. Những vấn đề chung: 1.1 Khái niệm:  Hoạch định tiến độ dự án là lập kế hoạch để tiến hành các công việc của dự án nhằm đạt mục tiêu đã đề ra với chất lượng mong muốn và trong các điều kiện ràng buộc về thời gian, chi phí. HOẠCH ĐỊNH TIẾN ĐỘ - Khái niệm Theo nguyên tắc quản trị, việc tổ chức thực hiện và giám sát các công việc càng dễ dàng khi công việc có quy mô càng nhỏ, kết cấu càng đơn giản. 1.2. Yêu cầu: Dự án chia ra thành các công việc cơ bản (công việc nhỏ nhất). Mỗi công việc cơ bản phải xác định được: - Mục tiêu (với yêu cầu cụ thể về chất lượng; thời gian hoàn thành; chi phí và các nguồn lực cần huy động; người chịu trách nhiệm). -Tất cả điều kiện kỹ thuật về trình tự thực hiện các công việc. Yêu cầu Các công việc