Bài giảng Quản lý dự án xây dựng - Chương 4: Hoạch định dự án

9/9/2009 1 Quản Lý Dự Án XD Chương 4: Hoạch Định Dự Án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 1 Nội dung • Xét duyệt ban đầu của chủ nhiệm dự án • Định hướng của chủ đầu tư • Cơ cấu tổ chức • Cơ cấu phân chia công việc • Hình thành đội ngũ thực hiện dự án • Cuộc họp mở đầu dự án • Các hạng mục/công việc cụ thể • Kế hoạch làm việc của dự án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 2 9/9/2009 2 XÉT DUYỆT BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆM DỰ ÁN VÀ ĐỊNH HƯỚNG CỦA CHỦ ĐẦU TƯ Hoạch Định Dự Án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 3 Quá trình xem xét ban đầu của chủ nhiệm dự án • Tập trung các tài liệu liên quan đã có (báo cáo đầu tư, dự án đầu tư, báo cáo kinh tế kỹ thuật , hợp đồng với chủ đầu tư) => xác định rõ được quy mô công việc, đảm bảo kinh phí được phê chuẩn và tiến độ được thể hiện đầy đủ • Xác định các thông tin cần thiết cho các hoạt động của dự án: trả lời các câu hỏi liên quan đến quy mô, chi phí và thời gian thực hiện dự án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 4 9/9/2009 3 Các câu hỏi liên quan đến quy mô, chi phí và thời gian • Quy mô: Thiếu cái gì? Có hợp lý không? Cách làm tốt nhất là gì? Cần bổ sung những thông tin nào? Cần chuyên môn gì? Cách thức thi công dự án? Chất lượng mà chủ đầu tư yêu cầu? Áp dụng tiêu chuẩn và quy định nào? • Kinh phí: Kinh phí dự trù có hợp lý không? Dự toán được lập như thế nào? Ai tính dự toán? Khi nào dự toán được lập? Có phần nào trong dự toán phải kiểm tra lại? Có phải dự toán đã được hiệu chỉnh theo thời gian và địa phương? ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 5 Các câu hỏi liên quan đến quy mô, chi phí và thời gian • Tiến độ: Tiến độ có hợp lý không? Tiến độ đã được lập như thế nào? Tiến độ được lập khi nào? Ai lập tiến độ? Ngày hoàn thành dự án đã xác định chưa? Có những khoản thưởng và phạt nào không? ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 6 9/9/2009 4 Cuộc họp ban đầu với đại diện chủ đầu tư • Đại diện chủ đầu tư: là người cung cấp thông tin và làm rõ những yêu cầu của dự án, là người xét duyệt và phê chuẩn các quyết định trong giai đoạn thực hiện dự án • Trong cuộc họp chủ đầu tư phải xác định các thành phần ưu tiên của dự án và mức độ liên quan của đại diện chủ đầu tư với dự án • Cuộc họp tạo cơ hội cho chủ nhiệm dự án và đại diện chủ đầu tư gặp gỡ nhau ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 7 CƠ CẤU TỔ CHỨC Hoạch Định Dự Án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 8 9/9/2009 5 Cơ cấu tổ chức • Môi trường làm việc ảnh hưởng đến khả năng làm việc của chủ nhiệm dự án, tổ chức của công ty ảnh hưởng đến quá trình quản lý dự án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 9 Cơ cấu tổ chức • Các dạng cơ cấu tổ chức quản lý – Cơ cấu tổ chức quản lý theo truyền thống • Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng bộ phận • Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng công việc, sản phẩm • Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng chuyên môn – Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 10 9/9/2009 6 Quản lý theo chức năng bộ phận ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Phó giám đốc kĩ thuật Bộ phận kĩ thuật Bộ phận sản xuất Bộ phận tiếp thị Bộ phận hành chánh • Hỗ trợ lẫn nhau Ưu điểm • Có thể chậm trễ, sai lệch thông tin • Cảnh giác với sự gia tăng qui mô Nhược điểm Công ty Sản Xuất Kinh Doanh Nguồn: Đỗ T. X. Lan, 2008 11 Quản lý theo chức năng sản phẩm ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Phó giám đốc kĩ thuật Trạm biến điện Truyền tải diện Phân phối Trạm phát điện Vận hành và bảo trì • Hiệu quả khi thiết kế / thi công một DA có chức năng riêng biệt Ưu điểm • Khó khăn nếu DA nhiều chức năng • Thông tin thất lạc, tiến độ chậm trễ Nhược điểm Công ty Điện Lực Nguồn: Đỗ T. X. Lan, 2008 12 9/9/2009 7 Quản lý theo chức năng chuyên môn ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Phó giám đốc kĩ thuật Thiết kế kiến trúc Thiết kế kết cấu Thiết kế điện Thiết kế cơ khí Tư vấn giám sát • Hiệu quả DA nhỏ, thời gian thực hiện ngắn Ưu điểm • DA dễ mất tính đồng nhất • Không đủ chi phí thưc hiện khi đến bộ phận cuối • Gặp nhiều khó khăn khi DA thay đổi Nhược điểm Công ty Tư Vấn Thiết Kế XD Nguồn: Đỗ T. X. Lan, 2008 13 Quản lý theo chức năng loại công trình ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Phó giám đốc kĩ thuật Xây dựng DD và CN Xây dựng công trình giao thông Xây dựng công trình thủy • Kỹ sư làm việc trong phòng chức năng của mình đóng góp kinh nghiệm cho DA Ưu điểm • Số lượng dự án khác biệt, luân chuyển
ảnh hưởng Nhược điểm Công ty Tư Vấn Thiết Kế XD Nguồn: Đỗ T. X. Lan, 2008 14 9/9/2009 8 Quản lý theo ma trận ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Nguồn: Đỗ T. X. Lan, 2008 15 Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận • Chủ nhiệm dự án có thể kiểm soát dự án, về mặt chi phí, thời gian và nhân sự • Cơ cấu tổ chức theo chuyên môn/chức năng chủ yếu hỗ trợ cho dự án về mặt chất lượng • Mỗi thành viên của dự án có được “một ngôi nhà” để trở về sau khi dự án hoàn thành, có được lộ trình phát triển nghề nghiệp • Những thành viên chủ chốt nhiều kinh nghiệm có thể được sử dụng cho nhiều dự án (giảm được chi phí dự án) ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 16 9/9/2009 9 Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận • Có thể hình thành nền tảng chuyên môn • Có được sự cân đối giữa thời gian, chi phí, chất lượng • Áp lực công việc phân phối đều cho các trưởng phòng và các thành viên ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 17 Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận • Thông tin đa chiều, phức tạp • Khó khăn cho việc theo dõi và kiểm soát • Tốn kém công sức, thời gian để xác lập chính sách và quy trình so với sơ đồ tổ chức truyền thống • Phải theo dõi sự cân đối giữa thời gian, chi phí, chất lượng • Các thành viên dự án không biết được kết quả công viẹc của mình được đánh giá như thế nào khi cứ phải liên tục báo cáo cho nhiều cấp quản lý ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 18 9/9/2009 10 CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Hoạch Định Dự Án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 19 Làm sao bạn có thể ăn con bò này? ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ dĩ nhiên là ăn từng miếng! 20 9/9/2009 11 Cơ cấu phân chia công việc (WBS) (1/4) • Định nghĩa: Cơ cấu phân chia công việc là một đồ thị hay biểu mẫu nhằm tổ chức, xác lập, thể hiện các công việc cần thực hiện • Quan niệm: Để quản lý được toàn bộ dự án thì phải quản lý được từng phần của dự án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 21 Cơ cấu phân chia công việc (WBS) (2/4) • Định nghĩa: Cơ cấu phân chia công việc là một đồ thị hay biểu mẫu nhằm tổ chức, xác lập, thể hiện các công việc cần thực hiện • Quan niệm: Để quản lý được toàn bộ dự án thì phải quản lý được từng phần của dự án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 22 9/9/2009 12 Cơ cấu phân chia công việc (WBS) (3/4) • Hỗ trợ đánh giá chi phí, thời gian, hiệu quả kỹ thuật của việc tổ chức cho dự án • Cung cấp quản lý với thông tin phù hợp với từng cấp thuộc tổ chức • Giúp phát triển cơ cấu phân chia tổ chức (OBS) – phân công trách nhiệm dự án đến các đơn vị bộ phận và cá nhân • Mặc dù WBS chưa đưa vào thông tin về thời gian và trình tự, WBS giúp xác định và quản lý kế hoạch, tiến độ, và ngân sách • Xác định các kênh thông tin và giúp phối hợp các thành tố khác nhau của dự án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 23 Cơ cấu phân chia công việc (WBS) (4/4) • Mục đích sử dung: – Xác định các công việc cần thực hiện – Là phương tiện liên kết các công việc lại với nhau một cách hiệu quả – Mỗi công việc trong sơ đồ mạng được hình thành từ một công việc cụ thể trên WBS ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 24 9/9/2009 13 Phân cấp trong WBS (tiếng Anh) ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Nguồn: Gray và Larson, 2008 25 Phân cấp trong WBS (tiếng Việt) ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Dự án Kết quả tạo ra Kết quả tạo ra phụ Kết quả tạo ra thấp nhất Điểm kiểm soát chi phí Đơn vị công việc Toàn bộ dự án Kết quả tạo ra chính Kết quả tạo ra hỗ trợ Mức trách nhiệm quản lý thấp nhất Nhóm đơn vị công việc để theo dõi tiến trình và trách nhiệm Công tác có thể xác định Mức Phân chia theo phân cấp Mô tả 1 2 3 4 5 Nguồn: Gray và Larson, 2008 26 9/9/2009 14 WBS: dạng nhánh cây từ trên xuống ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Nhà Kết cấu Móng Khung Điện Đường dây Thiết bị Nước Cấp nước Thoát nước 27 WBS: dạng nhánh cây từ trái qua phải ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Nhà Kết cấu Móng Khung Điện Đường dây Thiết bị Nước Cấp nước Thoát nước 28 9/9/2009 15 WBS: dạng biểu đề mục • 1.0.0 Nhà A • 1.1.0 Kết cấu • 1.1.1 Khung • 1.1.2 Móng • ` 1.2.0 Hệ thống điện • 1.2.1 Đường dây • 1.2.2 Thiết bị • 1.3.0 Hệ thống nước • 1.3.1 Hệ thống cấp nước • 1.3.2 Hệ thống thoát nước ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 29 THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN DỰ ÁN Hoạch Định Dự Án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 30 9/9/2009 16 Thành lập đội ngũ những người thực hiện dự án (1/2) • Điều quan trọng trong công tác quản lý dự án là tổ chức nhân sự thực hiện • Phải thành lập WBS sơ bộ xác định các công việc chính cần làm, danh mục liệt kê chi tiết các công việc và phân nhóm công việc theo từng giai đoạn  thể hiện được tính chất của dự án, hỗ trợ cho việc lựa chọn tài nguyên và chuyên môn của những người thực hiện dự án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 31 Thành lập đội ngũ những người thực hiện dự án (2/2) • Chủ nhiệm dự án và người quản lý chuyên môn có trách nhiệm lựa chọn thành viên của dự án. Số lượng người tham gia dự án thay đổi phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án • Mỗi thành viên phải hiểu rõ mục tiêu dự án và nhận thấy vai trò quan trọng của mình với sự thành công của dự án • Chủ nhiệm dự án giữ vai trò lãnh đạo, phải biết tổ chức, phối hợp và theo dõi quá trình thực hiện công việc của đội ngũ những người thực hiện dự án. ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 32 9/9/2009 17 Ma trận trách nhiệm cho nhóm dự án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ C = Trách nhiệm chính Nhóm dự án H = Trách nhiệm hỗ trợ Công việc Mạnh Triết Dũng Trọng Việt Thi công H H C An toàn lao động C H Kiểm soát tiến độ-chi phí H C Quản lý hợp đồng C H Mua sắm H H H C Kiểm soát chất lượng C H 33 Đặc điểm của nhóm hiệu quả • Hiểu rõ mục tiêu của dự án • Vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho mỗi thành viên • Hướng đến kết quả • Hợp tác và cộng tác ở mức độ cao • Có bầu không khí giao tiếp cởi mở • Có sự tin tưởng cao ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 34 9/9/2009 18 Các rào cản của nhóm hiệu quả • Mục tiêu không rõ ràng • Vai trò và trách nhiệm không rõ ràng • Thiếu cấu trúc tổ chức dự án • Thiếu sự quyết tâm của các thành viên • Sự giao tiếp kém • Sự lãnh đạo kém • Sự thay đổi thành viên • Hành vi/cư xử kém, sai lệch ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 35 Các giai đoạn phát triển nhóm ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Sự hình thành (forming) Sóng gió (storming) Vào khuôn khổ (norming) Thực thi (performing) Nguồn: Phỏng theo mô hình Tuckman, 1965 36 9/9/2009 19 CUỘC HỌP KHỞI ĐỘNG Hoạch Định Dự Án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 37 Cuộc họp khởi động (1/2) • Hình thành xong đội ngũ những người thực hiện dự án => tổ chức cuộc họp khởi động • Mục đích: cung cấp các thông tin về mục tiêu, yêu cầu, chi phí và thời gian của dự án, phổ biến kế hoạch thực hiện dự án, phân công thành viên trách nhiệm thực hiện công việc ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 38 9/9/2009 20 Cuộc họp khởi động (2/2) • Cách thức tiến hành: – Chủ nhiệm dự án phải hiểu rõ mục tiêu, yêu cầu, chi phí và thời gian thực hiện dự án – Chủ nhiệm dự án nên gặp các thành viên chủ chốt trước khi tiến hành cuộc họp khởi động – Chủ nhiệm dự án điều hành cuộc họp nhưng không nên đi quá sâu vào các chi tiết – Lập biên bản cuộc họp ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 39 Bảng kiệt kê các công việc cần làm của chủ nhiệm dự án để tổ chức cuộc họp khởi động (1/2) • Xem lại thời gian và mục đích của cuộc họp • Phổ biến tên công trình và những thông tin liên quan đến dự án cho các thành viên • Giới thiệu các thành viên, chuyên môn và trách nhiệm của họ • Xem lại mục tiêu, yêu cầu và quy mô của dự án • Xem lại tổng mức vốn đầu tư dự án của chủ đầu tư ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 40 9/9/2009 21 Bảng kiệt kê các công việc cần làm của chủ nhiệm dự án để tổ chức cuộc họp khởi động (2/2) • Xem lại tiến độ sơ bộ và các mốc thời gian quan trọng • Xem lại kế hoạch thực hiện dự án sơ bộ • Bàn bạc phân công cho các thành viên • Yêu cầu từng thành viên chuẩn bị phương án chi tiết thực hiện công việc được giao • Tổ chức cuộc họp lần tới, lập biên bản cuộc họp khởi động và phân phát biên bản cho mọi thành viên ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 41 Các hạng mục/công việc cụ thể • Chủ nhiệm dự án lập kế hoạch thực hiện dự án: thông tin thu thập từ các thành viên dự án • Thành viên dự án: xem xét quy mô công việc, nhận định các vấn đề, dự trù chi phí và thời gian cần thiết thực hiện công việc
lập bảng phương án thực hiện công việc • Khi lập bảng phương án thực hiện công việc: lưu ý công việc đang làm và sẽ làm cho các dự án khác. ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 42 9/9/2009 22 LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN Hoạch Định Dự Án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 43 Lập kế hoạch thực hiện dự án (1/2) • Chủ nhiệm dự án lập kế hoạch thực hiện dự án bằng cách thu thập các thông tin từ các thành viên thực hiện dự án thông qua bản thiết kế phương án thực hiện công việc cụ thể (Work Package) gồm có ba phần: quy mô, chi phí và thời gian thực hiện công việc • Chi phí ước tính của dự án bằng chi phí cộng dồn từ tất cả các bản phương án thực hiện công việc cụ thể ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 44 9/9/2009 23 Lập kế hoạch thực hiện dự án (2/2) • Tiến độ tổng quát của dự án là tiến độ hợp nhất từ tất cả các bản phương án thực hiện công việc cụ thể • Trình tự thực hiện: thành lập cơ cấu phân chia công việc (WBS)=> thành lập cơ cấu phân công tổ chức (OBS) => Liên kết OBS và WBS (thiết lập cấu trúc cơ bản cho dự án) => lập tiến độ và xây dựng hệ thống mã hóa, liên hệ các thành phần của WBS với chi phí. ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 45 Các phần của một kế hoạch thực hiện dự án (1/2) • Dữ liệu chung: tên và mã số dự án, mục tiêu và quy mô của dự án, sơ đồ cơ cấu phân công tổ chức của dự án • Công việc: danh mục chi tiết liệt kê các công việc, nhóm các công việc, các công việc cụ thể (Work package) • Tiến độ – Trình tự và mối quan hệ giữa các công việc – Thời gian dự kiến thực hiện công việc – Ngày khởi công và hoàn thành các công việc ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 46 9/9/2009 24 Các phần của một kế hoạch thực hiện dự án (2/2) • Chi phí – Số giờ công và chi phí nhân công thực hiện từng công việc – Những chi phí khác dự trù cho mỗi công việc – Các phương thức thanh toán và các khoản tiền thanh toán hàng tháng ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 47