Bài giảng Quản lý dự án xây dựng - Chương 6: theo dõi và kiểm soát dự án

9/9/2009 1 Quản Lý Dự Án XD Chương 6: Theo Dõi và Kiểm Soát Dự Án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 1 Nội dung • Tổng quan hệ thống theo dõi và kiểm soát dự án • Phương pháp giá trị thu (đạt) được (EVA) • Khuynh hướng và dự báo • Ví dụ ứng dụng • Các phương pháp kiểm soát dự án khác (xem file khác biên soạn bởi GVC ThS Đỗ Thị Xuân Lan) ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 2 9/9/2009 2 TỔNG QUAN Theo Dõi và Kiểm Soát Dư Án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 3 Tổng quan về hệ thống QLDA ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Nguồn: Gray và Larson, 2008 4 9/9/2009 3 Chu trình lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát dự án (1/4) ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Hoạch định – Theo dõi – Kiểm soát là một chu trình liên tục cho đến khi dự án hoàn thành Hoạch định Theo dõi Kiểm soát 5 Chu trình lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát dự án (2/4) ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Nếu không vận hành tốt hệ thống hoach định – theo dõi – kiểm soát thì sẽ rất khó khăn cho việc kiểm soát DA Thường hay theo dõi những công việc Nên chú trọng theo dõi những công việc Dễ thu thập số liệu Quan trọng Liên quan đến yếu tố khách quan Liên quan đến yếu tố chủ quan Thường đo lường khối lượng công việc Nên đo lường kết quả công việc 6 9/9/2009 4 Chu trình lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát dự án (3/4) • Các thông tin cần phải thu thập: số liệu kế toán, số liệu cung ứng và xuất nhập vật liệu, phản hồi từ khách hàng, các thay đổi về yêu cầu kỹ thuật • Các khó khăn thường gặp – Báo cáo và số liệu quá chi tiết – Không có mối liên hệ giữa hệ thống thông tin của dự án và công ty – Không có mối liên hệ giữa hệ thông lập kế hoạch và theo dõi dự án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 7 Chu trình lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát dự án (4/4) • Phải xây dựng 1 hệ thống thông tin giúp chủ nhiệm DA nắm bắt được vấn đề và đưa ra quyết định kịp thời để thực hiện DA theo đúng như kế hoạch • Đối với những DA lớn thì có hẳn 1 nhóm chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm soát DA, đ/v những DA nhỏ thì người theo dõi cũng chính là người kiểm soát và cũng chính là chủ nhiệm DA ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 8 9/9/2009 5 ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Kiểm soát dự án là một nghề
9 ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 10 9/9/2009 6 ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 11 Theo dõi và kiểm soát dự án (1/3) • Theo dõi (monitoring): thu thập, lưu, và báo cáo thông tin liên quan đến việc thực hiện DA (project performance) • Kiểm soát (controlling): dùng dữ liệu từ việc theo dõi để đưa sự thực hiện thực tế đạt tới sự thực hiện theo kế hoạch ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 12 9/9/2009 7 Theo dõi và kiểm soát dự án (2/3) • Đo lường và theo dõi – Xác định và theo dõi các tham số liên quan đến thực hiện dự án • So sánh và đánh giá – Phân tích nguyên nhân gây ra các vấn đề và các giải pháp khắc phục tiềm năng. • Kiểm soát – Thực thi các giải pháp khắc phục để đưa việc thực hiện dự án đúng với các mục đích đặt ra ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 13 Theo dõi và kiểm soát dự án (3/3) • Tại sao phải theo dõi? • Theo dõi cái gì? • Khi nào thì theo dõi? • Theo dõi như thế nào? ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 14 9/9/2009 8 Đo lường trong theo dõi và kiểm soát (1/3) • Tiến độ • Chi phí • Tài nguyên (4Ms: men, machines, materials, money) • Sự thực hiện (performance) ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 15 Đo lường trong theo dõi và kiểm soát (2/3) ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Đo lường Nhóm đo lường liên quan Bắt đầu công tác găng chậm Tiến độ Công tác găng hoàn thành trễ Tiến độ Công tác không găng trở thành găng Tiến độ Mốc thời gian bị lỡ Tiến độ Thay đổi ngày đến hạn Tiến độ Giá thay đổi Chi phí Vượt chi phí Chi phí Ngân lưu thiếu Chi phí Chi phí quản lý cao (overhead rates) Chi phí Nguồn: Shtub, Bard, và Globerson, 2005 16 9/9/2009 9 Đo lường trong theo dõi và kiểm soát (3/3) ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Đo lường Nhóm đo lường liên quan Thời gian chờ cung cấp vật tư dài Tài nguyên, tiến độ Tận dụng tài nguyên thấp Tài nguyên, chi phí Các vấn đề về sự sẵn có tài nguyên Tài nguyên, tiến độ, chi phí Thay đổi chi phí nhân công Tài nguyên, chi phí Thay đổi qui mô dự án Sự thực hiện, chi phí, tiến độ, tài nguyên Thiếu thông tin kỹ thuật Sự thực hiện, chi phí, tiến độ Không vượt qua các thử nghiệm Sự thực hiện, chi phí, tiến độ Chậm trễ trong việc chấp nhận các thay đổi Sự thực hiện, tiến độ Các lỗi trong ghi lưu Sự thực hiện, chi phí, tiến độ Nguồn: Shtub, Bard, và Globerson, 2005 17 Theo dõi và kiểm soát dự án • Đo lường tiến trình thực hiện dự án - phần việc thi công bằng đồ thị thời gian - công việc • Đánh giá trạng thái của DA bằng đồ thị hợp nhất thời gian - chi phí - khối lượng công việc • Đánh giá trạng thái dự án bằng phương pháp giá trị đạt được • Đánh giá trạng thái DA có nhiều hạng mục hay nhiều thành phần bằng phương pháp ma trận xác định phần trăm hoàn thành ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 18 9/9/2009 10 Hệ thống theo dõi và kiểm soát dự án (1/3) • Để quản lý dự án có hiệu quả, phải lập kế hoạch, đo lường, đánh giá, dự báo và kiểm soát các mặt của dự án, bao gồm chất lượng và khối lượng công việc, chi phí và tiến độ • Phải lập kế hoạch hoàn chỉnh trước khi bắt đầu DA để có cơ sở kiểm soát được DA => không thể theo dõi DA được nếu không có kế hoạch, tiến độ và dự toán rõ ràng • Kế hoạch DA được lập dựa trên thông tin do những người thực hiện DA cung cấp • Chi phí và thời gian dự trù thực hiện công việc là thước đo giữa kế hoạch và thực tế ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 19 Hệ thống theo dõi và kiểm soát dự án (2/3) • Vào thời điểm M, dự án dự định phải xong phần việc X với mức chất lượng Q và mức chi phí dự trù C. Theo dõi dự án là đo lường giá trị thực của những đại lượng này và xác định xem dự án có đáp ứng được các mục tiêu của kế hoạch, thực hiện những chi tiết cần thiết ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 20 9/9/2009 11 Hệ thống theo dõi và kiểm soát dự án (3/3) • Hệ thống theo dõi dự án phải đơn giản, dễ hiểu và điều hành được • Số liệu của hệ thống kiểm soát phải thường xuyên được thu thập, hiệu chỉnh và đánh giá • Có thể hình thành 1 hệ thống kiểm soát với sự trợ giúp của máy tính ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ WBS, CBS, OBS SƠ ĐỒ MẠNG HỆ THỐNG MÃ HÓA 21 PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ THU (ĐẠT) ĐƯỢC (EARNED VALUE METHOD) Theo Dõi và Kiểm Soát Dự Án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 22 9/9/2009 12 Chúng ta đã làm như những gì chúng ta đã nói chúng ta sẽ làm? • Ước tính % hoàn thành – % ngân sách đã sử dụng – % công việc đã làm – % thời gian đã thực hiện •  chủ quan, và không đầy đủ •  rút ra những kết luận sai ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ  Sử dụng phân tích giá trị kiếm được (Earned Value Analysis (EVA)) 23 Phương pháp EVA • EVA là một phương pháp để: – đo lường tiến trình của dự án (project’s progress) – dự báo ngày hoàn thành và chi phí cuối cùng, và – cung cấp các sai khác (variances) tiến độ và ngân sách • EVA cung cấp những chỉ số tin cậy để chúng ta có thể đánh giá các dự án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 24 9/9/2009 13 Biết cái gì quan trọng hơn? • Biết bạn đang ở đâu trên tiến độ? • Biết bạn đang ở đâu trong ngân sách? • Biết bạn đang ở đâu về công việc đã hoàn thành? ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 25 EVA kết hợp cả ba • EVA so sánh khối lượng công việc theo kế hoạch với khối lượng thực tế đã hoàn thành, để xác định chi phí, tiến độ, và công việc đã hoàn thành có tiến triển như kế hoạch không ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 26 9/9/2009 14 Vì sao EVA? • Mỗi loại công tác có đại lượng đo lường tiến triển khác nhau • Cần “cuộn” tiến triển của nhiều công tác thành tình trạng dự án tổng quát • Cần một đơn vị đo lường thống nhất (VNĐ hay giờ làm việc) ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Cung cấp tín hiệu “cảnh báo sớm” để có hành động khắc phục kịp thời 27 Sơ đồ hệ thống EVA ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (EVA) HẸ THỐNG KẾ TOÁN CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS) BCWS BCWP BAC EAC HỆ THỐNG KiỂM SOÁT VẬT TƯ HỆ THỐNG CHẤM CÔNG HỆ THỐNG TIẾN ĐỘ CƠ CẤU PHÂN CÔNG TỔ CHỨC (OBS) C. TÁC 1 C. TÁC 2 C. TÁC 3 C. TÁC 4 $ $ $ $ $ HỆ THỐNG TIẾN ĐỘ-CHI PHÍ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ HỆ THỐNG CHI PHÍ GIÁN TIẾP KiỂM SOÁT THAY ĐỔI PHÂN TÍCH VÀ BÁO CÁO ACWP HỆ THỐNG MUA HÀNG HỆ THỐNG DỰ TOÁN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT VẬT TƯ 28 9/9/2009 15 Ước lượng mức hoàn thành công tác (1/2) • Các phương pháp % hoàn thành của công tác: – Qui tắc 50-50: Giả định 50% khi công tác đã bắt đầu, 50% còn lại khi công việc hoàn thành còn gọi là phần trăm bắt đầu/kết thúc – Qui tắc 0-100: Chỉ đánh giá công tác hoàn thành khi đã thực hiện xong cách thận trọng – Qui tắc đầu vào chính (critical input): theo lượng đầu vào (nhân công, máy móc) chính đã dùng dễ sai thông tin – Qui tắc tỷ lệ (proportional): chia thời gian [chi phí] kế hoạch [thực tế] đến nay với tổng thời gian [chi phí] kế hoạch [thực tế] để tính % hoàn thành ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 29 Ước lượng mức hoàn thành công tác (2/2) • Các phương pháp % hoàn thành của công tác khác: – Ý kiến của giám sát viên, chỉ huy trưởng, đốc công – Đoán hay ước lượng % hoàn thành – Đơn vị (vật chất) hoàn thành – Qui tắc điểm mốc (rules of credit hay incremental milestones) ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 30 9/9/2009 16 Ước lượng mức hoàn thành công tác: Qui tắc điểm mốc ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ C.Việc Đ.vị Qui tắc điểm mốc Mô tả Máy móc thiết bị cái Giao hàng 15% Giao tại công trường Ráp 20% Ráp trên nền Lắp đặt 35% Bắt bu lông, hàn, hay cho phép nêm trát Chấp nhận 30% Nghiệm thu đạt Ống Cuộn hay m Lắp dựng 60% Lắp dựng sơ bộ xong Lắp bu lông, hàn 30% Bắt bu lông hoặc hàn xong Chấp nhận 10% Nghiệm thu đạt Kết cấu thép Mảnh Lắp dựng 50% Cột và dầm khung vào vị trí Lắp bu lông 25% Các liên kết đã lắp bu lông Cân chỉnh 15% Cân chỉnh phương đứng/ngang Siết chặt 10% Siết chặt bu lông 31 Phương pháp ước lượng đề nghị vs. loại công việc ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Phương pháp Công chánh (civil) Cơ khí (mechanical) Điện (electrical) Đơn vị hoàn thành Nề Đào đất Đổ bê tông Thanh/dây/cột treo ống Cách âm/nhiệt Ống và van Kéo cáp Hộp bóng đèn Ý kiến giám sát viên Đập, tháo bỏ Hệ thống rửa Chạy thử và nghiệm thu Phương pháp tỷ lệ (theo thời gian hay chi phí) Các điều kiện chung Công tác kiểm tra Công tác kiểm tra Phần trăm kết thúc/hoàn thành (50-50) Các lắp đặt chính Các công tác có thời gian ngắn Công tác gỗ (millwork) Dụng cụ/máy móc (instrumentation) Qui tắc điểm mốc Cải tạo có tính mỹ thuật Lắp đặt thiệt bị Trung tâm kiểm soát động cơ (motor) 32 9/9/2009 17 Các thuật ngữ trong EVA (1/4) • PV (Planned Value) hay BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled): Chi phí theo kế hoạch của công việc được thực hiện theo tiến độ cơ sở giá trị kế hoạch • AC (Actual Cost) hay ACWP (Actual Cost of Work Performed): Chi phí thực tế để hoàn thành công việc đã được thực hiện đến nay  chi phí thực tế • EV (Earned Value) hay BCWP (Budgeted Cost of Work Performed): Chi phí theo kế hoạch để hoàn thành công việc đã thực hiện đến nay  giá trị thu được ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 33 Các thuật ngữ trong EVA (2/4) • STWP (Time scheduled for work performed): Thời gian theo tiến độ ban đầu cho công việc cần thực hiện • ATWP (Actual time for work performed): Thời gian thực tế cho công việc cần thực hiện ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 34 9/9/2009 18 Các Thuật Ngữ trong EVA (3/4) • CV (Cost Variance) = EV – AC  khác biệt về chi phí. – CV < 0  vượt chi phí • SV (Schedule Variance) = EV – PV  khác biệt về tiến độ – SV < 0  trễ tiến độ • AV (Account Variance) = PV - AC ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 35 Các Thuật Ngữ trong EVA (4/4) • CPI (Cost Performance Index) = EV/AC – CPI < 1  vượt chi phí • SPI (Schedule Performance Index) = EV/PV – SPI < 1  trễ tiến độ • CSI (Cost Schedule Index) = CPI x SPI – CSI càng xa 1 thì cơ hội đưa dự án trở lại đúng kế hoạch càng thấp ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 36 9/9/2009 19 Chi Phí Dự Phòng Hiện tại Hoàn thành Tr ễ ti ế n ñ ộ ñ ư ợ c d ự b áo Ngân sách vượt EAC Trễ tiến độ?? CV – Khác biệt chi phí BAC BCWS (PV) ACWP (AC) BCWP (EV) SV – Khác biệt tiến ñộ EVA: Đồ thị tiến độ-chi phí 37©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Sáu tình huống quan hệ giữ PV, EV, và AC ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Nguồn: Meredith và Mantel, 2003 38 9/9/2009 20 Ma trận xác định tình trạng tiến độ- chi phí ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Tiến độ sớm Tiến độ trễ Chi phí thấp hơn CV > 0; SV > 0 CPI > 1; SPI > 1 ☺ CV > 0; SV < 0 CPI > 1; SPI < 1  Chi phí cao hơn (vượt) CV 0 CPI 1  CV < 0; SV < 0 CPI < 1; SPI < 1  39 KHUYNH HƯỚNG VÀ DỰ BÁO Theo Dõi và Kiểm Soát Dự Án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 40 9/9/2009 21 Các thuật ngữ khác trong EVA • BAC (Budget at completion): ngân sách kế hoạch để hoàn thành DA • WR (Work remaining): chi phí theo ngân sách của công việc chưa hoàn thành = BAC - EV • EAC (Estimated cost at completion): chi phí dự báo để hoàn thành DA • ETC (Estimated cost to complete): chi phí dự báo từ thời điểm dự báo đến khi hoàn thành DA • TCPI (To Complete Performance Index): chỉ số thực hiện khi hoàn thành; TCPI = (BAC – EV)/(BAC – AC)  giá trị của mỗi đồng còn lại trong ngân sách sẽ phải thu được về mặt lý thuyết để dự án không vượt ngân sách ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 41 Dự báo về tình trạng dự án (1/3) • Phương pháp dự toán ban đầu (Original Estimate Approach): – ETC = WR = BAC – EV  nếu giả định dự toán ban đầu vẫn hợp lý – EAC = AC + ETC = AC + BAC – EV = BAC – (EV – AC) = BAC – CV – ngân sách chỉnh sửa bằng ngân sách ban đầu được hiệu chỉnh bởi CV ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 42 9/9/2009 22 Dự báo về tình trạng dự án (2/3) • Phương pháp dự toán điều chỉnh (Revised Estimate Approach): – ETC = WR/CPI = (BAC – EV)/CPI  nếu giả định khuynh hướng (trends) thực hiện dự án như vừa qua – EAC = AC + ETC = AC + (BAC – EV)/CPI = AC + BAC/CPI – EV/CPI = BAC/CPI = BAC x (AC/EV) ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 43 Dự báo về tình trạng dự án (3/3) • Phương pháp kết hợp 2 phương pháp trên: – Khi % hoàn thành < 50%  dùng phương pháp dự toán ban đầu – Khi % hoàn thành > 50%  dùng phương pháp dự toán điều chỉnh ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 44 9/9/2009 23 VÍ DỤ ỨNG DỤNG Theo Dõi và Kiểm Soát Dự Án ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 45 Ví dụ 1 • Giả sử một công việc dự định hoàn thành hôm nay, với chi phí là 20 triệu đồng. Nhưng bạn chỉ mới hoàn thành 3/4 công việc, và đã hết 17.5 triệu đồng. Tại ngày hôm nay: – BCWS, BCWP, và ACWP = ? – CV và SV = ? – CPI, SPI, và CSI = ? – ETC và EAC = ? ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 46 9/9/2009 24 Ví dụ 2 • Dự án kéo dài 10 tuần, đang hết tuần thứ 7 ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ Công tác Công tác đứng trước Thời gian (tuần) Ngân sách (triệu VNĐ) Chi phí thực tế (triệu VNĐ) % hoàn thành A - 2 100 80 100 B A 5 200 80 C A 4 100 160 100 D B, C 3 60 0 47 Tiến độ mạng PDM ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 0 2 2 7 2 6 7 10 0 2 2 7 3 7 7 102 5 4 3 0 0 1 0 C A B D Tên c.tác ES EFTF LS LFD 48 9/9/2009 25 Ngân sách cơ sở theo qui tắc 50-50 ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ C.tác 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 A 50 50 B 100 100 C 50 50 D 30 30 PV 50 50 150 50 100 30 30 PV tích lũy 50 100 250 250 250 300 400 430 430 460 49 Tình trạng dự án sau 7 tuần ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ C.tác 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 A 50 50 B 100 C 50 50 D EV 50 50 100 50 50 EV t. lũy 50 50 100 200 250 250 300 AC 80 160 AC t. lũy 0 0 80 80 80 80 240 50 9/9/2009 26 Biểu đồ EVA sau 7 tuần ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 0 50 100 150 200 250 300 350 400 450 Triệu VNĐ PV EV AC 51 Ví dụ 2 mở rộng • Ước lượng mức hoàn thành công tác trong theo dõi và kiểm soát tiến độ ở trên theo qui tắc 50-50. • Tình trạng dự án có thay đổi khi ước lượng mức hoành thành công tác theo qui tắc khác? Ví dụ qui tắc tỷ lệ? ©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 52