Bài giảng Quản trị dự án

Chương 5 Quản trị dự án Mục tiêu Học xong chương này sinh viên phải: Hiểu cách lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát dự án bằng PERT. Xác định được thời gian bắt đầu và kết thúc sớm nhất, thời gian bắt đầu và kết thúc trễ nhất Giảm thời gian thực hiện dự án ở mức chi phí thấp nhất bằng cách phân tích sơ đồ mạng và sử dụng kỹ thuật quy hoạch tuyến tính. Các câu hỏi có thể trả lời bằng PERT và CPM 1. Khi nào dự án hoàn thành? 2. Những công việc nào là quan trọng trong dự án? 3. Những công việc nào không quan trọng? 4. Xác suất hoàn thành của dự án tại thời điểm cụ thể nào đó là bao nhiêu? 5. Dự án đang diễn ra đúng, chậm hay nhanh so với lịch trình? 6. Ngân sách cho dự án có thấp hay vượt quá kế hoạch không? 7. Có đủ nguồn lực để hoàn thành dự án theo đúng tiến độ ? 8. Nếu dự án cần hoàn tất trước thời hạn, đâu là cách thực hiện để tối thiểu hóa chi phí? 6 bước khi triển khai PERT-CPM 1. Xác định dự án và các công đoạn liên quan. 2. Xây dựng mối liên hệ giữa các công việc, xác định tính ưu tiên của các công việc. 3. Vẽ sơ đồ mạng 4. Phân bổ thời gian và chi phí ước tính cho từng hoạt động. 5. Tính đường đi dài nhất (đường găng) của sơ đồ mạng . 6. Sử dụng sơ đồ mạng để lập kế hoạch, thực thi,giám sát và kiểm soát dự án. Vẽ sơ đồ PERT Quy ước: Công việc: A t Trong đó: A là tên công việc t: là thời gian thực hiện công việc Liên hệ: Chỉ rõ quan hệ giữa các công việc mà không đòi hỏi chi phí thời gian, tài nguyên. Vẽ sơ đồ PERT Sự kiện: Là kết thúc của một hoặc một số công việc và là điều kiện để bắt đầu thực hiện một hoặc một số công việc mới. Ký hiệu của sự kiện là hình tròn có đánh số để nhận biết vị trí của chúng. Sự kiện xuất phát: là từ đó chỉ có các công việc đi ra, không có công việc đi vào. Sự kiện kết thúc: Là sự kiện chỉ có công việc đi vào, không có công việc đi ra 0 i Vẽ sơ đồ PERT Cần lưu ý khi vẽ sơ đồ mạng: Vẽ nháp trước khi vẽ chính thức Bắt đầu bằng sự kiện xuất phát với ký hiệu , Các hoạt động cần có hoạt động thực hiện trước phải xuất phát từ sự kiện (node) kết thúc của (các) hoạt động trước đó. H. động Mô tả C.V cần làm trước A Lắp đặt linh kiện bên trong B Xây dựng mái và nền C Xây dựng giá đỡ A D Đổ bêtông và lắp đặt bộ khung B E Xây dựng lò nung nhiệt độ cao C F Lắp đặt hệ thống kiểm tra C G Lắp đặt h.t xử lý ô nhiễm D,E H Chạy thử và kiểm tra F,G VD: Công ty General Foundery Vẽ sơ đồ mạng của ví dụ trên vào đây Xác định đường găng Xét ví dụ: Vẽ sơ đồ mạng của ví dụ trên vào đây Xác định đường găng Đường găng: Là đường đi qua các sự kiện găng và các công việc găng. Đối với sơ đồ đơn giản, ít sự kiện, ta có thể phát hiện ngay đường găng, đó là đường nối sự kiện xuất phát và sự kiện kết thúc và có chiều dài (thời gian) max. Tuy nhiên, đối với trường hợp phức tạp thì ta phải dùng thuật toán sau đây xác định đường găng. Trước tiên để xác định công việc găng và sự kiện găng, thì ta cần phải xác định thời gian dự trữ. Xác định đường găng Các quy ước: Trong đó : i, j = các sự kiện Ts = Thời gian sớm nhất để hoàn thành sự kiện Tm = Thời gian muộn nhất để hoàn thành sự kiện tij = Thời gian thực hiện công việc ij Di, Dj = Dự trữ thời gian của sự kiện i, j Cách tính các yếu tố thời gian TSj = max {TSi + tij} Quy ước: Ô trái sau = max (ô trái trước + tij) Thực hiện từ trái sang phải. Tmi = min{Tmj – tij} Quy ước: Ô phải trước = min(ô phải sau – tij) Thực hiện từ phải sang trái Di = Tmi - TSi Ở sự kiện kết thúc, bao giờ Ts cũng bằng Tm Tính các yếu tố thời gian trên sơ đồ Thời gian thực hiện Thời gian hoàn thành công việc được ước tính thành ba loại: Thời gian a: tính một cách lạc quan khi mọi chuyện tốt đẹp Thời gian m: thời gian hiện thực có tính đến những vướng mắc có thể xảy ra. Thời gian b: tính một cách bi quan nhất Theo phân phối Beta, Thời gian trung bình để hoàn thành một công việc: t = (a + 4m + b) / 6 Phương sai của thời gian hoàn thành là: Var = [(b-a)/6]2 = σ2 Thời gian thực hiện các công việc trong ví dụ của công ty General Foundery Xác định đường găng (theo ví dụ của công ty General Foudery) Theo đường găng, ta có thời gian hoàn thành dự án ước tính là: E(t) = 15 tuần Lưu ý: Chỉ tính theo các công việc găng, Var = (4/36+4/36+36/36+64/36+4/36) = 3.11 → độ lệch chuẩn σ = √ var = 1.76 Giả sử thời gian hoàn thành dự án theo phân phối chuẩn. Khi đó, việc tính xác suất sẽ thực hiện như sau: Tính giá trị Z = (thời hạn buộc hoàn thành - thời hạn tính toán theo sơ đồ mạng) / độ lệch chuẩn. Sau đó, tra bảng phân phối chuẩn tại giá trị Z để biết xác suất. Chú ý trường hợp Z<0. Xác suất hoàn thành dự án Xác suất hoàn thành dự án Cụ thể ta có: Z = (16 - 15) / 1.76 = 0.57. Tra bảng ta được giá trị 71,6. Vậy có 71.6% dự án hoàn thành dưới16 tuần. 71.6% 1. Xác định chi phí cho từng công việc 2. Tính chi phí trung bình cho từng thời kỳ Giả sử công việc D có tổng chi phí là 48000 thực hiện trong 04 tuần, vậy chi phí hàng tuần sẽ là 12000. Thời gian và chi phí cho các công việc được cho và tính trong bảng sau: PERT và chi phí cho dự án Chi phí (tt) Lưu ý cách tính ở từng cột 2 và 3 trong bảng trên: Thời gian bắt đầu sớm nhất (của công việc): chính là thời gian hoàn thành sớm nhất của sự kiện (là giá trị Ts tại mỗi sự kiện bắt đầu của công việc) Thời gian bắt đầu muộn nhất của công việc: được tính bằng hiệu số của thời gian muộn nhất của sự kiện kết thúc trừ đi thời gian thực hiện (không phải lấy min như trước). Nếu mọi công việc bắt đầu vào thời điểm sớm nhất (lấy từ cột thứ 2 ở bảng trên), ta có thể theo dõi tổng chi phí theo tuần qua bảng sau: Chi phí (tt) Chi phí (tt) Ví dụ: công việc C bắt đầu sớm nhất sau 2 tuần, tức là bắt đầu từ tuần thứ 3 Chi phí (tt) Trường hợp mọi công việc bắt đầu vào thời điểm muộn nhất Lưu ý cách tính ở từng cột 2 và 3 trong bảng trên: Thời gian bắt đầu sớm nhất (của công việc): chính là thời gian hoàn thành sớm nhất của sự kiện (là giá trị Ts tại mỗi sự kiện bắt đầu của công việc) Thời gian bắt đầu muộn nhất của công việc: được tính bằng hiệu số của thời gian muộn nhất của sự kiện kết thúc trừ đi thời gian thực hiện (không phải lấy min như trước). Nếu mọi công việc bắt đầu vào thời điểm sớm nhất (lấy từ cột thứ 2 ở bảng trên), ta có thể theo dõi tổng chi phí theo tuần qua bảng sau: Chi phí (tt) Nhận xét: Với các bảng trên, ta có thể: + Đánh giá tình hình sử dụng chi phí theo thời gian + Chọn phương án phân bổ chi phí Cụ thể: Nếu giả sử thời điểm hiện tại là tuần thứ 6 của 15 tuần thực hiện dự án. Các công việc A, B, C đã hoàn thành với phi phí thực hiện là: 20, 36 và 26 (ngàn USD). Công việc D đã thực hiện được 10% với chi phí tương ứng là 6. Công việc E đã thực hiện đuợc 20% với chi phí là 20. công việc F đã thực hiện được 20% với chi phí là 4. Đánh giá tình hình sử dụng chi phí. Chi phí (tt) Chi phí (tt) ở tuần thứ 6, kinh phí thực tế sử dụng đã vượt chi phí dự tính là 12 (ngàn) USD. Rút ngắn thời gian thực hiện(Phương pháp 1) Bước 1: Lập sơ đồ, tìm đường găng và công việc găng Bước 2: Tính chi phí rút ngắn từng công việc theo từng tuần rút ngắn (CCPW): Ví dụ: công việc B dự tính hoàn thành trong 03 tuần với chi phí là 30, nhưng nếu muốn hoàn thành trong 01 tuần thì chi phí là 34. Vậy CCPW = (34-30)/(3-1) = 2 Bước 3: Chọn một công việc trên đường găng có CCPW nhỏ nhất và rút ngắn tối đa (hoặc đến mục tiêu đã định) công việc này. Bước 4: Kiểm tra lại xem đường găng sau khi rút ngắn có còn là đường găng không. Nếu còn và đã đạt mục tiêu rút ngắn thì ngưng và tính chi phí tăng thêm, nếu còn nhưng chưa đạt mục tiêu thì quay lại bước 3; nếu không, xác định đường găng mới và thực hiện tiếp bước 3. Tiếp tục cho đến khi đạt được mục tiêu rút ngắn. Rút ngắn thời gian (tt) Yêu cầu dự án hoàn tất trong 14 tuần (rút ngắn 01 tuần) Rút ngắn thời gian (tt) Bước 1, 2: Đã thực hiện trên bảng. Bước 3: Các công việc trên đường găng là A, C, E, G, H trong đó có ba công việc A, C, E có CCPW thấp nhất (đều bằng 1). Vì cần giảm 01 tuần (rút ngắn từ 15 tuần còn 14 tuần), ta rút công việc A ( hoặc C, E) bớt 01 tuần. Bước 4: Đường găng không thay đổi thời gian thực hiện là 14 tuần với tổng chi phí tăng thêm 1000 USD. Rút ngắn thời gian thực hiện(Phương pháp 2) Gọi x0, x1, x2, x3, x4, x5, x6 tương ứng là thời gian sớm nhất hoàn thành sự kiện 0,1,2,3,4,5,6. y được định nghĩa là thời gian rút ngắn của mỗi công việc. Vậy yA số lượng tuần có thể rút ngắn của công việc A, và yB là thời lượng rút ngắn của công việc B, … Vậy hàm mục tiêu quy hoạch tuyến tính trong trường hợp này là: f = 1yA + 2yB + 1yC + 1yD + 1yE + 0.5 yF + 2yG + 3yH (các hệ số lấy từ bảng chi phí rút ngắn tính theo tuần CCPW) Rút ngắn thời gian thực hiện(Phương pháp 2) Điều kiện về thời gian rút ngắn yA ≤ 1; yB ≤ 2; yC ≤ 1; yD ≤ 1 yE ≤ 2; yF ≤ 1; yG ≤ 3; yH ≤ 1 Điều kiện thời gian hoàn tất x6 ≤ 12 Điều kiện trật tự trong sơ đồ Đối với sự kiện 1. x1 ≥ thời gian thực hiện (bình thường) của cv A – yA + thời điểm bắt đầu A. vậy x1 ≥ 2 – yA + 0 hay x1 + yA ≥ 2 Thời lượng rút ngắn tối đa bằng thời lượng rút ngắn cho phép Rút ngắn thời gian thực hiện(Phương pháp 2) Đối với sự kiện 2: x2 ≥ 3 –yB + 0 Đối với sự kiện 3: x3 ≥ 2 – yC + x1. Đối với sự kiện 4 x4 ≥ 4 – yD + x2 x4 ≥ 4 – yE + x3 (đây là sự kiện kết thúc của hai công việc nên ta có hai điều kiện) Đối với sự kiện 5 x5 ≥ 5 – yG + x4 x5 ≥ 3 – yF + x3 Đối với sự kiện 6 x6 ≥ 2 – yG + x5 Các phần mềm máy tính có thể giải để tìm nghiệm tối ưu cho hàm mục tiêu với các điều kiện trên