Bài giảng Quản trị hành chánh văn phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM Khoa : KINH TẾ - KĨ THUẬT ((((((( BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG (45 tiết - Đại học, cao đẳng QTKD) Biên soạn: - Võ Thiện Chín Quảng Nam, tháng 7 năm 2010 Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG 1- Khái niệm Theo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ và các văn bản qui định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều cơ quan thì khái niệm văn phòng được hiểu theo các nội dung sau đây: - Nội dung thứ nhất: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Ở các cơ quan như Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, các Bộ, các cơ quan khác thuộc Chính phủ, Viện kiểm sát Nhân dân tối cao, Toà án Nhân dân tối cao, cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, UBND các cấp đều lập Văn phòng. Ở các cơ quan khác như: Sở, Ban, ngành của tỉnh, công, nông trường, bệnh viện, trường học, Viện nghiên cứu... lập phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính - Quản trị). Có nơi không gọi là phòng Hành chính - Quản trị mà gọi là phòng Tổ chức Hành chính - Quản trị. - Nội dung thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan. Ở đó hàng ngày diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. - Nội dung thứ ba: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan. Trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư. - Từ điển Tiếng Việt (in năm 1992) thì: Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan. Tóm lại: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lí thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lí; bảo đảm các điều kiện về vật chất kĩ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan. 2- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng 2.1. Chức năng: Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác: - Công tác tham mưu cho lãnh đạo: Thuộc chức năng này, văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về phương pháp tổ chức công việc, điều hành bộ máy, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan. - Công tác hậu cần: Đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật và phương tiện cho cơ quan hoạt động: Thuộc chức năng này, Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt. Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật của cơ quan. Hai loại công tác nêu trên luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan. 2.2. Nhiệm vụ: Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên Văn phòng của cơ quan đó có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây: - Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế hoạch công tác dài hạn, một năm, 6 tháng, quý, tháng của cơ quan và của Văn phòng; Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan. - Thu nhập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan. - Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề án; Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành được thống nhất. - Chủ trì việc giữ gìn mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ quan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vị trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan. - Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Ghi biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó. - Giúp thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở cơ quan và các đơn vị trực thuộc; Trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. - Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan. - Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế Văn phòng. 2.3. Cơ cấu tổ chức: + Lãnh đạo văn phòng: - Chánh văn phòng: là người điều hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác văn phòng. - Các phó chánh văn phòng: là những người giúp việc trực tiếp cho chánh văn phòng theo sự phân công của chánh văn phòng. + Các bộ phận trực thuộc văn phòng: Do đặc điểm công tác, ở từng cơ quan cụ thể, các đơn vị trong Văn phòng có thể có tên gọi khác nhau nhưng nhìn chung trong Văn phòng thường có các đơn vị tổ chức dưới đây: - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Tổng hợp: Đây là đơn vị có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác thông tin tổng hợp như: Xây dựng chương trình công tác và báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, của Văn phòng; Biên tập các văn bản khác khi được giao. - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Hành chính, văn thư: Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác văn thư, đánh máy, lễ tân, khách tiết, tổng đài điện thoại (nếu có), thường trực khách ra vào cơ quan. - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Quản trị: Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật cho cơ quan, hoạt động (trụ sở, máy móc, xe ôtô, các loại trang thiết bị khác...) Trường hợp cơ quan không lập phòng Tài vụ riêng thì phòng Quản trị còn có nhiệm vụ quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng. - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Lưu trữ: Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng và thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan. Trực tiếp làm công tác lưu trữ và quản lý kho lưu trữ của cơ quan. Đối với văn phòng Uỷ ban Nhân dân Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương, đơn vị này không gọi là Phòng hoặc Tổ hoặc Bộ phận lưu trữ mà gọi là Trung tâm Lưu trữ. 3- Nguyên tắc làm việc của Văn phòng Văn phòng làm việc theo các nguyên tắc sau đây: - Nguyên tắc làm việc theo chế độ Thủ trưởng Nội dung nguyên tắc này là: Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, là thủ trưởng của Văn phòng. Trong phạm vi Văn phòng, Chánh Văn phòng là người có thẩm quyền quyết định tất cả các công tác của Văn phòng. - Nguyên tắc làm việc kết hợp: Những công chức, viên chức thuộc khối nghiên cứu tổng hợp khi cần thiết được làm việc trực tiếp với lãnh đạo cơ quan. Sau đó báo cáo lại với Chánh văn phòng để Chánh văn phòng tổ chức chỉ đạo theo thủ tục hành chính. Những công chức, viên chức thuộc khối hành chính, tổ chức, quản trị, tài vụ làm việc theo chế độ thủ trưởng. Các công việc thuộc khối này do Trưởng phòng chỉ đạo và báo cáo với Chánh Văn phòng. 4- Mối quan hệ công tác của Văn phòng - Công tác Văn phòng có tất cả các cơ quan, đơn vị từ trung ương đến địa phương. Nhưng về mặt tổ chức bộ máy chung thì Văn phòng không tổ chức hệ thống ngành dọc từ trung ương đến địa phương. - Trong phạm vi cơ quan: Văn phòng của cơ quan nào thì lãnh đạo cơ quan đó chỉ đạo trực tiếp mọi mặt công tác của Văn phòng. Đối với các đơn vị trong cùng một cơ quan, Văn phòng không phải là đơn vị cấp trên hoặc cấp dưới của các đơn vị khác. Mối quan hệ của Văn phòng với các đơn vị khác là quan hệ phối hợp công tác. 5- Các phương pháp bố trí văn phòng - Những yêu cầu chung: Phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan Thuận lợi cho phục vụ công việc trong cơ quan Dễ dàng liên hệ giao dịch Bảo mật. - Văn phòng "mở": - Văn phòng "đóng": 6- Vị trí của Văn phòng Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Văn phòng cùng với các đơn vị tổ chức hoàn chỉnh của cơ quan. Có cơ quan là có Văn phòng (hoặc có đơn vị chuyên trách công tác Văn phòng). Văn phòng là bộ máy giúp việc của Thủ trưởng cơ quan, là “Tai mắt” của Thủ trưởng cơ quan. Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan xác định chương trình công tác chung của cơ quan; Xác định các biện pháp để thủ trưởng cơ quan tổ chức chỉ đạo, điều hành bộ máy thuộc quyền quản lý của mình để thực hiện chương trình công tác đã đề ra. Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất cho cơ quan hoạt động. Văn phòng là nơi có nguồn thông tin quan trọng nhất, tin cậy nhất, thường xuyên nhất phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan. Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức và công dân. Với ý nghĩa Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thông qua Văn phòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở. Công tác Văn phòng có vị trí quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động chung của cơ quan./. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ chung của Văn phòng các cơ quan? Câu 2: Phân biệt chức năng nhiệm vụ của Văn phòng với các đơn vị khác trong cùng một cơ quan. Câu 3: Vị trí của Văn phòng trong cơ quan. Câu 4: Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc và mối quan hệ công tác của Văn phòng. Chương II CÁC LOẠI HÌNH VĂN PHÒNG Ở NƯỚC TA HIỆN NAY I- Văn phòng cấp uỷ Đảng Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng cầm quyền Đảng lãnh đạo nhân dân tiến hành sự nghiệp cách mạng. Hệ thống tổ chức của Đảng được thành lập tương ứng với hệ thống tổ chức của Nhà nước. Ở Trung ương có Ban chấp hành Trung ương Đảng. Ở Tỉnh có Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh (gọi là tỉnh uỷ). Ở huyện có Ban chấp hành Đảng bộ huyện (gọi là huyện uỷ)... Ở mỗi cấp uỷ nói trên đều có các đơn vị giúp viêc. Trong số các đơn vị đó có một đơn vị là Văn phòng (Văn phòng cấp uỷ đảng). Văn phòng cấp uỷ là một đơn vị tổ chức trong hệ thống tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nạm Ở trung ương có Văn phòng Trung ượng Ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có Văn phòng Tỉnh uỷ, Văn phòng Thành uỷ. Ở huyện có Văn phòng Huyện uỷ. Ở xã có Văn phòng Đảng uỷ xã. 1- Chức năng của Văn phòng cấp uỷ Văn phòng cấp uỷ Đảng có chức năng tham mưu giúp cấp uỷ (trực tiếp là giúp Ban thường vụ và thường trực) tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của Đảng. Nội dung công tác tham mưu của Văn phòng cấp uỷ bao gồm: - Văn phòng cấp uỷ tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo, chỉ đạo của cấp uỷ. Tổ chức quá trình làm việc của cấp ủy Văn phòng cấp uỷ không đi sâu tham mưu vào các lĩnh vực công tác, vào nội dung đường lối, chính sách; Không đi sâu vào việc chuẩn bị các đề án hoặc thẩm định nội dung đề án Công việc đó thuộc chức năng của các đơn vị khác của cấp ủy - Văn phòng cấp uỷ còn có chức năng phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, các cuộc làm việc của thủ trưởng cấp uỷ với các ban ngành, cơ sở, các hội nghị của cấp uỷ, các chuyến đi công tác của cấp ủy. Đảm bảo điều kiện, phương tiện cho cấp uỷ hoạt đông. Chức năng tham mưu và phục vụ của Văn phòng cấp uỷ có quan hệ mật thiết với nhau. Tham mưu cũng là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu. 2- Nhiệm vụ của Văn phòng cấp uỷ Đảng Do đặc điểm và nhu cầu công tác của mỗi cấp uỷ Đảng có những nét khác nhau, vì vậy Văn phòng ở mỗi cấp uỷ có thể được giao nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhìn chung, Văn phòng các cấp uỷ có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây: - Giúp cấp uỷ xây dựng chương trìng công tác thường kỳ. Cấp uỷ thường có các loại chương trình công tác toàn khoá, năm, quý, tháng của Ban chấp hành. Lịch công tác tuần của Thường trực cấp ủy. Chương trình hoạt động chuyên đề. - Làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo: Nội dung của công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo là thực hiện chế độ báo cáo công tác trong cơ quan cấp uỷ; Báo cáo công tác của cơ quan cấp uỷ lên cấp trên; Truyền đạt sự lãnh đạo của cấp uỷ xuống cấp dưới; Đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác - Giúp cấp uỷ nâng cao chất lượng các quyết định, văn bản hoá các quyết định của cấp ủy. Nội dung cơ bản của công tác nâng cao chất lượng các quyết định lãnh đạo của cấp uỷ là: Theo dõi, kiểm tra đôn đốc đơn vị được giao biên tập văn bản thực hiện tiến độ theo kế hoạch; Thẩm định chỉnh lý lần cuối các văn bản do cấp uỷ ban hành; Trình cấp uỷ ký, ban hành; Sau khi được ban hành, Văn phòng chủ trì việc truyền đạt và việc thực hiện các văn bản của cấp ủy. - Giúp cấp uỷ ban hành các quy chế và tổ chức thực hiện quy chế thuộc phạm vi công tác Văn phòng. Các quy chế có liên quan trực tiếp đến chức năng nhiệm vụ Văn phòng cần xây dựng là: Chế độ báo cáo, chế độ hội họp, chế độ công tác văn thư lưu trữ, quy định về xây dựng và ban hành văn bản, nội quy ra vào cơ quan, nội quy phòng cháy chữa cháy... - Giúp cấp uỷ làm công tác thư từ tiếp dân, nâng cao hiệu quả việc xử lý tại chỗ những kiến nghị và khiếu nại của công dân. Nội dung công tác này gồm có: Tiếp nhận đăng ký đơn thư của cán bộ Đảng viên, nhân dân gửi đến cấp uỷ; Tổ chức tiếp dân, cán bộ Đảng viên đến trụ sở Đảng để kiến nghị, khiếu nại, tố cáo; Ghi nhận ý kiến và hướng dẫn người khiếu tố đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết; Chuyển đơn thư đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết theo quy định của Pháp lệnh khiếu nại tố cáo và theo quy định trong Điều lệ Đảng, quy định của cấp uỷ; Theo dõi tiến độ giải quyết đơn thư gửi đến cấp ủy. - Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ: Chấp hành quy chế quản lý văn kiện, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; Trực tiếp quản lý kho lưu trữ thuộc quyền của cấp uỷ; Hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ đối với các đơn vị, cơ quan Đảng, Đoàn Thanh Niên Cộng sản Hồ Chí Minh cùng cấp và cấp dưới. - Từng bước hiện đại hoá phương tiện làm việc của cấp uỷ và của cơ quan. - Làm công tác tài chính quản trị của Văn phòng cấp uỷ Đảng: Ở cấp uỷ có thành lập đơn vị chuyên trách làm công tác tài chính quản trị thì Văn phòng cung cấp có trách nhiệm phối hợp với đơn vị đó để đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất cho cấp uỷ và cơ quan hoạt động. Ở cấp uỷ không có đơn vị làm công tác tài chính quản trị thì Văn phòng giúp cấp uỷ làm công tác Tài chính quản trị và ngân sách Đảng. Nội dung của công tác tài chính quản trị là quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất bảo đảm cho cấp uỷ và cơ quan làm viêc. 3. Tổ chức của Văn phòng cấp uỷ Ngoài Văn phòng Trung ương Đảng và Văn phòng Đảng uỷ cấp xã, Ở Văn phòng cấp Tỉnh uỷ, cấp Huyện uỷ, nhìn chung Văn phòng cấp uỷ đảng được tổ chức thành các phòng hoặc bộ phận công tác. Các phòng hoặc các bộ phận công tác thuộc Văn phòng thường có: - Phòng (hoặc bộ phận công tác) Nghiên cứu Tổng hợp. - Phòng (hoặc bộ phận công tác) Văn thư Lưu trữ - Phòng (hoặc bộ phận công tác) Tài chính - Quản trị. II- Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung Căn cứ theo tính chất thẩm quyền thì các cơ quan hành chính Nhà nước được phân chia thành hai loại (nhóm) dưới đây: - Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung. - Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng. Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung là những cơ quan có chức năng quản lý Nhà nước tất cả các ngành, các lĩnh vực, các đối tượng trên phạm vi cả nước hoặc trên một đơn vị hành chính lãnh thỗ. Các cơ quan đó gồm: Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp (tỉnh, huyện, xã). Về tổ chức bộ máy làm việc, ở mỗi cấp nói trên đều có Văn phòng: Chính phủ có Văn phòng Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh có Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân huyện có Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện, Uỷ ban nhân dân xã có Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã. Ngoài Văn phòng Chính phủ và Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã, theo các văn bản hiện hành của Nhà nước thì Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, huyện có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và lề lối làm việc như sau: 1- Chức năng Văn phòng Uỷ ban nhân dân là bộ máy làm việc của Uỷ ban nhân dân, có chức năng phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của Uỷ ban nhân dân. 2- Nhiệm vụ - Văn phòng Uỷ Ban nhân dân giúp Uỷ ban nhân dân tổ chức công tác thông tin và sử lý thông tin. Bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa phương. Phục vụ đắc lực sự lãnh đạo, chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân. - Xây dựng chương trình làm việc của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân; Lập lịch công tác cho Thường trực Uỷ ban nhân dân; Giúp Uỷ ban nhân dân quản lý việc thực hiện chương trình đó; Quản lý các kỳ sinh hoạt của Uỷ ban nhân dân và Hội đồng nhân dân. - Giúp Thường trực Uỷ ban nhân dân trong việc phối hợp các ngành chuẩn bị các vấn đề để Uỷ ban nhân dân hoặc Hội đồng nhân dân xem xét, quyết định kịp thời, chính xác và đúng thể chế của Nhà nước; Xem xét các quyết định và các biện pháp của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp dưới; Phát hiện và đề nghị Uỷ ban nhân dân uốn nắn kịp thời các vấn đề chưa phù hợp với chủ trương của Đảng, Nhà nước, Chỉ thị của Uỷ ban. - Tổ chức truyền đạt các quyết định của Uỷ ban nhân dân cho các ngành, các cấp và theo dõi đôn đốc kiểm tra thực hiện các quyết định đó. - Giúp Uỷ ban nhân dân bảo đảm mối quan hệ công tác giữa Uỷ ban nhân dân và các đoàn thể nhân dân. - Đảm bảo các phương tiện cho đại biểu Quốc hội ở địa phương, đại biểu Hội đồng nhân dân hoạt động. - Tổ chức việc tiếp nhận đơn, thư và giải quyết các khiếu nại, tố cáo của nhân dân. - Giúp Uỷ ban nhân dân quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Uỷ ban và hướng dẫn nghiệp vụ cho các ngành trong địa phương về các công tác nói trên theo đúng nguyên tắc chế độ của Nhà nước. - Quản lý tài sản được Uỷ ban nhân dân giao; Bảo đảm điều kiện vật chất cho bộ máy của Uỷ ban nhân dân hoạt động. - Quản lý cán bộ công nhân viên chức thuộc biên chế Văn phòng. 3- Tổ chức bộ máy Ngoại trừ Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp xã, theo nguyên tắc chung Văn phòng Uỷ ban nhân dân các cấp làm việc theo chế độ thủ trưởng. Văn phòng Uỷ ban nhân dân các cấp có Chánh Văn phòng; có phó Văn phòng giúp việc lãnh đạo. Chánh Văn phòng phụ trách chung công tác của Văn phòng, chịu trách nhiệm cá nhân trước Uỷ ban nhân dân về toàn bộ công tác của Văn phòng Uỷ ban nhân dân. Các bộ phận công tác trong Văn phòng có: 3.1- Bộ phận nghiên cứu tổng hợp. Bộ phận này có nhiệm vụ giúp Uỷ ban nhân dân theo dõi các khối công tác. Tuỳ theo khối lượng công tác, bộ phận này có thể được chia thành các tổ hoặc nhóm cán bộ theo dõi các mặt công tác sau: + Tình hình chung và các vấn đề tổng hợp như thống kê, kế hoạch, làm công tác thông tin báo cáo. + Công tác an ninh, chính trị và trật tự trị an, quân sự, tổ chức, pháp chế thanh tra. + Công tác lương thực, vật tư, giá cả, thương nghiệp, tài chính, ngân hàng. + Các ngành công nghiệp và thủ công nghiệp, xây dựng cơ bản, nhà đất, giao thông vận tải, bưu điện. + Các ngành nông nghiệp, thuỷ lợi, lâm nghiệp, thuỷ sản, khí tượng thuỷ văn, xây dựng kinh tế mới, định canh định cư. + Các ngành văn hoá thông tin, giáo dục phổ thông và chuyên nghiệp, khoa học kỹ thuật, thể dục thể thao, y tế, bảo vệ bà mẹ và trẻ em, thương binh và xã hôi. 3.2- Phòng (hoặc tổ) Hành chính - Tổ chức: Phòng (hoặc tổ) Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản lý và thực hiện các công việc về: + Công tác văn thư; + Giao thông liên lạc; + Tổng đài điện thoại; + Bảo vệ cơ quan (kể cả việc kiểm soát người ra vào cơ quan); + Tổ chức nhân sự; 3.3- Phòng (hoặc tổ) Quản trị - Tài vụ: Phòng (hoặc tổ) Quản trị - Tài vụ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản lý và thực hiện các công tác việc về: + Tài vụ, kế toán; + Quản lý tài sản của cơ quan Uỷ ban; + Y tế; + Đội xe; + Nhà khách; + Dịch vụ; 3.4- Trung tâm lưu trữ (đối với tỉnh), cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác lưu trữ (đối với huy