Bài giảng Quản trị hành chánh văn phòng (tiếp theo)

QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG CHƯƠNG TRÌNH CHƯƠNG 1: ĐẠI CƯƠNG 1.1- KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG. 1.2- CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG 1.3- NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG. 1.4- QUẢN TRỊ HCVP CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.1- CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG. 2.2- TỔ CHỨC NƠI LÀM ViỆC CHƯƠNG 3: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 3.1- QUẢN TRỊ CÔNG VIỆC. 3.2- QUẢN TRỊ HỒ SƠ 3.3- QUẢN TRỊ THÔNG TIN 3.4- QUẢN TRỊ TÀI SẢN CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT CHƯƠNG 1- ĐẠI CƯƠNG 1. 1- KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG. Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. CHƯƠNG 1- ĐẠI CƯƠNG 1.2- CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG. a. Chức năng giúp việc điều hành : - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc. - Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch. - Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan b. Chức năng tham mưu tổng hợp: Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý. c. Chức năng hậu cần, quản trị: Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan CHƯƠNG 1- ĐẠI CƯƠNG 1.3- NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG. • Xây dựng chương trình công tác và đôn đốc thực hiện chương trình đó; • Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng • Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành • Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, • Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại CHƯƠNG 1- ĐẠI CƯƠNG 1.3- NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG. • Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí, chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ; • Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động và công tác của cơ quan; • Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân , tiếp khách CHƯƠNG 1- ĐẠI CƯƠNG 1.4- QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG. Khái niệm về Quản trị hành chính VP: Quản trị HC-VP là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin Các chức năng quản trị HCVP: - Hoạch định công việc hành chính - Tổ chức công việc hành chính - Lãnh đạo công việc hành chính - Kiểm soát công việc hành chính - Thực hiện dịch vụ hành chính CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty •MÔ HÌNH TRỰC TUYẾN CỔ ĐiỂN •MÔ HÌNH ĐỊA LÝ •MÔ HÌNH PHÂN QUYỀN THEO NGÀNH – DICH VỤ •MÔ HÌNH CÔNG TY MẸ - CÔNG TY CON •MÔ HÌNH MA TRẬN CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty •MÔ HÌNH TRỰC TUYẾN CHỨC NĂNG Toång Giaùm ñoác R&D SP A HC - NS Tài chính KT San xuất Kinh doanh Marketing SP B CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty •MÔ HÌNH PHÂN QUYỀN THEO ĐỊA LÝ Toång Giaùm ñoác Khu vöïc A Khu vöïc B Khu vöïc C K.vöïc D Khu vöïc E Nghieäp vuï (Nhaân söï, Keá toaùn, Dòch vuï KH) K/thuaät SX KD Phoøng ban coâng ty: Taøi chính - Keá toaùn, Nhaân söï, Tieáp thò, Thoâng tin, Phaùp cheá, Nghieân cöùu vaø Phaùt trieån. CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty •MÔ HÌNH PHÂN QUYỀN THEO NGÀNH – DICH VỤ Toång Giaùm ñoác Ngaønh A Ngaønh B Ngaønh C Ngaønh D Ngaønh E Caùc boä phaän nghieäp vuï Caùc ñôn vò Saûn xuaát Phoøng ban coâng ty: Taøi chính - Keá toaùn, Nhaân söï, Tieáp thò, Nghieân cöùu vaø Phaùt trieån, Phaùp cheá, Quan heä coâng chuùng. CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty •MÔ HÌNH PHÂN QUYỀN THEO CÔNG TY TY MẸ -CON Toång Giaùm ñoác Cty con A Cty con B Cty con C Cty con D Cty con E Caùc boä phaän nghieäp vuï Caùc ñôn vò Saûn xuaát Phoøng ban coâng ty: Taøi chính - Keá toaùn, Nhaân söï, Tieáp thò, Nghieân cöùu vaø Phaùt trieån, Phaùp cheá, Quan heä coâng chuùng. Caùc ñôn vò Kinh doanh CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty •MÔ HÌNH PHÂN QUYỀN THEO MA TRẬN Toång Giaùm ñoác GÑ Kyõ thuaät GÑ Taøi chính GÑ Tieáp thò GÑ Nhaân söï GÑ Saûn xuaát v.v.. GÑ Döï aùn 1 GÑ Döï aùn 2 GÑ Döï aùn 3 CV Kyõ thuaät CV Kyõ thuaät CV Kyõ thuaät CV Saûn xuaát CV Saûn xuaát CV Saûn xuaát CV Nhaân söï CV Nhaân söï CV Nhaân söï CV Tieáp thò CV Tieáp thò CV Tieáp thò CV Taøi chính CV Taøi chính CV Taøi chính CV CV CV CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.2 Cơ cấu tổ chức hành chánh văn phòng CHÁNH VP HÀNH CHÁNH VĂN THƯ •Quản lý, điều hành công tác văn thư • Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết • Quản lý, tài sản TỔNG HỢP •Tư vấn văn bản trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động; • Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động , báo cáp và đề xuất phương án giải quyết LƯU TRỬ •Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ; • Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ QUẢN TRỊ •Cung cấp các phương tiện, điều kiện vật chất ; •Sửa chữa , quản lý, sử dụng các phương tiện vật chất có hiệu quả BẢO VỆ, LỄ TÂN, TẠP VỤ CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.3 Tổ chức nơi làm việc. 2.3.1- Yêu cầu chung: • Phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan • Tính thuận lợi phục vụ công việc • Tính dễ dàng liên hệ giao dịch • Tính bảo mật CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.3.2- Nguyên tắc bố trí: • Các bộ phận lãnh đạo, văn phòng: cần được bố trí ở nơi dễ giao dịch nhất . Các phòng làm việc được bố trí bảo đảm giải quyết dây chuyền giải quyết công việc • Các phòng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí ở vị trí biệt lập, • Diện tích phòng làm việc phải phù hợp với tính chất của từng bộ phận .Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế , tủ hồ sơ, các lọai sổ sách, giấy bútcần bố trí sắp xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo không khí thoải mái trong làm việc. • Chú ý các yếu tố tác động đến năng suất lao động như sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc. • Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng làm việc, từng chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác. CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.3.3- các dạng mô hình cơ bản CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.3.3 Các module CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2.3.4 bố trí không gian làm việc CHƯƠNG 3: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 3.1- QUẢN TRỊ CÔNG VIỆC 3.2- QUẢN TRỊ HỒ SƠ. 3.3- QUẢN TRỊ THÔNG TIN 3.4- QUẢN TRỊ TÀI SẢN 3.1- QUẢN TRỊ CÔNG ViỆC 1.1 Phân loại công việc •Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là những việc quan trọng (liên quan tới một số tiền lớn hoặc sự an nguy của doanh nghiệp); còn "việc nhỏ" thì ngược lại. •Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và việc không khẩn cấp. •Theo tân suất: Việc thường xuyên và việc không thường xuyên (sự vụ). 1.1 Phân loại công việc  Với công việc có tính chất thường xuyên. Là các công việc lặp lại theo một chu kỳ nhất định. Bạn cần lưu ý lại: - Tần suất thực hiện? - Người thực hiện? - Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc?  Đột xuất hoặc không ổn định. Cần phải xem xét xem có thể chuyển về công việc thường xuyên hay không? Người làm việc không hiệu quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm trên 50 %. 3.1- QUẢN TRỊ CÔNG ViỆC Xác định thứ tự ưu tiên • Quan trọng và khẩn cấp • Khẩn cấp nhưng không quan trọng • Quan trọng nhưng không khẩn cấp. • Không khẩn cấp và không quan trọng B A C Khẩn cấp Q ua n tr ọn g 3.1- QUẢN TRỊ CÔNG ViỆC 3.1- QUẢN TRỊ CÔNG ViỆC - Bằng các kế hoạch ngày , tuần , tháng. - Lịch công tác. - Bằng sơ đồ gantt, pert. - Bảng treo, lịch Google, - Phần mềm. 3.2. QUẢN TRỊ HỒ SƠ: Hồ sơ tối cần thiết Hồ sơ quan trọng Hồ sơ thường sử dụng Hồ sơ không cần thiết Phaân loaïi hoà sô caàn löu tröõ Leân lòch löu tröõ Löu tröû hoà sô Huûy boû hoà sô Sẽ giữ hồ sơ đang sử dụng trong bao lâu Sẽ giữ lại hồ sơ không còn hoạt động trong bao lâu Lưu trử vĩnh viễn Lưu trử theo định kỳ Hủy hàng ngày Hủy bỏ theo lịch 3.2. QUẢN TRỊ HỒ SƠ: SẮP XẾP HỒ SƠ GiẤY ( HARD COPY)  Lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên.  Danh mục hồ sơ của mỗi NV và tổng hợp hồ sơ toàn bộ phận.  Khi NV lập xong của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, và ký tên duyệt danh mục này.  Hãy tổ chức 1 tháng hoặc 1 tháng 2 lần, bạn yêu cầu NV cập nhật hồ sơ vào danh mục. Stt Tên HS Người quản lý Người được đọc HS Vị trí đề HS Dạng hồ sơ Cách thức, phân loại sắp xếp Ngày phát sinh HS Ngày cất HS Văn bản ổ cứng PC CD QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY (SOFT COPY) • Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau. • Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chức đựng các thông tin nhưng chưa xử lý. • Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng. 3.2. QUẢN TRỊ HỒ SƠ: QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY (SOFT COPY) • Lập quy định hướng dẫn chung: - Input - Output. - Quy định backup dữ liệu. - Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ. - Quy định quét virus định kỳ. - Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ. 3.2. QUẢN TRỊ HỒ SƠ: 3.3- QUẢN TRỊ THÔNG TIN Quy Trình quản trị thông tin Tiệp nhận, Phân loại Đăng ký Lưu chuyển Quản lý 3.3- QUẢN TRỊ THÔNG TIN TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ ĐẾN Số : Ngày : Chuyển:. Ngaøy ñeán Soá ñeán Taùc giaû (Nôi göûi VB ñeán ) Soá, kyù hieäu Ngaøy, thaùng Teân loaïi vaø trích yeáu noäi dung Nôi nhaän (ngöôøi nhaän) Kyù nhaän Ghi chuù 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Mẫu dấu đến Mẫu sổ đăng ký công văn đến Số, ký hiệu VB Ngàytháng năm VB Tên loại, trích yếu ND VB Người ký Nơi nhận VB Nơi nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 Mẫu sổ đăng ký công văn đi 3.3- QUẢN TRỊ THÔNG TIN Quy Trình quản trị thông tin: 3.3.1 Phân loại thông tin: • Theo nguồn: Nội bộ - Bên ngoài. • Theo người gửi: khách hàng, nhà cung ứng,chính quyền.. • Theo mức độ : khẩn, mật. • Theo người nhận: chung , riêng. 3. 3.2 Đăng ký thông tin và lưu chuyển: – Sổ giao việc – Sổ giao nhận thông tin, sản phẩm – Sổ công văn đến – đi. – Sổ giải quyêt công việc 3.3.3 Nguyên tắc quản lý thông tin • Feedback ngay. • Quản lý thông tin đầu vào. • Đảm bảo là người nhận đã nhận được thông tin. • Nguyên tắc nhắc nợ 3 lần. 3.3- QUẢN TRỊ THÔNG TIN 3.4- QUẢN TRỊ TÀI SẢN 3.4.1- Quản trị việc mua sắm tài sản. - Chọn nhà cung ứng. - Nghiệm thu. 3.4.2 – Quản trị việc sử dụng tài sản. - Sổ,thẻ tài sản - Duy tu bảo quản - Kiểm kê - Thanh lý tài sản CHƯƠNG 4- QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT 4.1.1- Xung đột : là quá trình trong đó một bên nhận ra rằng quyền lợi của mình hoặc đối lập hoặc bị ảnh hưởng tiêu cực bởi một bên khác. • Xung đột có thể mang đến những kết quả tiêu cực hoặc tích cực, phụ thuộc vào bản chất và cường độ của xung đột CHƯƠNG 4- QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT 4.1.2- Các kiểu xung đột Theo nguyên nhân : – Mục tiêu không thống nhất – Chênh lệch về nguồn lực – Có sự cản trở từ người khác – Căng thẳng / áp lực tâm lý từ nhiều người - mobing – Sự mơ hồ về phạm vi quyền hạn – Giao tiếp bị sai lệch Theo vai trò : – Xung đột tích cực – Xung đột tiêu cực CHƯƠNG 4- QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT Các biện pháp giải quyết xung đột: • Cạnh tranh – Vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng – Biết chắc mình đúng – Vấn đề nảy sinh đột xuất không lâu dài – Bảo vệ nguyện vọng chính đáng • Hợp tác – Cần tìm giải pháp phù hợp cho cả hai bên – Tạo dựng mối quan hệ lâu dài – Mục tiêu là học hỏi, thử nghiệm – Tập hợp sự hiểu biết vào vấn đề – Tạo ra tâm huyết • Lảng tránh •Vấn đề không quan trọng • Vấn đề không liên quan đến quyền lợi của mình • Hậu quả giải quyết vấn đề lớn hơn lợi ích đem lại • Cần làm đối tác bình tĩnh lại • Cần thu nhập thêm thông tin • Người thứ 3 có thể giải quyết vấn đề tốt hơn • Nhượng bộ •Cảm thấy chưa chắc chắn đúng • Vấn đề quan trọng với người khác hơn với mình • Cần mối quan hệ cho vấn đề sau quan trọng hơn • Tiếp tục đấu tranh sẽ có hại • Vấn đề không thể bị loại bỏ • Cần cho cấp dưới học thêm kinh nghiệm • Thỏa hiệp CHƯƠNG 4- QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT • Thỏa hiệp •Vấn đề tương đối quan trọng • Hậu quả việc không nhượng bộ quan trọng hơn • Hai bên đều khăng khăng giữ mục tiêu của mình • Cần có giải pháp tạm thời • Thời gian là quan trọng • Đôi khi đây là giải pháp cuối cùng BƯỚC 1: LẮNG NGHE • Cần phân biệt rỏ bản chất và hiện tượng. • Cần phải giữ thái độ tích cực, nhận ra những cuộc xung đột có lợi cho DN. • Cần phải kìm chế cảm xúc khi kiểm tra. Không nên để cho cảm xúc dẫn dắt tiến trình. • Nhà quản lý cần quyết đoán để có thể giải quyết xung đột thành công. 4.2- QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT 4.2- QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT BƯỚC 2: RA QUYẾT ĐỊNH ĐÌNH CHIẾN • Thông thường các xung đột khó có thể giải quyết được ngay. • Thời gian tìm ra bản chất của vấn đề là rất lâu. • Có những biện pháp giải quyết không nên công khai. • Bạn nên lấy uy quyền chấm dứt ngay xung đột và đưa ra các yêu cầu đối các bên, thông báo thời hạn giải quyết. BƯỚC 3: TÌM HIỂU CÁC BÊN • Hãy lắng nghe họ trình bày quan điểm. • Hãy xem xét kỹ lợi ích của họ trong “vụ xung đột”. • Hãy xem ý kiến của họ: tại sao họ lại quan điểm như vậy? • Hãy hỏi họ đánh giá về đối phương, tại sao họ cho rằng như vậy? 4.2- QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT BƯỚC 4: TÌM HIỂU GỐC RỂ VẤN ĐỀ • Hãy đưa ra liên tục câu hỏi tại sao lại như vậy cho đến khi bạn thấy rằng, đó thực sự là nguyên nhân gốc rễ của vấn đề 4.2- QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT • Đừng quên “tiên trách kỷ, hậu trách nhân”. Ai cũng có phần lỗi, chứ không phải 100% là lỗi của người khác. Hãy nhận lỗi mình và giải thích cảm giác của bạn đối với hành động của người khác để khả dĩ hiểu nhau hơn. • Hãy tỏ ra trưởng thành về tâm lý. Đừng cằn nhằn, nói dai và cố chấp. Đừng hung dữ, áp chế hoặc làm mất mặt người khác. Chưa đánh được người thì mặt đỏ như vang, đánh được người rồi thì mặt vàng như nghệ. Càng đè bẹp người khác, bạn càng làm yếu vị thế của mình. • Đừng cố giành phần thắng. Nếu là vợ chồng thì càng phải tâm niệm: “Một câu nhịn, chín câu lành”. Vợ chồng tuy hai mà một, không có chuyện thắng hay thua. 4.3- NGUYÊN TẮC GIẢI QUYẾT • Cố gắng hiểu quan điểm của người khác. Đặt mình vào vị trí của người khác và chứng tỏ mình đang nỗ lực cảm thông với họ. • Không nhắc lại chuyện cũ, chỉ giải quyết xung đột hiện tại. Tìm dịp để thảo luận về những lời trách cứ của họ. • Lắng nghe người khác, đừng nói át người khác. Cho người khác cơ hội nói rõ quan điểm của mình, đừng cố chấp! • Giải quyết xong thì đừng nhắc lại hoặc đay nghiến nhau. Cố gắng bình tĩnh, mọi chuyện rồi sẽ qua. 4.3- NGUYÊN TẮC GIẢI QUYẾT • Nói rõ ràng, không vòng vo. “Tâm phẫn xí, tắc bất đắc kỳ chính”, vì vậy mà nên giữ cho lòng không thiên tư tây vị. • Đừng giận cá chém thớt. Chuyện nào ra chuyện đó, đừng Chuyện nọ xọ chuyện kia. • Cố gắng cười. Khôi hài có thể làm dịu mọi tình huống. Càng thoải mái thì cuộc sống càng dễ chịu, khó tính là tự làm khổ mình. • Khi thảo luận một vấn đề, nên bình tĩnh và đừng nên tấn công cá nhân. Đặt mình vào quan điểm của đối tượng và cố đạt đến một thoả hiệp. Nên giả thiết rằng người kia đang có thiện chí ngoại trừ bạn có bằng chứng xác đáng là họ không là vậy. 4.3- NGUYÊN TẮC GIẢI QUYẾT • Trong khi những cá nhân hung hăng thường vi phạm quyền lợi của người khác. Họ có xu hướng nghĩ rằng quyền lợi của họ ưu tiên hơn của người khác và họ tập trung kiểm soát điều ấy bằng mọi giá. • Khi xung đột xảy ra, nhà quản lý cần tôn trọng những bên liên quan, nên để cho nhân cách của họ tác động lên mình và đối xử với tất cả một cách công bằng. Hãy thực hành sự kiên nhẫn. Cần đấu tranh cho giải pháp thắng - thắng. Nó mất nhiều năng lượng và các ý nghĩ sáng tạo hơn của DN bạn nhưng nó chỉ ra gốc rễ của vấn đề. 4.3- NGUYÊN TẮC GIẢI QUYẾT