Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng

Dự giờ giảng lý thuyết trên lớp Nghiên cứu tài liệu tham khảo do giáo viên giới thiệu Làm bài tập tình huống Thảo luận tình huống trên lớp Làm bài kiểm tra kiến thức trên lớp Làm bài tập thực hành nhóm Thi kết thúc học phần

ppt85 trang | Chia sẻ: nyanko | Lượt xem: 3969 | Lượt tải: 4download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Môn học QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCompany LogoDự giờ giảng lý thuyết trên lớp Nghiên cứu tài liệu tham khảo do giáo viên giới thiệuLàm bài tập tình huốngThảo luận tình huống trên lớpLàm bài kiểm tra kiến thức trên lớpLàm bài tập thực hành nhómThi kết thúc học phần NHIỆM VỤ CỦA SINH VIÊNCompany LogoPhân bố thời gian: - Số giờ lý thuyết trên lớp: 65% - Thảo luận, giải quyết tình huống, thực hành: 35% Điều kiện tiên quyết: Sinh viên đã học các môn học thuộc kiến thức cơ sở ngành như: - Quản trị học - Hành vi tổ chức Company LogoTiêu chuẩn đánh giá sinh viên: 45% Điểm bài tập kiểm tra, BT cá nhân, thái độ, chuyên cần.55% Điểm bài thi Thang điểm: 10/10Chuyên cần, thái độ 10%Bài tập cá nhân: 25%BT kiểm tra thường kỳ: 10%Kiểm tra kết thúc học phần: 55%Company LogoChương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGChương 2 NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGChương 3 : LÂP KẾ HOẠCH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGChương 4 : TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGChương 5 : KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG NỘI DUNG MÔN HỌCCompany Logo Tài liệu học tập: Trương Hoàng Hoa Duyên; giáo trình nội bộ quản trị hành chính văn phòng- Đại học Duy Tân-2011Mike Havey - Quản trị hành chánh văn phòng – NXB Thống kê 1997 PGS.TS Nguyễn Hữu Thân - Quản trị Hành chánh Văn phòng - NXB Thống kê 2004 GS.TS Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo - Quản trị văn phòng - NXB Lao động – Xã hội 2005PGS.TS Nguyễn Hữu Thân - Quản trị văn phòng – NXB Khoa học kỹ thuật 2005Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức – Học viện Hành chánh Quốc gia – 2003. Company LogoThảo luận: Tổ chức? hành chính? Company LogoTổ chức cũng có thể được hiểu theo nghĩa khác:Là một từ ngữ dùng để thay thế cho doanh nghiệp, công ty hoặc tập đoànLà một thực thể như doanh nghiệp, tức là doanh nghiệp đó được tổ chứcCách tổ chức nguồn tài nguyên để đạt được mục tiêu nào đóCompany LogoHành chính: Hoạt động liên quan đến sự vận hành trôi chãy của các họat động đạt được bằng các phương tiện của những hệ thống hành chính được thiết kế tốt, được hỗ trợ bằng quản trị hữu hiệuCompany LogoQUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGADMINISTRATIVE OFFICE MANAGEMENTCác khái niệm CHÚNG TA cần thảo luậnQuản lý là gì?Quản trị là gì?Quản trị và quản lý giống và khác nhau như thế nào?Quản trị hành chính văn phòng là gì?Company LogoCác bạn hãy quan sát đàn kiến tha mồiCompany LogoCác bạn hãy xem người chỉ huy dàn nhạcCompany LogoBộ đội kéo pháoCompany LogoQuản trị khác quản lý như thế nàoKhả năng lãnh đạo vượt lên cả khả năng quản lýNhững nhà lãnh đạo giỏi cũng là những nhà quản lý giỏi. Tuy nhiên, có những nhà quản lý giỏi lại không thể trở thành người quản lý giỏi.Nhà quản lý: Có khả năng hoạch định, tổ chức, kiên định, linh hoạt và làm việc hiệu quảNhà lãnh đạo: có tầm nhìn, có khả năng thúc đẩy, có khả năng truyền cảm hứngQuản lý (tiếng Anh là Management ; tiếng Latinh manum agere = "điều khiển bằng tay“)Company LogoVăn phòng có mối quan hệ như thế nào với các phòng ban khác trong tổ chứcBan Giám đốcNhóm dự ánPX SX1PXSX2Chi nhánh BChi nhánh AP Nhân sựVăn phòngP HCTHP Kỹ thuậtP maketingPkế toánCompany Logo MỤC TIÊU Sau khi học xong chương này sinh viên sẽ có khả năngMô tả được các chức năng và nhiệm vụ của nhân viên hành chính và thư ký văn phòng.Phân biệt được thế nào là công việc quản trị hành chính văn phòng và thế nào là công việc hành chính văn phòng.Hiểu được các vị trí, tiêu chuẩn, chức năng, nhiệm vụ của các cấp bậc hành chính văn phòng cần phải có. Company LogoTÓM LƯỢC NỘI DUNG 1. Tổng quan về văn phòng và công việc hành chính văn phòng2. Quản trị hành chính văn phòng và nhà quản trị hành chính văn phòng Company LogoNỘI DUNG1. Khái niệm quản trị HCVP2. Các cấp bậc quản trị HCVP3. Chức năng của Quản trị HCVP4. Nội dung quản trị HCVPCompany Logo - Theo nghĩa rộng (văn phòng tổng quát): Là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành các hoạt động của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNGCompany Logo - Theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): Văn phòng là nơi làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNGCompany Logo Theo cách tiếp cận về phương diện tổ chức: Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNGCompany LogoTiếp cận theo chức năng tổ chức: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức. Tiếp cận theo tính chất hoạt động: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành của nhà quản trị. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNGCompany LogoVăn phòng là một thực thể tồn tại một cách khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng hành chính văn phòng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó . KHÁI NIỆM VĂN PHÒNGCompany LogoNhững đặc điểm chung của văn phòng :- Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm của từng cơ quan. - Văn phòng được quản lý và điều hành theo những tiêu chuẩn nhất định- Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNGCompany LogoChức năng tham mưu tổng hợpChức năng giúp việc điều hànhChức năng hậu cầnCHỨC NĂNG VĂN PHÒNGCompany LogoTham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. CHỨC NĂNG THAM MƯUCompany LogoĐể có ý kiến tham mưu cho lãnh đạo, văn phòng thực hiện nhiệm vụ gì?CHỨC NĂNG THAM MƯUCompany LogoXây dựng kế hoạch quý tháng, tuần, ngàyTổ chức triển khai thực hiện.Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản..CHỨC NĂNG GIÚP VIỆC ĐIỀU HÀNHCompany LogoVăn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng hiệu quả. CHỨC NĂNG HẬU CẦNCompany LogoTổng hợp chương trình công tác của cơ quan đơn vị: Xây dựng kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnh đạo Thu thập xử lý, quản lý và sử dụng thông tinNHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNGCompany Logo Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo Theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định Tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo Đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNGCompany LogoCÔNG TÁC VĂN THƯCÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ, TRANG THIẾT BỊCÔNG TÁC LƯU TRỮCÔNG TÁC TÀI VỤCÔNG TÁC TỔ CHỨC NHÂN SỰBẢO VỆCÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCompany LogoNghiệp vụ soạn thảo văn bảnNghiệp vụ quản lý văn bảnNghiệp vụ tổ chức hội nghịNghiệp vụ tổ chức chuyên đi công tác của lãnh đạoNghiệp vụ lễ tânNGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCompany LogoQUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCompany LogoThảo luận:Những câu hỏi sau đây thường được nêu về quản trịQuản trị là một nghệ thuật hay một khoa họcCác nhà quản trị là bẩm sinh hay được đào tạoQuản trị có thể dạy được khôngCompany LogoKhái niệm chức năng nhiệm vụ của VPVP là một đơn vị trong cơ quan có nhiệm vụ Thu thậpTổ chứcPhân phốiTruyền đạtBảo quản lưu trữ tài liệu,hồ sơTrợ giúp và tham mưu cho lãnh đạo thực hiện các hoạt động quản lý và điều hành cơ quan đơn vịVD: VP Quốc hội, VP Chính phủ, VP Sở, VP Tổng công tyThông tinBộ máy điều hành tổng hợpCompany LogoNhiệm vụ của hành chính văn phòng là xử lý thông tin, thông tin được thể hiện qua ba chiều.Thông tin đầu vào (input information flow)Thông tin đầu ra (output information flow)Thông tin nội bộ (internal information flow)Company LogoMột trong những chức năng quan trọng của văn phòng là tạo mọi dịch vụ và điều kiện thuận lợi cho các bộ phận nghiệp vụ khác làm việc hiệu quả.Company LogoTrong thực tế hoạt động hành chính VP diễn ra như thế nào?Company LogoResearch & DevelopmentProductionOffice ServicesOffice ServicesManagementPersonnelRevenuesMaketing & SalesPurchasingKHÁI NIỆM QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCompany LogoVí dụ: Bạn có nhiệm vụ xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu, sản phẩm hoặc thiết bị cho xí nghiệp. Để xử lý đơn hàng người này phải chịu trách nhiệm về một số công việc như đánh máy đơn đặt hàng, sử dụng máy vi tính, fax, để tiến hành đặt hàng, tất cả những thủ tục đó đều được thực hiện bởi nhân viên hành chính chính văn phòng Company Logo Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin.KHÁI NIỆMCompany LogoCẤP BẬCCác yếu tố để phân chia cấp bậc HCVP- Tính phức tạp của công việc- Trách nhiệm đối với công việc- Mức độ giám sát- Mức độ giao tiếp- Trách nhiệm đối với người khácCompany LogoCẤP BẬCNhân viên HCVPThư ký HCVPNhà quản trị CVPNhà quản trị HCVPCompany LogoCẤP BẬCNhân viên HCVPChức năngYêu cầuCompany LogoCẤP BẬC NHÂN VIÊN HCVPChức năng: giải quyết các công việc hành chính đơn thuần Yêu cầu: có chút kinh nghiệm trong các lĩnh vực sau: - Nhân viên đánh máy, nhân viên lưu trữ hồ sơ, tiếp tân viên và nhân viên hành chính văn phòng tổng quát. - Thực hiện công việc hành chính văn phòng hàng ngàyNhân viên xử lý thông tin mức thấp và tốc ký Họ là những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn.Company LogoCẤP BẬCThư ký - Thư ký chuyên ngành- Thư ký HCVP tổng quát- Thư ký xử lý thông tin Yêu cầuCompany LogoCẤP BẬC THƯ KÝChức năng: làm việc tại các bộ phận chuyên môn khác nhauYêu cầu. Biết phán đoán, có kiến thức chuyên mônCó đầu óc sáng tạo.Ngoài ra họ phải có nhiều kinh nghiệm và trình độ học vấn cao. Nhiệm vụ của thư ký Công việc hành chính văn phòng tổng quát.Công việc quản trị hồ sơ.Công việc nghe và nhận điện thoại.Công việc đánh máy và sao lưu lại hồ sơ.Company LogoCẤP BẬCQuản trịChức vụYêu cầuCompany LogoNHÀ QUẢN TRỊ HCVPChức năng: có đầy đủ các tiêu chuẩn của nhà quản trị, nhà quản trị hành chính văn phòngYêu cầu: Trưởng phòng thông tin, Trưởng phòng hồ sơ, Trưởng phòng hành chính,Company LogoNẤT THANG CẤP BẬCCHỨC VỤNhân viênThư kýCấp quản trịChức vụNhân viên tiếp tân và nhân viên hành chính (nhân viên thư tín hoặc nhân viên lưu trữ hồ sơ).- Tốc ký viên.Nhân viên đánh máy.Nhân viên điều hành xử lý thông tin.Thư ký chuyên ngành luật, y khoa,Thư ký tổng quát (thư ký cho quản đốc cấp trung hoặc cấp cao).Chuyên viên xử lý thông tin: thư ký hành chính hoặc thư ký thư từ liên lạc.- Trợ lý hành chính- Trưởng phòng giám đốc hành chính-Trưởng phòng thông tin-Trưởng phòng hồ sơ -Trưởng phòng xử lý thông tinYêu cầuCó nghiệp vụ chuyên môn và có kinh nghiệm trong nghề ở mức độ tối thiểu.Có nghiệp vụ chuyên môn cao và/hoặc thêm trình độ học vấn và có kinh nghiệm trong nghề.Có kỹ năng quản trị công ty với kinh nghiệm và/hoặc có trình độ học vấn chuyên ngành về công việc hành chính văn phòng.Company Logo 1. Nhìn nhận như thế nào về vai trò của thư ký hiện tại và tương lai. Theo bạn liệu thư ký và nhân viên HCVP có thể đổi vị trí cho nhau trong công việc HCVP được không? Vì sao? 2.Theo Anh chị hành chính văn phòng có vai trò như thế nào trong tổ chức và trong thực tế hoạt động hành chính văn phòng diễn ra như thế nào? 3. Hãy cho ý kiến của anh chị về nhận định sau: “Bộ phận hành chính văn phòng là bộ phận làm dâu trăm họ, do đó dễ bị chỉ trích” Bạn có nhận xét gì về nhận định trên?Company LogoHãy thảo luận về nhận định sau: “Bộ phận hành chính văn phòng là bộ phận làm dâu trăm họ, do đó dễ bị chỉ trích” Bạn có nhận xét gì về nhận định trên?Company LogoNẤC THANG CẤP BẬCPhó chánh VPChánh văn phòngTrợ lý chuyên nghiệpThư ký cấp trung/ cấp thấpLễ tânNhân viên văn phòngCompany LogoCHỨC NĂNGĐỊNH HƯỚNGTỔ CHỨCKIỂM TRADUY TRÌMục tiêuThực hiện MTĐảm bảo hoàn thành MTRà soátCHỨC NĂNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCompany LogoNỘI DUNGPhân tích dự báoXây dựng kế hoạchLãnh đạo điều hànhPhân công thực hiệnNỘI DUNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCompany LogoNỘI DUNGCung cấp nguồn lựcHuấn luyện nghiệp vụTổng kết rút kinh nghiệmĐiều chỉnh hoạt độngNỘI DUNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCompany LogoNHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCompany LogoNHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGTạo cơ cấu tổ chức hành chính tốt (1) Hiểu biết các loại hình công việc hành chính văn phòng.(2) Tổ chức một lực lượng hành chính văn phòng(3) Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền thông bên trong bộ phận hành chính(4) Đảm bảo mối thân tình bằng hữu giữa các nhân viên văn phòng thông qua việc chọn lọc, phát triển và động viên.Company LogoNHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGTạo cơ cấu tổ chức hành chính tốt (5) Tổ chức và duy trì cơ sở vật chất(6) Lựa chọn và mua sắm dụng cụ văn phòng, trang bị máy móc và dụng cụ.(7) Phối hợp công việc hành chính của thư ký với kiểm soát viên.(8) Phối hợp các hoạt động hành chính với các hoạt động hành chính văn phòng của các bộ phận phòng ban khác. Company LogoNHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGHoạch định công việc hành chính(1) Biết cách tạo sự hợp lý cho ngày làm việc của mỗi một công việc. (2) Lên kế hoạch, phân tích, chỉ huy để công việc được hoàn tất. (3) Loại bỏ sự lãng phí năng lực của con người và sử dụng máy móc cần thiết.(4) Biến công việc thành dễ dàng bằng cách làm cho công việc trở nên ít phức tạp.Company LogoNHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGKiểm soát công việc hành chính(1) Điều hành các thủ tục hành chính và điều hành nhân viên.(2) Duy trì các đơn vị dịch vụ thư từ, điện thoại, điện tín, tiếp tân.(3) Cung cấp kịp thời các dịch vụ hành chính cho bất cứ nơi nào trong tổ chức theo yêu cầu.(4) Duy trì lịch huấn luyện để các nhân viên hành chính có năng lực và trình độ đầy đủ nhất. Company LogoNHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGKiểm soát công việc hành chính(5) Duy trì các tiêu chuẩn về số lượng, các cẩm nang hành chính văn phòng và các dữ kiện khác.(6) Duy trì lịch theo dõi để xem các thủ tục có được cải tiến và áp dụng không.(7) Kiểm soát nhân viên và hỗ trợ công việc của nhóm. Company Logo(1) Được đào tạo(4) Có quan điểm tiếp cận những phương pháp làm việc mới. (3) Có khả năng giảng dạy(2) Có khả năng gánh vácủy thác trách nhiệm và quyền hành. TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCompany Logo(5) Tính gần gủi: (8) Kiểm soát cảm xúc (7) Phong cách lịch sự và ngoại giao (6) Óc khôi hài TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCompany Logo(9) Có óc sáng kiến và dễ tưởng tượng12) Khả năng nói (11) Óc phán đoán (10) Tự tin TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGCompany LogoTại sao nhà quản trị hành chính văn phòng là người phải có óc sáng kiến và trí tưởng tượng? Company LogoTHƯ KÝ VÀ ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA THƯ KÝCompany LogoKHÁI NIỆMThư ký là một trợ lý của quản trị (an excutive assistant), là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng (office skills) có khả năng nhận lãnh trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra những quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình Company LogoKHÁI NIỆM THƯ KÝ VĂN PHÒNGThư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòngCompany LogoCHỨC NĂNG CỦA THƯ KÝThứ nhất: Hoạt động của thư ký bao gồm việc ghi chép, soạn thảo các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu trong cuộc họp, hội nghị, hội thảo.- Thứ hai: Hoạt động của thư ký bao gồm các công việc liên quan đến văn thư, liên lạc thư tín, thủ tục hành chính ở văn phòng của một cơ quan, tổ chức.Company LogoCHỨC NĂNG CỦA THƯ KÝ-Thứ ba: Hoạt động thư ký là hoạt động trợ giúp, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan tổ chứcThứ tư: Hoạt động thư ký là hoạt động quản lý, điều hành công việc hàng ngày của một tổ chức xã hội nào đó. Thư ký mang tính chất hoạt động như một thủ trưởng. Ví dụ: Tổng thư ký hội nhà văn, Tổng thư ký hội nhà báo, Tổng thư ký hội nhạc sĩ,Company LogoNHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝNhững công việc thuộc về quan hệ cá nhân Thư tín Đện thoạiThu xếp chuyến đi công tác cho lãnh đạoTiếp kháchCompany LogoNHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝNhững công việc thuộc về quan hệ văn bản(1) Quản lý công văn của đơn vị, nhà quản trị(2) Soạn thảo, kiểm duyệt văn bản trước khi trình thủ trưởng cơ quan(3) Tổ chức tài liệu hợp lýCompany LogoNHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝNhững nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việcHẹn gặpLập lịch làm việcThống kê kiểm traChăm lo sắp xếp phòng làm việcCompany LogoĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝNhững yêu cầu đối với thư ký Phải được cơ quan thủ trưởng tin cậy và xứng đáng với tin cậy đó.Phải có những tính cách sau: Tính thẳng thắn, chân thành, cởi mở và chu đáo trong công việc.Company LogoĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Những yêu cầu đối với thư kýNhanh nhẹn, kịp thời, chính xác. Bền bỉ, vững vàng, kiên quyết, công bằng, kỹ luật.Ngoài ra còn có thái độ dứt khoát, tính tự chủ, sự vui tính, tính chịu đựng, tinh thần kỹ luật (theo Jacgueline Mareuil trong “ cẩm nang người thư ký”).Company LogoNăng lực chuyên mônPhẩm chất, kỹ năngNăng lực quản lýNăng lực giao tiếp ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝCompany LogoNĂNG LỰC CHUYÊN MÔNHiểu sâu sắt về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao;Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu;Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác sử dụng thành thạo các nghiệp vụ hành chính văn phòng.Company LogoNĂNG LỰC GIAO TIẾPXử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mìnhTinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống;Có khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiếtCó hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnhCó khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc;Company LogoNĂNG LỰC GIAO TIẾPBiết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lýCó tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóngCó khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiếtBiết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý Company LogoPHẨM CHẤT, KỸ NĂNGPhẩm chấtYêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệpCó ý thức kỹ luật, tự giác và triệt để trong công việcCó tính năng động, linh hoạt, cẩn thận và chu đáoCó tinh thần tương trợ, đoàn kết, biết cởi mở và kín đáo, tế nhị khi cần thiết.Company LogoCẤP BẬC THƯ KÝCó ý kiến cho rằng: “Thư ký là nghề đơn giản, mang tính chất sự vụ, ai cũng có thể làm được, không cần trình độ chuyên môn”. Bạn có ý kiến gì về nhân định này ?Company LogoTHẢO LUẬN Có nhận định cho rằng:“Không giỏi lắng nghe những âm thanh khác nhau, đó là nhược điểm lớn nhất của một nhà quản lý”(Nữ quản lý nổi tiếng của Mỹ- Mary Kay”Các anh (chị) hãy cho ý kiến của cá nhân về nhận định trênCompany Logo
Tài liệu liên quan