Bài giảng quản trị học

BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ HỌC MỤC LỤC Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ ................................................................................1 1. KHÁI NIỆM VÀ BẢN CHẤT CỦA QUẢN TRỊ, NHÀ QUẢN TRỊ ...............................1 1.1. Quan niệm về quản trị ..................................................................................................1 1.2. Bản chất của quản trị....................................................................................................3 1.3. Nhà quản trị..................................................................................................................4 2. VĂN HOÁ TỔ CHỨC VÀ MÔI TRƯỜNG QUẢN TRỊ ..................................................7 2.1. Văn hoá tổ chức............................................................................................................7 2.2. Môi trường quản trị ....................................................................................................10 3. SỰ PHÁT TRIỂN CỦA LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ ........................................................14 3.1. Các trường phái quản trị cổ điển ................................................................................14 3.2. Trường phái quản trị hành vi (hay trường phái tâm lý xã hội)...................................18 3.3. Lý thuyết định lượng về quản trị................................................................................19 3.4. Học thuyết quản trị hiện đại .......................................................................................21 Chương 2. CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH ..............................................................................32 1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA HOẠCH ĐỊNH..........................................................32 1.1. Khái niệm ...................................................................................................................32 1.2. Phân loại hoạch định ..................................................................................................32 1.3. Vai trò của việc hoạch định........................................................................................33 2. MỤC TIÊU, CƠ SỞ KHOA HỌC VÀ TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH ...........................33 2.1. Mục tiêu của hoạch định ............................................................................................33 2.2. Cơ sở khoa học của hoạch định..................................................................................36 2.3. Tiến trình của hoạch định...........................................................................................37 3. HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC VÀ HOẠCH ĐỊNH TÁC NGHIỆP ..............................38 3.1. Hoạch định chiến lược ...............................................................................................38 3.2. Hoạch định tác nghiệp................................................................................................43 Chương 3. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC......................................................................................53 1. KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC.............53 1.1. Khái niệm và tầm quan trọng của công tác tổ chức ...................................................53 1.2. Mục tiêu của công tác tổ chức....................................................................................53 1.3. Các nguyên tắc của tổ chức quản trị ..........................................................................54 2. MỘT SỐ CƠ SỞ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ........................................................54 2.1. Tầm hạn quản trị ........................................................................................................54 2.2. Quyền hành trong quản trị..........................................................................................55 2.3. Phân cấp quản trị ........................................................................................................56 3. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ .....................................................................................58 3.1. Khái niệm ...................................................................................................................58 3.2. Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị ..............................................................59 3.3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị ................................................................................59 3.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức..................................................................65 4. TIẾN TRÌNH THIẾT KẾ CƠ CẤU TỎ CHỨC...............................................................67 4.1. Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức.............................................67 4.2. Chuyên môn hoá (hay phân chia công việc) .............................................................67 4.3. Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu............................................................68 4.4. Thể chế hoá cơ cấu tổ chức ........................................................................................68 Chương 4. CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO...................................................................................75 1. KHÁI NIỆM, NỘI DUNG VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO................75 1.1. Khái niệm và bản chất của lãnh đạo...........................................................................75 1.2. Nội dung lãnh đạo ......................................................................................................77 1.3. Vai trò của chức lãnh đạo trong tổ chức ....................................................................78 2. CÁC LÝ THUYẾT VỀ ĐỘNG CƠ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN.............................79 2.1. Lý thuyết cổ điển........................................................................................................79 2.2. Lý thuyết tâm lý xã hội hay quan hệ con người .........................................................79 2.3. Lý thuyết hiện đại.......................................................................................................80 3. PHƯƠNG PHÁP VÀ PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO.......................................................81 3.1. Các phương pháp lãnh đạo.........................................................................................81 3.2. Các phong cách lãnh đạo............................................................................................83 Chương 5. CHỨC NĂNG KIỂM TRA ....................................................................................86 1. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ HÌNH THỨC CỦA KIỂM TRA....................................86 1.1. Khái niệm và bản chất của kiểm tra ...........................................................................86 1.2. Mục đích của kiểm tra................................................................................................87 1.3. Các hình thức kiểm tra ...............................................................................................87 2. VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC KIỂM TRA .......................................................................88 3. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA ...................................................................................88 3.1. Kiểm tra phải theo kế hoạch.......................................................................................88 3.2. Kiểm tra phải mang tính đồng bộ...............................................................................89 3.3. Kiểm tra phải công khai, khách quan, chính xác .......................................................89 3.4. Kiểm tra phải phù hợp với tổ chức và con người trong hệ thống ..............................89 3.5. Kiểm tra phải linh hoạt, đa dạng ................................................................................89 3.6. Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm ...............................................................................89 4. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA................................................................................................89 4.1. Xây dựng các tiêu chuẩn ............................................................................................90 4.2. Đo lường và đánh giá việc thực hiện .........................................................................91 4.3. Điều chỉnh các sai lệch...............................................................................................92 5. CÁC LOẠI KIỂM TRA ...................................................................................................93 5.1. Kiểm tra hành vi.........................................................................................................93 5.2. Kiểm tra tài chính.......................................................................................................94 Chương 6. MỘT SỐ VẤN ĐỀ TRONG QUẢN TRỊ HỌC HIỆN ĐẠI ................................100 1. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ ..............................................................100 1.1. Thông tin quản trị.....................................................................................................100 1.2. Quyết định quản trị...................................................................................................102 2. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI CỦA TỔ CHỨC...............................................................106 2.1. Thay đổi và lý do cần phải thay đổi .........................................................................106 2.2. Nội dung của sự thay đổi tổ chức.............................................................................106 2.3. Những hình thức thay đổi tổ chức............................................................................107 2.4. Yếu tố thời gian đối với sự thay đổi.........................................................................107 2.5. Phản ứng đối với sự thay đổi....................................................................................108 3. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT................................................................................................108 3.1. Khái niệm .................................................................................................................108 3.2. Nguồn gốc của xung đột trong tổ chức ....................................................................109 3.3. Các hình thức xung đột ............................................................................................109 3.4. Các biện pháp giải quyết và loại trừ xung đột..........................................................110 4. QUẢN TRỊ RỦI RO .......................................................................................................110 4.1. Quan niệm về rủi ro và quản trị rủi ro......................................................................110 4.2. Các loại rủi ro...........................................................................................................110 4.3. Tiến trình quản trị rủi ro...........................................................................................111 4.4. Các phương pháp phòng ngừa quản trị rủi ro ..........................................................111 1 Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ Mục tiêu: Sau khi nghiên cứu và học tập chương này, sinh viên có thể: - Nhận thức được khoa học quản trị không có giới hạn về sự hiểu biết, do đó phải phấn đấu không ngừng trong mọi môi trường quản trị nhằm đưa ra các quyết định quản trị luôn thích ứng với tình hình thực tế. - Nắm được đối tượng, nội dung và phương pháp nghiên cứu môn quản trị học. - Trên cơ sở những nhận thức trên, các em sinh viên có thể phấn đấu rèn luyện để trở thành những nhà quản trị giỏi trong tương lai. 1. KHÁI NIỆM VÀ BẢN CHẤT CỦA QUẢN TRỊ, NHÀ QUẢN TRỊ 1.1. Quan niệm về quản trị 1.1.1. Khái niệm Quản trị, tiếng Anh là management, vừa có ý nghĩa là quản lý, vừa có ý nghĩa là quản trị, nhưng được dùng chủ yếu với nghĩa quản trị. Về thực chất, quản trị và quản lý đều là sự tác động dưới dạng điều khiển. Cho đến nay có thể tạm gọi quản lý là thuật ngữ được dùng để chỉ sự điều khiển của Nhà nước trong việc quản lý xã hội nói chung và quản lý kinh tế nói riêng còn quản trị là thuật ngữ để chỉ sự điều khiển ở cấp cơ sở trong đó có các tổ chức kinh doanh - các doanh nghiệp. Quản trị và quản lý có điểm chung là lôgíc giống nhau nhưng điểm khác là ở nội dung và quy mô cụ thể của nó. Mặc dù xuất hiện từ lâu đời và được áp dụng rộng rãi trong cuộc sống hàng ngày, nhưng cho tới nay vẫn chưa có một quan niệm thống nhất về quản trị. - Theo quan điểm của Koontz và O’Donnell: Quản trị là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định. - Theo Stoner và Robbins: Quản trị là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành các mục tiêu của đơn vị đó. - Theo lý thuyết hành vi của Mary Parker Follet, một triết gia quản trị hàng đầu, thì: Quản trị là hoàn thành công việc thông qua người khác. Định nghĩa này đã đưa ra cách thức tiến hành các hoạt động quản trị thông qua người khác, quản trị là hoạt động có mục đích và mang tính tập thể. Từ những quan niệm trên, chúng ta có thể khái quát: Quản trị là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đề ra trong điều kiện biến động của môi trường và sự thay đổi của các nguồn lực. Như vậy, quản trị bao gồm 5 yếu tố thành phần như sau: - Chủ thể quản trị và đối tượng bị quản trị. - Có mục tiêu quản trị rõ ràng. - Kết quả và hiệu quả. - Có nguồn tài nguyên hạn chế. - Môi trường quản trị luôn thay đổi. Các yếu tố trên không thể tách rời nhau mà có mối quan hệ ràng buộc với nhau trong quản trị. Chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động. Tác động này có thể là một lần nhưng cũng có thể là nhiều lần. Đối tượng bị quản trị phải tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị. Thông thường chủ thể là một hoặc nhiều người còn đối tượng có thể là máy móc 2 thiết bị, tiền vốn, vật tư hay con người. Căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động là mục tiêu của quản trị. 1.1.2. Mục đích của quản trị Thực chất quản trị chính là sự kết hợp được mọi nỗ lực chung của con người trong tổ chức và sử dụng tốt của cải của tổ chức để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của mỗi người một cách khôn khéo và có hiệu quả nhất. Quản trị ra đời chính là để tạo ra một hiệu quả hoạt động cao hơn hẳn so với việc làm của từng cá nhân riêng lẻ của một nhóm người khi họ tiến hành các công việc có mục tiêu chung gần gũi với nhau. Nói một cách khác, thực chất của quản trị là quản trị con người trong tổ chức, thông qua đó sử dụng có hiệu quả nhất mọi tiềm năng và cơ hội của tổ chức. 1.1.3. Tầm quan trọng của quản trị - Nhiệm vụ của quản trị là sử dụng hợp lý và tiết kiệm nhất đối tượng lao động, tư liệu lao động và sức lao động để giảm chi phí đầu vào và nâng cao kết quả sản xuất ở đầu ra. - Sức mạnh kinh tế của một nước, một tổ chức do 5 yếu tố tạo thành: + Tài nguyên, nguyên vật liệu (M1). + Tiền vốn (M2). + Kỹ thuật công nghệ (M3). + Lao động (M4). + Quản trị (Năng lực quản trị) (M5). Hiện nay, quản trị là nhân tố cơ bản được xếp hàng đầu, quyết định sự tồn tại, phát triển hay trì trệ hoặc diệt vong của mọi tổ chức. Qua phân tích về những nguyên nhân thất bại trong hoạt động kinh doanh của cá nhân và của các doanh nghiệp, cũng như thất bại trong hoạt động của các tổ chức kinh tế - chính trị - xã hội nhiều năm qua cho thấy nguyên nhân cơ bản vẫn là do quản trị kém hoặc yếu .Nghiên cứu các công ty kinh doanh của Mỹ trong nhiều năm, đã phát hiện ra rằng các công ty luôn thành đạt chừng nào chúng được quản trị tốt. Ngân hàng châu Mỹ đã nêu trong bản công bố Báo cáo về kinh doanh nhỏ rằng “Theo kết quả phân tích cuối cùng, hơn 90% các thất bại trong kinh doanh là do thiếu năng lực và thiếu kinh nghiệm quản trị”. Sự cần thiết khách quan và vai trò của quản trị xuất phát từ những nguyên nhân sau đây: - Từ tính chất xã hội hóa của lao động và sản xuất. - Từ tiềm năng sáng tạo to lớn của quản trị. - Từ những yếu tố làm tăng vai trò của quản trị trong nền sản xuất và kinh tế hiện đại. - Từ những yêu cầu xây dựng và phát triển kinh tế và xã hội trong quá trình đổi mới chuyển sang nền kinh tế thị trường và tiến hành công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước ở Việt Nam. Tăng cường xã hội hoá lao động và sản xuất – một quá trình mang tính qui luật của sự phát triển kinh tế và xã hội. Ta biết rằng để tạo ra sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của đời sống và phát triển kinh tế, nhất thiết phải tiến hành phân công lao động và hiệp tác sản xuất. Sự xuất hiện của quản trị như là kết quả tất nhiên của việc chuyển các quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập với nhau thành các quá trình lao động phải có sự phối hợp. Sản xuất và tiêu thụ mang tính tự cấp, tự túc do một cá nhân thực hiện không đòi hỏi quản trị. Ở một trình độ cao hơn, khi sản xuất và kinh tế mang tính xã hội rõ nét và ngày càng sâu rộng hơn, khi đó quản trị là điều không thể thiếu. Theo C. Mác, “Bất cứ lao động xã hội hay lao động chung nào mà tiến hành trên một qui mô khá lớn đều yêu cầu phải có một sự chỉ đạo để điều hòa những hoạt động cá nhân. Sự 3 chỉ đạo đó phải làm chức năng chung, tức là chức năng phát sinh từ sự khác nhau giữa sự vận động chung của cơ sở sản xuất với sự vận động cá nhân của những khí quan độc lập hợp thành cơ sở sản xuất đó. Một nhạc sĩ độc tấu tự điều khiển lấy mình, nhưng một dàn nhạc thì cần phải có nhạc trưởng”. Do đó, quản trị là thuộc tính tự nhiên, tất yếu khách quan của mọi quá trình lao động xã hội, bất kể trong hình thái kinh tế xã hội nào, nếu không thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của quản trị, không thể thực hiện được các quá trình hợp tác lao động, sản xuất, không khai thác sử dụng được các yếu tố của lao động sản xuất có hiệu quả. Quản trị có khả năng sáng tạo to lớn. Điều đó có nghĩa là cùng với các điều kiện về con người và về vật chất kỹ thuật như nhau nhưng quản trị lại có thể khai thác khác nhau, đem lại hiệu quả kinh tế khác nhau . Nói cách khác, với những điều kiện về nguồn lực như nhau, quản lý tốt sẽ phát huy có hiệu quả những yếu tố nguồn lực đó, đưa lại những kết quả kinh tế - xã hội mong muốn, còn quản lý tồi sẽ không khai thác được, thậm chí làm tiêu tan một cách vô ích những nguồn lực có được, dẫn đến tổn thất. Có thể nói quản trị tốt suy cho cùng là biết sử dụng có hiệu quả những cái đã có để tạo nên những cái chưa có trong xã hội. Vì vậy, quản trị chính là yếu tố quyết định nhất cho sự phát triển của mỗi quốc gia và các tổ chức trong đó. Khi con người người kết hợp với nhau trong một tập thể để cùng nhau làm việc, người ta có thể tự phát làm những việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng của mỗi người. Lối làm việc như thế cũng có thể đem lại kết quả, hoặc cũng có thể không đem lại kết quả. Nhưng nếu người ta biết tổ chức hoạt động và những việc quản trị khác thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn, đặc biệt quan trọng không phải chỉ là kết quả mà sẽ còn ít tốn kém thời gian, tiền bạc, nguyên vật liệu và những phí tổn khác. 1.2. Bản chất của quản trị Xét về mặt tổ chức và kỹ thuật của hoạt động quản trị thì quản trị chính là sự kết hợp mọi nỗ lực của con người trong một tổ chức nào đó để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của mỗi người một cách khôn khéo và hiệu quả nhất. Nói cách khác, thực chất của quản trị là quản trị con ngơời trong doanh nghiệp, thông qua đó, sử dụng có hiệu quả nhất mọi tiềm năng và cơ hội của doanh nghiệp để thực hiện các hoạt động theo mục t