Bài giảng Soạn thảo văn bản quản lý kinh tế

Giảng viên: ThS. Đỗ Hoàng YếnBài giảngThái Nguyên - 2014SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ KINH TẾTRƯỜNG ĐH KINH TẾ & QTKDKHOA QUẢN LÝ - LUẬT KT1. Đối tượng dạy học Sinh viên chuyên ngành quản lý kinh tế2. Loại hình giờ dạyHọc tín chỉ1 tiết: 50 phútNHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG**3. Tài liệu tham khảo3.1. Giáo trìnhGiáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh - Trường đại học kinh tế quốc dân, Nhà xuất bản đại học kinh tế quốc dân, 2008;Giáo trình kỹ thuật xây dựng văn bản - Trường đại học Luật Hà Nội, Nhà xuất bản công an nhân dân, 20053.2. Tài liệu khác Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnNHỮNG VẤN ĐỀ CHUNGNHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG4. Mục đích, Yêu cầu môn họcGiúp sinh viên nắm được những kiến thức cơ bản nhất về cách thức soạn thảo văn bản quản lý kinh tếTạo điều kiện cho sinh viên thực hành soạn thảo một số loại văn bản nhất địnhTạo lập thành kỹ năng soạn thảo văn bản cho mỗi sinh viên*NỘI DUNG MÔN HỌCChương 1. Những vấn đề chung về văn bảnChương 2. Soạn thảo Văn bản tác nghiệp hành chínhChương 3. Soạn thảo Văn bản quản lý tổ chứcChương 4. Soạn thảo văn bản Hợp đồng trong hoạt động kinh doanh, thương mạiChương 5. Soạn thảo Hợp đồng dân sự*Chương 1NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN1.1. Khái niệm, chức năng của văn bản1.1.1. Khái niệm*- Văn bản là chuỗi ký hiệu ngôn ngữ nói chung hay những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung, ý nghĩa trọn vẹn.- Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt (bằng ngôn ngữ viết) ý chí của cá nhân hay tổ chức tới các cá nhân hay tổ chức khác nhằm mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành vi nhất định, đáp ứng yêu cầu của người hay tổ chức soạn thảo.Chương 1NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN1.1.2. Chức năng của văn bảnChức năng thông tinChức năng pháp lýChức năng quản lý điều hànhChức năng văn hóa - xã hội và sử liệu*Chương 1NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN1.2. Phân loại văn bảnTheo loại hình quản lý:+ Văn bản quy phạm pháp luật+ Văn bản hành chínhTheo đặc trưng nội dungTheo kỹ thuật chế tác*Chương 1NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục luật định, trong đó có chứa đựng các quy tắc xử sự chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. *Chương 1NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢNVăn bản hành chính là loại VB được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội và thường có tỷ trọng lớn trong tổng số văn bản được ban hành. Loại VB này thường không mang tính quyền lực, không đảm bảo bằng sự cưỡng chế nhà nước, mà chỉ nhằm mục đích quản lý, giải quyết các công việc cụ thể, thông tin, phản ánh tình hình hay ghi chép công việc phát sinh*Chương 1NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢNSo sánh Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bản hành chính- Giống nhau:+ Đều là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin+ Đều có 4 chức năng của VB- Khác nhau:+ Về chủ thể ban hành+ Về đối tượng và phạm vi áp dụng+ Về biện pháp bảo đảm+ Về các loại văn bản*Chương 1NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN1.3. Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản1. Yêu cầu về hình thức văn bản2. Yêu cầu về nội dung văn bản3. Yêu cầu về ngôn ngữ, văn phong*Chương 1NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN1.3.1. Yêu cầu về hình thức văn bản- Phải sắp xếp, bố cục các phần VB một cách khoa học và logic- Trình bày rõ ràng, sáng sủa, diễn đạt ý tưởng thích hợp với đối tượng thi hành.- Có thể dùng bảng biểu h@oặc đồ thị để trình bày.- Gạch dưới những ý, những từ ngữ quan trọng để nhấn mạnh.- Nên viết chữ in hoa, in đậm hoặc chữ nghiêng, chữ đậm hay gạch chân những từ cần nhấn mạnh.- Đánh máy, sao in phải sạch sẽ, rõ ràng không sai sót các lỗi ngữ pháp, lỗi chính tả, không được tẩy xoá.- Đúng thể thức do pháp luật quy định.*Chương 1NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN1.3.2. Yêu cầu về nội dung văn bảnTính mục đíchTính khoa học và tính khả thiTính quy phạm*Chương 1NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN1.3.3. Yêu cầu về ngôn ngữ, văn phongThể văn phải nghiêm túc, dứt khoát;Câu văn ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, dễ hiểu, dễ nhớ, không nên dùng các từ ngữ hoa mỹ; Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;Phải dùng ngôn ngữ Tiếng Việt, dùng từ ngữ phổ thông; chỉ dùng ngôn ngữ nước ngoài chưa được phiên âm;Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng; Sử dụng các dấu chấm câu chính xác.*Chương 1NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN1.4. Quy trình soạn thảo văn bản- Giai đoạn chuẩn bị- Giai đoạn soạn thảo đề cương- Giai đoạn viết văn bản- Giai đoạn xét duyệt và ký văn bản*Chương 1NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN1.5. Thể thức văn bảnQuốc hiệuTên cơ quan, tổ chức ban hànhSố và ký hiệu văn bảnĐịa danh, ngày, tháng, nămTên loại văn bảnNội dung văn bảnChức vu, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyềnDấu cơ quan, tổ chứcNơi nhậnCác thành phần khác..\Tài liệu khác\Sơ đồ thể thức văn bản.doc*Chương 1NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN*Chương 1NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN*Chương 2SOẠN THẢO VĂN BẢN TÁC NGHIỆP HÀNH CHÍNH2.1. Những vấn đề chung về văn bản tác nghiệp hành chính2.1.1. Khái niệm và vai trò của VB tác nghiệp hành chính - Văn bản tác nghiệp hành chính là văn bản được sử dụng trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội nhằm chuyển giao các thông tin theo chiều dọc hoặc theo chiều ngang nhằm phục vụ các hoạt động tổ chức, quản lý, các quan hệ giao dịch, trao đổi, phối kết hợp công tác. *Chương 2SOẠN THẢO VĂN BẢN TÁC NGHIỆP HÀNH CHÍNHVai trò của văn bản tác nghiệp hành chính- Văn bản tác nghiệp hành chính là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. - Văn bản tác nghiệp hành chính là cơ sở thực tiễn để cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền điều chỉnh, sửa đổi hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật.*Chương 2SOẠN THẢO VĂN BẢN TÁC NGHIỆP HÀNH CHÍNH2.1.2. Đặc điểm- Văn bản tác nghiệp hành chính chiếm tỷ trọng lớn- Chủ thể ban hành là các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội.- Nội dung chủ yếu là thông tin quản lý mang tính hai chiều- Ngôn ngữ và văn phong vừa mang tính khách quan, trực tiếp cụ thể, rõ ràng, vừa mang tính ngắn gọn, chính xác và đầy đủ. *KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂN2.2. Kỹ thuật soạn thảo một số loại VB tác nghiệp HC2.2.1. Kỹ thuật soạn thảo công văn Công văn là hình thức văn bản tác nghiệp hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Gồm:- Công văn đề nghị- Công văn hướng dẫn- Công văn giải thích- Công văn trả lời (phúc đáp)- Công văn mời họp. *KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂNYêu cầu khi soạn thảo công văn: - Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự vụ. - Viết ngắn gọn, rõ ràng, sát với chủ đề. - Ngôn ngữ vừa nghiêm túc, vừa lịch sự thể hiện đúng mối quan hệ giữa các chủ thể soạn thảo, gửi đi với chủ thể tiếp nhận công văn. - Có thể thức đúng với quy định hiện hành.*KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂNBố cục của công văn: Thể thức của công văn khác với thể thức của văn bản chuẩn ở 2 điểm:- Không viết tên loại văn bản (công văn) mà thay vào vị trí đó là nơi gửi (chủ thể tiếp nhận chính).- Phần trích yếu nội dung được trình bày ngay dưới số và ký hiệu của công văn.*KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂNNội dung công văn thường có ba phần: Phần đặt vấn đềPhần giải quyết vấn đềPhần kết thúc công văn.*KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂNCông văn chỉ đạo là văn bản của các cơ quan cấp trên thông tin cho các cơ quan cấp dưới về công việc cần phải triển khai, cần phải thực hiện.*KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂNBố cục Công văn chỉ đạo: Đặt vấn đề: Nêu rõ mục đích, yêu cầu của công việc cần phải triển khai, cần phải thực hiện. Giải quyết vấn đề: Nêu những yêu cầu cần đạt được, nhiệm vụ, biện pháp cần áp đụng để đạt được những yêu cầu, nhiệm vụ đó. Kết thúc vấn đề: Nêu những yêu cầu mà cấp dưới cần phải thực hiện và báo cáo kết quả cho cấp chỉ đạo...\Mau Van Ban\Cac loai CVan\Công văn chỉ đạo - BIDV.doc*KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂNCông văn đề nghị, yêu cầu là văn bản của các cơ quan cấp dưới gửi cho các cơ quan cấp trên, hoặc các cơ quan ngang cấp, ngang quyền giao dịch với nhau để đề nghị, yêu cầu giải quyết những công việc nào đó có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó. *KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂNBố cục Công văn đề nghị, yêu cầu:- Đặt vấn đề: Nêu lý do hoặc mục đích của việc đề nghị, yêu cầu (Căn cứ vào lý do thực tế hoặc chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước giao hay một văn bản liên quan.- Giải quyết vấn đề: Nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề nghị hoặc yêu cầu; Nội dung cụ thể của việc đề nghị, yêu cầu; Thời gian và cách thức giải quyếtKết thúc vấn đề: Thể hiện sự mong mỏi được quan tâm, xem xét các đề nghị, yêu cầu đó...\Mau Van Ban\Cac loai CVan\Cong van de nghi yeu cau.doc*KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂNCông văn đôn đốc, nhắc nhở là văn bản của các cơ quan cấp trên gửi cho các cơ quan cấp dưới nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh hoạt động thi hành các chủ trương, biện pháp hay quyết định nào đó. *KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂNBố cục Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Đặt vấn đề: Nêu tóm tắt nhiệm vụ đã giao hoặc nhắc lại một chủ trương, kế hoạch, quyết định đã yêu cầu cấp dưới thực hiện. Nêu ưu, khuyết điểm cơ bản của cấp dưới trong việc thực thi nhiệm vụ được giao. Giải quyết vấn đề: Nêu rõ nội dung các yêu cầu thực hiện nhiệm vụ được giao; đề ra các BPháp, thời gian thực hiện; vạch ra những sai lệch cần chấn chỉnh Kết thúc vấn đề: Yêu cầu các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm triển khai thực hiện kịp thời và báo cáo kết quả thực hiện *KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂNCông văn hướng dẫn là văn bản giải thích, hướng dẫn, thủ tục, cách thức cho các đối tượng có quan hệ biết cách thực hiện, hoặc sử dụng một quyền nào đó nhằm đáp ứng yêu cầu của đối tượng giao dịch. *KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂNBố cục Công văn hướng dẫn:- Đặt vấn đề: Nêu tên, số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu của văn bản cần được hướng dẫn triển khai thực hiện.Giải quyết vấn đề: Nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ của chủ trương, chính sách, quyết định cần được hướng dẫn thực hiện. Phân tích mục đích, ý nghĩa, tác dụng của các chủ trương đóChỉ rõ trình tự, thủ tục, cách thức tổ chức và các biện pháp triển khai thực hiện- Kết thúc vấn đề: Nêu yêu cầu phổ biến cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan biết và tổ chức thực hiện.*KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂN Công văn giải thích là loại công văn dùng để cụ thể hóa, chi tiết hóa nội dung của các văn bản như nghị quyết, chỉ thị, về việc thực hiện công việc nào đó mà cơ quan hoặc cá nhân nhận được chưa rõ, có thể hiểu sai, thực hiện không đúng hoặc không thống nhất.*KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂNBố cục Công văn giải thích- Đặt vấn đề: Nêu tên, số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu của văn bản cần được giải thích cụ thể.- Giải quyết vấn đề: Nêu các nội dung chưa rõ hoặc có thể hiểu sai của văn bản kèm theo nội dung giải thích cụ thể tương ứng.Kết thúc vấn đề: Nêu các cách thức để tổ chức thực hiện và các biện pháp thực hiện.*KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂNCông văn phúc đáp là công văn dùng để trả lời những vấn đề mà các cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của CQ ban hành VB này. Công văn phúc đáp có thể giải thích, hướng dẫn, song khác với công văn hướng dẫn ở chỗ việc giải thích, hướng dẫn ở đây xuất phát từ yêu cầu, đề nghị,sáng kiến của cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu.*KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂNBố cục Công văn phúc đáp:- Đặt vấn đề: Ghi rõ trả lời (phúc đáp) công văn số, ký hiệu, ngày, tháng, năm nào, của ai, về vấn đề gì- Giải quyết vấn đề: Trả lời nếu cơ quan phúc đáp có đầy đủ thông tin chính xác để trả lời Tbày giải thích lý do từ chối trả lời và hẹn thời gian trả lời nếu CQ phúc đáp không có thông tin đầy đủ.Kết thúc vấn đề: Đề nghị cơ quan được phúc đáp có vấn đề gì chưa rõ, chưa thoả đáng cho biết ý kiến để nghiên cứu trả lời. ..\Mau Van Ban\Cac loai CVan\Công văn phúc đáp.doc*KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂNCông văn mời họp là công văn của các cơ quan, tổ chức, cá nhân chủ trì mời các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan đến dự họp, hội nghị, thảo luận về các vấn đề có liên quan. *KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂNBố cục Công văn mời họp- Đặt vấn đề: Nêu lý do tổ chức cuộc họp.- Giải quyết vấn đề: Nêu nội dung chính của cuộc họp (về vấn đề gì?), thời gian, địa điểm họp, những đề nghị yêu cầu cần thiết Phần kết luận: Nêu yêu cầu đến họp đúng thành phần được mời và xin thông báo cho biết có đến dự hay không theo địa chỉtrước ngàygiờ..\Mau Van Ban\Cac loai CVan\Cong van moi hop.doc*So sánh Công văn mời họp và Giấy mời họp*Loại VBCông văn mời họpGiấy mời họpMục ĐíchSử dụng trong những cuộc họp, hội nghị lớn. Đối tượng mời dự họp bao gồm những cơ quan, tổ chức bên ngoàiSử dụng trong những cuộc họp, HN quy mô nhở. Đối tượng mời họp trong phạm vi nội bộ cơ quan, tổ chứcNội dungMời cơ quan tổ chức tham dự (Cơ quan, tổ chức được mời dự sẽ cử người đại diện dự họp)Mời đích danh chủ thể tham dựChủ thể mời họpCơ quan, tổ chứcThường là các phòng, ban, đơn vị trong tổ chứcKỸ THUẬT SOẠN THẢO THÔNG BÁO2.2.2. Kỹ thuật soạn thảo Thông báoThông báo là một hình thức VB tác nghiệp HC được dùng để truyền đạt nội dung của một mệnh lệnh, một kết quả hoạt động của một CQ, nội dung và kết quả của một cuộc họp quan trọng, một VB pháp quy quan trọng, một tin tức, một sự việc xảy ra cho các chủ thể có liên quan biết.Đặc điểm:Về thể thức: Giống thể thức của văn bản chuẩn.Về thẩm quyền ký: Thủ trưởng các cơ quan,tổ chức hoặc cấp dưới thủ trưởng một cấp thừa lệnh (TL.) thủ trưởng ký*KỸ THUẬT SOẠN THẢO THÔNG BÁOCách soạn thảo phần nội dung Thông báo Thông báo có nhiều nội dung: Chia thành các mục cho dễ nhớ. Cần đề cập ngay đến nội dung cần thông tin mà không cần nêu lý do, căn cứ hoặc mô tả tình hình chung như các loại văn bản khác. Thông báo giới thiệu nội dung của VBQPPL: Nêu tên văn bản, số, ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, tên cơ quan ban hành và trích yếu nội dung văn bản đó trước khi nêu những nội dung khái quát của văn bản. Phần kết luận của thông báo chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối tượng cần được thông báo. ..\Mau Van Ban\Thong bao chuyen dd cty.doc**Nội dungThông báoThông cáoMục đích ban hànhtruyền đạt nội dung của một mệnh lệnh, một kết quả hoạt động của một CQ, nội dung và kết quả của một cuộc họp quan trọng, một VB pháp quy quan trọng, một tin tức, một sự việc xảy ra cho các chủ thể có liên quan biết.Công bố với nhân dân một quyết định, một sự kiện quan trọng về đối nội và đối ngoại của quốc giaChủ thể ban hànhbất kỳ cơ quan, tổ chức nàoCQNN có thẩm quyền ở TW KỸ THUẬT SOẠN THẢO BÁO CÁO2.2.3. Kỹ thuật soạn thảo báo cáo- Báo cáo là một loại văn bản thuật lại, kể lại một việc, một vấn đề cho một đối tượng nhất định.- Báo cáo được lập khi:Sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động, công tác quản lý của các CQNN , các tổ chức kinh tế, chính trị và xã hội. Đánh giá kết quả của một phong trào, một chiến dịch, một đợt khảo sát, một vấn đề trong quản lý, Phản ánh một sự việc bất thường xảy ra trong hoạt động của cơ quan, đơn vị*KỸ THUẬT SOẠN THẢO BÁO CÁOPhân loại báo cáoCăn cứ vào thời gian và kỳ báo cáo:+ Báo cáo định kỳ+ Báo cáo bất thườngCăn cứ vào hình thức báo cáo:+ Báo cáo theo mẫu định sẵn+ Báo cáo không theo mẫu định sẵnCăn cứ vào nội dung báo cáo:+ Báo cáo công tác: BC sơ kết và BC tổng kết+ Báo cáo chuyên đề+ Báo cáo thực tế*KỸ THUẬT SOẠN THẢO BÁO CÁOYêu cầu khi viết báo cáo:- Phải đảm báo tính trung thực chính xác- Nội dung của báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm.- Phải bảo đảm tính kịp thời của báo cáo*KỸ THUẬT SOẠN THẢO BÁO CÁOCông tác chuẩn bị trước khi viết báo cáo: Phải xác định được mục đích, yêu cầu của bản báo cáo từ đó mới có cơ sở để xây dựng đề cương báo cáo. Xây dựng đề cương khái quát. Sưu tầm, thu thập số liệu, tài liệu; chỉnh lý, xử lý các tài liệu, các số liệu đó để đưa vào nội dung, minh họa những lập luận mà mình đã nêu ra.*KỸ THUẬT SOẠN THẢO BÁO CÁOBố cục nội dung báo cáo sơ kết, tổng kếtPhần 1: Nêu đặc điểm, tình hình, những thuận lợi, khó khăn của cơ quan, đơn vị trong kỳ báo cáo. Phần 2: Kiểm điểm tình hình thực hiện nhiệm vụ.Phần 3: Phương hướng, nhiệm vụ và các biện pháp thực hiện phương hướng và nhiệm vụ đó trong thời gian tiếp theo.*KỸ THUẬT SOẠN THẢO BÁO CÁOBố cục nội dung báo cáo vụ việc- Mô tả lại tình tiết, diễn biến vụ việc đã xảy ra- Đánh giá bước đầu về những nguyên nhân dẫn đến vụ việc- Nêu rõ những biện pháp đã thực hiện nhằm giải quyết vụ việc và tình hình thực tế sau khi đã áp dụng các biện pháp đó- Dự kiến những tình huống, những phản ứng, vụ việc có khả năng xảy ra tiếp theo và dự kiến những biện pháp sẽ áp dụng- Xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên và đề nghị cấp trên hỗ trợ các điều kiện về mọi mặt để khắc phục hậu quả hoặc ứng phó với những tình huống có thể tiếp tục xảy ra.*KỸ THUẬT SOẠN THẢO TỜ TRÌNH2.2.4. Kỹ thuật soạn thảo tờ trìnhTờ trình là loại văn bản mang tính chất trình bày, được sử dụng để đề xuất với cơ quan quản lý cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một chủ trương hoạt động, một phương án công tác, một công trình xây dựng hoặc một giải pháp nào khác mà cơ quan viết tờ trình không thể tự quyết định được. *KỸ THUẬT SOẠN THẢO TỜ TRÌNHNhững yêu cầu khi soạn thảo tờ trình: Phải trình bày rõ ràng các lý do đề xuất, phân tích làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần duyệt. Nêu được các chủ trương, đề xuất rõ ràng, cụ thể. Các ý kiến phải hợp lý. Phân tích khả năng và trình bày khái quát các phương án phát triển thế mạnh, khắc phục những khó khăn, nhược điểm.*KỸ THUẬT SOẠN THẢO TỜ TRÌNHThể thức khác thể thức của văn bản chuẩn: Ngay dưới phần trích yếu nội dung tờ trình là dòng chữ: Kính gửi(tên cơ quan cấp trên trực tiếp nhận, xét duyệt và phê chuẩn tờ trình).Phần mở đầu: Nêu lý do đưa ra tờ trình, phân tích tình hình thực trạng, những căn cứ, cơ sở để đề xuất nội dung trình duyệt. Phần nội dung: Trình bày nội dung cần đề xuất Đánh giá, phân tích những ích lợi, tác dụng và hiệu quả mọi mặt của các đề xuất đó. Chỉ rõ các biện pháp triển khai thực hiện đề xuấtPhần kết luận: Nêu tóm tắt nội dung đề xuất, kiến nghị và yêu cầu phê chuẩn.*KỸ THUẬT SOẠN THẢO BIÊN BẢN2.2.5. Kỹ thuật soạn thảo Biên bảnBiên bản là một loại VB hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.Những trường hợp sử dụng Biên bản: Ghi chép lại diễn biến và kết quả của một cuộc họp (Biên bản hội nghị) Ghi chép lại tình tiết, diễn biến hay xác nhận những vụ việc đã hoặc đang xảy ra trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội (Biên bản vụ việc) Ghi chép lại những nội dung trong nghiệm thu, bàn giao tài sản, tiền bạc, nhiệm vụ, công việc, công trình, giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân hoặc ghi chép lại các nội dung liên quan trong thanh lý HĐ kinh tế (BB nghiệm thu, bàn giao) *KỸ THUẬT SOẠN THẢO BIÊN BẢNYêu cầu của một biên bản- Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể. Nếu có mẫu ban hành thì ghi theo mẫu đã quy định.- Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan.- Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.- Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao. *KỸ THUẬT SOẠN THẢO BIÊN BẢNChú ý: - Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết.- Trong các sự kiện thông thường có thể áp dụng cách ghi tổng hợp, luôn quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan.- Phần kết thúc biên bản: Phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực. Biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác nhận. Trong biên bản muốn có thủ tục chặt chẽ phải lưu ý việc ký nhận phải có tối thiểu hai người ký.*KỸ THUẬT SOẠN THẢO BIÊN BẢNPhân loại Biên bản:Biên bản hội nghịBiên bản vụ việcBiên bản bàn giao (công việc, tài sản)*KỸ THUẬT SOẠN THẢO BIÊN BẢNBố cục của biên bản hội nghị: Gồm 2 phầnPhần mở đầu: bao gồm việc giới thiệu mục đích hội nghị, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chương trình nghị sự, chủ tọa, thư ký, giới thi