Bài giảng Tái cấu trúc tổ chức

Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 1 Tái Cấu trúc Tổ chức Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Center for Excellence in Management Development (CEMD) Email: lam@ueh.edu.vn Web Site: www.cemd.ueh.edu.vn Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Thiết kế Tổ chức Môi trường Qui mô Tổ chức Công nghệ Các mục tiêu của Tổ chức Những vận hành trên thế giới Những Biến Ngẫu nhiên Ảnh hưởng tới Thiết kế Tổ chức Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 2 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Cấu trúc theo Chức năng Phó chủ tịch R&D Phó chủ tịch Vận hành Phó chủ tịch HR Phó chủ tịch Marketing Phó chủ tịch Tài chính Chủ tịch Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Cấu trúc theo Chức năng Ưu điểm Nhược điểm Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 3 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Cấu trúc theo Vùng/Khu vực CFO Phó Chủ tịch Về R&D Giám đốc Vùng Châu Á Phó Giám đốc HR Phó Giám đốc Vận hành Phó Giám đốc Bán hàng và Marketing Giám đốc Vùng Châu Âu Giám đốc Vùng Bắc Mỹ CEO Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Cấu trúc theo Vùng/Khu vực Ưu điểm Nhược điểm Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 4 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Cấu trúc Ma trận Chủ tịch CEO Phó Chủ tịch Tài chính Phó Chủ tịch Nhân lực Phó Chủ tịch Cao cấp Các chương trình Phó Chủ tịch Cao cấp Vận hành Phó Chủ tịch Nghiên cứu Phó Chủ tịch Công nghệ Phó Chủ tịch Sản suất Phó Chủ tịch Marketing Giám đốc Chương trình 1 Giám đốc Chương trình 2 Giám đốc Chương trình 3 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Cấu trúc Ma trận Ưu điểm Nhược điểm Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 5 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Cấu trúc theo Quá trình: Đặc điểm · Các quá trình qui định · Công việc làm tăng thêm · Các đội là nền tảng, cốt yếu · Khách hàng định nghĩa · Các đội được thưởng · Các đội được gắn kết chặt chẽ · Các thành viên đội được huấn luyện tốt và được truyền đạt tôt Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Cấu trúc theo Quá trình Phát triển Quá trình Cho Sản phẩm mới Quá trình nhận và đáp ứng đơn đặt hàng Quá trình hỗ trợ và dịch vụ Khách hàng Đội quản lý Cấp cao Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 6 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Cấu trúc theo Quá trình Ưu điểm Nhược điểm Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Cấu trúc theo Mạng Các tổ chức Thiết kế Các tổ chức Cung ứng Các tổ chức Môi giới Kết nối Các tổ chức Sản xuất Các tổ chức Phân phối Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 7 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Các dạng Mạng · Mạng thị trường nội bộ · Mạng thị trường theo chiều dọc · Mạng quan hệ qua lại giữa các thị trường · Mạng những cơ hội Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Cấu trúc theo Mạng Ưu điểm Nhược điểm Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 8 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Vấn đề… Số lượng người bị giảm biên chế ngày càng tăng. Lý do? • Những điều kiện thường xuyên: • Cạnh tranh thương mại ngày càng gay gắt trên toàn cầu • Các chính phủ tiến hành các quá trình tự do hóa thông qua các chính sách • Sự thay đổi các công nghệ trong các tổ chức • Những sự kiện đột ngột, bất thường: • Tấn công của chủ nghĩa khủng bố • Khủng hoảng tải chính Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Quá trình Giảm Qui mô Lảm rõ ràng chiến lược của tổ chức Đánh giá các giải pháp giảm qui mô và tiến hành chọn lựa một cách phù hợp Thực hiện những thay đổi Xác định các nhu cầu Không tiến hành giảm qui mô một cách cô lập, tách biệt Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 9 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Giảm Qui mô Tiếp cận truyền thống để giải quyết với sự suy giảm nhu cầu về sản phẩm Giảm biên chế được định nghĩa: Giảm qui mô được định nghĩa: Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Tất cả Công việc được Hoàn tất Thế nào? Hãy tưởng tượng nếu ngày của bạn bị rút ngắn 20% chỉ còn lại 19.2 giờ… Vòng luẩn quẩn của giảm qui mô Những kết quả nghiên cứu: Những điều cần thiết? Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 10 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Chiến thuật Giảm Qui mô Chiến thuật Đặc tính Ví dụ Giảm Lực lượng Lao động •Giảm số lượng •Chú trọng vào •Thúc đẩy và tạo ra sự chuyển đổi •Làm chán chường, mệt mỏi •Về hưu, nghỉ sớm và nhận một khoản tiền •Cho nghỉ việc Tái cấu trúc Tổ chức •Thay đổi •Chú trọng vào •Thúc đẩy và tạo ra những thay đổi •Loại bỏ đị các chức năng, các tầng nấc, các sản phẩm •Sáp nhập •Tái thiết kế Hệ thống •Thay đổi •Chú trọng •Thúc đẩy và tạo ra sự thay đổi về chất •Thay đổi các •Thúc đẩy và tạo ra hoàn thiện •Giảm qui mô Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Bất an về Công việc: Kết cục Làm giảm: • Sự thỏa mãn • Sự tận tâm • Sự an toàn với sự tuân thủ, kiến thức và động viên • Sức khỏe tinh thần và thể chất • Sáng tạo • Chất lượng công việc Làm tăng: • Thuyên chuyển • Những hành vi rút lui trong công việc • Những ảnh hưởng tiêu cực về cảm xúc tình cảm với sự thay đổi tổ chức • Tai nạn, thương tật, và • Năng suất Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 11 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Bất an về Công việc: Nguyên nhân Các đặc tính của người lao động: Các đặc tính của thay đổi tổ chức Các đặc tính của công việc Công nghệ của tổ chức Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Quá trình Tái lập Chuẩn bị tổ chức Cụ thể hóa chiến lược và mục tiêu tổ chức Tư duy lại một cách căn bản cách thức công việc được hoàn tất Tái cấu trúc tổ chức cho phù hợp với các quá trình kinh doanh mới. Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 12 Tổ chức Sau khi Tái lập: Đặc điểm Đặc điểm Trước Sau Đơn vị công việc Các phòng ban chức năng Các đội Công việc Các nhiệm vụ đơn giản Công việc Các vai trò của người lao động Bị kiểm soát Được mở rộng Chú trọng của các đo lường việc thực hiện và phần thưởng Các hoạt động Các kết quả Cấu trúc tổ chức Nhiều tầng nấc Mỏng Các nhà quản lý Người giám sát Người Các nhà điều hành Người giữ các bảng điểm Người Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Giới thiệu về BPR Tại sao rất nhiều đầu tư vào IT dường như không tạo ra một sự tăng lên tương ứng trong năng suất và việc thực hiện? Hammer & Champy – Thiết kế các quá trình kinh doanh cốt lõi “Tái lập Công ty: Tuyên ngôn cho Cách mạng Kinh doanh” Davenport & Short – Nhấn mạnh quan hệ giữa IT và BPR: “The New Industrial Engineering: Information Technology and Business Process Redesign” Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 13 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Tái lập Quá trình Kinh doanh Tạo ra các quá trình • Hiệu quả: Tạo ra những kết quả mong đơi • Hiệu suất: Tối thiểu hóa các nguồn lực được sử dụng • Có khả năng thích ứng: Đối với sự thay đổi của các nhu cầu của khách hàng và kinh doanh Triết lý BPR Cấp tiến, Đa chức năng, Đầy kịch tính • Chú trọng vào kết cục và tổ chức xoay quanh kết cục • Tạo ra tiếp cận trực tiếp tới khách hàng (bên trong và bên ngoài) • Trang bị công nghệ • Kiểm soát thông qua các chính sách, thực tiễn, và phản hồi • Tão điều kiện cho công việc độc lập và đồng thời • Phát triển các kênh phản hồi Hammer and Champy, Re-engineering the Corporation, Harper Collins, 1993 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Chú trọng của BPR Một quá trình kinh doanh từ đầu đến cuối mà nó hướng tới khách hàng (bên trong và bên ngoài) – những người nhận những giá trị từ quá trình • Chú trọng vào các quá trình cốt lõi của việc tạo ra những kết cục Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 14 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Chú trọng của BPR Những giả định về hoàn thiện việc thực hiện thông qua tái lập 1. Tư duy lại hoàn toàn 2. Những hoàn thiện có tính đột phá mang lại những kết quả lớn hơn nhiều so với những hoàn thiện tăng dần 3. Sử dụng IT để tái lập quá trình 4. Tối đa hóa việc làm tăng giá trị 5. Đo lường giá trị trong suốt quá trình. 6. Thay đổi môi trường làm việc Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Quá trình: Khái niệm Một trình tự cụ thể của các hoạt động công việc theo thời gian và không gian, với một điểm bắt đầu, điểm kết thúc, và những đầu vào và đầu ra được xác định một cách rõ ràng (Davenport, 1993) Một tập hợp các hoạt động mà nó sử dụng những đầu vào và tạo ra đầu ra (Hammer & Champy, 1993) Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 15 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Khung khái niệm để lượng giá và cân đối sự thay đổi được hỗ trơ bởi IT Sử dụng IT Dạng Tổ chức Các Quá trình Kinh doanh Các Kỹ năng Cần thiết Của người lao động Viên Kim cương Leavitt Thay đổi hoặc điều chỉnh một biến đòi hỏi thay đổi và điều chỉnh các biến khác. Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Viên Kim cương Leavitt (tt.) BPR cũng như thay đổi tổ chức thành công đòi hỏi một sự cân bằng của tất cả các yếu tố này trong một kết hợp hài hòa Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 16 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức BPR: Đổi mới Quá trình Quá trình và các giải pháp hiện hữu có thể không còn phản ánh những lợi ích kinh doanh cốt lõi hoặc những gì khách hàng thực sự mong muốn Tư duy lại và thiết kế lại các quá trình kinh doanh . “Nếu bạn muốn lên Thiên đường, Chúng ta không thể bắt đầu từ đây mà phải bắt đầu từ một tờ giấy trắng” Những cưỡng bức: Lượng giá Quan tâm tới các quá trình Tái thiết kế tận gốc, Nhắm tới hoàn thiện một cách rõ ràng Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức BPR Như là Chủ nghĩa Taylor Mới Các mục tiêu, các quá trình, và các kết cục của BPR có nguồn gốc từ các trào lưu khác nhau về hiệu suất, năng suất, và sức cạnh tranh của tổ chức. Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 17 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức BPR và CQI BPR CQI • Thay đổi • Thay đổi • Đầu tư • Đầu tư • Chú trọng • Chú trọng • Làm vỡ ra và xây dựng lại • Hoàn thiện • Định hướng Vô địch • Định hướng đơn vị công việc Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Các Giai đoạn BPR Tổ chức cho việc hoàn thiện Hiểu biết về quá trình Sắp xếp hợp lý Các chi phí và đo lường Hoàn thiện liên tục Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 18 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Dự án BPR Một dự án thay đổi tổ chức với ba thành tố: BPR phải gắn liền với chiến lược kinh doanh và hệ thống thông tin Hệ thống Thông tin Quá trình Kinh doanh Chiến lược Kinh doanh Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Phân tích Quá trình: Các bước 1. Nhắm tới lĩnh vực quá trình cần thay đổi 2. Hình thành đội, Chọn lựa Lãnh đạo dự án 3. Quyết định về các mục tiêu phân tích 4. Xác định các khách hàng và các nhà cung cấp 5. Phân tích (nhận dạng/vẽ sơ đồ) các yếu tố của quá trình và các bước trong dòng công việc 6. Mô tả quá trình hiện hữu 7. Phát triển một thiết kế cho quá trình được mong đợi 8. Đạt tới sự phê chuẩn cho thiết kế quá trình được mong đợi 9. Thực hiện quá trình mới Chapter 14 Organizational Change & Development Nguyễn Hữu Lam, Ph.D. Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 19 Chương 14: Tái Cấu trúc Tổ chức Dự án BPR: Các Thành viên Cốt lõi Đội Dự án BPR Các thành viên của Quá trình Chủ Sở hữu của Quá trình Người Bảo trợ Dự án BPR Các nhà Tư vấn về BPR Chuyên gia IT & E-commerce Chuyên gia Nguồn Nhân lực