Bài giảng Tin học đại cương - Phần 4 - Trần Thị Bích Phương

BÀI GIẢNG TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG GV:TRẦN THỊ BÍCH PHƯƠNG BỘ MÔN: TIN HỌC MAIL: ttbphuong@ctump.edu.vn 12/04/2020 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC CẦN THƠ KHOA KHOA HỌC CƠ BẢN Soạn thảo bảng tính với Microsoft Excel NỘI DUNG 1. Khởi động Excel. 2. Màn hình làm việc. 3. Thoát khỏi Excel. 4. Khởi tạo một bảng tính. 5. Địa chỉ, miền và công thức. 6. Các thao tác soạn thảo. 7. Các thao tác với tệp. Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 212/04/2020 8. Định dạng dữ liệu 9. Các hàm thông dụng 10. Cơ sở dữ liệu Các thành phần của màn hình làm việc  Thanh tiêu đề (Title Bar).  Thanh menu (Menu Bar).  Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar).  Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar).  Thanh công thức (Formula Bar).  Trang tính (Sheet).  256 cột (A..Z, AA,ABIV).  65536 dòng.  Một tệp (workbook) gồm nhiều trang tính (sheet).  Các thanh cuộn (scroll bars).  Thanh trạng thái (status bar).  Hàng tên cột (column heading).  Cột tên hàng (row heading).  Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 312/04/2020 Một số thao tác trên bảng tính  Đặt tên cho trang tính: Kích chuột phải vào tên trang, chọn Rename Gõ tên rồi gõ Enter.  Bố trí trật tự các sheets: Dùng chuột bấm và rê tên sheet tới vị trí mong muốn. Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 412/04/2020 BẤM RÊ THẢ Dịch chuyển con trỏ  Con trỏ ô (Cell poiter) là hình chữ nhật bao quanh đường viền ô  Di chuyển: Sử dụng các phím mũi tên, Page Up, Page Down, Home.  Nhấn Ctrl + mũi tên để di chuyển đến ô cuối cùng (đầu tiên) của bảng tính theo chiều mũi tên.  Kích chuột vào ô nào đó Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 512/04/2020 Chọn miền, cột, dòng, bảng  Chọn miền (range)  Bấm và rê chuột từ ô trên cùng bên trái tới ô dưới cùng bên phải của vùng (hoặc theo các chiều khác).  Chọn cả dòng/cột  Kích chuột trái tại tên dòng (cột) để lựa chọn cả dòng (cột).  Nhấn thêm phím Ctrl khi chọn để chọn các miền rời nhau.  Chọn cả bảng tính  Kích chuột vào giao giữa hàng tên cột và cột tên dòng Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 612/04/2020 Nhập dữ liệu  Sử dụng bàn phím để nhập dữ liệu cho ô tại vị trí con trỏ. Gõ Enter để hoàn tất  Nhập số: Nhập bình thường Sử dụng dấu chấm “.” làm dấu phân cách thập phân (Regional setting là US). Sử dụng dấu gạch chéo “/” để nhập phân số. Viết cách phần nguyên và phần thập phân để nhập hỗn số. Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 712/04/2020 Nhập dữ liệu  Nhập số:  123.456  -123.456 hoặc (123.456)  3/2  1 1/2 (hỗn số).  3E+7 (dạng kỹ thuật).  Nhập xâu văn bản (text):  Các xâu có chứa chữ, nhập bình thường  Các xâu dạng số: “1234”, có hai cách nhập:  =“1234”  ‘1234  Nhập ngày tháng  Khuôn dạng: mm/dd/yyyy (Mỹ)  Ví dụ:  02/09/2018  12/31/2018  Nhập thời gian  Khuôn dạng: hh:mm:ss  Ví dụ:  13:30:55 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 812/04/2020 Địa chỉ, miền, công thức  Địa chỉ ô Địa chỉ tương đối Địa chỉ tuyệt đối  Miền Khái niệm miền Đặt tên miền  Công thức Khái niệm Hàm Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 912/04/2020 Địa chỉ ô  Mỗi ô được xác định bởi hàng và cột chứa nó.  Địa chỉ ô = tên cột + tên hàng  Ví dụ: Ô trong hình có địa chỉ B2 (B là cột B, 2 là hàng 2)  Địa chỉ chia làm 2 loại: tương đối và tuyệt đối Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 1012/04/2020 Tên cột Tên hàng B2 Địa chỉ tương đối  Chỉ bao gồm tên cột viết liền tên hàng. Ví dụ:  A1  F9  Công thức bị thay đổi theo vị trí tương đối của ô chép tới so với ô gốc khi sao chép công thức. Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 1112/04/2020 Kéo xuống Thả Kích chọn Nhấn F2 Địa chỉ tuyệt đối  Thêm dấu $ vào trước tên cột (hàng) không muốn thay đổi khi sao chép công thức. Ví dụ:  $A1: Luôn ở cột A  $F$9: Luôn là ô F9  Không bị thay đổi khi sao chép công thức Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 1212/04/2020 Công thức sử dụng địa chỉ tuyệt đối Sao chép công chức Miền (range)  Tập hợp các ô  Cách viết  Đ/c ô trái trên:Đ/c ô phải dưới  B2:D5  Đ/c ô trái trên..Đ/c ô phải dưới  B2..D5  Dùng “;” phân cách các miền rời nhau:  A2..A5 ; E2:E5 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 1312/04/2020 Công thức (formula)  Sử dụng để tính toán, thống kê trên dữ liệu.  Bắt đầu bằng dấu bằng ( = )  Tiếp theo là:  Các hằng, địa chỉ,  Phép toán số học: + , - , * , / , ^  Hàm  Ví dụ:  =A1/B1+COS(A1)*SIN(B1) Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 1412/04/2020 Formula bar  Có thể sử dụng thanh công thức để nhập công thức cho tiện. Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 1512/04/2020 Thanh công thức Nhập công thức Định dạng dữ liệu a. Thay đổi kích thước của ô. b. Định dạng ô. c. Sử dụng thanh công cụ định dạng. Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 1612/04/2020 Number  General: Theo dữ liệu nhập.  Number: Con số.  Currency: Tiền tệ.  Accounting: Tài chính.  Date: Ngày tháng.  Time: Thời gian.  Percentage: Phần trăm.  Text: Chữ  Custom: Tuỳ biến.  Nhập xâu định dạng Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 1712/04/2020 Alignment Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 1812/04/2020 Trình bày dữ liệu theo chiều dọc (horizontal) và ngang (Vertical) General – theo dữ liệu Left – căn lề trái Right – căn lề phải Top – căn lề ở đỉnh ô Center – căn lề giữa Bottom – căn lề ở đáy ô Wrap text - Gói gọn dữ liệu trong ô Shrink to fit – Tự động thay đổi kích cỡ chữ cho vừa ô Merge Cells – Hoà nhập các ô đã chọn thành 1 ô Orientation - Hướng viết chữ (tính theo độ)Text direction - chiều viết chữ Font Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 1912/04/2020 Font – Phông chữ Font Style – Kiểu font Size – Kích thước Underline – Gạch chân Color – Màu sắc Effects – Các hiệu ứng khác Preview – Xem trước Border Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 2012/04/2020 Line Style – Kiểu đường viền Line Color – Màu sắc đường viền Border – Đường viền hiện, nút chìm Patterns Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 2112/04/2020 Color – Màu tô Patterns – Mẫu tô Các hàm thông dụng a. Nhắc lại khái niệm công thức b. Khái niệm hàm c. Thiết lập dấu phân cách d. Nhập công thức và hàm e. Một số hàm thông dụng Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 2212/04/2020 Công thức (nhắc lại)  Công thức:  Bắt đầu bởi dấu “=“  Gồm:  Địa chỉ, hằng, miền,  Toán tử  Hàm  Ví Dụ:  = B2+C2+D2  = SIN(A1) + COS(B2)  = LN(A5) Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 2312/04/2020 Khái niệm hàm  Các công thức tính toán được xây dựng trước.  Cú pháp: Tên hàm (danh sách đối số)  Đối số được phân cách bởi dấu phẩy “,” (hoặc dấu chấm phẩy “;”) Ví dụ: = Rank(x , range , order)  Đối số có thể là giá trị, địa chỉ, hằng, Ví dụ: = Vlookup(Left(B1,2) , $A$13:$D$16 , 3 , 0 ) Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 2412/04/2020 Miền địa chỉHàm Hằng Nhập công thức và hàm  Nhập trực tiếp vào ô  Sử dụng thanh công thức: Kích chuột vào biểu tượng fx hoặc shift + f3 để mở hộp thoại chọn hàm.  Select a category: Chọn loại hàm.  Select a function: Chọn hàm. Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 2512/04/2020 Một số hàm thông dụng  Một số hàm toán học và lượng giác (Math & Trig)  Một số hàm thống kê (Statistical)  Một số hàm xử lý văn bản (Text)  Một số hàm xử lý thời gian (Date & Time)  Một số hàm tra cứu và tham chiếu (Lookup & Reference)  Một số hàm Logic (Logical) Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 2612/04/2020 Một số hàm toán học và lượng giác {1}  ABS(X) : Giá trị tuyệt đối của X  ABS(4) = ABS(-4) = 4  ABS(-4.5) = 4.5  INT(X) : Làm tròn “dưới” tới một số nguyên gần nhất  INT(-4.45) = -5  INT( 4.55) = 4 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 2712/04/2020 Một số hàm toán học và lượng giác {3}  ROUND(X,N) : Làm tròn X N - số chữ số sau dấu phân cách phần thập phân  ROUND(4.27, 1) = 4.3  ROUND(-4.27, 0) = - 4  ROUND(16.27, -1) = 20 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 2812/04/2020 Một số hàm toán học và lượng giác {6}  SUM(X1,X2,)  Tổng dãy số X1,X2,  Ví dụ:  SUM(B2,C2,D2)  SUM(miền)  Tổng các số trong miền  Ví dụ:  SUM(B2:D2)  SUM(B2..D2) Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 2912/04/2020 Một số hàm toán học và lượng giác {7}  SUMIF(,,) Tính tổng các phần tử trong với điều kiện phần tử tương ứng trong thoả mãn  Ví dụ:  F2: Tổng số lượng trái cây mà cửa hàng A bán được  Tại ô F2 ta gõ công thức: =SUMIF(A2:A5, “A”, C2:C5) Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 3012/04/2020 Một số hàm thống kê {1}  COUNT(X1,X2,) hay COUNT (miền) Đếm số ô có giá trị số trong dãy, miền Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 3112/04/2020 Đếm số ô có giá trị số trong dãy Đếm số ô có giá trị số trong miền Một số hàm thống kê {2}  COUNTA (X1,X2,) hay COUNTA(miền) Đếm số ô có chứa dữ liệu trong dãy, miền Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 3212/04/2020 Đếm số ô có chứa giá trị số trong miền Đếm số ô có chứa giá trị số trong dãy Một số hàm thống kê {3}  COUNTIF(, )  Đếm số ô trong có giá trị thoả mãn .  COUNTIF(C3:C11,">=5"): Số ô có giá trị ≥ 5 trong miền C3:C11 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 3312/04/2020 1 Một số hàm thống kê {4}  AVERAGE(X1,X2,) hay AVERAGE()  Trung bình cộng của dãy (miền) các ô có chứa giá trị số. Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 3412/04/2020 Trung bình cộng của dãy các ô Trung bình cộng của miền các ô Một số hàm thống kê {5}  MAX(X1,X2,) hay MAX()  Giá trị lớn nhất  MIN(X1,X2,) hay MIN()  Giá trị nhỏ nhất Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 3512/04/2020 Giá trị lớn nhất Giá trị nhỏ nhất Một số hàm thống kê {6}  RANK(X,,)  Cho thứ hạng của X trong miền  = 0 hoặc khuyết thì sắp xếp theo chiều giảm dần, khác 0 thì sắp xếp tăng dần. Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 3612/04/2020 Thứ tự tăng dần Thứ tự giảm dần Một số hàm xử lý văn bản {1}  LEFT(s,n) : n ký tự trái của xâu s.  RIGHT(s,n) : n ký tự phải của xâu s.  MID(s,m,n) : n ký tự, từ vị trí m của xâu s.  TRIM(s) : Bỏ dấu cách thừa trong xâu s.  LEN(s) : Độ dài xâu s. Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 3712/04/2020 = TRIM(A2)B2 Một số hàm xử lý văn bản {2}  VALUE(s) : Chuyển xâu s thành số.  TEXT(value, định_dạng) : Chuyển thành xâu theo định dạng. Ví dụ:  TEXT(“01/01/2018”, ”mmm”) = “Jan”  TEXT(1/3,"0.00") = 0.33.  LOWER(s) : Đổi xâu s thành chữ thường.  UPPER(s) : Đổi xâu s thành chữ hoa. Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 3812/04/2020 A2 = ‘1234.56 B2 = VALUE(A2) B2 = LOWER(A2) C2 = UPPER(A2) Một số hàm thời gian {1}  NOW() : Thời điểm hiện tại  TODAY() : Ngày hôm nay  DATE(năm, tháng, ngày) : Giá trị ngày tháng năm  Năm = 1900-9999 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 3912/04/2020 A1 = NOW() B1 = TODAY() C1 = DATE(2008,11,20) Một số hàm thời gian {2}  DAY(xâu ngày tháng) : Lấy giá trị ngày  MONTH(xâu ngày tháng) : Lấy giá trị tháng  YEAR(xâu ngày tháng) : Lấy giá trị năm  DATEVALUE(xâu ngày) : Chuyển xâu sang dữ liệu số biểu diễn ngày tháng Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 4012/04/2020 B2 = DAY(A2) C2 = MONTH(A2) D2 = YEAR(A2) B2 = DATEVALUE(B1) I2 = DATEVALUE(I1) Một số hàm Logic {1}  NOT(X) : Phủ định của X  AND(X1,X2,) : - TRUE : nếu X1, X2, đều nhận giá trị TRUE - FALSE : nếu một trong các X1, X2, nhận giá trị FALSE  OR(X1,X2,) : - TRUE : nếu một trong các X1, X2, nhận giá trị TRUE - FALSE : nếu X1, X2, đều nhận giá trị FALSE Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 4112/04/2020 Một số hàm Logic {2}  IF( , , )  Nếu đúng, trả về  Nếu sai, trả về Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 4212/04/2020 C3 = IF(B3>=14 , ”ĐẬU” , ”RỚT”) Một số hàm Logic {3}  IF( , , )  có thể là một hàm IF khác Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 4312/04/2020 C2 = IF(B2<6.5 , "TRUNG BÌNH“ , IF(B2<8 , "KHÁ“ , "GIỎI")) Một số hàm tra cứu và tham chiếu {1}  VLOOKUP(Trị_tra_cứu, Bảng_tra_cứu, Cột_lấy_dữ_liệu, Kiểu_tra_cứu)  Lấy giá trị của ô thuộc Cột_lấy_dữ_liệu mà giá trị của ô thuộc cột đầu tiên trong Bảng_tra_cứu có giá trị bằng Trị_tra_cứu. Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 4412/04/2020 F2 = SUM(C2:E2) + VLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0) Tổng điểm 3 môn Điểm cộng theo khu vực Một số hàm tra cứu và tham chiếu {2}  Điểm cộng theo khu vực: VLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0) Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 4512/04/2020 F2 = SUM(C2:E2) + VLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0)Trị_tra_cứu : B2 Bảng_tra_cứu : $A$8:$B$10 Cột_tra_cứu : 2 Kiểu_tra_cứu :  0 (false): - So khớp - Vùng tra cứu không cần sắp xếp  1 (true): - So gần khớp (tìm giá trị “gần nhất”) - Vùng tra cứu phải được sắp xếp sẵn Một số hàm tra cứu và tham chiếu {3}  HLOOKUP(Trị_tra_cứu, Bảng_tra_cứu, Hàng_lấy_dữ_liệu, Kiểu_tra_cứu)  Giống hàm VLOOKUP nhưng dữ liệu được xử lý theo hàng Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 4612/04/2020 F2 = SUM(C2:E2) + HLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0) Tổng điểm 3 môn Điểm cộng theo khu vực Một số hàm tra cứu và tham chiếu {4}  Điểm cộng theo khu vực: HLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0) Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 4712/04/2020 F2 = SUM(C2:E2) + VLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0)Trị_tra_cứu : B2 Bảng_tra_cứu : $A$8:$B$10 Hàng_tra_cứu : 2 Cơ sở dữ liệu a. Khái niệm về CSDL b. Sắp xếp c. Lọc dữ liệu d. Các hàm thông dụng trong CSDL Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 4812/04/2020 Lọc dữ liệu  Mục đích: Lấy ra những bản ghi thoả mãn điều kiện nhất định.  Có thể lọc theo 2 cách: AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc Advanced Filter: người sử dụng tự định điều kiện lọc. Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 4912/04/2020 Lọc dữ liệu dùng AutoFilter  Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 5012/04/2020  Click Menu Data – Filter – AutoFilter  Click chuột vào mũi tên:  All: hiện lại mọi bản ghi  Top 10: các giá trị lớn nhất  Custom: tự định điều kiện lọc  Các giá trị của cột Lọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp)  Nếu chọn Custom sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc: Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 5112/04/2020 Ví dụ: Lọc những bản ghi thoả mãn năm sinh < 1989 hoặc ≥ 1990 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter Bước 1: Xác định miền điều kiện  Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL.  Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR. Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 5212/04/2020 Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 5312/04/2020 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter – Ví dụ Lọc ra những bản ghi thỏa điều kiện: Năm sinh < 1989 Năm sinh = 1990 1988 < Năm sinh <= 1990 Năm sinh < 1989 hoặc Năm sinh >=1990 Năm sinh > 1989 và Quê quán = “Nghệ An” Năm sinh > 1989 hoặc Quê quán = “Quảng Trị” Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter (tiếp) Bước 2: Thực hiện lọc  Vào menu Data – Filter – Advanced Filter Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel 5412/04/2020 Hiện kết quả lọc ngay tại miền dữ liệu Hiện kết quả lọc ra nơi khác Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện Chọn miền hiện kết quả Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những kết quả trùng lặp