Khái niệm và thao tác cơ bản
Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính
nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm
Microsoft
Chức năng: giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử
lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng
các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ
Excel
59 trang |
Chia sẻ: thanhle95 | Lượt xem: 599 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Tin học nhóm ngành Nông - Lâm - Ngư & Môi trường - Chương 4: Khai thác bảng tính điện tử (MS Excel 2010), để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Tin học nhóm ngành
Nông-Lâm-Ngư & Môi trường
Bộ môn HTTT
-Khoa CNTT-Đại học Vinh-
Chương 4:
Khai thác bảng tính điện tử
(MS Excel 2010)
Nội dung chính
Khái niệm và thao tác cơ bản
Lập và định dạng bảng tính
Lập công thức và các hàm cơ bản
Sắp xếp và trích lọc dữ liệu
In bảng tính
Tạo biểu đồ trong Power Point với dữ liệu trên Excel
Nội dung chính
Khái niệm và thao tác làm việc cơ bản
Lập và định dạng bảng tính
Lập công thức và các hàm cơ bản
Sắp xếp và trích lọc dữ liệu
In bảng tính
Tạo biểu đồ trong Power Point với dữ liệu trên Excel
Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính
nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm
Microsoft
Chức năng: giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử
lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng
các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ
Excel
Khái niệm và thao tác cơ bản
Khởi động MS Excel
Thao tác cơ bản
Giao diện MS Excel
Giao diện phần Tab Menu, Ribbon, chế độ xem phóng
to thu nhỏ,... tương tự trong MS Word
Các cột được đánh lần lượt từ trái sang phải theo bảng
chữ cái: A,B,C,D,...
Các dòng được đánh số thứ tự từ trên xuống: 1,2,3...
Khung làm việc nhập liệu là bảng các ô lưới
Mỗi ô là một Cell có địa chỉ là tọa độ cột và hàng gióng
vuông góc. Ví dụ: J6
Mỗi Cell có thể chứa dữ liệu nhập vào hoặc công thức
tính toán (Hàm)
Một file Excel có thể chứa nhiều bảng tính: Sheet
Khái niệm cơ bản
Tạo mới tệp: File > New > Blank Workbook
Mở tệp có sẵn: File > Open > Chọn đường dẫn file
Lưu tệp: File > Save hoặc Save as
Đóng tệp: các cách sau
o Chọn File > Close (Save nếu cần thiêt)
o Nhấp chuột vào [x] trên cùng bên phải cửa sổ
o Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
Thao tác với tệp bảng tính
Nội dung chính
Khái niệm và thao tác làm việc cơ bản
Lập và định dạng bảng tính
Lập công thức và các hàm cơ bản
Sắp xếp và trích lọc dữ liệu
In bảng tính
Tạo biểu đồ trong Power Point với dữ liệu trên Excel
Thiết lập Tiếng Việt trong Excel
o Sử dụng Unikey, kiểu gõ Telex như trong MS Word
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Các loại địa chỉ 1 ô (1 Cell) trong Excel
o Địa chỉ tương đối:
(Sẽ thay đổi địa chỉ khi copy công thức tính toán)
o Địa chỉ tuyệt đối: $ $
(Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng
đích giống như vùng nguồn)
o Địa chỉ hỗn hợp:
$ (hoặc $
(Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng
đích bị thay đổi một cách tương ứng hoặc theo cột
hoặc theo hàng)
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Địa chỉ miền ô
o Dạng 1: [địa chỉ ô đầu] : [địa chỉ ô cuối]
(Nếu miền ô đó gồm các ô liền kề nhau)
VD: B2:D3
o Dạng 2: [địa chỉ ô đầu, .. , địa chỉ ô cuối]
(Nếu miền ô đó gồm các ô rời nhau)
VD: A1, B3, C2
Chú ý: Nếu miền ô là dãy các ô liền kề gọi là mảng
VD: A2:C2
Các khái niệm cơ bản
Chọn Vùng ô: Nhấn rê trên miền ô tính từ ô đầu nằm
ở góc trái trên đến ô cuối nằm ở góc phải dưới, hoặc
nhấn giữ phím CTRL rồi nhấn trên từng ô chọn (nếu
các ô đó là không nằm liền kề nhau)
Chọn Dòng: Click chuột vào chỉ số dòng cần chọn ở
mép trái vùng bảng tính
Chọn Cột: Click chuột vào chữ cái Cột cần chọn ở góc
trên vùng bảng tính
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Nhập dữ liệu: Nhấp chuột vào ô cần nhập, ấn Enter
o Kiểu số
o Kiểu ngày tháng
o Kiểu chuỗi
o Kiểu công thức
Sửa dữ liệu: Nhấp chuột vào ô, thay đổi dữ liệu, Enter
Xóa dữ liệu: Nhấp chuột vào ô, dùng phím Backspace
hoặc Delete để xóa dữ liệu, ấn Enter
Xóa thao tác vừa thực hiện: Ctrl+Z
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Sao chép hoặc di chuyển một vùng cell
o Chọn vùng xử lý
o Click chuột phải
o Chọn Copy/Cut
o Chuyển đến vùng mới
o Click chuột phải
o Chọn Paste
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Xóa ô tính: Chọn vùng ô, click chuột phải, chọn delete
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Các ô bên phải
sẽ dồn sang trái,
Các ô phía dưới
sẽ đẩy lên trên
Xóa dòng chứa ô
đang chọn
Xóa cột chứa ô
đang chọn
Định dạng dữ liệu cho cell
o Chọn Cell
o Tab Home > General >
o Chọn kiểu dữ liệu
o Chọn định dạng cho dữ liệu
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Định dạng dữ liệu cho cell
o Định dạng kiểu số
o Căn bám lề
o Chọn Font
o Chọn khung viền
o Chọn màu nền
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Căn bám lề cho dữ liệu: Alignment
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Định dạng Font chữ: Home > Fomat > Fomat cells
Chọn Font
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Định dạng Font chữ: Home > Fomat > Fomat cells
Chọn Font
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Đánh số tự động
Nhập giá trị cho 1 ô > Tab Editing > Fill > Chọn
Series... > Chọn fill theo hàng hoặc cột
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Trộn ô (Cell)
Chọn các ô cần trộn > Home > Aligment >
Merge and Center
Thay đổi độ rộng của Cột: Chọn và kéo Rê chuột
đường gạch đứng giữa hai cột để thay đổi độ rộng
cột bên trái
Thay đổi độ cao một Hàng: Kéo và rê chuột trên
đường gạch ngang giữa hai hàng để thay đổi chiều
cao dòng bên trên
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Tạo khung viền cho bảng tính
o Chọn ô, miền ô cần xử lý
o Chọn Home > Font > Format Cell > Border
o Chọn khung viền cần hiển thị
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Tô màu nền
Chọn ô/miền ô cần xử lý
Chọn Home > Font > Chọn Fill để tô màu nền cho
miền ô đã chọn
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Nội dung chính
Khái niệm và thao tác làm việc cơ bản
Lập và định dạng bảng tính
Lập công thức và các hàm cơ bản
Sắp xếp và trích lọc dữ liệu
In bảng tính
Tạo biểu đồ trong Power Point với dữ liệu trên Excel
Đối với dữ liệu kiểu số
o Phép toán số học: + - * / ^ %
o Phép toán logic: AND, OR, NOT
o Phép toán quan hệ so sánh trả về True, False:
= , , , >=
o Mức ưu tiên (cùng mức sẽ thực hiện từ trái sang phải)
Lập công thức
Loại phép toán Mức ưu tiên
Dấu ngoặc đơn () 1 (Cao nhất)
Lũy thừa (^) 2
Nhân (*) và chia (/) 3
Cộng (+) và trừ (-) 4
Quan hệ so sánh 5
Logic 6
Đối với dữ liệu kiểu chuỗi
o Phép ghép chuỗi: &
o Phép toán quan hệ so sánh: = , , > , <
Đối với dữ liệu kiểu ngày tháng
o Phép toán : + , -
o Phép toán quan hệ so sánh: = , , > , <
Lập công thức
Đưa con trỏ tới vị trí ô cần đặt kết quả của công thức
Gõ công thức :
o Bắt đầu công thức bằng dấu “=” hoặc dấu “+”
o Đánh công thức tính toán (giá trị tham chiếu của
các ô được thay bởi địa chỉ của các ô tương ứng)
o Nhấn Enter
Cách lập công thức
Công thức chỉ gồm các số và toán hạng
• Ví dụ: = (45 + 127)^2 / 76 - 0.3
Công thức gồm địa chỉ miền ô/tên miền:
• Ví dụ: = A5 * C5 - B6
hoặc = Ten1 + Ten2
Công thức vừa có địa chỉ ô, vừa có con số:
• Ví dụ: = (H7 * I8 + H7 * K8)^3 / 5
Công thức chỉ có các hàm:
• Ví dụ: = SUM(C3: C9)
Công thức tổng quát: gồm cả số, địa chỉ ô/miền ô/tên
miền, các hàm và các phép toán
• Ví dụ: = IF(LEFT(A2,1)=”N”, $H$3*5, $H$3*3) + $H$5
Các dạng công thức
Sử dụng hàm: =Tên hàm(danh sách các đối số)
Tên hàm: Gõ trực tiếp hoặc chọn Formulas >
Insert Function > Chọn hàm
Danh sách đối số cách nhau bởi dấu ‘,’
Ví dụ: SUM
Sử dụng hàm trong Excel
Hàm toán học
Hàm logic
Hàm thống kê cơ bản
Hàm xử lý dữ liệu kiểu chuỗi
Hàm xử lý dữ liệu kiểu thời gian
Hàm tìm kiếm và tham chiếu
Các hàm thường dùng trong Excel
ABS(n): cho giá trị tuyệt đối của biểu thức số n
SQRT (n): cho giá trị căn bậc hai của n (n>0)
POWER(number, power): tính number mũ power
SUM (danh sách các trị): tính tổng của các giá trị có
trong danh sách
AVERAGE(danh sách các trị): tính trung bình cộng
của các giá trị có trong danh sách
MAX(danh sách các trị): tìm giá trị lớn nhất của các
giá trị có trong danh sách
MIN(danh sách các trị): tìm giá trị nhỏ nhất của các
giá trị có trong danh sách
Các hàm toán học
IF(biểu thức logic, biểu thức1, biểu thức2): nếu biểu
thức logic là đúng thì hàm cho giá trị là ,
ngược lại cho giá trị .
• , có thể là hằng, trị ,
biểu thức, cũng có thể lại là một hàm IF khác
AND(điều kiện1, điều kiện 2, ...): cho giá trị đúng khi
mọi điều kiện trong danh sách đều cho trị đúng
OR(điều kiện1, điều kiện 2, ...): cho trị đúng khi có bất
kì một điều kiện nêu trong danh sách cho trị đúng
NOT(điều kiện): cho kết quả ngược lại với điều kiện
Các hàm xử lý logic
COUNTA(danh sách các trị): Trả về số ô chứa dữ liệu
trong danh sách (kể cả dữ liệu lỗi và văn bản trống ‘’)
COUNT(danh sách các trị): Trả về số các ô chứa giá trị
số trong danh sách
RANK(x, danh sách): Xác định thứ hạng của giá trị x so
với các giá trị trong danh sách (thứ hạng xếp theo thứ
tự giảm dần). Giá trị x và danh sách phải là các giá trị
số
Các hàm thống kê cơ bản
SUMIF(vùng tiêu chuẩn, tiêu chuẩn, vùng lấy tổng):
Cộng các ô trong vùng lấy tổng tương ứng với các ô
thuộc vùng tiêu chuẩn thỏa mãn tiêu chuẩn đã cho,
nếu không có vùng lấy tổng thì được lấy trong vùng
tiêu chuẩn
COUNTIF(vùng cần đếm, tiêu chuẩn): Đếm số ô trong
vùng cần đếm thỏa mãn tiêu chuẩn
Các hàm thống kê cơ bản
LEN(Text): Trả về độ dài của chuỗi Text
LOWER(Text): Chuyển chuỗi Text thành chữ thường
UPPER(Text): Chuyển chuỗi Text thành chuỗi chữ hoa
PROPER(Text): Chuyển các ký tự đầu từ của chuỗi Text
thành chữ hoa
VALUE(Text): Chuyển chuỗi có dạng số sang dạng số
TEXT(giá trị số, định dạng): Chuyển giá trị số thành
chuỗi theo định dạng đã định
MID(text, start_num, nums):Trả về chuỗi nums ký tự
trong text bắt đầu từ start_nam
Các hàm xử lý chuỗi
DAY(dữ liệu kiểu ngày): Trả về giá trị ngày của dữ liệu
MONTH(dữ liệu kiểu ngày): Trả về giá trị tháng của dữ
liệu
YEAR(dữ liệu kiểu ngày): Trả về giá trị năm của dữ liệu
NOW(): Trả về ngày và giờ hiện tại của hệ thống
TODAY (): Trả về ngày hiện hành của hệ thống
Các hàm xử lý dữ liệu thời gian
VLOOKUP (x, bảng, STT cột cần lấy giá trị, cách dò)
Ý nghĩa: dò tìm trị x ở cột bên trái của bảng. Khi tìm
thấy thì chuyển sang cột tham chiếu để lấy trị trong ô
ở đó ứng với vị trí của x. Bảng là một khối các ô và
thường gồm nhiều hàng, nhiều cột. Cột bên trái của
bảng luôn chứa các trị để dò tìm, các cột khác chứa
các trị tương ứng để tham chiếu. Cột tham chiếu là
thứ tự của cột (tính từ trái của bảng trở đi), cột đầu
tiên của bảng là cột 1
o Cách dò là
1 : dò tìm tương đối
0 : dò tìm tuyệt đối
Các hàm tìm kiếm và tham chiếu
HLOOKUP(x, bảng, hàng tham chiếu, cách dò)
Mọi nguyên tắc hoạt động của hàm HLOOKUP giống
như hàm VLOOKUP, chỉ khác là hàm VLOOKUP dò tìm
ở cột bên trái, tham chiếu số liệu ở các cột bên phải,
còn hàm HLOOKUP dò tìm ở hàng trên cùng, tham
chiếu số liệu ở các hàng phía dưới
Các hàm tìm kiếm và tham chiếu
Nội dung chính
Khái niệm và thao tác làm việc cơ bản
Lập và định dạng bảng tính
Lập công thức và các hàm cơ bản
Sắp xếp và trích lọc dữ liệu
In bảng tính
Tạo biểu đồ trong Power Point với dữ liệu trên Excel
Trích lọc dữ liệu nhằm mục đích cho phép xem xét
hoặc lấy thông tin từ bảng dữ liệu mà thoả mãn
các điều kiện nào đó
Trong Excel có hai phương pháp lọc
o Lọc tự động
o Lọc nâng cao
Trích lọc dữ liệu
Chọn vùng dữ liệu cần lọc (bao gồm cả tiêu đề)
o Chọn Data > chọn Filter
Trích lọc dữ liệu tự động
Giao diện bảng dữ liệu với chức năng lọc
Trích lọc dữ liệu tự động
Lọc dữ liệu
o Chọn cột muốn lọc
o Click chọn dữ liệu hiển thị
o Chọn sắp xếp nếu cần
Trích lọc dữ liệu tự động
Tạo bảng phụ điều kiện lọc có tên tiêu đề cột trùng
với tên cột dữ liệu cần lọc
Chọn vùng bảng tính cần lọc
Chọn Tab Data > Chọn Advanced
Trích lọc dữ liệu nâng cao
o Filter the list, in-place: kết quả nằm trên bảng lọc
o Copy to another location: Lọc và copy kết quả tới vùng khác
o List range: Địa chỉ vùng chứa các dữ liệu muốn lọc
o Criteria range: Địa chỉ của bảng phụ
o Copy to: Địa chỉ muốn đặt kết quả sau khi lọc
Trích lọc dữ liệu nâng cao
Sắp xếp dữ liệu
o Chọn cột dữ liệu cần sắp xếp
o Chọn Data > chọn Sort
Sắp xếp dữ liệu
Nội dung chính
Khái niệm và thao tác làm việc cơ bản
Lập và định dạng bảng tính
Lập công thức và các hàm cơ bản
Sắp xếp và trích lọc dữ liệu
In bảng tính
Tạo biểu đồ trong Power Point với dữ liệu trên Excel
Định dạng trang in
o Nhấn chọn miền ô chứa dữ liệu cần in
o Chọn Page Layout > Print Area > Set Print Area
In bảng tính
Thiết lập trang in:
o Chọn Page Layout > Page Setup > chọn Page
In bảng tính
Thiết lập trang in:
o Chọn Page Layout > Page Setup > chọn Margin
In bảng tính
Khoảng
cách từ mép
giấy đến dòng
đầu tiên
Khoảng
cách từ mép
giấy đến
dòng
cuối cùng
Khoảng
cách lề phải
Khoảng
cách lề
trái
Thiết lập trang in:
o Chọn Page Layout > Page Setup > chọn Header/Footer
In bảng tính
Thiết lập trang in:
o Chọn Page Layout > Page Setup > chọn Sheet
Cách in
o Chọn File > Print >
o Sử dụng các tùy chọn
In bảng tính
Nội dung chính
Khái niệm và thao tác làm việc cơ bản
Lập và định dạng bảng tính
Lập công thức và các hàm cơ bản
Sắp xếp và trích lọc dữ liệu
In bảng tính
Tạo biểu đồ trong Power Point với dữ liệu trên Excel
Nhập bảng dữ liệu thống kê trên Excel
Chọn bảng dữ liệu
Chọn Tab Insert > Charts > Chọn loại biểu đồ phù hợp
Tạo biểu đồ với dữ liệu trên Excel
Cách 1: tạo biểu đồ bằng Excel rồi Copy vào Slide
Cách 2: tạo từ tùy chọn Power Point
o Chọn Insert > Illustrations > Chart
o Chọn loại biểu đồ > OK
(Tự động bật chương trình Excel với bảng số liệu mẫu, trên
Power Point cũng xuất hiện biểu đồ mẫu tương ứng)
o Thay đổi thông tin số liệu và tên số liệu,... Để có đồ
thị như ý
Tạo biểu đồ trong Power Point
Máy tính là
Máy tính và tin học