Bài giảng Tin học ứng dụng - Chương 3: Microsoft Excel

1 ☻Ch−¬ng 3: MicroSoft Excel 1. Giíi thiÖu chung Microsoft Excel lµ ch−¬ng tr×nh do h·ng Microsoft thiÕt kÕ chuyªn dïng cho viÖc lËp c¸c b¶ng biÓu, biÓu ®å phôc vô c«ng t¸c kÕ to¸n, v¨n phßng... trªn m«i tr−êng Windows. Ngoµi viÖc sö dông ®Ó lËp c¸c b¶ng biÓu gièng nh− viÖc lËp biÓu trong Microsoft Word, Microsoft Excel cßn cã thÓ thùc hiÖn ®−îc nhiÒu phÐp tÝnh tõ ®¬n gi¶n ®Õn phøc t¹p. Tæ chøc vµ l−u tr÷ th«ng tin d−íi d¹ng b¶ng. Thao t¸c trªn b¶ng tÝnh cã thÓ t¹o ra c¸c b¸o c¸o tæng hîp hoÆc ph©n tÝch cã kÌm theo c¸c biÓu ®å, h×nh vÏ minh ho¹. Tõ phiªn b¶n Microsoft Excel 5.0 trë vÒ tr−íc ®−îc Microsoft bè trÝ nh− mét phÇn mÒm riªng biÖt. Cßn tõ phiªn b¶n Microsoft Excel 6.0 trë l¹i ®©y, Microsoft ®· tæ hîp víi mét sè ch−¬ng tr×nh øng dông phæ biÕn kh¸c cña Microsoft nh−: Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, ... thµnh mét bé phÇn mÒm chuyªn dïng phôc vô cho c«ng t¸c v¨n phßng vµ lÊy tªn chung lµ: Microsoft Office víi phiªn b¶n ®i kÌm theo sau. Trong phÇn nµy, chóng t«i sÏ giíi thiÖu vµ m« pháng vÒ Microsoft Excel n»m trong bé phÇn mÒm Microsoft Office XP (hay cßn gäi lµ Microsoft Office 2002) ®−îc cµi ®Æt trªn hÖ ®iÒu hµnh Windows XP. 2. Lµm quen víi Excel 2.1. Khëi ®éng Excel §Ó khëi ®éng Excel, ta thùc hiÖn qua c¸c b−íc sau: - KÝch chuét vµo nót Start. - Chän môc All Programs (ë chÕ ®é mÆc ®Þnh cña Windows XP) hoÆc chän môc Programs (nÕu Windows XP sö dông tïy chän Classic Start menu). - KÝch chuét vµo biÓu t−îng Microsoft Excel( ). Ngoµi ra: * Ta cã thÓ ®−a biÓu t−îng ra Desktop ®Ó thuËn tiÖn h¬n trong qu¸ tr×nh sö dông. Khi ®ã, ta cã thÓ kÝch ®óp chuét vµo biÓu t−îng nµy ®Ó khëi ®éng Excel. * Ta cã thÓ kÝch ®óp chuét vµo tªn tËp tin WorkBook (tËp tin WorkBook lµ tËp tin cã gi¸ trÞ phÇn më réng ngÇm ®Þnh lµ XLS) cÇn më cña Excel. Khi ®ã, ch−¬ng tr×nh Excel sÏ tù ®éng ch¹y vµ më tËp tin WorkBook ®ã ra. 2 H×nh 3.1: Minh häa khëi ®éng Microsoft Excel 2.3. Mµn h×nh giao diÖn cña Excel Sau khi tiÕn hµnh khëi ®éng Microsoft Excel, chóng ta sÏ nh×n thÊy mµn h×nh chÝnh cña Excel cã giao diÖn nh− h×nh 3.2: H×nh 3.2: Mµn h×nh giao diÖn cña Excel 3 Trong ®ã: 1. Menu ®iÒu khiÓn (Control menu box): Chøa c¸c lÖnh dïng ®Ó di chuyÓn, thay ®æi kÝch th−íc cöa sæ hoÆc ®ãng cöa sæ. KÝch ho¹t menu ®iÒu khiÓn b»ng c¸ch kÝch chuét vµo menu ®iÒu khiÓn hoÆc bÊm tæ hîp phÝm Alt + SpaceBar. 2. Thanh tiªu ®Ò (Title bar): HiÓn thÞ tiªu ®Ò cña cöa sæ bao gåm 2 phÇn: Tªn ch−¬ng tr×nh øng dông (Microsoft Excel) vµ tªn tËp tin WorkBook ®ang lµm viÖc hiÖn t¹i trong Excel. 3. Thanh menu (Menu bar): Chøa mét sè lÖnh th−êng sö dông trong Excel. C¸c lÖnh nµy ®−îc ph©n chia thµnh tõng nhãm vµ bè trÝ vµo trong c¸c menu t−¬ng øng cã trªn thanh menu. VÝ dô: Menu File chøa mét sè lÖnh liªn quan ®Õn tËp tin WorkBook nh− më tËp WorkBook tin míi, më tËp tin WorkBook ®· cã, cÊt gi÷ néi dung tËp tin WorkBook, in néi dung tËp tin WorkBook, ... ) Chó ý: * §Ó vµo lµm viÖc víi mét menu nµo ®ã, ta cã thÓ thùc hiÖn b»ng c¸ch bÊm phÝm F10 hoÆc gi÷ phÝm Alt vµ bÊm phÝm ký tù g¹ch ch©n cã trong tªn menu cÇn chän, sau ®ã sö dông c¸c phÝm di chuyÓn con trá ®Ó ®−a hép s¸ng ®Õn chøc n¨ng cÇn chän vµ bÊm phÝm Enter. * §Ó tho¸t khái hÖ thèng menu bÊm phÝm ESC. * Trong qu¸ tr×nh lµm viÖc víi hÖ thèng menu, nÕu: + C¸c lÖnh chän mê lµ kh«ng thÓ thùc hiÖn ®−îc t¹i thêi ®iÓm ®ã. + C¸c môc chän cã dÊu "..." theo sau lµ môc chän cßn chøa mét sè lÖnh chän con kh¸c. + C¸c lÖnh chän cã tæ hîp phÝm ®i bªn c¹nh lµ lÖnh chän cã thÓ thùc hiÖn ®−îc b»ng c¸ch bÊm tæ hîp phÝm t−¬ng øng ®ã. 4. Thanh c«ng cô (Toolbars): Bao gåm mét sè biÓu t−îng ®¹i diÖn cho mét sè lÖnh th−êng sö dông trong Excel. Nh− vËy, ®Ó thùc hiÖn mét lÖnh Excel trong nhãm c¸c lÖnh th−êng ®−îc sö dông, cã 3 c¸ch sau th−êng ®−îc sö dông: C¸ch 1: Chän lÖnh tõ menu t−¬ng øng. C¸ch2: KÝch chuét vµo biÓu t−îng lÖnh t−¬ng øng. 4 C¸ch 3: BÊm phÝm hµm hoÆc tæ hîp phÝm t−¬ng øng víi lÖnh cÇn thùc hiÖn. Ngoµi ra, cßn mét sè c¸ch kh¸c nh− sö dông menu ng¾n, khai b¸o vµ thùc hiÖn Macro. 5. Nót cùc tiÓu (Minimize): Thu cöa sæ Excel vÒ kÝch th−íc cùc tiÓu. Khi Excel ®ang cã kÝch th−íc cùc tiÓu, ta chØ cã thÓ nh×n thÊy biÓu t−îng cña Excel trªn thanh t¸c vô cña Windows. NÕu muèn quay trë l¹i cöa sæ Excel, ta kÝch chuét vµo biÓu t−îng Excel trªn thanh t¸c vô. 6. Nót cùc ®¹i (Maximize): Cã t¸c dông ®−a cöa sæ Excel vÒ kÝch th−íc cùc ®¹i. Khi cöa sæ Excel ®ang cã kÝch th−íc cùc ®¹i thÝ nót cùc ®¹i sÏ ho¸n ®æi sang chøc n¨ng Kh«i phôc vÒ kÝch th−íc tr−íc ®ã (Restore Down). Nh− vËy, nót cùc ®¹i cho phÐp ng−êi sö dông cã thÓ thay ®æi gi÷a 2 kÝch th−íc cùc ®¹i vµ kÝch th−íc kh«ng cùc ®¹i tr−íc ®ã. 7. Nót ®ãng cöa sæ (Close): Cã t¸c dông ®ãng cöa sæ Excel t−¬ng ®−¬ng víi viÖc bÊm tæ hîp phÝm: Alt + F4. 8. Nót cùc tiÓu cña cöa sæ hiÓn thÞ néi dung tËp tin (Minimize Windows): Khi ta kÝch thuét vµo nót nµy, cöa sæ hiÓn thÞ néi dung tËp tin WorkBook ®ang lµm viÖc hiÖn t¹i sÏ ®−a vÒ kÝch th−íc cùc tiÓu. 9. Nót ®−a kÝch th−íc cùc ®¹i cña cöa sæ hiÓn thÞ néi dung tËp tin vÒ kÝch th−íc tr−íc ®ã (Restore Windows): Khi cöa sæ hiÓn thÞ néi dung tËp tin WorkBook vÒ kÝch th−íc tr−íc ®ã, chøc n¨ng cña nót nµy l¹i thay ®æi sang chøc n¨ng phãng cùc ®¹i(Maximize). 10. Nót ®ãng cöa sæ hiÓn thÞ néi dung tËp tin (Close): Cã t¸c dông ®ãng cöa sæ hiÓn thÞ néi dung tËp tin WorkBook ®ang lµm viÖc hiÖn t¹i t−¬ng ®−¬ng víi viÖc bÊm tæ hîp phÝm: Ctrl + F4. 11. Thanh cuén däc (Vertical scroll bar): Cho phÐp xem néi dung b¶ng tÝnh bÞ che khuÊt phÝa trªn hoÆc d−íi cöa sæ. Trªn thanh cuèn däc cã 2 mòi tªn chØ lªn trªn, xuèng d−íi vµ mét hép tr−ît. §Ó xem néi dung bÞ che khuÊt, ta chØ viÖc kÝch chuét vµo mòi tªn t−¬ng øng hoÆc thùc hiÖn thao t¸c rª chuét trªn hép tr−ît. 12. Thanh cuén ngang (Hozizontal scroll bar): Cho phÐp xem néi dung b¶ng tÝnh bÞ che khuÊt phÝa bªn tr¸i hoÆc bªn ph¶i cöa sæ. Sö dông thanh cuén ngang t−¬ng tù thanh cuén däc. 13. Thanh tr¹ng th¸i (Status bar): HiÓn thÞ mét sè th«ng tin vÒ tr¹ng th¸i lµm viÖc hiÖn t¹i nh−: chÕ ®é Num Lock, Caps Lock, ... ®ang bËt hay t¾t, Excel ®ang ë chÕ ®é chê chØnh söa hay ®ang chØnh söa néi dung, ... 5 14. Sheet tabs: Bao gåm tªn c¸c b¶ng tÝnh ®ang cã trong tËp tin WorkBook hiÖn t¹i. Ta cã thÓ di chuyÓn gi÷a c¸c b¶ng tÝnh nµy b»ng c¸ch kÝch chuét vµo tªn b¶ng tÝnh t−¬ng øng hoÆc bÊm tæ hîp phÝm Ctrl+Page Up , Ctrl+Page Down. 15. Tab scrolling buttons: Cho phÐp xem tªn c¸c b¶ng tÝnh bÞ che khuÊt bªn tr¸i hoÆc bªn ph¶i cña Sheet tabs. 16. Tªn hµng (Row numbers): Lµ tªn c¸c hµng cã trong b¶ng tÝnh. Tªn mçi hµng ®−îc ®¸nh b»ng mét gi¸ trÞ sè tù nhiªn t−¬ng øng (xem môc Hµng trong phÇn CÊu tróc b¶ng tÝnh ®Ó biÕt thªm chi tiÕt). 17. Tªn cét (Column Letters): Lµ tªn c¸c cét cã trong b¶ng tÝnh. Tªn mçi cét ®−îc ®¸nh b»ng 1 hoÆc 2 ký tù t−¬ng øng (xem môc Cét trong phÇn CÊu tróc b¶ng tÝnh ®Ó biÕt thªm chi tiÕt). 18. Hép tªn (Name box): Cho biÕt ®Þa chØ « (hoÆc tªn « nÕu cã ®Æt tªn) ®ang lµm viÖc hiÖn t¹i hoÆc cho phÐp chuyÓn nhanh ®Õn mét « bÊt kú cã trong b¶ng tÝnh b»ng c¸ch gâ ®Þa chØ « (hoÆc gâ tªn « nÕu cã ®Æt tªn) cÇn chuyÓn ®Õn vµo Hép tªn (xem môc ¤ trong phÇn CÊu tróc b¶ng tÝnh ®Ó biÕt thªm th«ng tin vÒ ¤). 19. Thanh c«ng thøc (Formula bar): Cho phÐp xem hoÆc chØnh söa c«ng thøc cho « hiÖn t¹i trong b¶ng tÝnh. §Ó biÕt gi¸ trÞ trong « cã kiÓu d÷ liÖu g× h·y nh×n vµo gi¸ trÞ hiÓn thÞ trong thanh c«ng thøc. 2.5. Tho¸t khái Excel Ta sö dông mét trong c¸c thao t¸c ®ãng cöa sæ ®Ó tho¸t khái Excel. Nh− chóng ta ®· biÕt lµ cã nhiÒu c¸ch ®Ó ®ãng mét cöa sæ trªn hÖ ®iÒu hµnh Windows. Sau ®©y lµ nh÷ng c¸ch c¬ b¶n th−êng ®−îc sö dông: C¸ch 1: KÝch chuét vµo nót Close cña cöa sæ Excel. C¸ch 2: BÊm tæ hîp phÝm Alt + F4. C¸ch 3: Vµo menu File, chän lÖnh Exit. ) Chó ý: Khi thùc hiÖn thao t¸c tho¸t khái Excel mµ néi dung mét tËp tin WorkBook ®ang më nµo ®ã ch−a ®−îc cÊt gi÷ th× khi ®ãng ®Õn tËp tin WorkBook ®ã sÏ xuÊt hiÖn cöa sæ hái cÊt gi÷ cã néi dung nh− sau: 6 H×nh 3.3: Cöa sæ hái cÊt gi÷ néi dung WorkBook Khi ®ã, ta thùc hiÖn b»ng c¸ch: Chän Yes: Cã cÊt gi÷ nh÷ng thay ®æi trong tËp tin WorkBook ®ã. Chän No: Kh«ng cÊt gi÷ nh÷ng thay ®æi trong tËp tin WorkBook ®ang chuÈn bÞ ®ãng. Chän Cancel: Hñy bá thao t¸c ®ãng cöa sæ Excel. 3. Qu¶n lý tËp tin sæ tay (WorkBook) TËp tin th−êng dïng ®Ó l−u tr÷ néi dung c¸c b¶ng tÝnh ®iÖn tö cña Excel cã phÇn më réng lµ XLS. TËp tin d¹ng nµy ®−îc gäi lµ tËp tin Sæ tay (tËp tin WorkBook). Sau ®©y, chóng ta sÏ t×m hiÓu mét sè thao t¸c th−êng sö dông víi tËp tin WorkBook. H×nh 3.4: C¸c biÓu t−îng th−êng dïng liªn quan ®Õn qu¶n lý WorkBook. H×nh 3.5: C¸c lÖnh th−êng dïng liªn quan ®Õn qu¶n lý WorkBook. 7 3.1. Më tËp tin WorkBook míi H×nh 3.6: Khung t¸c vô cña Task Pane. C¸ch 1: 3 Vµo menu File, chän lÖnh New. 3 Chän môc Blank Work Book tõ khung t¸c vô (Task pane) võa xuÊt hiÖn. ) Chó ý: Khung t¸c vô (task pane) th−êng n»m bªn ph¶i mµn h×nh. Khung t¸c vô cã 4 tÝnh n¨ng chÝnh: * HiÓn thÞ danh s¸ch c¸c tËp tin WorkBook lµm viÖc lÇn cuèi ë phÇn ®Çu task pane vµ cho phÐp më nhanh l¹i c¸c tËp tin ®ã còng nh− cho phÐp më c¸c tËp tin Workbook kh¸c cã trªn m¸y tÝnh b»ng c¸ch kÝch chuét vµo nót More workbook... ®Ó chän tËp tin. * Më tËp tin b¶ng tÝnh míi b»ng c¸ch kÝch chuét vµo môc Bank WorkBook. * Më mét b¶ng tÝnh ®· cã trªn m¸y tÝnh vµ cho cÊt gi÷ vµo tËp tin kh¸c b»ng c¸ch kÝch chuét vµo môc Choose WorkBook vµ chän tËp tin.. * Më c¸c mÉu b¶ng tÝnh ®−îc x©y dùng s½n trong Excel b»ng c¸ch kÝch chuét vµo môc General templates vµ chän mÉu. C¸ch 2: KÝch chuét vµo biÓu t−îng New trªn thanh c«ng cô. 8 C¸ch 3: BÊm tæ hîp phÝm Ctrl + N. 3.2. Më tËp tin WorkBook ®∙ cã C¸ch 1: Vµo menu File, chän lÖnh Open. C¸ch 2: KÝch chuét vµo biÓu t−îng Open trªn thanh c«ng cô. C¸ch 3: BÊm tæ hîp phÝm Ctrl + O. Sau khi thùc hiÖn b»ng mét trong c¸c c¸ch trªn, Excel sÏ xuÊt hiÖn cöa sæ Open cã néi dung nh− sau: H×nh 3.7: Cöa sæ Open cho phÐp chän tËp tin WorkBook cÇn më Tõ cöa sæ nµy, ta thùc hiÖn c¸c b−íc tiÕp theo nh− sau: 3 Më th− môc chøa tËp tin WorkBook cÇn më (ta cã thÓ kÝch chuét vµo hép Look in hoÆc kÝch chuét vµo biÓu t−îng phï hîp ®Ó më th− môc cÇn lµm viÖc). 3 KÝch chuét vµo tªn tËp tin WorkBook cÇn më. 3 KÝch chuét vµo nót Open hoÆc bÊm phÝm Enter. 3.3. CÊt gi÷ néi dung tËp tin WorkBook C¸ch 1: Vµo menu File, chän lÖnh Save. C¸ch 2: KÝch chuét vµo biÓu t−îng Save trªn thanh c«ng cô. C¸ch 3: BÊm tæ hîp phÝm Ctrl + S. ) Chó ý: 9 * NÕu tËp tin WorkBook ®ang lµm viÖc hiÖn t¹i cã tªn lµ: Book X (Tªn ngÇm ®Þnh cho c¸c WorkBook ch−a ®−îc ®Æt tªn. X lµ mét sè tù nhiªn) th× khi thùc hiÖn thao t¸c cÊt gi÷, Excel sÏ xuÊt hiÖn cöa sæ Save as. Khi ®ã, ta thùc hiÖn tiÕp c¸c b−íc sau ®Ó ®Æt tªn míi cho tËp tin WorkBook: 3 NhËp tªn míi cho tËp tin WorkBook hiÖn t¹i. Tªn míi kh«ng ®−îc trïng víi tªn tËp tin ®· cã trong th− môc nµy. NÕu trïng, néi dung tËp tin cò cã thÓ sÏ bÞ mÊt thay bëi néi dung míi. 3 KÝch chuét vµo nót Save hoÆc bÊm phÝm Enter. * Khi ®Æt tªn míi cho tËp tin WorkBook, ta kh«ng cÇn nhËp phÇn më réng. Khi ®ã, Excel sÏ tù ®éng ®Æt phÇn më réng lµ XLS. * Excel cã chÕ ®é cho phÐp cÊt gi÷ tù ®éng néi dung c¸c WorkBook ®· ®Æt tªn sau mét thêi gian nhÊt ®Þnh (ngÇm ®Þnh lµ 10 phót). V× vËy, mçi khi t¹o mét WorkBook míi, ta nªn ®Æt tªn ngay tõ ®Çu ®Ó Excel gióp ta tù ®éng cÊt gi÷ néi dung WorkBook trong qu¸ tr×nh lµm viÖc. H×nh 3.8: Cöa sæ Save as cho phÐp ®Æt tªn míi cho WorkBook hiÖn t¹i 3.4. Di chuyÓn gi÷a c¸c tËp tin WorkBook ®ang më Nh− chóng ta ®· biÕt, Excel cho phÐp më ®ång thêi nhiÒu WorkBook t¹i cïng mét thêi ®iÓm vµ t¹i mçi thêi ®iÓm chØ cã thÓ lµm viÖc duy nhÊt víi mét WorkBook. V× vËy, thao t¸c di chuyÓn gi÷a c¸c WorkBook ®ang më sÏ th−êng xuyªn ®−îc sö dông. Ta cã thÓ thùc hiÖn b»ng mét trong c¸c c¸ch sau: 10 C¸ch 1: Vµo menu Windows, bÊm phÝm sè t−¬ng øng víi WorkBook cÇn chuyÓn ®Õn. NÕu kh«ng thÊy tªn WorkBook cÇn chuyÓn mÆc dï ®· më th× chän lÖnh More Windows... vµ chän tªn WorkBook tõ cöa sæ Activate võa xuÊt hiÖn. C¸ch 2: BÊm tæ hîp phÝm Ctrl + F6 ®Ó di chuyÓn tuÇn tù qua c¸c WorkBook ®ang më. H×nh 3.9: Minh häa di chuyÓn ®Õn WorkBook ®ang më b»ng menu 3.5. §ãng tËp tin WorkBook ®ang lµm viÖc hiÖn t¹i C¸ch 1: Vµo menu File, chän lÖnh Close. C¸ch 2: BÊm tæ hîp phÝm Ctrl + F4 hoÆc Ctrl + W. 4. CÊu tróc cña tËp tin sæ tay (WorkBook) Chóng ta ®· biÕt, tËp tin WorkBook trong Excel cã phÇn më réng ngÇm ®Þnh lµ XLS. Trong tËp tin WorkBook cã thÓ cã 1 hoÆc nhiÒu b¶ng tÝnh (sheets). Mçi b¶ng tÝnh bao gåm nhiÒu hµng (Rows) vµ nhiÒu cét (Columns). Mçi hµng vµ mçi cét gåm nhiÒu « (cells). C¸c hµng, cét, « trong b¶ng tÝnh ®Òu ®−îc ®Æt tªn ®Ó thuËn tiÖn cho qu¸ tr×nh lµm viÖc. Sau ®©y, chóng ta sÏ t×m hiÓu cô thÓ tõng thµnh phÇn cã trong WorkBook: 11 4.1. B¶ng tÝnh (Sheet) Mét b¶ng tÝnh gåm cã 256 cét vµ 65536 hµng. Nh− vËy, mçi b¶ng tÝnh sÏ chøa kho¶ng h¬n 16 ngh×n «. Tªn mçi b¶ng tÝnh ®−îc ®Æt ngÇm ®Þnh lµ Sheet X (X lµ sè tù nhiªn dïng ®Ó chØ sè thø tù cña b¶ng tÝnh). Th«ng th−êng, ng−êi sö dông sÏ ®Æt l¹i tªn cña mçi b¶ng tÝnh cho dÔ nhí néi dung ®· l−u tr÷ trong mçi b¶ng tÝnh ®ã. Khi ®ã, ph¶i chó ý r»ng: * Tªn cña mçi b¶ng tÝnh chØ ®−îc ®Æt tèi ®a lµ 31 ký tù. * Kh«ng ®−îc ®Æt trïng tªn 2 b¶ng tÝnh trong cïng mét WorkBook. 4.2. Cét (Columns) Cét bao gåm mét tËp hîp c¸c « trong b¶ng tÝnh theo chiÒu däc. Cã 256 cét trong mét b¶ng tÝnh. Mçi cét ®−îc ®Æt tªn theo qui t¾c: §¸nh tªn cét tõ tr¸i qua ph¶i theo tr×nh tù: Tõ A ®Õn Z, tõ AA ®Õn AZ, tõ BA ®Õn BZ, ... , tõ HA ®Õn HZ, tõ IA ®Õn IU vµ cét cuèi cïng ®Æt tªn lµ IV. §é réng cét ngÇm ®Þnh lµ 9 ký tù. §é réng tèi ®a cña cét lµ 255 ký tù, tèi thiÓu lµ 0 ký tù. 4.3. Hµng (Row) Hµng lµ mét tËp hîp c¸c « trong b¶ng tÝnh theo chiÒu ngang. Cã 65536 hµng trong mét b¶ng tÝnh. TuÇn tù tõ trªn xuèng d−íi, mçi hµng ®−îc ®Æt tªn b»ng mét gi¸ trÞ sè tõ 1 ®Õn 65536. 4.4. ¤ (Cell) ¤ lµ giao ®iÓm cña mét cét vµ mét hµng. Mçi « ®−îc x¸c ®Þnh bëi mét ®Þa chØ cña «. §Þa chØ cña mét « ®−îc x¸c ®Þnh bëi mét trong hai c¸ch: C¸ch 1: §Þa chØ « ®−îc x¸c ®Þnh bëi: (tªn cét tr−íc vµ theo sau lµ tªn hµng). VÝ dô: « A5, C10, ... C¸ch 2: §Þa chØ « ®−îc x¸c ®Þnh bëi: RC VÝ dô: R5C1 chØ « ë hµng 5 cét 1 (t−¬ng ®−¬ng víi « A5) R10C3 chØ « ë hµng 10 cét 3 (t−¬ng ®−¬ng víi « C10) Trong gi¸o tr×nh nµy, chóng ta sÏ ®i s©u vµo khai th¸c c¸c øng dông víi ®Þa chØ « ®¸nh theo c¸ch 1. 12 ) Chó ý: * C¸c c¸ch viÕt ®Þa chØ « khi sö dông trong cïng mét b¶ng tÝnh a. §Þa chØ t−¬ng ®èi: C¸ch viÕt: T¸c dông: Täa ®é ghi trong c«ng thøc sÏ thay ®æi mçi khi sao chÐp ®Õn vÞ trÝ míi. VÝ dô: C«ng thøc trong « B2 lµ: =C2+D2 Khi sao chÐp ®Õn « B3 sÏ lµ: =C3+D3 Khi sao chÐp ®Õn « B4 sÏ lµ: =C4+D4 b. §Þa chØ hçn hîp C¸ch viÕt: + §Þa chØ t−¬ng ®èi cét, tuyÖt ®èi hµng: + §Þa chØ tuyÖt ®èi cét, t−¬ng ®èi hµng: T¸c dông: Tªn hµng hoÆc Tªn cét kh«ng cã ký hiÖu $ ®øng tr−íc ghi trong c«ng thøc sÏ ®−îc thay ®æi mçi khi sao chÐp ®Õn vÞ trÝ míi. Cßn Tªn hµng hoÆc Tªn cét cã ký hiÖu $ ®øng tr−íc ghi trong c«ng thøc sÏ kh«ng thay ®æi mçi khi sao chÐp ®Õn vÞ trÝ míi. VÝ dô 1: C«ng thøc trong « B2 lµ: =C$2+D$2 Khi sao chÐp ®Õn « B3 sÏ lµ: =C$2+D$2 Khi sao chÐp ®Õn « A2 sÏ lµ: =B$2+C$2 Khi sao chÐp ®Õn « A3 sÏ lµ: =B$2+C$2 VÝ dô 2: C«ng thøc trong « B2 lµ: =$C2+$D2 Khi sao chÐp ®Õn « B3 sÏ lµ: =$C3+$D3 Khi sao chÐp ®Õn « A2 sÏ lµ: =$C2+$D2 Khi sao chÐp ®Õn « A3 sÏ lµ: =$C3+$D3 c. §Þa chØ tuyÖt ®èi C¸ch viÕt: T¸c dông: To¹ ®é « ghi trong c«ng thøc ®−îc cè ®Þnh kh«ng thay ®æi khi sao chÐp ®Õn vÞ trÝ míi. VÝ dô: C«ng thøc trong « B2 lµ: =$C$2+$D$2 Khi sao chÐp ®Õn « B3 sÏ lµ: =$C$2+$D$2 13 Khi sao chÐp ®Õn « A2 sÏ lµ: =$C$2+$D$2 Khi sao chÐp ®Õn « A3 sÏ lµ: =$C$2+$D$2 * C¸ch viÕt ®Þa chØ « khi muèn sö dông gi¸ trÞ cña c¸c « ë trong c¸c b¶ng tÝnh kh¸c nhau: VÒ nguyªn t¾c chung, ta vÉn sö dông mét trong c¸c c¸ch viÕt ®Þa chØ « trªn vµ kÌm theo ®»ng tr−íc nã lµ tªn tËp tin WorkBook, tªn b¶ng tÝnh (Sheet) chøa « ®ã theo qui ®Þnh sau: C¸ch viÕt: []! Trong ®ã: C¸c ký tù [,],! b¾t buéc ph¶i cã khi sö dông. Cßn c¸c ký tù chØ mang tÝnh h×nh thøc. VÝ dô 1: Trong tËp tin WorkBook hiÖn t¹i cã hai b¶ng tÝnh víi tªn lµ: THANG1 vµ Sheet2. §Ó lÊy tæng cña 2 « C2+D2 trong b¶ng tÝnh Sheet2 ®−a vµo « B2 cña b¶ng tÝnh THANG1, tõ « B2 cña b¶ng tÝnh THANG1 ta nhËp c«ng thøc sau: = Sheet2!C2+ Sheet2!D2 VÝ dô 2: Trong tËp tin WorkBook VD1.XLS cã hai b¶ng tÝnh víi tªn lµ: THANG1 vµ Sheet2. §Ó lÊy tæng cña 2 « C2+D2 trong b¶ng tÝnh Sheet2 cña VD1.XLS ®−a vµo « B2 cña b¶ng tÝnh hiÖn t¹i (tËp tin ®ang lµm viÖc hiÖn t¹i kh«ng ph¶i lµ VD1.XLS), tõ « B2 cña b¶ng tÝnh hiÖn t¹i ta nhËp c«ng thøc sau: = [VD1]Sheet2!C2+ [VD1]Sheet2!D2 ) Chó ý: * Ngoµi c¸ch x¸c ®Þnh « b»ng ®Þa chØ, Excel cßn cho phÐp x¸c ®Þnh « b»ng tªn. §iÒu nµy gióp ng−êi sö dông cã thÓ nhí vµ di chuyÓn ®Õn c¸c « ®ã dÔ dµng, nhanh chãng h¬n. Ta cã thÓ sö dông tªn « nh− c¸ch viÕt ®Þa chØ tuyÖt ®èi cña « trong c¸c c«ng thøc (Xem thªm môc 6.3 ®Ó biÕt thªm chi tiÕt). 4.5. Vïng (Range) Vïng lµ mét tËp hîp c¸c «. §Þa chØ cña mét vïng x¸c ®Þnh bëi ®Þa chØ cña c¸c « c¸ch nhau bëi dÊu phÈy (,). NÕu c¸c « n»m c¹nh nhau liªn tiÕp t¹o thµnh mét h×nh ch÷ nhËt th× ta cã thÓ viÕt ®Þa chØ c¸c « ®ã ë d¹ng rót gän ®−îc b¾t ®Çu bëi ®Þa chØ « ë gãc trªn bªn tr¸i vµ ®Þa chØ « gãc d−íi bªn ph¶i, gi÷a hai ®Þa chØ « ng¨n c¸ch bëi dÊu hai chÊm (:). VÝ dô: Vïng B3,D5,E5,F5,D6,E6,F6,D7,E7,F7,B9,B10,C9,C10,E11 cã thÓ viÕt rót gän nh− sau: B3,D5:F7,B9:C10,E11 ) Chó ý: * Cã thÓ xem 1 « còng lµ mét vïng. 14 * Ngoµi c¸ch x¸c ®Þnh vïng b»ng ®Þa chØ, Excel cßn cho phÐp x¸c ®Þnh vïng b»ng tªn vïng. §iÒu nµy gióp ng−êi sö dông cã thÓ nhí vµ di chuyÓn ®Õn c¸c vïng ®ã dÔ dµng, nhanh chãng h¬n. Ta cã thÓ sö dông tªn vïng nh− c¸ch viÕt ®Þa chØ tuyÖt ®èi cña c¸c « trong vïng trong c¸c c«ng thøc (Xem thªm môc 6.3 ®Ó biÕt thªm chi tiÕt). VÝ dô: Ta ®Æt tªn cho vïng C2:E8 ch¼ng h¹n lµ: vung1 Khi ®ã: + Ta cã thÓ nhanh chãng chän l¹i vïng ®ã b»ng c¸ch nhËp gi¸ trÞ vung1 vµo Hép tªn trªn thanh c«ng cô. + NÕu sö dông vung1 trong c¸c c«ng thøc th× Excel hiÓu ®ang lµm viÖc víi vïng $C$2:$E$8 5. C¸c kiÓu d÷ liÖu trong « Trong mét « chØ cã thÓ chøa mét kiÓu d÷ liÖu. KiÓu d÷ liÖu cña « phô thuéc vµo ký tù ®Çu tiªn gâ vµo. C¸c kiÓu d÷ liÖu trong mét « ®−îc ph©n ra nh− sau: 5.1. KiÓu sè Excel hiÓu gi¸ trÞ nhËp vµo « cã kiÓu sè nÕu tháa m·n 2 ®iÒu kiÖn: + KÝ tù ®Çu tiªn gâ vµo lµ c¸c sè tõ 0 ®Õn 9 hoÆc lµ mét trong c¸c ký tù +, - , (, ., $ + Tõ ký tù thø 2 trë ®i (nÕu cã) ph¶i lµ c¸c ký tù sè. NÕu ký tù ®Çu lµ dÊu ngoÆc trßn ( th× kÕt thóc ph¶i lµ ký tù dÊu ngoÆc trßn ). Khi ®ã, Excel sÏ hiÓu cÆp ngo¹c () t−¬ng ®−¬ng víi dÊu - (dÊu ©m). VÝ dô: Gi¸ trÞ nhËp trong « KiÓu vµ gi¸ trÞ trong « +5 KiÓu sè vµ cã gi¸ trÞ =5 -5 KiÓu sè vµ cã gi¸ trÞ =-5 .5 KiÓu sè vµ cã gi¸ trÞ =0.5 (5) KiÓu sè vµ cã gi¸ trÞ =-5 5.2. KiÓu ngµy, giê Gi¸ trÞ ngµy giê ph¶i ®−îc nhËp theo th«ng sè ®· lùa chän trong Control Panel cña Windows. ë ®©y, ta sÏ coi nh− ®ang lµm viÖc ë chÕ ®é mÆc ®Þnh cña Windows tøc lµ ngµy cã d¹ng mm/dd/yy. 15 Excel sÏ hiÓu gi¸ trÞ nhËp vµo « cã kiÓu ngµy vµ tù ®éng chuyÓn vÒ d¹ng ngµy t−¬ng øng nÕu gi¸ trÞ nhËp vµo cã mét trong c¸c d¹ng sau: thang/ngay thang/nam thang/ngay/nam Excel sÏ hiÓu gi¸ trÞ nhËp vµo « cã kiÓu giê nÕu gi¸ trÞ nhËp vµo cã d¹ng sau: gio:phut gio:phut:giay gio:phut AM gio:phut:giay AM gio:phut PM gio:phut:giay PM Ngoµi ra, nÕu viÕt gi¸ trÞ ngµy, giê ®i c¹nh nhau th× Excel vÉn hiÓu d÷ liÖu cã kiÓu ngµy, giê. Tãm l¹i: Khi nhËp d÷ liÖu cã kiÓu ngµy - giê, ta h·y nh×n gi¸ trÞ hiÓn thÞ trong thanh c«ng thøc. NÕu gi¸ trÞ cã d¹ng ngµy giê th× d÷ liÖu sÏ cã kiÓu ngµy giê. VÝ dô: Gi¸ trÞ nhËp vµo « Gi¸