Bài giảng Tin học ứng dụng dành cho sinh viên các ngành kinh tế

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN (Lưu hành nội bộ) Nha Trang, tháng 04 năm 2011 BÀI GIẢNG TIN HỌC ỨNG DỤNG DÀNH CHO SINH VIÊN CÁC NGÀNH KINH TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN (Lưu hành nội bộ) BÀI GIẢNG TIN HỌC ỨNG DỤNG DÀNH CHO SINH VIÊN CÁC NGÀNH KINH TẾ i MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................................................... v Phần I NHẬP MÔN CƠ SỞ DỮ LIỆU ................................................................... CHƯƠNG . TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU ....................................................................... 1.1. Các khái niệm ............................................................................................................. 1.2. Ví dụ ........................................................................................................................... 1.3. Mô hình dữ liệu .......................................................................................................... 1.4. Bài tập ........................................................................................................................ CHƯƠNG 2. MÔ HÌNH DỮ LIỆU QUAN HỆ .............................................................................. 2.1. Thuộc tính, bộ, lược đồ quan hệ và quan hệ .............................................................. 2.2. Lược đồ cơ sở dữ liệu và cơ sở dữ liệu ...................................................................... 2.3. Ràng buộc toàn vẹn .................................................................................................. 2.3.1. Ràng buộc Khóa của lược đồ quan hệ ............................................................. Mối liên hệ giữa các quan hệ. Ràng buộc Khóa ngoại .................................... 2.3.3. Các ràng buộc khác .......................................................................................... 2.4. Cập nhật dữ liệu và vi phạm ràng buộc toàn vẹn ..................................................... 2.4.1. Thêm (Insert, Append) ...................................................................................... 2.4.2. Xóa (Delete) ..................................................................................................... 2.4.3. Sửa (Update) .................................................................................................... 2.5. Bài tập ...................................................................................................................... CHƯƠNG . ĐẠI SỐ QUAN HỆ .................................................................................................. 3.1. Biểu thức cơ bản ...................................................................................................... 3.2. Phép chọn (SELECT) ............................................................................................... 2 3.3. Phép chiếu (PROJECT)............................................................................................ 2 3.4. Phép tích Descartes (CARTESIAN PRODUCT) .................................................... 22 3.5. Phép kết nối bằng (EQUI JOIN) .............................................................................. 2 3.6. Phép nhóm dữ liệu (GROUP) .................................................................................. 2 3.7. Bài tập ...................................................................................................................... 2 Phần II HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS ................ CHƯƠNG 4. GIỚI THIỆU HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS ....... 4.1. Giới thiệu Microsoft Access .................................................................................... 4.2. Khởi động MS Access ............................................................................................. 4.3. Tạo cơ sở dữ liệu mới .............................................................................................. ii 4.4. Mở một CSDL đã có trong máy tính ........................................................................ . . Các đối tượng chính của một CSDL Access ............................................................ 4.6. Các toán tử sử dụng trong MS Access ..................................................................... 4.7. Một số hàm sử dụng trong MS Access..................................................................... 4.8. Bài tập ...................................................................................................................... CHƯƠNG 5. BẢNG (TABLE) ...................................................................................................... 5.1. Các khái niệm ........................................................................................................... 5.1.1. Bảng .................................................................................................................. Trường dữ liệu (field) ....................................................................................... 5.1.3. Bản ghi (record) ............................................................................................... 5.1.4. Khóa chính (primary key) ................................................................................. 5.1.5. Mối liên hệ giữa các bảng (relationship) ......................................................... 5.2. Xây dựng cấu trúc bảng ............................................................................................ 5.2.1. Sử dụng chế độ Design View để tạo bảng ........................................................ 5.2.2. Tạo khóa chính ................................................................................................. Lưu bảng ........................................................................................................... 5.2.4. Hiệu chỉnh bảng................................................................................................ 5.3. Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng ........................................................................ 5.4. Cập nhật bảng ........................................................................................................... 5.4.1. Xem và nhập dữ liệu ......................................................................................... 5.4.2. Nhập dữ liệu sử dụng Lookup ........................................................................... 5.4.3. Một số lỗi có thể xảy ra khi nhập dữ liệu ......................................................... 5.4.4. Xóa bản ghi ....................................................................................................... 5.4.5. Sắp xếp dữ liệu ................................................................................................. .6. Lọc dữ liệu ........................................................................................................ CHƯƠNG 6. TRUY VẤN (QUERY) ............................................................................................ 5 6.1. Các khái niệm ........................................................................................................... .2. Query truy vấn .......................................................................................................... 6.2.1. Select Query (truy vấn với phép chọn, chiếu, kết nối) ...................................... 6.2.2. Group by Select Query (truy vấn với phép nhóm) ............................................ 6.2.3. Crosstab Query ................................................................................................. 6.3. Query thêm, xóa, sửa ................................................................................................ 2 6.3.1. Make – Table Query ......................................................................................... 6.3.2. Update Query ................................................................................................... 6.3.3. Delete Query ..................................................................................................... 6.3.4. Append Query ................................................................................................... 6.4. Truy vấn có tham số ................................................................................................. iii CHƯƠNG . BIỂU MẪU (FORM) ............................................................................................... 6 7.1. Khái niệm Form ....................................................................................................... 7.2. Sử dụng Form Wizard để tạo Form .......................................................................... 7.3. Sử dụng Design View để tạo Form .......................................................................... 7.4. Main-Sub Form ........................................................................................................ 7.5. Sử dụng nút lệnh (Command Button) ...................................................................... CHƯƠNG . BÁO CÁO (REPORT) ............................................................................................. 8.1. Khái niệm về Report ................................................................................................ 8.2. Sử dụng Report Wizard để tạo báo cáo .................................................................... . . Tạo báo cáo có phân nhóm....................................................................................... CHƯƠNG . BÀI TẬP THỰC HÀNH .......................................................................................... 9.1. Bài tập 1 – Quản lý Sinh viên .................................................................................. 9.2. Bài tập 2 – Quản lý Bán hàng ................................................................................ 9.3. Bài tập 3 – Quản lý Thư viện ................................................................................. 9.4. Bài tập 4 – Quản lý Dự án ...................................................................................... TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................................ iv v LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay các hệ thống thông tin đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Các hệ thống thông tin như kế toán, khách hàng, thông tin về sản xuất, phân phối hàng hóa… giúp quản trị doanh nghiệp một cách hiệu quả, đưa ra các quyết định hợp lý. Sự phát triển của công nghệ thông tin làm cho việc xây dựng và vận hành các hệ thống cơ sở dữ liệu trên được dễ dàng, tiện lợi. Trong phạm vi của môn học Tin học ứng dụng dành cho sinh viên các ngành kinh tế, chúng tôi quyết định chọn chủ đề cơ sở dữ liệu để giảng dạy, nhằm cung cấp các kiến thức và kỹ năng căn bản, làm tiền đề cho người học tiếp cận với việc xây dựng hay sử dụng các hệ thống thông tin sau này. Nội dung của môn học gồm hai phần chính: Phần I: Nhập môn Cơ sở dữ liệu. Phần này cung cấp các kiến thức lý thuyết về cơ sở dữ liệu, cụ thể là mô hình tổ chức dữ liệu quan hệ và các phép toán xử lý số liệu. Phần II: Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu Microsoft Access.Trong phần này, người học ứng dụng các kiến thức trong phần I cho một phần mềm cụ thể là Microsoft Access, rèn luyện các kỹ năng về thiết lập cơ sở dữ liệu, thực hiện các câu truy vấn, xây dựng các biểu mẫu nhập liệu, các báo cáo… Với thời lượng là 2 tín chỉ cho cả lý thuyết và thực hành, chúng tôi cố gắng cung cấp những kiến thức cơ bản nhất nên cũng không thể tránh những thiếu sót. Chúng tôi mong nhận được những ý kiến đóng góp để môn học được hoàn thiện hơn. KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN vi Phần I NHẬP MÔN CƠ SỞ DỮ LIỆU 2 CHƯƠNG . TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU 1.1. Các khái niệm 1) Dữ liệu (Data) Dữ liệu là các sự kiện có thể ghi nhận lại được và có một ngữ nghĩa nào đó. Ví dụ:  Tên của một người: 'Nguyễn Văn Tuấn'  Số điện thoại: ' . 2 . '  Địa chỉ: '120 Ngô Gia Tự'  Ngày sinh: 21/12/1990 2) Cơ sở dữ liệu (Database) Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau, được lưu trữ trên các thiết bị trữ tin, thỏa mãn yêu cầu sử dụng cho nhiều người dùng khác nhau và cho những mục đích khác nhau. Ví dụ: Thông tin của sinh viên Trường Đại học Nha Trang như họ tên, địa chỉ, quê quán, giới tính, ngày sinh được lưu trữ trong sổ sách (trước đây) hoặc trong hệ thống máy tính (hiện nay). Các thông tin này hình thành nên một cơ sở dữ liệu về sinh viên và được các phòng ban của trường sử dụng nhằm phục vụ cho các nhu cầu quản lý khác nhau. Các tính chất của cơ sở dữ liệu:  Một cơ sở dữ liệu đại diện cho một vấn đề nào đó trong thế giới thực. Chẳng hạn như cơ sở dữ liệu về sinh viên của một trường đại học, cơ sở dữ liệu về hàng hóa và khách hàng của một công ty… Những thay đổi trong thế giới thực sẽ được phản ánh lại trong cơ sở dữ liệu.  Các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu phải liên quan với nhau theo một ý nghĩa logic nào đó. Tập hợp các dữ liệu ngẫu nhiên không thể được xem là một cơ sở dữ liệu  Cơ sở dữ liệu đáp ứng được các yêu cầu khác nhau của nhiều người sử dụng. 3) Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System - DBMS) Cơ sở dữ liệu có thể được tạo ra và quản lý thủ công trên sổ sách hoặc trên máy tính. Ở đây chỉ quan tâm đến cơ sở dữ liệu trên máy tính. Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống các phần mềm máy tính cho phép người sử dụng có thể tạo và quản lý một cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị CSDL có các chức năng chính sau:  Định nghĩa dữ liệu: tạo cấu trúc để lưu trữ dữ liệu tùy theo mục đích của cơ sở dữ liệu.  Thao tác dữ liệu: cho phép người dùng có thể truy vấn các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, hay cập nhật các thay đổi trong thế giới thực vào cơ sở dữ liệu.  Chia sẻ: cho phép nhiều người dùng có thể khai thác dữ liệu một cách đồng thời.  Bảo vệ hệ thống: nhằm bảo đảm cho cơ sở dữ liệu luôn an toàn trong trường hợp xảy ra hỏng hóc phần cứng cũng như phần mềm máy tính. Bảo vệ khỏi các hành vi phá hoại từ bên ngoài. Hình I- . Mô tả đơn giản một hệ thống cơ sở dữ liệu Một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến hiện nay:  Microsoft Access: thích hợp cho người dùng cá nhân, các doanh nghiệp nhỏ.  Oracle, DB2, SQL Server: dành cho các doanh nghiệp có các hệ thống thông tin lớn. 1.2. Ví dụ Chúng ta hãy xem xét một ví dụ về cơ sở dữ liệu BanHang nhằm quản lý các thông tin về khách hàng, các mặt hàng, các lần bán hàng cùng với số lượng hàng bán của một công ty. Hình 1-2 bên dưới thể hiện cấu trúc và một vài dữ liệu ví dụ cho cơ sở dữ liệu trên. Cơ sở dữ liệu được tổ chức thành ba hồ sơ. Mỗi hồ sơ lưu trữ dữ liệu về các đối tượng có kiểu giống nhau. Hồ sơ KhachHang lưu trữ thông tin của các khách hàng của công ty. Hồ sơ MatHang lưu trữ thông tin về các mặt hàng mà công ty có bán. Hồ sơ BanHang ghi nhận các lần bán hàng. Quá trình thiết lập cơ sở dữ liệu trên gồm hai bước. Đầu tiên là định nghĩa cấu trúc cho các hồ sơ. Hồ sơ KhachHang được định nghĩa gồm có hai thông tin là tên khách hàng (HoTen) và địa chỉ (DiaChi). Hồ sơ MatHang có các thông tin là mã hàng, tên hàng, đơn vị tính và đơn giá. Tương tự như vậy cho hồ sơ BanHang. Chú ý rằng các hồ sơ có thể liên quan với nhau, chẳng hạn như trong hồ sơ BanHang có thông tin về HoTenKH, cho biết hóa đơn đó bán cho khách hàng nào, hoặc có thông tin về MaMH, cho biết mặt hàng nào được bán với số lượng bao nhiêu. Hệ Quản trị Cơ sở dữ liệu Người dùng Chương trình ứng dụng Phần mềm quản lý lưu trữ dữ liệu Phần mềm xử lý thao tác trên dữ liệu Cấu trúc cơ sở dữ Cơ sở dữ liệu Hình I- . Cơ sở dữ liệu BanHang Bước thứ hai là thao tác trên cơ sở dữ liệu, liên quan đến cập nhật và truy vấn. Cập nhật là phản ánh sự thay đổi trong thế giới thực vào cơ sở dữ liệu chẳng hạn như: ghi nhận thêm một mặt hàng mới là ‘Sô cô la sữa’ với đơn giá . một ‘túi’. Hoặc: bán 50 hộp ‘Bánh Choco-Pie’ cho khách hàng ‘Lê Cường’ vào ngày 20/03/2011. Một ví dụ liên quan đến truy vấn là: tính doanh thu ngày ‘ 2/2 2 ’. 1.3. Mô hình dữ liệu Để đảm bảo tính đúng đắn, việc định nghĩa cấu trúc của một cơ sở dữ liệu phải tuân theo một mô hình dữ liệu nào đó. Bên dưới là một số mô hình được sử dụng từ trước đến nay:  Mô hình dữ liệu mạng (Network Data Model)  Mô hình dữ liệu phân cấp (Hierachical Data Model)  Mô hình dữ liệu quan hệ (Relational Data Model)  Mô hình dữ liệu hướng đối tượng (Object-Oriented Model) Việc đề cập chi tiết đến các mô hình trên nằm ngoài phạm vi của tài liệu này. Ở đây chỉ nhấn mạnh rằng Mô hình dữ liệu quan hệ là một mô hình đơn giản, có nền tảng toán học chặt chẽ. Do đó mô hình này được sử dụng phổ biến rộng rãi trên khắp thế giới trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thương mại ngày nay như Access, Oracle, DB2, SQL Server… Đó cũng là mô hình được trình bày trong các chương tiếp theo. 1.4. Bài tập 1) Một trung tâm Anh ngữ cần tổ chức một cơ sở dữ liệu nhằm quản lý hoạt động giảng dạy của trung tâm. Các thông tin cần quản lý như sau:  Danh sách các học viên đăng ký học.  Danh sách các lớp học cụ thể, môn học của lớp (TOEIC, IELTS, Headway…) ngày khai giảng lớp.  Học viên nào đăng ký lớp nào, cuối khóa thi đạt điểm bao nhiêu. Yêu cầu: Hãy định nghĩa cấu trúc cho cơ sở dữ liệu nói trên và cung cấp một số dữ liệu mẫu như trong ví dụ Hình I- . KhachHang HoTenKH DiaChi Nguyễn Trang 12 Hồng Bàng Lê Cường 60 Trần Phú Mai Hòa 22 Bạch Đằng MatHang MaMH TenMH DonViTinh DonGia S03 Sữa chua Vinamilk Lốc 4.000 B02 Bánh Choco-Pie Hộp 15.000 K01 Kem Mote-Rosa Ký 20.000 BanHang STT NgayBan HoTenKH MaMH SoLuong 1 12/2/2010 Nguyễn Trang S03 20 2 12/2/2010 Lê Cường B02 30 3 17/2/2010 Mai Nguyễn K01 100 4 25/3/2010 Nguyễn Trang K01 10 2) Một công ty sản xuất bánh kẹo cần tổ chức một cơ sở dữ liệu nhằm quản lý nhân sự của công ty. Các thông tin cần quản lý như sau:  Danh sách các phòng ban và các nhân viên theo từng phòng ban. Dữ liệu về nhân viên bao gồm họ tên, địa chỉ, năm sinh, hệ số lương của nhân viên đó.  Bảng lương chi trả hàng tháng cho từng nhân viên, biết rằng lương được tính theo ngày công làm việc của nhân viên trong tháng: Lương = . x Số ngày công x Hệ số lương. Yêu cầu: Hãy định nghĩa cấu trúc cho cơ sở dữ liệu nói trên và cung cấp một số dữ liệu mẫu như trong ví dụ Hình I- . CHƯƠNG . MÔ HÌNH DỮ LIỆU QUAN HỆ Trong mô hình dữ liệu quan hệ, một cơ sở dữ liệu là một tập hợp các quan hệ. Mỗi quan hệ có thể được xem là một bảng các giá trị. KhachHang MaKH HoTen DiaChi A001 Nguyễn Trang 12 Hồng Bàng B002 Lê Cường 60 Trần Phú C003 Mai Nguyễn 22 Bạch Đằng Mỗi dòng trong bảng thể hiện một đối tượng hay một sự kiện trong thế giới thực. Mỗi dòng gồm nhiều giá trị có liên quan với nhau. Tên cột giúp thể hiện ý nghĩa của các giá trị trong một dòng. Ví dụ bảng trên được gọi là bảng KhachHang vì mỗi dòng cho biết thông tin về một đối tượng khách hàng cụ thể. Các tên cột MaKH, HoTen, DiaChi cho biết ý nghĩa của từng giá trị trong dòng đó. Theo thuật ngữ của mô hình quan hệ, mỗi dòng được gọi là một bộ, tiêu đề của các cột được gọi là thuộc tính, một bảng được gọi là một quan hệ. Phần tiếp theo sẽ định nghĩa các khái niệm bộ, thuộc tính, quan hệ một cách chính xác hơn. 2.1. Thuộc tính, bộ, lược đồ quan hệ và quan hệ 1) Thuộc tính và kiểu dữ liệu: Thuộc tính thể hiện tính chất, đặc điểm của một đối tượng nào đó trong thực tế. Ví dụ đối tượng sinh viên có thể có các thuộc tính như họ tên, giới tính, ngày sinh, địa chỉ, quê quán…. Đối tượng hàng hóa có thể có các thuộc tính tên hàng hóa