Bài giảng Tin học văn phòng 1 - Chương 2: Sử dụng Email - Hoàng Thanh Hòa

Giáo viên: Hoàng Thanh Hòa hthoa@cofer.edu.vn hthoa@cofer.edu.vn Trang 2 • Mục tiêu: - Sử dụng cơ bản Email (Gmail) - Hiểu khi nào thì To, CC và Bcc - Ích lợi tầm quan trọng của Subject - Sắp xếp thư theo từng Label (Folder) - Chắn lọc thư : nhận dạng thư và xử lý các loại thư một cách tự động - Tùy chọn trong Setting và khám phá mới trong Labs - Sử dụng tốt phần mềm Microsoft Outlook hthoa@cofer.edu.vn Trang 3 Mỗi ngày có 193.3 tỷ Email được gửi đi trên thế giới Với số lượng email của các doanh nghiệp chiếm 108.7 tỷ Email hthoa@cofer.edu.vn Trang 4 hthoa@cofer.edu.vn Trang 5 hthoa@cofer.edu.vn Trang 6 • Gmail : cung cấp dịch vụ mail miễn phí • An toàn : cao, tin cậy • Tốc độ : nhanh, ổn định • Các dịch vụ: tuyệt vời. Dựa vào nền Gmail, có thể đăng ký nhiều dịch vụ khác như: - Google driver - Picasa, Videos - Google site hthoa@cofer.edu.vn Trang 7 hthoa@cofer.edu.vn Trang 8 hthoa@cofer.edu.vn Trang 9 hthoa@cofer.edu.vn Trang 10 hthoa@cofer.edu.vn Trang 11 hthoa@cofer.edu.vn Trang 12 hthoa@cofer.edu.vn Trang 13 • Nhãn: Là Folder trong hộp thư, dùng để chứa các thư đã chọn lọc. • Nguyên tắc sử dụng: - Tạo Label - Vào hộp thư, đánh dấu chọn thư - Bấm vào mục “Nhãn”, chọn nhãn để di chuyển - Bấm vào “Lưu trữ” để di chuyển thực sự vào nhãn hthoa@cofer.edu.vn Trang 14 hthoa@cofer.edu.vn Trang 15 1. Nhập thông tin: Tên nhãn 2. Chọn vị trí của nhãn hthoa@cofer.edu.vn Trang 16 hthoa@cofer.edu.vn Trang 17 hthoa@cofer.edu.vn Trang 18 • Tìm mail theo tên nhãn: - label:unread - label:inbox - label:send • Tìm thư có file đính kèm: - has:attachment • Tìm thư theo tiêu đề: - subject:facebook hthoa@cofer.edu.vn Trang 19 • Tìm mail theo kích cỡ: - size:5M - larger:5M - smaller:5M • Tìm thư theo thời gian: - after:2014/01/01 - before:2014/01/01 hthoa@cofer.edu.vn Trang 20 • Tìm mail theo các thông số cơ bản: - to:Hoa Truong - from:Hoa Truong - from:Hoa Truong cc:Hang Tran • Tìm tập tin theo tên và định dạng: - filename:.mp3 - filename:baigiang.docx hthoa@cofer.edu.vn Trang 21 • Ý nghĩa: - Nhận dạng thư, xử lý thư • Nhận dạng 1 thư tới, qua các yếu tố: - From - To - Subject - Nội dung • Xử lý thư: - Move to Label (*) - Delete - Forwarding Người gởi có dc cố định như : bạn bè, công ty, các forum, ngân hàng Người gởi mà dc thay đổi thường xuyên: quảng cáo, quấy rối To: Mình có nhiều dc khác nhau cần xử lý, như: Một dc teo@yahoo.ca dùng đăng ký chứng khoán Một dc ty@yahoo.fr dùng giao dịch ngân hàng Có subject đặc trưng dể nhận dạng như Hi!, KT12A, Tram!!, OkiYes, RocknRoll Có chứa một từ/cụm từ đặc biệt như: “sale off”, “giảm giá”, “bỏ qua rất uổng”. hthoa@cofer.edu.vn Trang 22 Lọc thư : nhận dạng thư đến thông qua 1 trong 4 yếu tố đã nêu : From, To, Subject, Body text, nhận dạng xong, xử lý thư đã nhận dạng bằng cách : di chuyển, xóa, thông báo, đánh dấu hoặc chuyển tiếp thư hthoa@cofer.edu.vn Trang 23 Thư gởi tới từ các email này sẽ hthoa@cofer.edu.vn Trang 24 Kết thúc Di chuyển thư vào label Bộ môn KHCB hthoa@cofer.edu.vn Trang 25 Thư đã gửi, hối hận có kịp không? Thư sẽ được thu hồi, yên tâm nhé, lần sao đừng bộp chộp nữa! Bạn có khoảng 10s kể từ khi bấm nút GỬI hthoa@cofer.edu.vn Trang 26 • Ý nghĩa: - Thường xuyên trao đổi với nhóm người này ( 200 khách hàng, 50 nhân viên, 100 SV) - Gửi thư cho nhóm: nhập vào trong mục To: chỉ duy nhất một tên nhóm K.HANG - Kết quả : 200 khách hàng sẽ nhận thư - Yêu cầu: phải thiết lập danh bạ, từ đó mới lập danh sách nhóm nhỏ hthoa@cofer.edu.vn Trang 27 hthoa@cofer.edu.vn Trang 28 Tạo địa chỉ liên hệ mới Thêm vào nhóm mới hthoa@cofer.edu.vn Trang 29 1. Đánh dấu chọn số liên lạc 2. Chọn nhóm hthoa@cofer.edu.vn Trang 30 • Vào mục Soạn thư • Mục Tới : gõ vào ký tự đầu tiên của nhóm • Chọn nhóm hthoa@cofer.edu.vn Trang 31 • Ý nghĩa: Khai báo một tài khoản Email khác (không phải Gmail, chẳng hạn Yahoo, Hotmail, miển là có hổ trợ POP3 • Ích lợi: ngay trong Gmail, ta có thể nhận thư từ Yahoo, mà không cần chuyển qua Yahoo Mail • Điều kiện tiên quyết: Account Mail phải hổ trợ POP3 hthoa@cofer.edu.vn Trang 32 1. Chọn: Cài đặt 2. Chọn: tài khoản và nhập 3. Chọn: Thêm tài khoản thư POP3 hthoa@cofer.edu.vn Trang 33 1. Nhập email 2. Nhập username và pass hthoa@cofer.edu.vn Trang 34 hthoa@cofer.edu.vn Trang 35 • Ý nghĩa: Khai báo một tài khoản Email khác (không phải Gmail, chẳng hạn Yahoo, Hotmail, miễn là có hổ trợ POP3) • Ích lợi: ngay trong Gmail, ta có thể gởi thư từ Yahoo mà không cần chuyển qua Yahoo Mail • Điều kiện tiên quyết: Account Mail phải hổ trợ POP3 hthoa@cofer.edu.vn Trang 36 1. Chọn thêm địa chỉ email 2. Đánh địa chỉ Email khác hthoa@cofer.edu.vn Trang 37 hthoa@cofer.edu.vn Trang 38 hthoa@cofer.edu.vn Trang 39 hthoa@cofer.edu.vn Trang 40 hthoa@cofer.edu.vn Trang 41 • Giới thiệu: - Là trình duyệt mail đi kèm với bộ Microsoft Office. - Cho phép check mail ở trạng thái offline, tích hợp nhiều tính năng hữu ích. - Cho phép check cùng lúc nhiều loại email khác nhau. hthoa@cofer.edu.vn Trang 42 hthoa@cofer.edu.vn Trang 43 hthoa@cofer.edu.vn Trang 44 hthoa@cofer.edu.vn Trang 45 hthoa@cofer.edu.vn Trang 46 Điền tên người dùng Tài khoản Email Chọn giao thức POP3Pop.gmail.com smtp.gmail.com Tên email Mật khẩu hthoa@cofer.edu.vn Trang 47 Chọn cổng SMTP là 587 Chọn TLS hthoa@cofer.edu.vn Trang 48 hthoa@cofer.edu.vn Trang 49 hthoa@cofer.edu.vn Trang 50 hthoa@cofer.edu.vn Trang 51 • Máy chủ thư đến (POP3) : pop.mail.yahoo.com • Cổng thư đến (với SSL): 995 • Máy chủ thư đi (SMTP): smtp.mail.yahoo.com • Cổng thư đi (với TLS): 25 • Bật TLS cho máy chủ SMTP gửi đi. • Địa chỉ email: (user@domain.com) • Mật khẩu: Mật khẩu Yahoo Mail hthoa@cofer.edu.vn Trang 52 • Phải đăng xuất/sign out • Kiểm tra có ai dùng mail của mình không • Chọn đăng xuất hoàn toàn, mọi nơi • Di chuyển xuống cuối đáy màn hình hthoa@cofer.edu.vn Trang 53 - Nội dung liên lạc cần lưu trữ lại - Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại - Nội dung trả lời không có tính tức thì - Nội dung Email phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau - Nội dung Email không đòi hỏi tranh luận trực tiếp Nên sử dụng Email khi nào? hthoa@cofer.edu.vn Trang 54 Cài đặt Email chuyên nghiệp? - Chỉ dùng màu chữ đen, xanh đậm - Luôn có phần chữ ký - Lấy tên email chuyên nghiệp - Nên dung Background đơn giản - Dùng Fond Unicode thông dụng - Không tô đậm, in hoa hết nội dung Email hthoa@cofer.edu.vn Trang 55 hthoa@cofer.edu.vn Trang 56 hthoa@cofer.edu.vn Trang 57 hthoa@cofer.edu.vn Trang 58 Người nhận: To, CC, Bcc Subject Kết cấu Email Chú ý khi trình bày Kiểm tra trước khi gửi Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ: ThS. Hoàng Thanh Hòa Email: hthoa@cofer.edu.vn Di động: 0396935167