Bài giảng Tổ chức sản xuất sản phẩm đa phương tiện - Phần 3: Quản lý dự án - Quản lý thời gian - Nguyễn Anh Hào

Tổ Chức Sản Xuất Sản Phẩm Đa Phương Tiện Nguyễn Anh Hào 2015 Phần 3: Quản lý dự án Quản lý thời gian 2 Khái niệm • Để bảo đảm cho dự án tạo ra kết quả chuyển giao đúng thời hạn, phụ thuộc vào 4 yếu tố: 1. Những công việc nào cần thiết phải thực hiện. 2. Khối lượng công việc mà mỗi tiến trình phải hoàn thành với một nguồn lực cụ thể được cấp phát cho tiến trình đó. 3. Các tiến trình liên kết với nhau như thế nào để tạo ra kết quả chuyển giao nhanh nhất, vì chúng bị phụ thuộc nhau: – 1. Tác động lên cùng một đối tượng, và – 2. Sử dụng chung nguồn lực. 4. Khả năng sử dụng được tối đa nguồn lực (con người, phương pháp, công cụ) sẵn có của dự án cho các công việc phải làm của dự án. 3 1.Định nghĩa công việc • Dựa vào mục tiêu, yêu cầu, và môi trường hoạt động của dự án để định nghĩa các công việc cần làm; • Kết quả là tạo ra danh sách các công việc mà dự án cần phải làm: định danh, mô tả phạm vi công việc, phụ thuộc, nguồn lực cần thiết. • Các phương pháp cơ bản: – Phân tích sản phẩm - công việc (Work Breakdown Structure) – Tìm hiểu và sử dụng lại danh sách công việc của các dự án tương tự. 4 2.Tính thời gian thực hiện công việc • Dựa trên danh sách công việc của dự án, nguồn lực (hữu hình) mà dự án có thể sử dụng, và môi trường của dự án (vd: môi trường làm việc, pháp lý, chính trị, xã hội,) để ước tính thời gian cần thiết hoàn thành từng công việc với loại nguồn lực nào đó. – Nguồn lực: gồm loại nguồn lực nào sử dụng được, mức độ sử dụng từng loại nguồn lực cho công việc, thời điểm và thời gian sử dụng được, • Kết quả: Thời gian để thực hiện công việc. 5 Ước lượng thời gian 1. Ước lượng tuyến tính. Thời gian thực hiện được ước tính tỷ lệ với thời gian thực hiện công việc tương tự ở các dự án khác. 2. Ước tính dựa trên năng suất toàn cục – TimeEstimated = TimeCompleteNoError x (1 + % Error). 3. Ước lượng trung bình PERT – TimeEstimated = (4*MostLikely + Optimistic + Pessimistic) / 6 6 3.Sắp xếp thứ tự các công việc ~ Là sắp xếp trình tự thực hiện các công việc trong dự án để bảo đãm rằng yêu cầu ban đầu của công việc đã được đáp ứng tại thời điểm thực hiện công việc đó (ie: công việc đã khả thi). Có thể có nhiều công việc được tiến hành song song; nhưng không phải lúc nào cũng thực hiện được như vậy; là do sự phụ thuộc (về bản chất) giữa các công việc, và sự tranh chấp về nguồn lực dùng chung. 7 Loại phụ thuộc 1. Phụ thuộc bắt buộc (Mandatory Dependencies) – Phụ thuộc bắt buộc phát sinh từ bản chất tự nhiên của công việc. 2. Phụ thuộc chọn lựa (Discretionary Dependencies) – Là sự phụ thuộc của một công việc vào kết quả hoặc cách thực hiện của công việc trước đó (ở tình huống cụ thể). 3. Phụ thuộc bên ngoài (External Dependencies). – Là sự phụ thuộc của công việc trong dự án vào các công việc nằm ngoài dự án (non-project activities). 8 Kiểu phụ thuộc 1. Finish-to-Start. Công việc sau bắt đầu được chỉ khi nào công việc trước nó đã kết thúc (phổ biến). 2. Finish-to-Finish. Công việc sau kết thúc được chỉ khi nào công việc trước nó đã kết thúc. Ví dụ: làm việc trên máy tính. 3. Start-to-Start. Công việc sau bắt đầu được chỉ khi công việc trước nó đã bắt đầu. Ví dụ: làm việc trên máy tính. 4. Start-to-Finish. Công việc sau phải bắt đầu thực hiện để kết thúc được công việc trước. Ví dụ: giao ca. 9 Ví dụ. Công việc 1. Tìm hiểu yêu cầu 2. Thiết kế màn hình 3. Thiết kế báo cáo 4. Thiết kế CSDL 5. Lập tài liệu 6. Lập trình 7.Kiểm tra 8. Cài đặt Kết quả User Req. Doc (URD) Screen layout Report layout Database structure Documents (DOC) Source code Software User Acceptance Phụ thuộc -- 1 1 2, 3 4 4 6 5, 7 MO ML MP ET 1 5 9 5 5 6 7 6 3 6 9 6 1 2 3 2 3 6 7 5.5 4 5 6 5 1 3 5 3 1 1 1 1 10 PERT-Action On Arc (AOA) • Các cung (arcs) là các hoạt động tạo ra sản phẩm • Sản phẩm được thể hiện trên node. URD 1 Screen design 2 Report design 3 Database design 4 4 DOC 5 Source code 6 Software product 7 User Acceptance 8 8 11 PERT-Action On Node (AON) • Công việc được thể hiện trên node. • Các cung chỉ sự phụ thuộc của công việc vào công việc trước đó. ET=5 ET=6 ET=6 ET=2 ET=5 ET=5.5 ET=1 ET=3 1 3 2 4 6 5 7 8 12 4.Tính thời gian & nguồn lực dự án ~ Là tính toán chính xác thời gian thực hiện toàn bộ dự án với những loại nguồn lực cụ thể mà dự án sử dụng, gồm có: loại, số lượng, đặc điểm, thời điểm cần, để tạo ra kế hoạch thực hiện dự án Kết quả của nhóm tiến trình này là các lược đồ thể hiện thời gian thực hiện dự án (vd: PERT, GANTT) và biểu đồ nguồn lực sử dụng theo thời gian (Hình đồ tài nguyên) để chứng tỏ rằng cách tiến hành dự án như kế hoạch là hợp lý, hoặc tối ưu theo phương diện nào đó, vd: làm nhanh, hay ít tốn kém. 13 PERT-AON Thời gian hoàn thành sớm nhất • Bắt đầu từ node đầu tiên bên trái (node 1) – TE1 = ET1 • Theo chiều mũi tên đi – TEcuối = TEđầu + ETcuối • Nếu node có nhiều mủi tên chỉ đến (node 8) – TEcuối = Max{TEđầu } + ETcuối ET=5 ET=6 ET=6 ET=2 ET=5 ET=5.5 ET=1 ET=3 1 3 2 4 6 5 7 8 TE=5 TE=11 TE=11 TE=13 TE=18.5 TE=18 TE=22 TE=21 Max{18.5, 21} 14 PERT-AON Thời gian hoàn thành trễ nhất • Từ node cuối cùng bên phải (node 8): – TL8 = T = thời hạn cho phép của dự án (giả định = TE) • Ngược chiều của mủi tên: – TLđầu = TLcuối - ETcuối • Node có nhiều mủi tên chỉ đi (node 4) – TLđầu = Min {TLcuối - ETcuối} ET=5 ET=6 ET=6 ET=2 ET=5 ET=5.5 ET=1 ET=3 1 3 2 4 6 5 7 8 TE=5 TE=11 TE=11 TE=13 TE=18.5 TE=18 TE=22 TE=21 TL=5 TL=11 TL=11 TL=13 TL=21 TL=18 TL=22 TL=21 Min {15.5, 13} 15 PERT-AON Critical Path và độ thư giản • Độ thư giản (Slack time) S = TL - TE là mức độ trễ hạn cho phép của công việc mà không làm dự án bị trễ hạn. • Path là tuyến đường (các cung nối tiếp nhau) từ điểm đầu đến điểm kết thúc dự án. – VD: 1 – 2 – 4 – 5 – 8 là 1 path, có W = 5+6+2+5.5+1 = 19.5 • Critical Path (CP) là path chỉ chứa các công việc có S = 0, là những công việc không được phép trễ hạn. • Do các ước lượng thời gian cho mỗi công việc có thể bị sai, hoặc thiếu nguồn lực làm cho công việc kéo dài hơn dự tính, các công việc trên CP thường được cộng thêm thời gian dự phòng (lead hoặc lag) để tránh cho dự án bị trễ tiến độ. 16 Gantt chart • Gantt chart thể hiện sự song hành của các công việc để ước lượng mức độ nổ lực của toàn dự án tại mỗi thời điểm, thời điểm bắt đầu - kết thúc của từng công việc dùng để kiểm soát tiến độ của từng công việc theo thời gian thực. Task 1 Task 2 Task 3 Task 4 Task 5 Task 6 Task 7 Task 8 Time Chris Chris John John Martin John Martin Chris T0 T1 T2 T3 T4 T5 17 Resource chart • Resource chart thể hiện mức độ nguồn lực cần thiết cho dự án theo thời gian thực. Chênh lệch giữa nguồn lực sẵn sàng của dự án với nguồn lực sử dụng cho công việc thể hiện mức độ lãng phí trong cách sử dụng nguồn lực. N gu ồ n lự c T0 T1 T2 T3 T4 T5 Chris John Chris John John Martin Martin Chris Nguồn lực sử dụng cho công việc Nguồn lực sẵn sàng của dự án 18 Resource leveling ~ Là sự điều chuyễn công việc sang thời điểm khác cho phù hợp với nguồn lực (hoặc ngược lại) 1. Điều chuyển tăng cường nguồn lực cho các công việc đang bị quá tải hoặc tăng tốc độ thực hiện dự án cho kịp thời hạn milestone. 2. Điều chuyển cân đối nguồn lực để duy trì sự ổn định về mức độ nổ lực của dự án trong thời gian dài để giảm bớt mức độ phức tạp trong công tác quản lý nguồn lực. 3. Điều chuyển giảm bớt nguồn lực để tránh lãng phí trong khi chờ cho các ràng buộc phụ thuộc bên ngoài dự án giải quyết xong.