Bài giảng Tổ chức sản xuất sản phẩm đa phương tiện - Phần 3: Quản lý dự án - Quản lý tổng thể - Nguyễn Anh Hào

Tổ Chức Sản Xuất Sản Phẩm Đa Phương Tiện Nguyễn Anh Hào 2015 Phần 3: Quản lý dự án Quản lý tổng thể 2Khái niệm • Quản lý tổng thể bao gồm các tiến trình cần thiết để định nghĩa và liên kết các tiến trình quản lý dự án với các tiến trình tạo sản phẩm của dự án, nhằm bảo đảm cho các nguồn lực trong dự án được phối hợp với nhau một cách hài hòa, nhất quán. – Công việc chính của quản lý tổng thể là hoạch định (plan) và lập lịch thực hiện (schedule). – Hoạch định: định nghĩa công việc+định nghĩa nguồn lực cho công việc+phân bố thời gian cho công việc – Lập lịch thực hiện: phối hợp tối ưu công việc+nguồn lực+thời gian thành một thời khóa biểu. 3Nguyên lý W5HH Barry Boehm, “Anchoring the Software Process”, 1996 1. Why is the system being developed ? - hiểu việc cần làm 2. What will be done ? – Cần làm gì 3. By When ? – Khi nào thì làm 4. Who is responsible for a function ? – Ai chịu trách nhiệm 5. Where are they organizationally located ? – Họ ở đâu 6. How will the job be done technically and manegerially ? – làm thế nào để công việc được thực hiện một cách có quản lý và có kỹ thuật 7. How much of each resource is needed ? – Đối với mỗi loại nguồn lực: ta cần nhiều đến cở nào ? 4Cấu trúc tổng thể của một dự án Cải tiến, khắc phục, phòng ngừa Khởi động dự án Lập kế hoạch tổng thể Thực hiện dự án Giám sát & điều khiển Kiểm soát thay đổi Kết thúc dự án Lập kế hoạch chi tiết Hiện trạng Yêu cầu Thay đổi kế hoạch Baseline Project Plan Project Charter Các chuyển giao Q.Lý Chất lượng Q.Lý Phạm vi Q.Lý Thời gian Q.Lý Chi phí Q.Lý Nhân lực Tổ chức, stakeholders Thay đổi yêu cầu       5Thiết lập môi trường cho dự án 1. Thiết lập nhóm khởi động dự án – Key team/person 2. Thiết lập quan hệ với các tác nhân ngoài dự án 3. Thiết lập các thủ tục quản lý dự án 4. Thiết lập môi trường làm việc cho dự án – Project charter – Kế hoạch thực hiện (Schedule) – Công việc quản lý được 6Project Charter (tôn chỉ của dự án) Gồm các nội dung chính sau đây: 1. Các vấn đề của tổ chức, hậu quả và cơ hội để cải tiến 2. Mục tiêu của dự án 3. Yêu cầu đối với dự án 4. Sơ lược về phương pháp thực hiện dự án 5. Giả định (assumptions) và phụ thuộc (dependencies) 6. Chuyển giao (deliverables) và mốc đánh giá (milestones) 7. Lợi ích của dự án đ/với tổ chức, và kinh phí thực hiện 8. Nơi cấp nguồn lực cho dự án 9. Vai trò và trách nhiệm của Stakeholders đối với dự án (trong đó có trưởng dự án) 7Công việc quản lý được ~ Là công việc thỏa mãn tất cả các điều kiện sau: 1. Đủ đơn giản, nhỏ để có thể phân công cho 1 người thực hiện và thực hiện đúng. 2. Biết rõ hậu quả của công việc 3. Kết quả của công việc có thể đo lường được. 4. Biết rõ phương pháp hoặc kỹ thuật thực hiện công việc 5. Biết rõ các ràng buộc (phụ thuộc) giữa công việc với các công việc trước nó và sau nó. 8Kế hoạch thực hiện Là thời khóa biểu của dự án, thỏa mãn các yêu cầu sau: 1. Chỉ có những công việc quản lý được. 2. Tất cả các công việc quản lý được của dự án đều được phân công đến từng cá nhân (cùng với các công cụ và cách thực hiện), để họ biết rõ tất cả những gì cần làm cho dự án. 3. Tất cả các công việc đều chỉ nhằm làm thỏa mãn cho BPP, để bảo đảm tính khả thi của dự án (không bị vượt quá kinh phí, thời gian,..). 4. Phương pháp kiểm tra đánh giá kết quả của công việc được thiết lập cùng với lịch thực hiện 9Baseline Project Plan (BPP) I. Phần giới thiệu II. Phần mô tả giải pháp được chọn – Các phương án đã biết, giải pháp được chọn, kết quả từ giải pháp, các rủi ro và cách khắc phục. III. Phần đánh giá khả thi – Nêu những khó khăn (rủi ro) và các phương án khắc phục để chứng tỏ dự án có khả năng thực hiện được. IV. Kế hoạch quản lý chi tiết – Định chuẩn cho từng công việc như kết quả phải đạt, thời gian thực hiện, hạn mức chi phí. – Các quy tắc, ràng buộc, thủ tục. 10 Xếp hạng phương án (Rating) 1. Phân rã tiêu chí và định mức độ quan trọng của mỗi tiêu chí đối với mục tiêu chung của các phương án 2. Cho điểm từng phương án trên từng tiêu chí và tính tổng điểm của mỗi phương án RA = (  ĐAi * Wi ) / ( Wi ) RB = (  ĐBi * Wi ) / ( Wi) Mục tiêu C1 C2 C11 C12 C21 C22 0.4 0.3 0.7 W11= 0.3 x 0.5 = 0.15 0.5 0.6 Tiêu chí đánh giá Ci và mức độ quan trọng của nó, Wi W22= 0.28 0.5 C11 C12 C21 C22 Dự án A Dự án B ĐA11 ĐB22ĐA22 Điểm đánh giá trên mỗi tiêu chí Ci W11 W12 W21 W22 11 Case Study • Công ty Broadway Entertainment cần thiết lập một phần mềm phân tích thị trường gồm có 3 công việc : phân nhóm khách hàng, in cánh bướm tiếp thị cho từng nhóm và giám sát các đơn đặt hàng của khách. • Sự thành công của hệ thống này phụ thuộc vào chi phí đầu tư (phần cứng, phần mềm), thời gian xây dựng hệ thống và khả năng đáp ứng của các chức năng được tích hợp vào phần mềm. 12 Thiết lập các tiêu chí đánh giá ~ Chi Phí (phần cứng, phần mềm), Thời gian và Chức năng (phân khúc, giám sát đơn đặt hàng, in cánh bướm) là các tiêu chí để đánh giá các phương án, mỗi tiêu chí mang một giá trị thể hiện mức độ góp phần vào sự hài lòng về phương án “lý tưởng” mà công ty B.E. đang mong đợi. Goal: p.án tốt nhất 0.25 Thời gian Chi phí Chức năng0.25 0.5 P.cứng P.mềm Phân khúc Giám sát In 0.5 0.5 0.4 0.3 0.3 0.125 0.125 0.25 0.2 0.15 0.15 13 Khảo sát các phương án thực tế Tiêu chí đánh giá Ph.án 1 Ph.án 2 Ph.án 3 Thời gian thực hiện 12 tháng 6 tháng 6 tháng Mua phần cứng $ 15.000 $10.000 $ 8.000 Trang bị phần mềm $ 500.000 $ 400.000 $ 300.000 Phân khúc thị trường Rất tốt, vì được làm hết toàn bộ. Có sẵn Có sẵn Giám sát đơn đặt hàng Làm thêm Không có In cánh bướm để tiếp thị Không có Không có A. Thời gian B. Chi phí C. Chức năng 14 Đánh giá các phương án Tiêu chí Hệ số Ci P. án 1 P. án 2 P. án 3 Điểm Điểm Điểm Điểm Thời gian thực hiện 0.25 4 10 10 B. Chi phí 0.25 - - Mua phần cứng 0.125 6 8 10 Trang bị phần mềm 0.125 6 8 10 - - Phân khúc thị trường 0.20 10 10 10 2 Giám sát đơn hàng 0.15 10 10 0 In cánh bướm 0.15 10 0 0 0 0 8.0 Ci * Điểm Ci * Điểm A. Thời gian 0.25 - - - - - - 1.0 2.5 2.5 - - - - 0.75 1.0 1.25 0.75 1.0 1.25 C. Chức năng 0.50 - - - - 2.0 2.0 1.5 1.5 0 1.5  (điểm của mỗi tiêu chí) 1.00 7.5 7.0 Ci * Điểm 2.0 15 Chọn phương án Nhu cầu từ nhận thức và từ thực tế Dự án đang làm và dự án có tiềm năng Môi trường của tổ chức hiện tại Nguồn lực sẵn có, sử dụng được Các tiêu chuẩn đánh giá Quyết định chọn Bổ sung thêm từ Kết quả chọn 1. Chấp nhận 2. Từ chối 3. Trì hoãn 4. Làm lại 5. người sử dụng 6. Cần chứng minh