Bài giảng Tổ chức sản xuất sản phẩm đa phương tiện - Phần 3: Quản lý dự án tổng quan - Nguyễn Anh Hào

Tổ Chức Sản Xuất Sản Phẩm Đa Phương Tiện Nguyễn Anh Hào 2015 Phần 3: Quản lý dự án Tổng quan Giới thiệu • Mục tiêu: – Nắm được các vấn đề trong quản lý dự án và các phương pháp, kỹ thuật giải quyết từng vấn đề để áp dụng. • Tài liệu hổ trợ: – PMBOK, 3rd edition – Information Technology Project Management – OR-10 Project Management with PERT & CPM – Resource management techniques - crashing, leveling Dự án là gì ? ~ Dự án là sự nổ lực tạm thời để làm ra sản phẩm (và / hoặc dịch vụ) đặc thù. (PMBOK) • Nổ lực: là sự cố gắng nhiều hơn bình thường. • Tạm thời: có thời điểm bắt đầu và kết thúc, vai trò và trách nhiệm của những người thực hiện dự án cũng chỉ có trong khoảng thời gian này. • Đặc thù: không phổ biến, thể hiện ở 1. Sản phẩm đặc thù: không mua được, phải tự làm 2. Công việc đặc thù: trước đây chưa từng làm (chưa biết cách làm nào tốt nhất). Sự hình thành dự án • Nguyên nhân nào đưa đến sự thành lập ra một dự án ? • Do một tổ chức/cá nhân/nhà nước cần giải quyết vấn đề đặc thù nào đó chưa có sẵn giải pháp. – Vd: sửa chữa máy, phát triễn mạng lưới điện, cải tạo csht thông tin, • Dự án là một phương thức biến tài nguyên có sẵn (như tiền, nhân lực, công cụ,..) thành ra những kết xuất được mong đợi, gọi là các chuyển giao của dự án (thể hiện qua sản phẩm và dịch vụ mà dự án cung cấp). • Dự án được hình thành khi nó có ý nghĩa thiết thực (có ích) cho đối tượng nào đó (gọi là tổ chức thụ hưởng). Mức độ về giá trị lợi ích mà dự án cung cấp cho tổ chức thụ hưởng được gọi là MOV. Các thuộc tính của dự án 1. Thời hạn (time frame). Mọi dự án đều phải có sản phẩm /dịch vụ chuyển giao để ứng dụng đúng lúc, đúng bối cảnh => thời điểm kết thúc dự án được xác định ngay khi các chuyển giao được định nghĩa (khi hình thành dự án). Khi đã chuyển giao xong thì sự tồn tại của dự án không còn cần thiết. 2. Mục đích-mục tiêu của dự án là cơ sở dùng để xem xét (chấp nhận hoặc từ chối) các yêu cầu về sản phẩm/dịch vụ mà nó sẽ cung cấp. 3. Chủ sở hữu sản phẩm dịch vụ của dự án. 4. Nguồn lực để thực hiện dự án, được cung cấp bởi chủ sở hữu dự án (tổ chức, nhà nước hoặc cá nhân-nhà tài trợ). Các thuộc tính của dự án 5. Các vai trò (roles). Mỗi cá nhân tham gia vào dự án sẽ có một vai trò (quyền hạn, trách nhiệm) nào đó, như trưởng dự án, nhà tài trợ,... gọi chung là tác nhân (stakeholder). 6. Các rủi ro và giả định (assumptions). Trong những tình huống không chắc chắn, người ta đặt ra các giả định (assumptions) để chọn được phương án đơn giản hơn. 7. Sự phụ thuộc giữa các công việc. 8. Sự thay đổi phát sinh sau khi lập kế hoạch thực hiện (vd: thay đổi yêu cầu, thay đổi cách thực hiện, thay đổi mục tiêu,) là nguồn gốc phát sinh rủi ro cho dự án. Tiến trình – Công việc ~ Tiến trình là một (hoặc một chuổi) hành động tạo ra sự thay đổi đúng như mong muốn. – Sự thay đổi này là kết quả mà người ta muốn có được từ công việc (góp phần tạo ra giá trị cho dự án). • Tiến trình có 5 thuộc tính cơ bản: đầu vào, đầu ra, thời gian, nguồn lực và ràng buộc: Đầu vào Đầu ra Nguồn lực Ràng buộc Những gì mà công việc cần Những gì mà người ta cần công việc tạo ra. thời gian thực hiện Ràng buộc ~ Là những yêu cầu đối với công việc để công việc sẽ tạo ra được kết quả đúng như mong muốn. 1. Ràng buộc trên kết quả – Yêu cầu đối với sản phẩm: chức năng, đặc tính 2. Ràng buộc trên hành động – Trình tự thực hiện, khuông mẫu giao tiếp, báo cáo 3. Ràng buộc trên liên kết giữa các công việc – Thời điểm bàn giao, cách thức chuyển giao kết quả – Đầu vào của một công việc thường đòi hỏi một số kết quả chuyển giao từ các công việc được thực hiện trước nó, hình thành ra các ràng buộc phụ thuộc giữa các công việc – dự án phải thỏa mãn các ràng buộc này để các công việc không bị ách tắc Các loại tiến trình dự án 1. Tiến trình sản xuất (Product Oriented Processes) là các tiến trình trực tiếp tạo ra sản phẩm/dịch vụ cho dự án, vd: khảo sát, thi công, lắp ráp, cài đặt, chuyển giao,.. - Các tiến trình sản xuất liên kết nhau theo mô hình tạo sản phẩm (vòng đời phát triễn sản phẩm, SDLC) 2. Tiến trình quản lý (Project Management Processes) là các tiến trình hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường tất cả các nội dung của dự án (vd: yêu cầu, nguồn lực, công việc, thời hạn, rủi ro,); nó không trực tiếp tạo ra sản phẩm / dịch vụ của dự án, nhưng nó tạo ra môi trường làm việc thuận lợi nhất để đạt được mục tiêu của dự án. tt.quản lý đối với tt.sản xuất 1. Hoạch định: định nghĩa công việc cần làm cùng với các hạn mức (tiền, thời gian, mức độ yêu cầu,..) 2. Điều khiển: hướng dẫn,sửa sai cho công việc để đạt mục tiêu. 3. Giám sát: nhận biết về môi trường thực hiện công việc để nhận biết các yếu tố rủi ro, khả năng hoàn thành (định tính). 4. Đo lường: định lượng các yếu tố đã nhận biết được để hoạch định và điều khiển. Input Output tiến trình quản lý tiến trình sản xuất giám sát, đo lường hoạch định,điều khiển Các nhóm công việc quản lý • Các nhóm cũng có thể xếp chồng lên nhau • Nhóm công việc lập kế hoạch và thực thi kế hoạch được thực hiện trong suốt vòng đời dự án Lập kế hoạch Thực thi Kết thúc Khởi động Các giai đoạn dự án Dự án chia ra nhiều giai đoạn (phases, stages), mỗi giai đoạn gồm một nhóm công việc có chung 1 mục đích: thỏa mãn mục tiêu nhỏ của dự án (là một phần của sản phẩm sẽ chuyển giao cho tổ chức thụ hưởng hoặc giai đoạn kế tiếp) – Để phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót, – Để quyết định dự án có cần thực hiện tiếp hay không. Giai đoạn Khởi động Giai đoạn Thực hiện Giai đoạn Kết thúc C h i p h í v à n h ân lự c Điểm bắt đầu Điểm kết thúc Chuyển giao Vòng đời dự án - PLC PLC – Project Life Cycle 1. Định nghĩa dự án (khởi động): xác định giá trị của dự án đối với tổ chức (MOV). 2. Lập kế hoạch dự án: xác định các công việc của dự án, thời điểm bắt đầu và kết thúc, nguồn lực thực hiện, các tiêu chí đánh giá,; có thể hiện mô hình phát triễn sản phẩm. 3. Thực thi dự án: trong đó công việc quản lý chính là giám sát và điều khiển để bảo đãm mọi công việc trong bản kế hoạch đều được thực hiện đúng. 4. Đóng dự án: để khẳng định dự án đã hoàn thành đầy đủ trách nhiệm của nó (chuyển giao đúng yêu cầu,). 5. Đánh giá dự án: xem xét những thành công và thất bại của dự án để chia sẽ với tổ chức thụ hưởng dự án. Giải quyết vấn đề • Vấn đề (problem): là sự khác biệt giữa hiện trạng thực tế và mong muốn • Giải pháp (solution): là cách thức làm giảm bớt sự khác biệt giữa hiện trạng và mong muốn. – Giải pháp là một phương án được chọn (được cho là tốt nhất) để áp dụng. • Phương pháp giải quyết vấn đề (problem solving): là cách tìm và áp dụng giải pháp. 1.Nhận thức hiện trạng • Nhận thức hiện trạng (bối cảnh phát sinh vấn đề) là nhận biết các biểu hiện bên ngoài của nguyên nhân nào đó. – Vd: mức tiêu hao nguyên liệu trong kho vượt mức bình thường. • Dựa trên các tín hiệu nguy cơ, các nhà quản lý cần tìm hiểu nguyên nhân của chúng để xác định ảnh hưởng của nó. – Vd: hao nguyên liệu do nguyên liệu kém chất lượng. • Nếu ảnh hưởng của các tín hiệu nguy cơ nằm trong phạm vi trách nhiệm của người quản lý thì nó trở thành vấn đề mà người đó cần giải quyết. – Người quản lý kho: có trách nhiệm trực tiếp – Người sử dụng nguyên liệu: có trách nhiệm liên đới trên chất lượng sản phẩm 2. Định nghĩa vấn đề • Định nghĩa vấn đề là xác định chính xác yêu cầu gì cần phải được thỏa mãn ở mức độ nào trong thời hạn bao lâu. • Ảnh hưởng (đang hoặc sẽ gây tác hại) từ nguyên nhân là thứ cần phải tìm hiểu để định nghĩa vấn đề. • Vấn đề được định nghĩa quá lớn sẽ không tìm được giải pháp khả thi vì không đủ tài lực để giải quyết; ngược lại, vấn đề được định nghĩa quá nhỏ (hoàn toàn khả thi) thì lại không giải quyết được trọn vẹn cho vấn đề đã phát hiện. • Định nghĩa vấn đề đúng mức là nhằm tìm ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề (không đặt ra yêu cầu quá cao hoặc quá thấp). 3. Tìm giải pháp • Là tìm nhiều phương án cho vấn đề và chọn một phương án tốt nhất trong số đó để làm giải pháp (hành động thực tế). • Giải pháp được chọn là một phương án thoả mãn tốt nhất các tiêu chí đánh giá. Phương án 1 Phương án 2 Phương án 3 Phát sinh phương án và các tiêu chí đánh giá Chọn phương án theo các tiêu chí đánh giá Vấn đề T ìm p h ư ơ n g án Giải pháp C h ọ n p h ư ơ n g án Tiêu chí tìm giải pháp • Một tiêu chí là một nội dung đo lường được (vd: thời gian hoàn tất một công việc), để đánh giá mức độ đạt/không đạt yêu cầu của nội dung đo. • Các tiêu chí này là thước đo giá trị của phương án ở mỗi phương diện khác nhau: 1. Phương diện kinh tế (tiền) 2. Phương diện kỹ thuật (độ phức tạp) 3. Phương diện vận hành (giá trị sử dụng) 4. Phương diện kế hoạch (thời gian) 5. Phương diện pháp lý (luật) 6. Phương diện chính trị xã hội (thái độ của cộng đồng) 4. Thực thi giải pháp & đánh giá • Giải pháp chỉ là ý tưởng trong nhận thức. • Thực thi giải pháp là áp dụng giải pháp vào thực tế để tạo ra kết quả thực trong thế giới thực. • Đánh giá kết quả là đối chiếu giữa kết quả dự kiến từ giải pháp và kết quả thực, để tìm ra những điểm không phù hợp giữa dự kiến và thực tế, từ đó quyết định các hành động tiếp theo như: ngưng áp dụng giải pháp/cải tiến giải pháp/tạm hoãn giải pháp, Sự tinh chỉnh từng bước • Do tính đặc thù, dự án được thực hiện thận trọng bằng cách tinh chỉnh từng bước để giảm bớt việc sửa sai (rework). • Tinh chỉnh từng bước là một quá trình hoàn thiện dần sản phẩm qua từng bước thực hiện cẩn thận (đặt từng mục tiêu nhỏ, cân nhắc cách làm, đánh giá rút kinh nghiệm). 1 2 Hiện trạng Mục tiêu Thực hiện Kết quả Tinh chỉnh Cần Đối chiếu Không