Bài giảng Văn bản quản lý nhà nước

Chµo mõng c¸c b¹n CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG! Chuyªn ®Ò 5 V¨n b¶n qu¶n lý  nhµ n­íc A. Môc tiªu, kÕt cÊu, tµi liÖu m«n häc HiÓu nh÷ng vÊn ®Ò lý thuyÕt c¬ b¶n vÒ v¨n b¶n (kh¸i niÖm, chøc n¨ng, ph©n lo¹i, quy tr×nh so¹n th¶o vµ ban hµnh). Ph©n biÖt ®­îc tÝnh chÊt, chøc n¨ng cña c¸c lo¹i v¨n b¶n. VËn dông c¸c yªu cÇu kü thuËt so¹n th¶o (vÒ néi dung, thÓ thøc, ng«n ng÷) ®Ó h×nh thµnh kü n¨ng so¹n th¶o VB cô thÓ. Môc tiªu bµi häc Tµi liÖu Tµi liÖu båi d­ìng vÒ Qu¶n lý Hµnh chÝnh Nhµ n­íc ( PhÇn 2) - ch­¬ng tr×nh chuyªn viªn; 2. Gi¸o tr×nh Kü thuËt x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n (§µo t¹o §¹i häc hµnh chÝnh) 3. Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chÝnh. H.: Thèng kª, 2003 4. Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước. Nguyễn Văn Th©m. H.: CTQG, 2003 5. T×m hiÓu thÈm quyÒn ban hµnh v¨n b¶n cña H§ND vµ UBND. H.: Lao ®éng, 2005 LuËt Ban hành v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña H§ND vµ UBND n¨m 2004. LuËt Ban hành v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt sè 17/2008/QH12 ngµy 03/6/2008. NghÞ ®Þnh 24/2009/N§-CP. NghÞ ®Þnh 91/2006/N§-CP ngµy 06 -9 -2006. V¨n b¶n ph¸p luËt v¨n b¶n ph¸p luËt NghÞ ®Þnh 110/2004/N§-CP, 08-4-2004 vÒ c«ng t¸c v¨n th­ Nghị định 58/2001/N§-CP, 24-8-2001 vÒ qu¶n lý vµ sö dông con dÊu Th«ng t­ liªn tÞch 55/2005/TTLT-BVN-VPCP, 06/5/2005 h­íng dÉn vÒ thÓ thøc vµ kü thuËt tr×nh bµy v¨n b¶n. HiÓu vµ ph©n biÖt ®­îc néi hµm c¸c kh¸i niÖm: - V¨n b¶n - VB qu¶n lý nhµ n­íc - VBQL hµnh chÝnh nhµ n­íc I. Kh¸i niÖm, ph©n lo¹i v¨n b¶n QLNN 1.Kh¸i niÖm. a) Kh¸I niÖm chung vÒ v¨n b¶n: V¨n b¶n lµ mét trong nh÷ng ph­¬ng tiÖn ghi vµ truyÒn ®¹t th«ng tin b»ng ng«n ng÷ hay mét lo¹i ký hiÖu trªn mét lo¹i vËt liÖu nhÊt ®Þnh . ë kh¸i niÖm trªn cÇn chó ý 2 ®iÓm quan träng: + Mét lµ: V¨n b¶n cã b¶n chÊt lµ vËt mang tin. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña KHCN, ngµy nay vËt mang tin rÊt ®a d¹ng. + Hai lµ: V¨n b¶n ®­îc t¹o nªn do nhu cÇu l­u gi÷ vµ truyÒn ®¹t th«ng tin cho nhiÒu ®èi t­îng. Trong QL l·nh ®¹o nãi chung vµ QLNN nãi riªng yªu cÇu nµy lµ rÊt cÇn thiÕt. * Trong ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc v¨n b¶n cã vai trß: Lµ c¬ së ®¶m b¶o th«ng tin cho ho¹t ®éng qu¶n lý. Lµ ph­¬ng tiÖn h÷u hiÖu trong viÖc truyÒn ®¹t c¸c Q§ qu¶n lý. Lµ ph­¬ng tiÖn kiÓm tra, theo dâi ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý. V¨n b¶n QLNN lµ g× ? C¸c quan niÖm vÒ v¨n b¶n QLNN: Quan niÖm 1: Coi v¨n b¶n QLNN lµ “ c¸c quyÕt ®Þnh chÝnh thèng b»ng v¨n b¶n thuéc quyÒn lËp quy cña hµnh ph¸p, thµnh nh÷ng v¨n b¶n d­íi luËt, do nh÷ng c¬ quan hµnh chÝnh nhµ n­íc ban hµnh ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng QLNN”. Quan niÖm 2: Coi v¨n b¶n QLNN bao gåm c¸c v¨n b¶n d­íi luËt vµ c¸c lo¹i v¨n b¶n cã chøc n¨ng trao ®æi th«ng tin , h­íng dÉn c«ng viÖc c¸c cho c¬ quan hoÆc ®Ó tæng kÕt, tr×nh bµy ®Ò ¸n c«ng t¸c nh­ b¸o c¸o, th«ng b¸o, tê tr×nh, biªn b¶n c«ng v¨n… Hai quan ®iÓm nµy sö dông thuËt ng÷ QLNN theo nghÜa hÑp, ®ã lµ QLNN trong lÜnh vùc hµnh ph¸p ( HCNN). Song , QLNN cßn ®­îc hiÓu theo nghÜa réng lµ ho¹t ®éng qu¶n lý cã tÝnh chÊt nhµ n­íc, do Nhµ n­íc thùc hiÖn trªn c¶ 3 lÜnh vùc lËp ph¸p, hµnh ph¸p, t­ ph¸p. V× vËy v¨n b¶n QLNN cßn bao gåm c¶ nh÷ng v¨n b¶n trong hÖ thèng ph¸p luËt nh­ HiÕn ph¸p, c¸c bé luËt, ®¹o luËt, ph¸p lÖnh, lÖnh.… do c¸c chñ thÓ mang quyÒn lùc nhµ n­íc ban hµnh. VBQLNN lµ nh÷ng quyÕt ®Þnh vµ th«ng tin qu¶n lý thµnh v¨n do c¸c c¬ quan nhµ n­íc ban hµnh theo thÈm quyÒn, tr×nh tù, thñ tôc vµ h×nh thøc nhÊt ®Þnh; ®­îc Nhµ n­íc ®¶m b¶o thi hµnh nh»m ®iÒu chØnh c¸c mèi quan hÖ trong qu¶n lý nhµ n­íc gi÷a c¸c c¬ quan nhµ n­íc víi nhau, gi÷a c¬ quan nhµ n­íc víi c¸c tæ chøc vµ c«ng d©n. b. Kh¸i niÖm V¨n b¶n qu¶n lý nhµ n­íc S¬ ®å ho¸ kh¸i niÖm v¨n b¶n QLNN Nhµ n­íc b¶o ®¶m thi hµnh Kh¸i niÖm: VBQLHCNN lµ ph­¬ng tiÖn thÓ hiÖn vµ truyÒn ®¹t nh÷ng quyÕt ®Þnh, c¸c th«ng tin qu¶n lý trong ho¹t ®éng qu¶n lý hµnh chÝnh nhµ n­íc do c¸c c¬ quan qu¶n lý nhµ n­íc ban hµnh theo thÈm quyÒn, tr×nh tù, thñ tôc, h×nh thøc nhÊt ®Þnh nh»m ®iÒu chØnh c¸c mèi quan hÖ trong QLHCNN. c. V¨n b¶n qu¶n lý hµnh chÝnh nhµ n­íc §Æc ®iÓm V¨n b¶n QLHCNN §­îc h×nh thµnh trong trong ho¹t ®éng QLHCNN Ghi l¹i vµ truyÒn ®¹t c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý hµnh chÝnh nhµ n­íc vµ th«ng tin qu¶n lý th«ng th­êng Nh»m ®iÒu chØnh c¸c mèi quan hÖ QLHCNN hoÆc trao ®æi th«ng tin ThÈm quyÒn, thñ tôc ban hµnh vµ thÓ thøc do luËt ®Þnh vµ quy chÕ ho¹t ®éng cña c¬ quan §­îc b¶o ®¶m thi hµnh b»ng c¸c biÖn ph¸p kh¸c nhau, kÓ c¶ c­ìng chÕ nhµ n­íc. 2. Ph©n lo¹i v¨n b¶n QLNN Yªu cÇu häc tËp: BiÕt c¸c tiªu chÝ ph©n lo¹i Mét sè c¸ch ph©n lo¹i hiÖn hµnh §Æc ®iÓm tõng nhãm v¨n b¶n trong hÖ thèng * Ph©n lo¹i(Theo NghÞ ®Þnh 110/2004/N§-CP) VB quy ph¹m ph¸p luËt VB hµnh chÝnh VB hành chÝnh c¸ biệt V¨n b¶n hµnh chÝnh th«ng th­êng VB chuyªn ngµnh VB cña tæ chøc chÝnh trÞ, tæ chøc chÝnh trÞ - x· héi VB quy ph¹m ph¸p luËt VB hµnh chÝnh VB hµnh chÝnh c¸ biÖt VB hµnh chÝnh th«ng th­êng VB chuyÓn ®æi hiÖu lùc VB chuyªn ngµnh Ph©n loại (Theo hiệu lực ph¸p lý và lÜnh vực quản lý chuyªn m«n) V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt Kh¸i niÖm: Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật ban hành VB QPPL hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội. C¸c ®Æc ®iÓm cña v¨n b¶n QPPL Chñ thÓ ban hµnh v¨n b¶n: lµ c¸c c¬ quan nhµ n­íc cã thÈm quyÒn ban hµnh víi c¸c h×nh thøc v¨n b¶n t­¬ng øng theo luËt ®Þnh; Néi dung cña v¨n b¶n: lµ c¸c quy t¾c xö sù chung, ®­îc ¸p dông nhiÒu lÇn ®èi víi mäi ®èi t­îng, cã hiÖu lùc b¾t buéc chung trong toµn quèc hay tõng ®Þa ph­¬ng; Lu«n ®­îc nhµ n­íc b¶o ®¶m thi hµnh b»ng nhiÒu biÖn ph¸p kh¸c nhau ®Ó ®iÒu chØnh c¸c quan hÖ x· héi. L­u ý Trong hÖ thèng VBQPPL nªu trªn th× nh÷ng VBQPPL cña Quèc héi, UBTVQH, Tßa ¸n nh©n d©n tèi cao, ViÖn KSND tèi cao kh«ng thuéc hÖ thèng v¨n b¶n QLHCNN. v¨n b¶n hµnh chÝnh V¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt V¨n b¶n hµnh chÝnh th«ng th­êng. Kh¸i niÖm: Lµ VB mang tÝnh ¸p dông ph¸p luËt do c¸c c¬ quan cã thÈm quyÒn ban hµnh, nh»m gi¶i quyÕt c¸c nhiÖm vô cô thÓ, ®­îc ¸p dông ®èi víi mét hoÆc mét nhãm ®èi t­îng ®­îc chØ ®Þnh râ. V¨n b¶n c¸ biÖt Nh÷ng ®Æc ®iÓm chÝnh cña v¨n b¶n c¸ biÖt: - Thuéc lo¹i v¨n b¶n ¸p dông ph¸p luËt. ®­îc ban hµnh trªn c¬ së c¸c v¨n b¶n QPPL hoÆc trªn c¬ së c¸c v¨n b¶n c¸ biÖt kh¸c cña c¬ quan cÊp trªn hoÆc cña chÝnh c¬ quan ®ã; - Do c¬ quan, tæ chøc, c¸ nh©n cã thÈm quyÒn ban hµnh; - Nh»m gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc cô thÓ, c¸ biÖt; - ¸p dông 1 lÇn víi ®èi t­îng cô thÓ ®­îc chØ ®Þnh râ, trong ph¹m vi kh«ng gian vµ thêi gian nhÊt ®Þnh; - Cã tÝnh ®¬n ph­¬ng vµ b¾t buéc thi hµnh ngay; - Trùc tiÕp lµm ph¸t sinh, thay ®æi hay chÊm døt c¸c quan hÖ ph¸p lý nhÊt ®Þnh QuyÕt ®Þnh ChØ thÞ NghÞ quyÕt ... Kh¸i niÖm: VB hµnh chÝnh th«ng th­êng lµ nh÷ng v¨n b¶n mang tÝnh th«ng tin ®iÒu hµnh nh»m thùc thi c¸c v¨n b¶n QPPL hoÆc dïng ®Ó gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc cô thÓ, ph¶n ¸nh t×nh h×nh, giao dÞch, trao ®æi, ghi chÐp c«ng viÖc trong c¸c c¬ quan, tæ chøc. V¨n b¶n hµnh chÝnh Th«ng th­êng C«ng v¨n C«ng ®iÖn Th«ng c¸o Tê tr×nh Th«ng b¸o B¸o c¸o Biªn b¶n §Ò ¸n KÕ ho¹ch Ch­¬ng tr×nh C¸c lo¹i giÊy C¸c lo¹i phiÕu …. . .… V¨n b¶n ph¶i chuyÓn ®æi hiÖu lùc khi ¸p dông. §Æc ®iÓm: ChuyÓn ®æi hiÖu lùc; CÇn ban hµnh kÌm theo v¨n b¶n cã hiÖu lùc ph¸p lý cao ®Ó rµng buéc vÒ mÆt ph¸p lý. C¸c lo¹i: Quy chÕ, quy ®Þnh, néi quy, ®iÒu lÖ... V¨n b¶n chuyªn m«n - kü thuËt. §©y lµ v¨n b¶n ®Æc thï thuéc thÈm quyÒn ban hµnh cña mét sè c¬ quan nhµ n­íc nhÊt ®Þnh theo quy ®Þnh cña ph¸p lu©t .Nh÷ng c¬ quan, tæ chøc kh¸c khi cã nhu cÇu sö dông c¸c lo¹i v¨n b¶n nµy ph¶i theo mÉu quy ®Þnh cña c¸c c¬ quan nãi trªn . + V¨n b¶n chuyªn m«n : trong c¸c lÜnh vùc tµi chÝnh ,t­ ph¸p, gi¸o dôc ,y tÕ, an ninh, quèc phßng,… + v¨n b¶n kü thuËt: trong c¸c lÜnh vùc x©y dùng, kiÕn tróc, tr¾c ®Þa, khÝ t­îng , thuû v¨n, b¶n ®å, … II. C¸c yªu cÇu ®èi víi viÖc ban hµnh v¨n b¶n QLNN. * ThÓ chÕ hãa vµ cô thÓ hãa ®­îc v¨n b¶n cña cÊp trªn. Đóng chñ tr­¬ng ®­êng lèi cña Đảng Đóng víi c¸c quy ®Þnh cña ph¸p luËt Không trái với nội dung văn bản của cơ quan cấp trên Kh«ng m©u thuÉn, chång chÐo b. Néi dung v¨n b¶n ph¶i ®¶m b¶o tÝnh khoa häc. * Th«ng tin chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, râ rµng, cô thÓ Bè côc chÆt chÏ, nhÊt qu¸n, logic KÕt cÊu hÖ thèng c. V¨n b¶n ph¶i cã tÝnh ®¹i chóng * Phï hîp víi tr×nh ®é ng­êi ®äc vµ tr×nh ®é d©n trÝ, ph¶i ®¶m b¶o tèi ®a tÝnh phæ cËp ph¶n ¸nh ®­îc nguyÖn väng cña nh©n d©n kh«ng ®­îc tr¸i víi c¸c quy ®Þnh cña HiÕn ph¸p vµ ph¸p luËt vÒ quyÒn lîi vµ nghÜa vô cña c«ng d©n. * d. Néi dung cña v¨n b¶n ph¶i ®¶m b¶o tÝnh kh¶ thi. иp øng nhu cÇu thùc tiÔn Phï hîp víi tr×nh ®é, N¨ng lùc, Kh¶ năng ng­êi thùc thi Nªu râ ph­¬ng thøc, biÖn ph¸p, ®iÒu kiÖn giải quyÕt Kh¸i niÖm C¸c yÕu tè thÓ thøc Tr×nh bµy c¸c yÕu tè thÓ thøc C¸c lçi sai th­êng gÆp §/c h·y cho biÕt ThÓ thøc v¨n b¶n lµ g× Lµ tËp hîp c¸c thµnh phÇn cÊu thµnh văn bản ®­îc thiÕt lËp vµ bè trÝ theo những quy ®Þnh hiện hành cña Nhµ n­íc a) ThÓ thøc v¨n b¶n. ThÓ thøc v¨n b¶n “ lµ tËp hîp c¸c thµnh phÇn cÊu thµnh v¨n b¶n, bao gåm nh÷ng thµnh phÇn chung ¸p dông ®èi víi c¸c lo¹i v¨n b¶n vµ c¸c thµnh phÇn bæ xung trong nh÷ng tr­êng hîp cô thÓ hoÆc ®èi víi mét sè lo¹i v¨n b¶n nhÊt ®Þnh.” C¸c thµnh phÇn thÓ thøc V¨n b¶n C¸c thµnh phÇn ¸p dông chung: 1. Quèc hiÖu, tiªu ng÷. 2. Tªn t¸c gi¶ v¨n b¶n 3. Sè, ký hiÖu v¨n b¶n 4. §Þa danh, ngµy th¸ng VB 5. Tªn lo¹i, trÝch yÕu VB 6. Néi dung v¨n b¶n 7. ThÈm quyÒn ký v¨n b¶n 8 .DÊu c¬ quan, tæ chøc 9. N¬i nhËn v¨n b¶n C¸c thµnh phÇn bæ sung: 10. DÊu khÈn , mËt; 11. Tªn viÕt t¾t ng­êi ®¸nh m¸y vµ sè l­îng VB 12.ChØ dÉn ph¹m vi sö dông 13. §Þa chØ c¬ quan... ThÓ thøc v¨n b¶n Bao gåm nh÷ng thµnh phÇn nµo? 3 h×nh thøc sao: - Sao y b¶n chÝnh - TrÝch sao - Sao lôc 6 yÕu tè thÓ thøc sao: -Tªn c¬ quan, tæ chøc sao - Sè, ký hiÖu b¶n sao - ĐÞa danh, ngµy th¸ng - ThÈm quyÒn ký bản sao - DÊu cña c¬ quan, tæ chøc - N¬i nhËn Quy ®Þnh vÒ thể thức sao VB PhÇn cuèi cïng cña văn b¶n ®­îc sao Hình thức sao Tên cơ quan sao Số, ký hiệu bản sao Đ/điểm, thời gian Thẩm quyền ký Chữ ký Họ tên người ký Dấu Nơi nhận bản sao VĂN BẢN ĐÚNG THỂ THỨC ĐẦY ĐỦ CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC TRONG VĂN BẢN THIẾT LẬP VÀ BỐ TRÍ CÁC YẾU TỐ ĐÚNG QUY ĐỊNH §/ c cã cho r»ng Mét v¨n b¶n tr×nh bÇy ®óng thÓ thøc cã nghÜa lµ nã chØ cÇn ghi ®Çy ®ñ c¸c thµnh phÇn thÓ thøc? b, Kü thuËt tr×nh bµy c¸c thµnh phÇn thÓ thøc v¨n b¶n Kü thuËt tr×nh bµy v¨n b¶n bao gåm:- Khæ giÊy,- KiÓu tr×nh bµy, - §Þnh lÒ trang v¨n b¶n, - VÞ trÝ tr×nh bµy c¸c thµnh phÇn thÓ thøc, - Ph«ng ch÷, - Cì ch÷,- KiÓu ch÷ - C¸c chi tiÕt kh¸c Khæ giÊy: - V¨n b¶nQPPL vµ v¨n b¶n hµnh chÝnh ®­îc tr×nh bµy trªn khæ giÊy A4 ( 210mm x 297 mm). - C¸c lo¹i VB nh­ giÊy giíi thiÖu, giÊy biªn nhËn hå s¬, phiÕu chuyÓn cã thÓ ®­îc tr×nh bµy trªn khæ giÊy A5(148mm x 210mm) hoÆc trªn giÊy mÉu in s½n. KiÓu tr×nh bµy VB. V¨n b¶n QPPL vµ v¨n b¶n HC ®­îc tr×nh bµy theo chiÒu dµi cña trang giÊy khæ A4. Tr­êng hîp néi dung VB cã c¸c b¶ng biÓu nh­ng kh«ng lµm thµnh c¸c phô lôc riªng th× VB cã thÓ ®­îc tr×nh bµy theo chiÒu réng cña trang giÊy. §Þnh lÒ trang VB.( giÊy A4) Trang mÆt tr­íc: LÒ trªn: c¸ch mÐp trªn tõ 20-25mm; LÒ d­íi: c¸ch mÐp d­íi tõ 20-25mm; LÒ tr¸i: c¸ch mÐp tr¸i tõ 30-35mm; LÒ ph¶i: c¸ch mÐp ph¶i tõ 15-20mm. Trang mÆt sau: LÒ trªn: c¸ch mÐp trªn tõ 20-25mm. LÒ d­íi: c¸ch mÐp d­íi tõ 20-25mm; LÒ tr¸i: c¸ch mÐp tr¸i tõ 15- 20mm; LÒ ph¶i: c¸ch mÐp ph¶i tõ 30-35mm. 3 4 5b 5a 9a 10a 10b 12 2 1 6 7a 8 7d 7b 14 9b 13 11 vÞ trÝ Tr×nh BÇy C¸c Thµnh PhÇn ThÓ Thøc 7c Ph«ng ch÷ (VnTime; VnTimeH) Cì ch÷; KiÓu ch÷ ( §øng, nghiªng, ®Ëm) C¸c yÕu tè kh¸c. Quèc hiÖu. ( « sè 1) Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do – H¹nh phóc Dßng trªn: VnTimeH; 12, ®øng, ®Ëm Dßng d­íi: VnTime; 13-14, ®øng, ®Ëm ®­êng kÎ nÐt liÒn Tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n.( « sè2) * C¸ch ghi tªn c¬ quan thÈm quyÒn chung uû ban nh©n d©n tØnh ninh b×nh VnTimeH; 12-13, ®øng, ®Ëm ®­êng kÎ 1/2 dßng ch÷ *Trong tr­êng hîp cã ®Ò tªn c¬ quan chñ qu¶n cña c¬ quan ban hµnh Bhxh viÖt nam b¶o hiÓm x· héi tØnh ninh b×nh CQ chñ qu¶n:VnTimeH; 12-13, ®øng C¬ quan ban hµnh VB: VnTimeH; 12-13, ®øng, ®Ëm ®­êng kÎ 1/2 dßng ch÷ Chó ý khi viÕt tªn t¸c gi¶ V¨n b¶n Viết theo quyết định thành lập Chỉ đề một cấp chủ quản (nếu có) Trình bày nhấn mạnh ( in ®Ëm) CQ ban hµnh Không viết tắt tªn CQ ban hành Bên dưới trình bày đường kẻ nét liền SỐ, KÝ HIỆU («3) Số: số đăng ký văn bản Ký hiệu: tổ hợp của chữ viết tắt tên loại VB và tên cơ quan ban hành VB( hoặc tên đơn vị soạn thảo) * C¸ch ghi sè vµ ký hiÖu Sè, ký hiệu của các văn bản quy phạm pháp luật: Sè.../n¨m ban hµnh/viÕt t¾t tªn lo¹i v¨n b¶n - ViÕt t¾t c¬ quan ban hµnh Sè: 120/2009/Q§ - UBND. Sè: 08/2009/NQ – H§ND VnTime; 14, ®øng. ViÕt t¾t tªn lo¹i VB ViÕt t¾t tªn CQ ban hµnh Ghi n¨m ban hµnh VB Sè vµ ký hiÖu cña v¨n b¶n c¸ biÖt,v¨n b¶n Hµnh chÝnh Cã tªn lo¹i: Sè: .../ViÕt t¾t tªn lo¹i v¨n b¶n - ViÕt t¾t c¬ quan ban hµnh. VÝ dô: Sè: 53/Q§ - BHXH Sè:15/NQ – H§ND. Sè: 152/TB – BHXH. Sè: 38/BC – BHXH V¨n b¶n kh«ng cã tªn lo¹i ( c«ng v¨n ). Sè: 120/BHXH – TCCB. Sè: 36/UBND – VP. ViÕt t¾t tªn c¬ quan ban hµnh VB ViÕt t¾t tªn ®¬n vÞ so¹n th¶o Sè: .../ViÕt t¾t tªn c¬ quan ban hµnh - ViÕt t¾t tªn ®¬n vÞ so¹n th¶o. VÝ dô: * §Þa danh, ngµy, th¸ng («4) §Þa danh lµ ®Þa ®iÓm ®Æt trô së cña c¬ quan ban hµnh,ngµy th¸ng cña V¨n b¶n lµ ngµy th¸ng V¨n b¶n ®­îc th«ng qua hoÆc ký ban hµnh. VÝ dô: (1) Ninh B×nh, ngµy 12 th¸ng 06 n¨m 2010 VnTime; 13- 14, nghiªng  * Tªn lo¹i v¨n b¶n vµ trÝch yÕu néi dung v¨n b¶n («5a) Th«ng b¸o Thi tuyÓn viªn chøc Ngµnh B¶o hiÓm x· héi – n¨m 2010 Tªn lo¹i: VnTimeH; 14, ®øng, ®Ëm TrÝch yÕu: VnTime ; 14, ®øng, ®Ëm ®­êng kÎ 1/3-1/2 dßng ch÷ quy ®Þnh cách ghi địa danh theo đơn vị hành chính Cơ quan TƯ: ghi tên tỉnh, TP trực thuộc TƯ hoặc tên TP thuộc tỉnh CQ cấp tỉnh: ghi tên TP trực thuộc TƯ hoặc tên thị xã, TP thuộc tỉnh CQ cấp huyện: ghi tên huyện, quận, thị xã, TP thuộc tỉnh CQ cấp xã: ghi tên xã, phường, thị trấn Chó ý cách ghi tªn lo¹i VB Khi trình bày tªn lo¹i VB kh«ng kèm theo thÈm quyÒn ban hµnh . VÝ dô: QuyÕt ®Þnh VÒ viÖc bæ nhiÖm Ch¸nh văn phßng Gi¸m ®èc B¶O HIÓM X· HéI TØNH ninh binh Căn cø... QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC B¶O HIÓM X· HéI NINH BÌNH TrÝch yÕu néi dung c«ng v¨n (5b) V/v tr¶ lêi ®¬n………… TrÝch yÕu: VnTime; 13, ®øng . Néi dung v¨n b¶n ( « sè 6, cì ch÷ 14, kiÓu ®øng, th­êng ). Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy. VÝ dô: Uû ban nh©n d©n tØnh ninh b×nh C¨n cø LuËt Tæ chøc Héi ®ång nh©n d©n vµ Uû ban nh©n d©n sè11/2003/QH11 ban hµnh ngµy 26 th¸ng 11 n¨m 2003; C¨n cø LuËt sè 25/2008/QH12 ngµy 14/12/2008 vÒ LuËt B¶o hiÓm y tÕ; XÐt ®Ò nghÞ cña «ng Gi¸m ®èc B¶o hiÓm x· héi tØnh Ninh B×nh, Văn bản quy phạm pháp luật , v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt có thể được tr×nh bµy như sau: - Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm; - Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; Chỉ thị: theo khoản, điểm; - Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm 7. Thẩm quyền ký v¨n b¶n H×nh thức đề ký Chức vụ người ký Chữ ký, họ và tên 7a- Thể thức đề ký .Thay mặt: TM. Ký thay: KT. Thừa lệnh: TL. Thừa ủy quyền: TUQ. Quyền: Q. NÕu v¨n b¶n ban hµnh lµ cña c¬ quan thÈm quyÒn chung ho¹t ®éng theo chÕ ®é tËp thÓ khi ký v¨n b¶n ph¶I ghi: TM. VÝ dô: TM. ñY ban nh©n d©n VnTimeH; 14, ®øng, ®Ëm NÕu v¨n b¶n ®­îc ban hµnh bëi c¬ quan, tæ chøc ho¹t ®éng theo chÕ ®é thñ tr­ëng c¸ nh©n, ng­êi ®øng ®Çu c¬ quan hay ng­êi ®­îc trao quyÒn khi ký kh«ng ghi thay mÆt .VÝ dô: Gi¸m ®èc VnTimeH; 14, ®øng, ®Ëm 7b. Chức vụ người ký Ghi đúng quyết định bổ nhiệm VÝ dô: Chñ tÞch HoÆc Gi¸m ®èc HoÆc: KT. Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc VnTimeH; 14, ®øng, ®Ëm Chó ý việc đề ký VB Khi ®Ò ký văn b¶n kh«ng ghi tªn c¬ quan sau chøc vô cña ng­êi cã thÈm quyÒn ký Chỉ ghi tªn c¬ quan sau chøc danh ng­êi ký đối với VB liªn tÞch, VB ký thõa lÖnh, VB ký thõa ñy quyÒn. VÝ dô: TL. Gi¸m ®èc Tr­ëng phßng tæ chøc Cách ghi chøc vô ký cña ng­êi ®øng ®Çu tæ chøc t­ vÊn Nếu ng­êi l·nh ®¹o c¬ quan lµm Tr­ëng ban, chñ tÞch Héi ®ång, hoÆc lµm ng­êi ®øng ®Çu tæ chøc t­ vÊn kh¸c, mµ tæ chøc ®ã kh«ng ®­îc sö dông con dÊu cña c¬ quan thì khi đề ký kh«ng ghi chøc vô l·nh ®¹o c¬ quan. VÝ dô: Chñ tÞch Héi ®ång thi tuyÓn viªn chøc của B¶o hiÓm x· héi tØnh Ninh Bình kh«ng ®­îc sö dông con dÊu của cơ quan thì ®Ò ký lµ: TM. Héi ®ång Chñ tÞch 2. NÕu tæ chøc t­ vÊn nªu trªn ®­îc sö dông con dÊu cña c¬ quan thì khi ®Ò ký VB ghi thªm chøc danh l·nh ®¹o c¬ quan cña ng­êi ký VÝ dô: Héi ®ång xÐt tuyÓn viªn chøc ®­îc sö dông con dÊu cña B¶o hiÓm x· héi tØnh, do Gi¸m ®èc lµm Chñ tÞch Héi ®ång, ®Ò ký lµ: TM. Héi ®ång Chñ tÞch (Chữ ký, con dÊu) gi¸m ®èc B¶o hiÓm x· héi tØnh ninh binh NguyÔn Ngäc A. Cách ghi chøc vô ký cña ng­êi ®øng ®Çu tæ chøc t­ vÊn 7c- Chữ ký Không ký bằng bút mực đỏ, bút chì hoặc loại mực dễ phai mờ * DÊu cña c¬ quan. («8) DÊu ph¶i ®­îc ®ãng ®óng chiÒu, râ rµng, ®óng mµu mùc quy ®Þnh vµ trïm lªn1/3 ®Õn 1/4 ch÷ ký vÒ phÝa bªn tr¸i. DÊu ph¶i ®óng víi tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n. N¬i nhËn c«ng v¨n(«9a) : KÝnh göi: N¬i nhËn ( «9b) VÝ dô: N¬i nhËn: - H§ND , UBND, - C¸c Së , Ban, Ngµnh trong tØnh, UBND c¸c huyÖn, thÞ x· trong tØnh, - L­u VT. N.21b. VnTime; 12, nghiªng, ®Ëm VnTime; 11, ®øng. VnTime 14 ®øng, DÊu mËt vµ møc ®é khÈn. DÊu MËt («10a) DÊu khÈn(«10b) Tªn viÕt t¾t ng­êi ®¸nh m¸y vµ sè l­îng b¶n ®¸nh m¸y («13) VÝ dô: L­u VT. N.21b. DÊu thu håi («12) C¸c yÕu tè chØ dÉn ph¹m vi phæ biÕn vµ tµi liÖu héi nghÞ nh­: "Xem t¹i chç",Xem xong xin tr¶ l¹i, Kh«ng phæ biÕn, L­u hµnh néi bé "... ( « 11 ) §Þa chØ c¬ quan, sè ®iÖn tho¹i ( « 14) VÝ dô: §Þa chØ: Ph­êng…….TP Ninh B×nh, Sè §T: (030).XXXXXX ; FAX: ( 030).XXXXXX ; Email…….. 3 4 5 2 1 6 7 3- 3,5 cm 2 – 2,5cm 1,5- 2 cm 2 – 2,5cm Ví dụ CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do- Hạnh phúc BHXH VIỆT NAM B¶O HIÓM X· HéI TØNH NINH B×NH Sè: 02/Q®- bhxh Ninh Bình, ngày 02 tháng 7 năm 2009 QuyÕt ®Þnh VÒ viÖc ………………………… GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM Xà HỘI NINH BÌNH Căn cø Nghị định số….; Căn cø Quyết định số…; Theo ®Ò nghÞ cña………, QUYÕT ĐÞNH: Điều 1. ………………… GIÁM ĐỐC Nơi nhận: Như điều… Lưu VP 8 V¨n b¶n hµnh chÝnh ë c¬ quan n¬i ®/c c«ng t¸c hiÖn nay th­êng gÆp nh÷ng sai sãt g× trong phÇn thÓ thøc? Lçi sai vÒ thÓ thøc th­êng gÆp Tr×nh bµy nÐt g¹ch d­íi tiªu ng÷,d­íi t¸c gi¶ vµ d­íi trÝch yÕu néi dung. ThiÕt lËp tªn c¬ quan ban hµnh ThiÕt lËp sè vµ ký hiÖu Lùa chän ®Þa danh ThiÕt lËp tªn lo¹i ViÕt trÝch yÕu ThiÕt lËp thÈm quyÒn ký Tr×nh bµy n¬i nhËn III. Quy tr×nh x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n . Kh¸i niÖm quy tr×nh x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n . Quy tr×nh x©y dùng v¨n b¶n ®­îc hiÓu lµ nh÷ng b­íc ®i cÇn thiÕt vµ viÖc bè trÝ chóng sao cho hîp lý trong qu¸ tr×nh x©y dùng mét v¨n b¶n. 1) Quy tr×nh x©y dùng v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt. B­íc 1: So¹n th¶o 1 - LËp ch­¬ng tr×nh x©y dùng v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt. 2 - QuyÕt ®Þnh c¬ quan, ®¬n vÞ, c¸ nh©n chñ tr× so¹n th¶o. 3 - Thµnh lËp ban so¹n th¶o. 4 - Ban so¹n th¶o tæ chøc nghiªn cøu biªn so¹n dù th¶o. 5 - Theo kÕ ho¹ch vµ ®Ò c­¬ng ®· ®­îc l·nh ®¹o ®¬n vÞ duyÖt, nh÷ng th«ng tin ®· ®­îc xö lý, ban so¹n th¶o tiÕn hµnh so¹n dù th¶o v¨n b¶n. B­íc 2: LÊy ý kiÕn tham gia x©y dùng dù th¶o v¨n b¶n. 1 - Tæ chøc lÊy ý kiÕn cña c¸c ®¬n vÞ, c¬ së, c¸c c¬ quan Nhµ n­íc cã liªn quan. 2 - Söa ch÷a, hoµn chØnh dù th¶o. B­íc 3 - ThÈm ®Þnh dù th¶o. 1) C¬ quan, ®¬n vÞ so¹n th¶o xem xÐt vµ ®Ò xuÊt viÖc tiÕn hµnh thÈm ®Þnh dù th¶o v¨n b¶n. L·nh ®¹o c¬ quan so¹n th¶o quyÕt ®Þnh viÖc thÈm ®Þnh dù th¶o. 2) Ban so¹n th¶o chuÈn bÞ hå s¬ thÈm ®Þnh vµ göi ®Õn c¬ quan thÈm ®Þnh 3) C¸c c¬ quan, ®¬n vÞ, bé phËn, c¸ nh©n thÈm ®Þnh dù th¶o theo luËt ®Þnh. 4) C¬ quan thÈm ®Þnh göi l¹i v¨n b¶n thÈm ®Þnh vµ hå s¬ dù th¶o v¨n b¶n ®· ®­îc thÈm ®Þnh cho c¬ quan, ®¬n vÞ dù th¶o. 5) Ban so¹n th¶o chØnh lý dù th¶o vµ chuÈn bÞ hå s¬ tr×nh ký. B­íc 4: Xem xÐt, th«ng qua. 1 - C¬ quan, ®¬n vÞ chñ tr× dù th¶o tr×nh hå s¬ tr×nh duyÖt dù th¶o v¨n b¶n lªn cÊp trªn ( tËp thÓ hoÆc c¸ nh©n ) ®Ó xem xÐt, th«ng qua 2 - Th«ng qua vµ ký ban hµnh v¨n