Bài giảng về Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức Giảng viên: TS. Phạm Thị Bích Ngọc Cơ cấu tổ chức Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–2 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức 2. Các yếu tố cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức 3. Các mô hình cơ cấu tổ chức 4. Các yếu tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức Mục tiêu Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–3 Khái niệm cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức xác định cách thức tập hợp, phối hợp, phân chia công việc nhằm đạt mục tiêu của tổ chức Mục đích của cơ cấu tổ chức là sắp xếp và phối hợp hoạt động của người lao động nhằm đạt mục tiêu Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–4 Các yếu tố cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức  Chuyên môn hóa công việc  Bộ phận hóa  Hệ thống điều hành  Phân quyền, tập quyền  Phạm vi quản lý  Chính thức hóa Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–5 Chuyên môn hóa công việc Mức độ công việc được chia thành những nhiệm vụ/bước công việc nhỏ hơn do 1 người đảm nhiệm  Ưu điểm – Tiết kiệm chi phí đào tạo – Tăng hiệu quả  Nhược điểm: – Giảm sự thỏa mãn công việc – Tăng khả năng vắng mặt nơi làm việc Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–6 Bộ phận hóa Bộ phận hóa theo: • Chức năng kinh doanh • Sản phẩm • Khu vực địa lý • Quá trình • Khách hàng Cơ sở để tập hợp các nhiệm vụ trong tổ chức Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–7 Hệ thống điều hành  Xác định các vị trí, quyền hạn, trách nhiệm ứng với từng vị trí  Mối quan hệ báo cáo: ai báo cáo cho ai? Hình thức nào?  Đảm bảo tính thống nhất của hệ thống điều hành Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–8 Hệ thống điều hành Hệ thống điều hành là một hệ thống quyền lực và quan hệ báo cáo liên tục từ cấp cao nhất tới cấp thấp nhất của tổ chức. Quyền lực là những quyền gắn liền với một vị trí quản lý, đưa ra các mệnh lệnh và đòi hỏi các mệnh lệnh đó phải được thi hành Tính thống nhất trong điều hành: mỗi cá nhân chỉ nên chịu trách nhiệm trực tiếp trước một cấp trên Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–9 Các loại quyền hạn Quyền hạn – Quyền ra quyết định, chỉ đạo thực hiện công việc Quyền hạn chức năng – Gắn với vị trí quản lý Quyền hạn tham mưu Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–10 Phạm vi quản lý •Phạm vi quản lý rộng •Phạm vi quản lý hẹp Số lượng nhân viên mà 1 cán bộ quản lý có thể quản lý hiệu quả Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–11 Phạm vi quản lý Nêu các yếu tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn phạm vi quản lý? Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–12 Tập quyền và Phân quyền Tập quyền – Quyền ra quyết định tập trung ở cấp cao nhất trong hệ thống quyền lực tổ chức. Phân quyền – Quyền ra quyết định được phân bổ cho cá nhân ở các cấp quản lý thấp hơn trong tổ chức Ưu điểm, nhược điểm? Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–13 Chính thức hóa Mức độ chính thức hóa thấp Mức độ chính thức hóa cao Mức độ mà ở đó các quá trình và hoạt động trong tổ chức được tiêu chuẩn hóa thông qua các quy định, luật lệ, thủ tục Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–14 Các mô hình tổ chức: Cơ cấu đơn giản Cơ cấu đơn giản là tổ chức có • mức độ bộ phận hoá và • mức độ chính thức hoá thấp, • phạm vi quản lý rộng, • quyền lực tập trung vào một người đứng đầu tổ chức đó Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–15 Cơ cấu quan liêu  Nhiệm vụ có tính thông lệ cao được thực hiện thông qua chuyên môn hoá Các luật lệ và quy định được chính thức hoá Các nhiệm vụ được tập hợp thành các bộ phận chức năng;  quyền lực tập trung,  phạm vi quản lý hẹp,  việc ra quyết định đi theo hệ thống ra mệnh lệnh Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–16 Cơ cấu quan liêu  Ưu điểm – Tránh sự trùng lặp trong bố trí và phân bổ nguồn lực – Thực hiện hiệu quả các hoạt động được tiêu chuẩn hóa – Tăng cường giao tiếp trong phạm vi bộ phận – Dễ kiểm soát, quản lý  Nhược điểm – Cứng nhắc do nhiều quy định, luật lệ – Nảy sinh xung đột giữa các bộ phận – Giảm tính tự chủ và sáng tạo của nhân viên Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–17 Cơ cấu ma trận Tồn tại hai dòng quyền lực, Hệ thống điều hành kép Ưu điểm: • Thuận lợi phối hợp thực hiện công việc phức tạp • Nâng cao chất lượng và tính linh hoạt của việc trao đổi thông tin • Tạo điều kiện cho việc phân bổ một cách hiệu quả các chuyên gia và tận dụng được tính hiệu quả nhờ quy mô Nhược điểm: • Xung đột về quyền lực và vai trò • Gây sức ép và căng thẳng cho nhân viên Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–18 Cơ cấu mạng lưới Cơ cấu mạng lưới là liên minh tạm thời giữa hai hay nhiều tổ chức nhằm thực hiện những hoạt động cụ thể. Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–19 Cơ cấu mạng lưới  Ưu điểm – giảm được chi phí hành chính – Huy động nguồn lực tốt nhất từ bên ngoài – Linh hoạt  Nhược điểm – Phụ thuộc vào các tổ chức liên minh – Tầm kiểm soát với những hoạt động then chốt bị giảm sút Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–20 Các yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức  Chiến lược – Tối thiểu hóa chi phí – Khác biệt hóa  Công nghệ – Cao – Thấp  Quy mô  Môi trường Pham Thi Bich Ngoc, NEU 9–21 Các yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức 3 yếu tố về môi trường: • Khả năng của môi trường • Sự biến động • Sự phức tạp Tổ chức Đối thủ cạnh tranh Cung cấp Phân phối Khách hàng Kinh tế Chính trị, luật pháp Văn hóa, xã hội Công nghệ