Bài toán quản lý thư viện - Môn Thực hành: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Từ trước tới nay, các thư viện dù lớn hay nhỏ đều chỉ hoạt động dựa theo cách thủ công do con người phụ trách. Nhưng xu thế hiện nay, khi sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ thông tin dẫn đến việc đòi hỏi ra đời các hệ thống để trợ giúp con người trong việc quản lý. Thông qua lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin đã giúp việc quản lý đơn giản và nhanh chóng hơn. Xuất phát từ nhu cầu thực tế cần có một hệ thống trợ giúp quản lý việc xuất nhập, thao tác trong các khâu của thư viện.Chúng em đã thực hiện đề tài “Quản lý thư viện sách” mục tiêu để tìm hiểu sâu hơn trong lĩnh vực phâp tích thiết kế hệ thống thông tin. Xin chân thành cảm ơn côđã nhiệt tình giúp đỡ và truyền đạt cho chúng em nhiều kiến thức về bộ môn Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin để chúng em có đầy đủ khả năng thực hiện tốt đề tài này. Đây là 1 đề tài đầu tay nên khó tránh khỏi còn nhiều sai sót, khuyết điểm mong cô thông cảm, hết lòng góp ý và chỉ cho chúng em ưu, khuyết điểm để giúp chúng em có thể hoàn thiện tốt hơn sau này.

docx66 trang | Chia sẻ: tranhoai21 | Lượt xem: 36691 | Lượt tải: 4download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài toán quản lý thư viện - Môn Thực hành: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN —–&—– BÀI TẬP NHÓM ĐỀ TÀI: BÀI TOÁN QUẢN LÝ THƯ VIỆN MÔN THỰC HÀNH: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Giáo viên hưỡng dẫn: Vũ Mỹ Hạnh Lớp: TIN20A1-HN Nhóm thực hiện- Nhóm 2: Nguyễn Thị Thao- Nhóm trưởng. Nguyễn Thị Thủy Nguyễn Sỹ Tiến Nguyễn Hải Long Nguyễn Tiến Thành Nguyễn Duy Tuyên Hoàng Thị Ngân Trương Khánh Linh Hà Văn Trung Bùi Đúc Trung Tô Vân Trường Chử Kim Vinh Lời mở đầu: Từ trước tới nay, các thư viện dù lớn hay nhỏ đều chỉ hoạt động dựa theo cách thủ công do con người phụ trách. Nhưng xu thế hiện nay, khi sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ thông tin dẫn đến việc đòi hỏi ra đời các hệ thống để trợ giúp con người trong việc quản lý. Thông qua lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin đã giúp việc quản lý đơn giản và nhanh chóng hơn. Xuất phát từ nhu cầu thực tế cần có một hệ thống trợ giúp quản lý việc xuất nhập, thao tác trong các khâu của thư viện.Chúng em đã thực hiện đề tài “Quản lý thư viện sách” mục tiêu để tìm hiểu sâu hơn trong lĩnh vực phâp tích thiết kế hệ thống thông tin. Xin chân thành cảm ơn côđã nhiệt tình giúp đỡ và truyền đạt cho chúng em nhiều kiến thức về bộ môn Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin để chúng em có đầy đủ khả năng thực hiện tốt đề tài này. Đây là 1 đề tài đầu tay nên khó tránh khỏi còn nhiều sai sót, khuyết điểm mong cô thông cảm, hết lòng góp ý và chỉ cho chúng em ưu, khuyết điểm để giúp chúng em có thể hoàn thiện tốt hơn sau này. Chúng em xin chân thành cảm ơn cô!!! MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU......................... 2 PHẦN I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VẤN ĐỀ Phát họa vấn đề 5 Mục đích........................... 5 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THƯ VIỆN Nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hệ thống.......... 6 Phân tích quy trình, chức năng hiện trạng hệ thống........... 9 Yêu cầu phi chức năng.... 16 PHẦN II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CHƯƠNG I.THIẾT KẾ SƠ ĐỒ Sơ đồ chức năng nghiệp vụ....................... 17 Sơ đồ ngữ cảnh....................................... 18 Sơ đồ luồng dữ liệu........................................................ 18 Mức 1....................................... 20 Mức 2........................................... 21 CHƯƠNG II. MÔ HÌNH ERD Mô tả thực thể..................................................................... 24 Xác định thực thể................................................... 25 Các mối liên hệ.................................................... 27 Mô hình ERD............................................... 31 Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ................................ 32 CHƯƠNG III. CHUẨN HÓA LƯỢC ĐỒ QUAN HỆ Chuẩn hóa các lược đồ.................................... 33 Cơ sở dữ liệu quan hệ......................... 37 PHẦN III. THIẾT KẾ CHƯƠNG II. THIẾT KẾ GIAO DIỆN Thiết kế Menu...................................................................... 38 Thiết kế Form.......................................................... 42 Thiết kế Report............................................................ 52 Thiết kế cơ sở dữ liệu.................................................................................. 52 CHƯƠNG II. THIẾT KẾ Ô XỬ LÝ...............................................................56 ĐÁNH GIÁ.........................................................................65 PHẦN I. KHẢO SÁT CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT Phát họa vấn đề. Hệ thống thư viện hiện nay. Mượn sách bằng tay. Lưu trữ dữ liệu bằng giấy tờ. Nhược điểm Xử lý số liệu chậm, không chính xác Tra cứu mất nhiều thời gian Lưu trữ khó khăn, không kịp thời Cần phải có 1 hệ thống quản lý thư viện Nhằm giúp cho quá trình mượn được nhanh chóng và dễ dàng Xửlý , lưu trữ các thong tin nhanh chóng và hiệu quả. Thư viện của một trường Đại học quản lý khoảng hàng trăm ngàn đầu sách và tạp chí,phục vụ cho sinh viên của trường. Sinh viên có thể mượn sách đọc tại chổ hoặc về nhà.Để phục vụ độc giả nhanh, gọn và chính xác, thư viện cần tin học hóa công việc quản lý danh mục sách và quản lý độc giả của mình. Mục đích. Hiện nay nhu cầu nghiên cứu trong các trung tâm trường học là rất lớn. Vì vậy công tác quản lýthư viện là vấn đề trọng điểm trong việc cung cấp tài liệu cho học sinh, sinh viên. Nhưng đa phần hiện nay các thư viện đều áp dụng mô hình tổ chức không hợp lý vào việc quản lý thư viện của mình. Việc độc giả gặp phải rất nhiều khó khăn trong các khâu từ việc làm thẻ thư viện, lựa chọn các cuốn sách phù hợp với nhu cầu vàđến việc mượn sách đă làm cho nhiều người không thấy được lợi ích từ hoạt động thư viện. Việc thư viện tạo điều kiện để cho các học viên tiếp xúc dễ dàng các dịch vụ của ḿnh có thể nâng cao hiệu quả học tập của học viên. Xuất phát từ vấn đế đó chúng ta cần thiết phải xây dựng một mô hình tổ chức thư viện hợp lý (phụ thuộc vào quy mô của trong trường). Nhưng trước hết chúng ta phải đánh giáđúng hiện trạng của trường. CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THƯ VIỆN. Nhiệm vụ,chức năng, cơ cấu tổ chức hệ thống thư viện. Nhiệm vụ,chức năng của tổ chức hệ thống thư viện. Chức năng: Trung tâm Thông tin Thư viện có chức năng đảm bảo việc thu thập, lưu trữ và phổ biến, cung cấp thông tin khoa học về y tế công cộng, cũng như hỗ trợ khai thác hiệu quả những nguồn thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy học tập và NCKH của cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trường cũng như các bạn đọc bên ngoài có quan tâm. Nhiệm vụ cụ thể: Bổ sung-trao đổi, phân tích-xử lý, bảo quản các loại hình tài liệu, xây dựng, hoàn thiện hệ thống tra cứu, tìm kiếm phù hợp, hướng dẫn bạn đọc truy cập, khai thác kho tư liệu một cách hiệu quả. Cung cấp các dịch vụ thư viện chất lượng cao, cụ thể như sau: Dịch vụ mượn trả, mượn liên thư viện Hỗ trợ tra cứu trực tuyến, trực tiếp hoặc qua thư điện tử Cung cấp thông tin theo yêu cầu Đào tạo: Đào tạo định kỳ: Định kỳ hàng tuần có các buổi hướng dẫn miễn phí cho bạn đọc có nhu cầu về các chủ đề khác nhau: Các kỹ năng tìm kiếm cơ bản; Hướng dẫn tìm kiếm, đánh giá các nguồn tin YTCC; Hướng dẫn tra cứu trên một số cơ sở dữ liệu nhất định như: HINARI, PubMed, EBSCO; Hướng dẫn viết thư mục tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu khoa học... Đào tạo cho sinh viên mới nhập học: Tham gia phối hợp với phòng Quản lý sinh viên và/ hoặc BM Tin học giảng dạy cho sinh viên mới nhập học kiến thức cơ bản về sử dụng thư viện. Các dịch vụ photocopy, cho thuê giáo trình.... Đảm bảo việc truy cập thông suốt tới các nguồn thông tin đa dạng Hỗ trợ môi trường học tập, nghiên cứu thuận lợi cho bạn đọc Mở rộng hợp tác quốc tế, phát triển các cơ hội đào tạo cho cán bộ, các cơ hội mở rộng nguồn tin, bổ sung vốn tài liệu, phát triển cơ sở vật chất... Cơ cấu tổ chức của hệ thống thư viện. Cơ cấu tổ chức. Thư viện sách là khu dành cho mọi người (từ học sinh,sinh viên,tiến sĩ,giáo sư, người cao tuổi, ) có nhu cầu về việc tìm hiểu các thông tin về khoa học kỹ thuật, thẩm mỹ, từ căn bản tới chuyên sâu có thể tìm được cho mình các thể lọai sách phù hợp với nhu cầu và đúng chuyên môn của mình cần tìm hiểu với 2 hình thức chính: đọc tại chỗ hoặc mượn về nhà để nghiên cứu trong một khoảng thời gian ngắn theo qui định riêng của từng thư viện cụ thể. Yêu cầu quản lý về việc nhập xuất chung các nguồn sách của thư viện đã rất khó, còn thêm phải quản lý việc cho mượn sách hằng ngày đối với các khách hàng có thẻ của thư viện và khách vãng lai. Vì vậy cần 1 chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong công việc của mình. Việc phân công quản lý thư viện được thực hiện như sau: Bộ phận quản lý: Gồm 2 người: Chủ nhiệm(hiệu trưởng nhà trường) và phó chủ nhiệm thư viện. Chủ nhiệm( hiệu trưởng nhà trường) thư viện có nhiệm vụ điều hành toàn bộ mọi hoạt động của thư viện. Phó chủ nhiệm có nhiệm vụ quản lý nhân viên trong thư viện, quản lý các cơ sở vật chất có trong thư viện. Bộ phận nghiệp vụ gồm: Trưởng ca là người chịu trách nhiệm về hoạt động trong ngày của tất cả các kho và công việc của thư viện. Quản lý việc giao ca của các nhân viên trong thư viện. Nhân viên thu ngân: là nhân viên của thư viện người chịu trách nhiệm thu chi trong từng kho riêng biệt đối với các giao dịch của khách hàng. Bộ phận quản kho: Có nhiệm vụ mua sách, nhận hàng từ nhà cung cấp(nhà xuất bản) hay các nguồn khác . Hủy (bán) các đầu sách đã bị hư hỏng, sách cũ nát. Quản lý danh mục sách,quản lý đầu sách. Phân loại sách,phân loại tác giả, phân loại nhà cung cấp. Kiểm kê, thống kê các sách có trong thư viện. Có trách nhiệm kiểm tra và giúp khách chọn được đúng loại sách mình cần và việc sắp xếp bảo quản sách, thu dọn sách khi khách mượn đọc xong trong thư viện. Bộ phận quản lý sách: Quản lý việc mượn –trả sách. Hướng dẫn, làm các thủ tục cho độc giả mượn – trả sách.Phân loại các thể loại sách. Quản lý tình trạng sách trước và sau khi độc giả mượn- trả sách. Làm nhiệm vụ quản lý sách có tại thư viện, công việc chính là lập mã số sách và quản lý sách :Khi có yêu cầu mua sách, bộ phận bổ sung tài liệu sẽ mua sách về, tiến hành xử lý sách,viết fic cho sách. Sau đó lưu quá trình xử lý vào kho dữ liệu hệ thống về sách là: “Hồ sơ quản lý sách”, đưa fic vào hộp fic để độc giả tra cứu sách và chuyển sách về kho sách. Báo cáo tình hình mượn –trả sách về bộ phận nghiên cứu- kiểm kê. Bộ phận quản lý độc giả: Có nhiệm vụ quản lý độc giả. Cấp thẻ cho các độc giả mới, hủy các thẻ độc giả đã hết hạn. Quản lý tài khoản độc giả.Phân loại đôc giả. Quản lý tham số quy định từng loại độc giả. Giúp độc giả tìm đúng sách mà họ cần mượn. Giải quyết các thắc mắc của độc giả về nội quy- quy định của thư viện. Thống kê lượt độc giả tới mươn sách hằng ngày. Xử lý các đọc giả vi phạm. Bộ phận nghiên cứu-kiểm kê: Có nhiệm vụ nhận báo cáo từ các kho về việc nhập sách mới, về các loại sách hư cũ nát hoặc không cần sử dụng. Thống kê tình trạng sách trong thư viện. Thống kê nhà xuất bản,nhà cung cấp sách. Thống kê sách mới nhập. Thống kê sách đang nhập, thống kê tình trạng mượn sách của thư viện. Thống kê sách còn trong thư viện. Thống kê sách thanh lý. In báo cáo thống kê về sách, độc giả vi phạm, thống kê về hoạt động của thư viên cho. Bộ phận kế toán: Thực hiện điều chỉnh và đưa ra giá tiền cho mượn cho từng loại sách cụ thể báo cho các quầy thu ngân thu ngân biết để thực hiện cho đúng. Việc mất mát sách, lạm thu tiền của khách,biển thủ sẽ được phát hiện ngay và xử lý nhờ có sự rạch ròi từng người, từng bộ phận và nhờ vào số liệu chính xác trong từng phiên giao dịch(ca), mà bộ phận quản lý thu được từ quầy thu ngân và tài liệu lưu trữ qui định. Mỗi nhân viên tùy theo nhiệm vụ của mình chỉ được xem báo cáo liên quan đến công việc, mà không được xem chương trình của người khác. Đối tượng tham gia vào việc mượn- trả sách. Độc giả: là người tới thư viện mượn sách. Tham gia trực tiếp vào việc mượn- trả sách. Thủ thư: Thủ thư là người quản lí, giữ gìn và phát triển vốn tài liệu để phục vụ nhu cầu đọc, tìm hiểu của độc giả. Ngoài những chức năng nhiệm vụ chung, tùy theo mục đích, quy mô mà từng thư viện có thêm các chức năng, nhiệm vụ riêng và phục vụ đối tượng người đọc khác nhau. Công việc của thủ thư : Lựa chọn tài liệu, tiếp nhận các dạng (loại) tài liệu mới, phân loại tài liệu theo danh mục hoặc theo loại hình tài liệu Tổ chức sắp xếp và bảo quản các loại hình tài liệu theo một trật tự nhất định. Xây dựng và duy trì các cơ sở dữ liệu phục vụ cho mục đích tìm kiếm tài liệu dễ dàng, thuận lợi. Tiến hành trang bị chuyên biệt cho các diện tích sử dụng của thư viện, luôn luôn giữ gìn cho cơ sở vật chất - kĩ thuật ở trong tình trạng tốt nhất. Giới thiệu vốn tài liệu của thư viện, hướng dẫn sử dụng thư viện, nghiên cứu nhu cầu đọc, nhu cầu tin tức để việc phục vụ tốt nhất nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí của mọi đối tượng độc giả. Kiểm tra, kiểm soát việc mượn sách, đọc sách của bạn đọc. Phân tích quy trình,chức năng của hệ thống. Quy trình của hệ thống. Hệ thống thư viện gồm 5 quy trình chính. Nhập sách. Theo định kỳ khoảng 2 tháng 1 lần thư viện bổ sung sách mới về cho kho. Để nhập sách, thư viện có một bộ phận tìm hiểu, xem xét nhu cầu, phải nắm được các loại sách cần thiết (đã, đang, sắp phát hành) để từ đó liên hệ với nhà xuất bản cần thiết (có những loại sách chỉ được xuất bản bởi nhà xuất bản riêng) cung cấp cho thư viện. Nguồn sách có thể được nhập với 2 hình thức: Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua bán giữa thư viện và nhà xuất bản. Giấy thỏa thuận mua bán hoặc trao tặng giữa thư viện và các cá nhân muốn đóng góp sách Sách nhập về sẽ được phân loại, định giá (cho mượn, tiền thế chân) và cho nhập vào từng kho riêng biệt theo thể loại. Các báo cáo liên quan đến nhập hàng được thể hiện qua phiếu mua sách. Sau khi được Chủ nhiệm thông qua, thư viện sẽ tiến hành làm hợp đồng với nhà xuất bản. Hóa đơn sẽ được gửi lại cho bộ phận kế toán thanh toán sau đó thư viện sẽ nhập sách về. Trong trường hợp sách nhập về không đạt yêu cầu, thư viện sẽ gửi lại sách cho nhà xuất bản theo điều khoản đã có trong hợp đồng. Sau khi sách được mau về sẽ được bộ phận kho phân loại sách. In báo cáo nhập sách. Thư viện sách PHIẾU MUA SÁCH Số: Ngày:... Người cung cấp:. Địa chỉ:... Số điện thoại:Số Fax:.. STT Tên sách Tên tác giả Thể loại Tập Năm xuất bản Số lượng Đơn giá Ghi chú Tổng số Ghi số tổng số tiền bằng chữ.. Ngày..Tháng..Năm 20 Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng Quản lý sách. Chức năng quản lý sách làm nhiệm vụ quản lý sách có tại thư viện, công việc chính là lập mã số sách và quản lý sách :Khi có yêu cầu mua sách, bộ phận bổ sung tài liệu sẽ mua sách về, tiến hành xử lý sách,viết fic cho sách. Sau đó lưu quá trình xử lý vào kho dữ liệu hệ thống về sách là: “Hồ sơ quản lý sách”, đưa fic vào hộp fic để độc giả tra cứu sách và chuyển sách về kho sách. Thư viên sách THẺ QUẢN LÝ SÁCH Mã số sách:. Nhan đề: Số trang: ............ Số lượng: ......................... Năm xuất bản: .................................................. Ngày nhập: ....................... Số lượng còn: ................................................... Mã ngôn ngữ: ................... Ngôn ngữ: Mã NXB: ........................... Nhà xuất bản: ................................................... Mã phân loại: .................... Phân loại:. Mã môn loại: ..................... Môn loại:.. Mã tác giả: ........................ Tác giả: Mã vị trí:.................. Khu vực: ............ Kệ: .............. Ngăn: ........................... Mượn sách. Thời gian xảy ra khi đọc giả có nhu cầu tớ mượn sách( trong giờ hành chính). Để mượn sách độc giả tiến hành tra cứu ở danh mục có sẵn trong thư viện. Sau đó độc giả sẽ điền các hông tin cần thiết vào phiếu yêu cầu cần mượn sách. Nhân viên phục vụ bạn đọc ( thủ thư) căn cứ vào phiếu này để tìm, đồng thời kiểm tra sách đó còn trong kho hay không để cho độc giả mượn. Khi mượn sách mối độc giả chỉ được mượn tối đa 3 quyển, thời hạn mượn là 7 ngày. Độc giả có thể gia hạn thời gian thời gian mượn sách thêm 1 lần nữa. Có 2 hình thức mượn là mượn tại chỗ và mượn về nhà. Thư viện sách THẺ MƯỢN SÁCH Nơi dán ảnh. ( Kích thước 3x4) | ||||||| || |||| ||| || Mã xác nhận CMND:. Họ Tên:.. Mã thẻ:.. Kỳ hạn: Từ:.. Đến: b. Trả sách. Xảy ra khi độc giả tới trả tài liệu. Độc giả đưa tài liệu và thẻ thư viện cho thủ thư kiểm tra. Thủ thư nhận tìa liệu và thẻ thư viện, sử dụng đầu đọc mã vạch để đọc thông tin tài liệu và thông tin độc giả. Kiểm tra so sánh với phiếu mượn. Thông tin đúng với phiếu mượn và không xảy ra vi phạm nào thì thủ thư đánh dấu phiếu mượn là đã được xử lý và trả thẻ thư viện cho độc giả. Trường hợp độc giả vi phạm quy định của thư viện như: làm hư hỏng tài liệu, trả sách quá thời gian mượn thì sẽ bị xử phạt. Cấp thẻ bạn đọc. Hàng năm thư viện tiến hành làm thẻ thư viện cho học sinh-sinh viên mới trong trường. Thư viện dựa vào yêu cầu làm thẻ của các lớp tiến hành làm thẻ cho học sinh - sinh viên. Sau khi làm thủ tục đăng ký,học sinh-sinh viên sẽ được tổ phục vụ bạn đọc cấp thẻ thư viện( thẻ bạn đọc). Thư viện sách THẺĐỘC GIẢ Nơi dán ảnh. ( Kích thước 3x4) | ||||||| || |||| ||| || Mã xác nhận Số thẻ: . . . . Mã số thẻ:.. Mã số sinh viên: ...................... Họ tên: .......................... Ngày sinh: ....................... Nơi sinh: Khóa: .............................. Lớp: Ngày làm thẻ: .................. Ngày hết hạn: ....................... Ngày. . .tháng. . ..năm Đối với những độc giả mất thẻ, muốn làm lại thẻ phải có đơn yêu cầu. Thẻ được cấp lại với mật mã mới. Đối với học sinh- sinh viên ở lại lớp, khi hết hạn sử dụng thẻ, học sinh- sinh viên phải làm lại thẻ nếu muốn mượn sách. Đối với giáo viên, nhân viên trong trường, nhân viên trong thư viện muốn mượn sách cũng phải làm tương tự như sinh viên. Hủy đầu sách (bán) Hàng tháng có định ký kiểm tra. Các sách hư hỏng học không có độc giả mượn sẽ được lập danh sách. Quyết định hủy (bán) sẽ được ban quản lý thư viện đưa ra. Sách có quyết định hủy được lấy ra khỏi kho và giao cho bộ phận bảo quản sách xử lý.Bộ phận xử lý thông tin sách ra khỏi cơ sở dữ liệu. Thư viện sách PHIẾU XUẤT Số:. Ngày:. Nơi mua: STT Mã sách Tên Sách Tác giả Tập Năn xuất bản Thể loại Số lượng Đơn giá Ghi Chú Tổng số Trưởng ca Kế toán Người nhận Đối với mỗi thao tác nhập thêm sách đưa vào, xuất (bán) sách theo kiểm kê và cho mượn đều phải in kèm song song là 1 thẻ kho thông qua quầy thu ngân. Để tiện cho việc lưu giữ các hoạt động, kiểm tra vào cuối ca, tổng kết và thu, trả lại tiền cho khách mượn sách. Thư viện sách THẺ KHO Số:. Ngày: Kho: .. Ca: . Tên (khách hoặc người chịu trách nhiệm): STT Mã sách Số lượng Mượn Đơn giá Tiền mượn Nhập Xuất Số lượng Tiền đặt cọc Quầy thu ngân Người chịu trách nhiệm Hủy thẻ thư viện. Đối với độc giả là học sinh- sinh viên thẻ có giá trị sử dụng trong suốt khóa học.Khi hết thời hạn nó sẽ tự động hủy. Xử lý độc giả vi phạm Các trường hợp bị xử lý: Giả sách quá thời gian quy định. Làm hư hỏng tài liệu. Độc giả làm mất tài liệu của thư viện. Các hình thức xử lý: Khi độc gả trả sách, thủ thư sẽ xem trên phiếu tả sách,nếu quá 7 ngày thì bị phạt 100000VNĐ/1 ngày. Nếu trả sách không còn nguyên vẹn tùy theo giá trị của cuốn sách sẽ có hình thức xử phạt riêng. Trường hợp độc giả làm mất sách, độc giả phải đền đúng sách đó, nếu khồn cso sách độc giả phải đền bằng tiền theo đúng giá sách. Báo cáo- thống kê. Đối với bộ phận nghiên cứu-thống kê, định kỳ hang tháng,hay theo từng quý nhân viên phải thống kê, lập báo cáo về tình trạng mượn sách, sách mới nhập, sách đang mượn, sách còn trong thư viện, sách đã thanh lý, độc giả, danh sách các loại sách cần mua bổ xung ( căn cứ vào phiếu yêu cầu của bạn đọc) gửi lên ban chủ nhiệm thư viên. 2.2 Chức năng của hệ thống. Ở đây gồm 5 chức năng: Quản lý sách, quản lý độc giả qua việc quản lý cấp thẻ, quản lý việc cho độc giả mượn sách, việc nhận sách trả của độc giả và thống kê báo cáo. Chức năng quản lý sách làm nhiệm vụ quản lý sách có tại thư viện, công việc chính là lập mã số sách và quản lý sách :Khi có yêu cầu mua sách, bộ phận bổ sung tài liệu sẽ mua sách về, tiến hành xử lý sách,viết fic cho sách. Sau đó lưu quá trình xử lý vào kho dữ liệu hệ thống về sách là: “Hồ sơ quản lý sách”, đưa fic vào hộp fic để độc giả tra cứu sách và chuyển sách về kho sách Chức năng quản lý độc giả ở đây là chức năng quản lý việc cấp thẻ cho độc giả. Công việc chính là lập mã số độc giả và quản lý thông tin về độc giả: Khi độc giả đến làm thẻ đọc sách, phải khai báo đầy đủ thông tin theo yêu cầu về độc giả cho bộ phận cấp thẻ độc giả. Bộ phận này sẽ kiểm tra trong hồ sơ cấp thẻ và hồ sơ xử lý vi phạm xem độc giả có vi phạm kỷ luật mà không thi hành hay không, nếu độc giả không vi phạm hay vi phạm kỷ luật mà đã hết hạn kỷ luật, đồng thời thông tin độc giả khai báo là hợp lệ thì sẽ tiến hành lập mã số cho độc giả, và lưu quá trình xử lý vào kho dữ liệu “Hồ sơ cấp thẻ” của hệ thống. Sau đó bộ phận này sẽ cấp cho độc giả một thẻ đọc sách. Quản
Tài liệu liên quan