Báo cáo Dự án phân tích công việc trưởng phòng nhân sự trung tâm dịch vụ di động khu vực III

BÁO CÁO DỰ ÁN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ TRUNG TÂM DỊCH VỤ DI ĐỘNG KHU VỰC III I. Giai đoạn 1: Xác định mục tiêu công việc: 1.Mục đích của phân tích công việc  Phân tích công việc nhằm cung cấp thông tin về : yêu cầu của công việc là gì, những đặc điểm nhân viên cần có để thực hiên công việc đó... để phục vụ cho việc chiêu mộ và tuyển chọn nhân viên.  Phân tích công việc nhằm thu thập tư liệu cần thiết để phát triển chưong trình đào tạo và hệ thống đánh giá thành tích.  Xá định được các công việc tương tự nhau và làm cơ sở để bố trí, luân chuyển đào tạo nhân viên, với mức chi phí thấp nhất.  Đánh giá công việc một cách chính xác và thông qua đó xác lập cấu trúc lương công bằng.  Dự đoán tính chất của công việc tương lai và từ đó có thể chuẩn bị cho đội ngũ nhân viên hiện thời những kiến thức và kĩ năng cần thiết cho tương lai nhằm bố trí lại nhân viên cho các công việc mới khi các công việc cũ không còn thích hợp nữa. Kết quả của phân tích công việc cho công ty bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc. Từ bảng mô tả công việc sẽ rút ra được những công việc cụ thể, các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiêm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được đối với công việc của một trưởng phòng hành chính nhân sự. Từ bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ rút ra được những yêu cầu về năng lực cá nhân như: trình độ chuyên môn, trình độ quản lý, các kỹ năng khác, các kinh nghiệm trong công việc... đối với một trưởng phòng hành chính nhân sự. 2. Xác định công việc cần phân tích: Công việc chúng tôi phân tích ở đây là: trưởng phòng hành chính nhân sự Bởi vì: Trong một tổ chức thì nguồn lực con người là quan trọng nhất quyết định đến sự tồn tại hay diêt vong của tổ chức. Để có được đội ngũ nhân viên chất lượng bắt buộc phải có được một sự lựa chọn đúng đắn trong khâu tuyển chọn và quản lý con người. Vì vậy chúng tôi thấy công việc của một trưởng phòng hành chính nhân sự là một công việc cực kì quan trọng trong một tổ chức.Do đó chúng tôi đã lựa chọn công việc này để phân tích. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 3. Người tiến hành phân tích: Đó là nhóm SEVEN-GIRL , nhóm gồm 7 thành viên sau: 1.ĐẶNG THỊ THỊNH 2.BÙI THỊ MAI 3.TRẦN THỊ LAN 4.PHẠM THỊ THỦY 5.HUỲNH THỊ ĐÀO 6.VÕ THỊ KIM HỒNG 7.LÊ THỊ THANH HUỆ II. Giai đoạn 2: Chuẩn bị phân tích công việc 1. Loại thông tin cần thu thập: Liệt kê các thông tin cần thu thập: a, Thông tin chung về nghề nghiệp - Chức danh - Trình độ học vấn - Thù lao b, Mô tả công việc - Danh sách các hoạt động - Tầm quan trọng của các hoạt động - Những tiêu chuẩn đánh giá công việc - Các lĩnh vực ra quyết định - Mức độ vai trò của việc ra quyết định - Giám sát và chịu sự giám sát - Ngôn ngữ sử dụng - Giao tiếp bên trong và bên ngoài c, Điều kiện làm việc - Môi trường làm việc - Mối quan hệ trong công việc - Trang thiết bị sử dụng trong công việc - Các yêu cầu về điều kiện vật chất - Điều kiện khác d, Yêu cầu của công việc: - Trình độ phải có - Kỹ năng/Kinh nghiệm cần thiết - Yêu cầu năm kinh nghiệm - Các yêu cầu khác như hoạt động thể thao, các kỹ năng mềm, v.v... e, Các thông tin khác - Đi lại - Thời gian làm việc - Các chính sách, chế độ làm việc nghỉ ngơi 2. Nguồn thông tin thu thập: a, Nguồn phi con người gồm có: - Các bản mô tả và tiêu chuẩn công việc hiên tại Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. - Các tài liệu trong công ty - Báo chí - Tài liệu trên mạng Internet b, Nguồn con người - Sự hiểu biết về công việc của các thành viên trong nhóm - Nhân viên thực hiện công việc 3. Lựa chon phương pháp thu thập thông tin 3.1 Đành giá các phương pháp:  Quan sát: Ưu điểm: Chi phí không cao, trực tiếp thấy được công việc, độ chính xác cao Nhược điểm: Khó khăn trong việc thực hiện, thời gian nhiều, ảnh hưởng tới người khác  Phỏng vấn: Ưu điểm: Tiếp cận được đối tượng, tốn ít thời gian, độ chính xác cao Nhược điểm: Thông tin dễ bị bóp méo, sai sự thật, chi phí khá cao  Bản câu hỏi: Ưu điểm: Chi phí thấp, thực hiện dễ dàng, có thể thu thập được một lượng thông tin lớn trong một khoảng thời gian ngắn Nhược điểm: Việc xử lý thông tin khó khăn và phức tạp, thiết lập bản câu hỏi phải kĩ càng  Nhật kí làm việc: Ưu điểm: Thông tin thu thập có độ chính xác cao, tón ít thời gian Nhựoc điểm: Không có tính khả thi, hầu hết nhân viên không có thói quen này 3.2. Lựa chọn phương pháp tối ưu: Phương pháp thu thập Tiêu chuẩn thông tin Quan sát Phỏng vấn Bảng câu hỏi Nhật kí ngày làm việc Kịp thời 2 8 7 3 Chính xác 8 7 7 8 Hiệu quả về chi phí 7 6 6 7 Nhiều thông tin 3 8 7 8 Khả năng thu thập 3 8 7 6 ( Thang điểm 10 ) Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Tiêu chuẩn thông tin Trọng số Kịp thời 4 Chính xác 5 Hiệu quả về chi phí 2 Nhiều thông tin 3 Khả năng thu thập 1 Phương pháp thu thập Tiêu chuẩn thông tin Quan sát Phỏng vấn Bảng câu hỏi Nhật kí ngày làm việc Kịp thời 8 32 28 15 Chính xác 40 35 35 40 Hiệu quả về chi phí 14 12 12 14 Nhiều thông tin 9 24 21 24 Khả năng thu thập 3 8 7 6 Tổng điểm 74 101 105 99 Kết luận: Sau khi phân tích ưu và nhược điển của 4 phương pháp trên nhóm quyết định chọn phương pháp chọn bản câu hỏi vì nó phù hợp với điều kiện hiện tại và các tiêu chuẩn mà nhóm đã đề ra Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 33. Các thông tin cần thu thập được thể hiện trong bản câu hỏi như sau: Thông tin Câu hỏi thể hiện Thông tin chung Câu hỏi mở đầu Chức danh Trình độ Thù lao Câu 1 Mô tả công việc Danh sách các hoạt động Câu 2 Tầm quan trọng của các hoạt động Câu 3, 4 Những tiêu chuẩn đánh giá công việc Câu 5 Các lĩnh vực ra quyết định Câu 6, 7, 8 Mức độ vai trò của việc ra quyết định Câu 9, 10 Giám sát và chịu sự giám sát Câu 11,12 ,13, 14 Ngôn ngữ sử dụng Câu 15 Giao tiếp bên trong và bên ngoài Câu 16 Điều kiện làm việc Môi trường làm việc Câu 17 Trang thiết bị sử dụng trong công việc Câu18, 19, 20 Các yêu cầu về điều kiện vật chất Câu21, 22 Điều kiện khác Câu 23 Yêu cầu của công việc: Trình độ phải có Câu 24 Kỷ năng/ Kinh nghiệm cần thiết Câu25, 26, 27 Yêu cầu năm kinh nghiệm Câu 28 Các yêu cầu khác như hoạt động thể thao, các kỹ năng mềm, v.v... Câu29, 30, 31 Các thông tin khác Đi lại Câu 32 Thời gian làm việc Câu 33, 34 Các chính sách, chế độ làm việc nghỉ ngơi Câu 35,36, 37, 38, 39, 40 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. BẢN CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ - TRUNG TÂM THÔNG TIN DI ĐỘNG KHU VỰC III Chào anh (chị), chúng tôi là Sinh viên Trường Đại học Kiến Trúc - Đà Nẵng. Chúng tôi đang thực hiện một dự án nghiên cứu phục vụ cho việc học tập. Mục đích của dự án là “Phân tích công việc của một trưởng phòng nhân sự”. Xin anh (chị) vui lòng dành chút ít thời gian quí báu để trả lời giúp chúng tôi một số câu hỏi dưới đây ♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥♥ Xin vui lòng cho biết một số thông tin cá nhân của anh (chị): Họ và Tên: ………………………………………….......Giới tính: ................. Nghề nghiệp:..................................................................... Chức vụ:............................................................................ Tuổi:.................................................................................. Nơi làm việc:..................................................................... Trình độ học vấn:............................................................... Câu 1: Vui lòng cho biết mức lương hiện tại của anh (chị) Dưới 1 triệu 1-3 triệu 3-5 triệu 5-8 triệu 8 - 10 triệu trên 10 triệu Câu 2: Các công việc chính mà anh chị chịu trách nhiệm .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .............................................. Câu 3: Tầm quan trọng của các hoạt động? Rất quan trọng Quan trọng Bình thường Không quan trọng Câu 4: Công việc của anh(chị) có ảnh hưởng như thế nào đối với các bộ khác trong công ty ? Rất quan trọng Quan trọng Bình thường Không quan trọng Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Anh (chị)hãy cho biết những hoạt động nào là quan trọng nhất? .................................................................................................................................. ......................................................................................... Câu 3: Cách thức anh (chị) đánh giá hiệu quả của công việc? Khả năng hoàn thành công việc đúng thời hạn. Khả năng đáp ứng yêu cầu về khối lượng công việc. Khả năng vượt qua kiểm tra chất lượng cuối cùng. Các khả năng khác. Đó là: ………………………………………….. Câu 6: Các lĩnh vực mà anh(chị) thường xuyên phải ra quyết định: .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ............................................................... Câu 7: Vai trò của anh (chị) trong việc đưa ra quyết định là gì? Cung cấp thông tin Đưa khuyến nghị Ra quyết định Thẩm quyền phê chuẩn cao nhất Câu 8: Cách thức anh (chị) đánh giá kết quả của quá trình ra quyết định? Khả năng hoàn thành công việc đúng thời hạn. Khả năng đáp ứng yêu cầu về khối lượng công việc. Khả năng vượt qua kiểm tra chất lượng cuối cùng. Các khả năng khác. Đó là: ………………………………………….. Câu 9: Vai trò của anh (chị) trong việc thi hành các quyết định là gì? Giao việc thi hành cho người khác. Làm việc với những người khác để thi hành. Tự mình thi hành. Không có. Câu 10 : Mức độ vai trò của việc ra quyết định Rất quan trọng Quan trọng Bình thường Không quan trọng Câu 11: Anh (chị) có chịu trách nhiêm quản lý giám sát, nhân viên nhân sự Có Không Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Câu 12: Người kiểm soát công việc của anh(chị) là: Giám đốc bộ phận Các giám đốc khác trong công ty. Cá nhân, tổ chức khác ngoài công ty. Đó là: …………………………….. Không bị ai giám sát Câu 13: Việc giám sát kiểm soát này được thực hiện thường xuyên như thế nào? Các trách nhiệm công việc chính và phụ được giám sát liên tục. Chỉ có các trách nhiệm công việc chính và được giám sát thường xuyên. Các trách nhiệm công việc chính và phụ được giám sát thỉnh thoảng. Chỉ có các trách nhiệm công việc chính và không được giám sát thường xuyên. Câu 14: Mức độ ảnh hưởng của việc giám sát đối với việc hoàn thành công việc của anh (chị) Phần nhỏ Cần thiết nhưng không thiết yếu Thiết yếu Câu 15: Công việc của anh(chị) thường xuyên sử dụng loại ngôn ngữ nào ? Tiếng Việt Ngôn ngữ khác ………….. Câu 16: Trong công ty, trưởng phòng nhân sự thường xuyên giao tiếp với: Nhân viên tập sự. Giám sát viên. Nhân viên hành chính/nhân viên hỗ trợ. Nhà quản trị cấp trung gian. Nhân viên marketing. Nhà chuyên môn. Nhà quản trị cấp cao, người điều hành. Không giao tiếp. Câu 17: Công việc của anh(chị) thường làm việc trong môi trường nào? Làm việc nhóm Làm việc cá nhân Câu 18: Những thiết bị văn phòng và phương tiện cá nhân mà công việc anh (chị) cần sử dụng là: Máy tính cá nhân Xe máy cá nhân Máy tính lớn nhiều người sử dụng Xe cơ quan Thiết bị văn phòng (photocopy, điện thoại,fax…) Khác………….. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Câu19: Mức độ sử dụng thường xuyên các thiết bị và phương tiện kể trên? Hàng giờ Hàng ngày Hàng tuần Hàng tháng Hàng Năm Câu 20: Công ty có đáp ứng đầy đủ những trang thiết bị mà anh(chị) cần sử dụng cho công việc hay không? Có Không Câu 21: Công việc của anh (chị) có cần phòng làm việc riêng không? Có Không Câu 22: Điều kiện làm việc của anh (chị) có phải tiếp xúc với những môi trường làm việc khắc nghiệt không?(thiếu ánh sáng,chịu những rung động cao,nhiệt độ quá cao hay quá thấp…)Nếu có thì hậu quả dễ xảy ra nhất là gì? ..................................................................................................................................... Câu23: Các điều kiện khác để anh (chị) hoàn thành tốt công việc: .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ....................................................... Câu 24: Trình độ học vấn mà công việc đòi hỏi là: Trung cấp Đại học Cao đẳng Khác :............ Câu 25 : Công việc của anh (chị) có những yêu cầu về kiến thức/kỹ năng trong các lĩnh vực nào dưới đây: Quản trị kinh doanh Tài chính Quản trị nguồn nhân lực Quản trị kinh doanh marketing Giao tiếp Khoa học máy tính Ngoại ngữ Khác.................. Câu 26 : Kiến thức hay kĩ năng này thiết yếu như thế nào đối với công việc hành chính nhân sự Là một phần nhỏ của công việc Cần thiết. Rất cần thiết. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Câu 27: Anh (chị) có được kĩ năng này bằng cách nào? Qua kinh nghiệm thu được trong quá trình làm việc. Qua quá trình đào tạo tại trường. Chương trình đào tạo thêm Câu 28: Số năm kinh nghiệm cấn có khi anh chị vào làm việc ở vị trí này? ................................................... Câu 29: Anh(chị) có thể chơi một hoặc một số môn thể thao nào không ? Có . Đó là các môn ………………….. Không Câu 30: Anh(chị) có năng khiếu về văn nghệ không ? Có. Đó là……………………….. Không Câu 31: Những hoạt động thể thao , văn nghệ có ảnh hưởng như thế nào đến công việc của anh(chị) ? Gây hứng thú làm việc Bình thường Làm giảm hừng thú làm việc Câu 32: Anh(chị) đi làm bằng phương tiện gì? Phương tiện cá nhân Phương tiện của công ty Câu 33: Thời gian làm việc trong một tuần của anh (chị) Toàn thời gian và số giờ cố định Toàn thời gian, số giờ không cố định Bán thời gian và số giờ cố định Bán thời gian & số giờ không cố đị Câu 34: Anh (chị) vào thời gian nào trong tuần : Từ thứ 2 đến thứ 6 Làm cả tuần Tuỳ vào khối lương công việc cần phải hoàn thành Câu 35: Anh (chị)có được nghĩ vào nhũng ngày lễ : Có (Chuyển sang câu 37) Không (Chuyển sang câu 36) Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Câu 36: Công ty có những chế độ ,chính sách gì khi anh (chị) làm việc vào những ngày đó Tăng lương Tuyên dương khen thưởng Hay có chế độ chính sách khác.......................................... Câu 37: Yếu tố chế độ làm việc có ảnh hưởng đến công việc: Có (Chuyển sang câu 38) Không (Chuyển sang câu 39) Câu 38: Nó ảnh hưởng dến công viêc như thế nào? Mức độ hoàn thành công việc Hiệu quả công việc Khác……………………… Câu 39: Chính sách ưu đãi (khuyến khích, tiền thưởng) mà anh (chị) được hưởng: Dựa trên kết quả hoàn thành công việc chung. Dựa trên chất lượng công việc. Dựa trên khối lượng công việc. Dựa trên kết quả hoàn thành công việc của cả tổ/nhóm. Câu 40: Anh (chị) thường muốn làm gì khi thấy mệt mỏi hay khi công việc quá áp lực Giải trí bằng cách :nghe nhạc, xem phim… Đi du lịch , viếng thăm danh lam thắng cảnh Hay hình thức giải trí khác Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Giai đoạn 3: Thu thập dữ liệu và phân tích: 1.Thu thập dữ liệu công việc: Bảng câu hỏi hỏi trực tiếp người thực hiện công việc đề phòng nguồn sai lệch bản câu hỏi đã được kiểm soát kĩ các câu hỏi về mặt thời gian đối với công việc trưởng phòng nhân sự là công việc thường xuyên có sự thay đổi. Bản câu hỏi được gửi trực tiếp đến người thực hiện công việc nên tính chính xác cao. Dựa vào bản câu hỏi đã thu thập được ở trên, Nhóm 8 mô tả công việc trưởng phòng nhân sự Trung tâm thông tin di động khu vực III như sau: Bản mô tả công việc trưởng phòng hành chính nhân sự Tên công việc: Trưởng phòng nhân sự Mô tả chung về công việc: Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức: tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực; xây dựng và kiện toàn cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý, quy trình tác nghiệp và nội quy làm việc; quản trị hành chính – văn phòng, cung các dịch vụ hỗ trợ và hậu cần cho các Phòng ban; làm việc với các cơ quan truyền thông về hoạt động của Công ty, các cơ quan Nhà nước về các vấn đề lao động, hành chính v..v Các chức năng, nhiệm vụ:  Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng.  Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty.  Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.  Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty.  Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.  Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc.  Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.  Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện. Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty. Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó.  Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân sự. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only.  Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty.  Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty  Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động. Các mối quan hệ:  Có mối quan hệ giữ các phòng ban, nhân viên hành chính  Có mối quan hệ giữa các phòng ban, nhân viên nhân sự….  Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và Người lao động trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh. Điều kiện, môi trường làm việc:  Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động.  Chịu áp lực cao trong công việc  Khả năng thiết phục, giao tiếp  Tăng lưong theo thời gian và năng lực làm việc  Ngoài những kỹ năng cần có , kiến thức chuyên môn…thì những trang thiết bị như dụng cụ phương tiện đi lại, máy tính cá nhân, sử dụng các phần mền quản trị nhân sự, thiết bị văn phòng như máy photo, máy fax, điên thoại… Bản tiêu chuẩn công việc: 1.Trình độ học vấn/chuyên môn:  Tốt nghiệp đại học về nguồn nhân lực , quản trị nguồn nhân lực , quản trị k