Báo cáo thực tập Quản lý hồ sơ đăng ký dự thi đại học

I. ĐẶT VẤN ĐỀ Ngày nay tin học đã phát triển đạt đến mức độ cao, được ứng dụng vào mọi ngành , mọi lĩnh vực của nền kinh tế đất nước góp phần quan trọng làm cho các ngành này phát triển nhanh hơn, hiệu quả hơn. Tin học quản lý nhằm nâng cao năng suất và tốc độ xử lý một lượng thông tin lớn, phức tạp để đưa ra thông tin kịp thời và nhanh chóng đáp ứng những yêu cầu đặt ra. Hoà cùng sự phát triển của nền kinh tế đất nước là các nhân tài của đất nước.Hàng năm các trường đại học điều tổ chưc các kỳ thì tuyển sinh đại học để đào tạo các nhân tài đó theo nghị quyết của nhà nước. Theo tìm hiểu thực tế thì đại đa số các hệ thống quản lý hồ sơ dăng ký tuyển sinh đại học (QLHSĐKTSĐH) ở các trường đại học chỉ đơn thuần là quản lý thủ công , và một số hệ thống QLHSĐKTSĐH bằng máy tính như lưu trữ các thông tin chung về các thí sinh dự thi trên máy tính chủ yếu trên Word. Các mẫu báo cáo thống kê phải viết tay hoặc có đánh máy thì lại phải đánh lại danh sách thí sinh theo nội dung báo cáo, công việc này mất thời gian mà chưa hiệu qủa cao chưa đồng bộ. Nếu tin học hoá được các hệ thống thủ công này thì trong tương lai hệ thống QLHSĐKTSĐH được đồng bộ hoá của tất cả các trường đại học, đồng thời việc cập nhật những thay đổi hay tìm kiếm thông tin với những công việc trước đây ta làm mất rất nhiều thời gian thì bây giờ chỉ cần làm trong thời gian ngắn . II. KHẢO SÁT Sau khi nhận được bài tâp lớn , chúng em đã đi tìm hiểu và khảo sát thực tế tại Phòng Đào tạo trường đại học Hàng hải. Địa chỉ: Nhà A1 Khu Hiệu bộ trường đại học Hàng hải 1. Hiện trạng QLHSĐKTSĐH của trường Đại Học Hàng hải Tại trường đại học Hàng hải, việc quản lý hồ sơ của các thí sinh thuộc đơn vị mình quản lý vẫn sử dụng phương pháp thủ công là chủ yếu, khối lượng hồ sơ quản lý là rất lớn. Việc cập nhật hồ sơ, tìm kiếm thông tin của một thí sinh nào đó là rất khó khăn, mất nhiều thời gian và không cho được thông tin chính xác nhất về thí sinh đó. Số giấy tờ bổ sung hàng năm trong hồ sơ QLHSĐKTSĐH cũng rất lớn Việc làm các báo thống kê theo yêu cầu mang tính điều tra chuyên đề thì càng gặp khó khăn hơn rất nhiều và thường không thỏa mãn được yêu cầu đặt ra Qua tìm hiểu thực tế chúng em thấy nghiệp vụ QLHSĐKTSĐH bằng sổ sách có những ưu khuyết điểm sau: Ưu điểm : Công việc quản lý trên sổ sách là công việc rất quen thuộc trong đơn vị hành chính sự nghiệp ở nước ta trong nhiều năm qua việc quản lý như vậy không đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao và một số công việc quản lý thủ công trước đây không thể thay thế hoàn toàn bằng máy tính. Nhược điểm : Trong thời đại ngày nay với tốc độ phát triển rất nhanh và mạnh mẽ của công nghệ thông tin thì việc quản lý bằng sổ sách trở nên lạc hậu và có những nhược điểm chính sau: Việc quản lý bằng sổ sách trở nên cồng kềnh, dễ bị mối mọt thất lạc Việc sửa chữa hay cập nhật mất nhiều thời gian. Phương pháp quản lý thủ công làm giảm hiệu qủa của việc quản lý điều hành . Tính bảo mật an toàn không cao nên thông tin dễ bị mất. Không mang tính thời đại 2. Mục tiêu của hệ thống mới - Cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác. - Tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn theo yêu cầu quản lý. - Sửa chữa hay bổ sung thông tin cũng hết sức mềm dẻo, thuận tiện đáp ứng đầy đủ yêu cầu đặt ra. Tuy nhiên thực tế hiện nay hầu hết các trường đại học là những nơi trực tiếp quản lý hồ sơ dăng ký của các thí sinh chưa trang bị máy vi tính. III.XÁC LẬP DỰ ÁN 1.Dự trù trang thiết bị - Phần mềm sẽ được viết bằng Visual Basic 6.0, dùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server 2000. - Cần một hệ thống máy tính như sau: + Hệ điều hành: Window 98 trở lên. + Cấu hình máy không cần cao lắm (Ram 256Mb, ổ cứng 40GB). 2. Lập kế hoạch: STT  Tên công việc  Ngày bắt đầu  Ngày kết thúc   1  Phân tích  21/2/2008  6/3/2008   2  Thiết kế  7/3/2008  13/3/2008   3  Cài đặt     4  Kiểm thử     5  Chuyển giao     6  Bảo trì     IV. SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG:
 V: SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU: 1. Sơ đồ ngữ cảnh: 2. Mức đỉnh:
 3. Mức dưới đỉnh -Sơ đồ mức dưới đỉnh Quản lý Danh mục:
 -Sơ đồ mức dưới đỉnh Quản lý Hồ Sơ:
 Sơ đồ mức dưới đỉnh Báo cáo thống kê:
 VI/PHÂN TÍCH DỮ LIỆU ĐẦU VÀO/ĐẦU RA(CỦA CÁC CHỨC NĂNG): 1, Chức năng quản lý danh mục : -Mục tiêu: Chức năng này tương ứng với nghiệp vụ thêm, sửa, xóa các thông tin :dân tộc, tôn giáo, khu vực ưu tiên, đối tượng ưu tiên, ngành, đơn vị đăng ký dự thi của thí sinh thông qua hồ sơ thí sinh. -Đầu vào: Người sử dụng chức năng này căn cứ vào hồ sơ thí sinh ghi trên phiếu dự thi (Biểu mẫu 1) -Đầu ra: Lưu các thông tin trên giao diện mà người sử dụng đã nhập vào một nguồn dữ liệu biểu diễn danh mục 2, Chức năng cập nhật hồ sơ: - Mục tiêu: Chức năng này tương ứng với nghiệp vụ theo dõi hồ sơ nộp vào trường gồm các nghiệp vụ: +Chấp nhận hồ sơ +Loại hồ sơ +Yêu cầu sửa chữa hồ sơ Để tránh các lỗi sai của người nhập liệu ,nó sẽ làm việc với hồ sơ cả 3 thao tác :nhập, sửa, xóa. -Đầu vào: Người sử dụng chức năng này căn cứ vào các thông tin mà thí sinh ghi trên phiếu dự thi (phiếu số 1) cập nhật thông tin trên giao diện của chức năng Phiếu số 1: Mục 1: Thí sinh không ghi mục này Mục 2: Ghi tên trường sẽ dự thi và có nguyện vọng học vào dòng kẻ chấm. Ghi ký hiệu trường vào 3 ô đầu. Hai ô tiếp theo ghi khối thi quy ước: ô thứ nhất A,B,C hoặc D, ô thứ 2 dùng cho thí sinh dự thi khối D: thi tiếng Anh ghi số 1, thi tiếng Nga ghi số 2, thi tiếng Pháp ghi số 3, thi tiếng Trung ghi số 4, thi tiếng Đức ghi số 5, thi tiếng Nhật ghi số 6. Ba ô cuối cùng ghi mã ngành dự định học. Mục 3,4,5,6: Ghi theo hướng dẫn trên phiếu ĐKDT. Mục 7: Theo ký hiệu các đối tượng ưu tiên trong tuyển sinh quy định tại”Quy chế tuyển sinh đại học cao đẳng hệ chính quy”. Thí sinh tự xác định thuộc đối tượng nào thì ghi vào ô quy định, nếu khai man sẽ bị xử ký. Thí sinh thuộc diện ưu tiên phải giấy chứng nhận hợp pháp kèm theo ĐKDT. Cần lưu ý: tất cả học sinh là người có cha hoặc mẹ là người dân tộc thiểu số đều ghi là 01. Mục 8: Cần ghi đúng mã tỉnh và huyện nơi thí sinh có hộ khẩu thường trú (Mã tỉnh, huyện xem trong cuốn “Những điều cần biết về tuyển sinh ĐH,CĐ năm 2008” ). Mục 9: Ghi tên trường và địa chỉ của trường vào dòng kẻ chấm. Ghi mã tỉnh nơi trường đóng vào 2 ô đầu (mã tỉnh xem trong cuốn “Những điều cần biết về tuyển sinh ĐH,CĐ năm 2008”)ghi mã trường vào 3 ô tiếp theo (mã trường ghi theo quy định của Sở GD-ĐT, nếu mã trường có 1chữ số thì 2 ô đầu tiên của 3 ô mã trường ghi số 0, mã trường có 2 chữ số thì ô đầu tiên của 3 ô mã trường ghi số 0 ). Mục 10: Trong 3 năm học THPT hoặc tương đương, học ở đâu lâu hơn hưởng ưu tiên khu vực ở đó. Nếu mỗi năm học 1 trường hoặc nửa thời gian học ở trường này, nửa thời gian học ở trường kia thì tốt nghiệp ở đâu thì ưu tiên khu vực ở đó. Mục 11:Thí sinh cần ghi theo hướng dẫn của nơi thu nhận hồ sơ. Học sinh đang học lớp 12 THPT tại trường nào thì nộp hồ sơ ĐKDT tại trường đó .Các đối tượng khác nộp hồ sơ ĐKDT tại các điểm do sở GD&ĐT quy định. Mục 12 : Ghi như hướng dẫn trên phiếu ĐKDT Mục 13 : Thí sinh phải ghi rõ họ tên người nhận , địa chỉ chi tiết của người nhận : xóm (số nhà), thôn (đường phố,ngõ ngách), xã (phường), huyện (quận), tỉnh (thành phố), hoặc số điện thoại (nếu có) -Đầu ra: Lưu các thông tin trên giao diện mà người sử đã nhập vào 1 nguồn dữ liệu biểu diễn hồ sơ dự thi 3. Chức năng xếp phòng: -Mục tiêu: Chức năng này tương ứng với nghiệp vụ từ hồ sơ của thí sinh người sử dụng cập nhật tên thí sinh và sắp xếp theo thứ tự để đưa vào phòng thi -Đầu vào: Từ hồ sơ thí sinh người sử dụng cập nhật tên và ngày sinh của thí sắp xếp đưa vào danh sách phòng thi -Đầu ra: Danh sách các phòng thi được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu biểu diễn phòng thi 4, Chức năng đánh số báo danh: -Mục tiêu: Chức năng này tương ứng với các thao tác: thêm, sửa , xóa số báo danh của thí sinh thông qua việc thu nhận hồ sơ. -Đầu vào: Từ hồ sơ thí sinh người sử dụng cập nhật tên và ngày sinh của thí sắp xếp và đánh số báo danh đưa vào danh sách số báo danh của thí sinh. -Đầu ra: Danh sách số báo danh của các thí sinh dự thi và đưa vào cơ sở dữ liệu đánh số báo danh. 5, Chức năng lập giấy báo dự thi: -Mục tiêu: Chức năng này tương ứng với các thao tác :thêm,sửa ,xóa việc lập một giấy báo dự thi qua việc thu nhận hồ sơ. -Đầu vào : Các thông tin từ HS thí sinh và các kho dữ liệu xếp phòng, đánh số báo danh -Đầu ra: In ra biểu mẫu giấy báo dự thi, lưu trong cơ sở dữ liệu và gửi về cho thí sinh Biểu mẫu số 2: 6,Chức năng thống kê báo cáo tổng số thí sinh: -Mục tiêu: Quản lý tổng số thí sinh dự thi của trường theo từng ngành, theo đối tượng ưu tiên, khu vực ưu tiên, địa điểm dự thi, tổng số phòng thi -Đầu vào: Hồ sơ thí sinh mà người sử dụng lưu trong cơ sở dữ liệu. -Đầu ra: Chức năng này đưa ra tổng số thí sinh dự thi, in các báo cáo VI/:PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT DỮ LIỆU: 1, Các kiểu thực thể: 1.1, Quê Quán (Mã quê quán,Tên quê quán,Ghi chú) 1.2, Dân tộc (Mã dân tộc,Tên dân tộc,Ghi chú) 1.3, Khu vực ưu tiên (Mã khu vực ưu tiên ,Tên khu vực ưu tiên,Ghi chú) 1.4, Đối tượng ưu tiên (Mã đối tượng ưu tiên,Tên đối tượng ưu tiên,Ghi chú) 1.5, Ngành dự thi (Mã ngành dự thi,Tên ngành dự thi,Ghi chú) 1.6,Hộ khẩu thường trú (Mã hộ khẩu thường ,Tên hộ khẩu thường trú,ngày cấp,Ghi chú ) 1.7, Đơn vị đăng kí dự thi (Mã đơn vị,Tên đơn vị,Ghi chú) 1.8, Phòng thi (Mã phòng thi,Mã địa điểm,Số lượng thí sinh,Ghi chú) 1.9, Địa điểm thi (Mã địa điểm,Tên địa điểm,Ghi chú) 1.10, Hồ sơ thí sinh (Mã thí sinh,Ngày sinh,Giới tính,Mã quê quán,Mã dân tộc,mã tôn giáo,Mã ưu tiên ,Mã ngành dự thi,Mã phòng,Số CMND) 2,Mối quan hệ giữa các thực thể: Kí hiệu:Quan hệ 1-1: Quan hệ một-nhiều: Quan hệ nhiều nhiều : -Xét 2 tập thực thể:Tôn giáo và Hồ sơ thí sinh:Mỗi tôn giáo có nhiều hồ sơ thí sinh,mỗi thí sinh chỉ có một quê

 -Xét 2 thực thể: Dân tộc và Hồ sơ thí sinh:Mỗi dân tộc có nhiều thí sinh,mỗi thí sinh chỉ có một dân tộc nhất định -Xét 2 thực thể:Khu vực ưu tiên và Hồ sơ thí sinh:Mỗi khu vực ưu tiên có nhiều thí sinh và mỗi thí sinh có 1 khu vực ưu tiên -Xét 2 thực thể:Đối tượng ưu tiên và Hồ sơ thí sinh:Mỗi đối tượng ưu tiên có nhiều thí sinh và mỗi thí sinh có 1 đối tượng ưu tiên -Xét 2 thực thể:Ngành dự thi và Hồ sơ thí sinh:Mỗi ngành dự thi có nhiều thí sinh và mỗi thí sinh được thi 1 ngành duy nhất -Xét 2 thực thể:Hộ khẩu thường trú và Hồ sơ thí sinh:Mỗi hộ khẩu thường trú chỉ có 1 hồ sơ thí sinh,mỗi thí sinh chỉ có 1 hộ khẩu thường trú
 -Xét 2 thực thể:Đơn vị đăng kí dự thi và Hồ sơ thí sinh:Mỗi đơn vị đăng kí dự thi có nhiều hồ sơ thí sinh,mỗi hồ sơ thí sinh có 1 đơn vị đăng kí dự thi
 -Xét 2 thực thể:Địa điểm và phòng thi:Mỗi địa điểm có nhiều phòng thi và mỗi phòng thi có một địa điểm duy nhất
 -Xét 2 thực thể:Phòng thi và Hồ sơ thí sinh:Mỗi phòng có nhiều thí sinh và mỗi thí sinh chỉ ở một phòng duy nhất
 3,Sơ đồ quan hệ E-R ở mức đơn giản:
 Sơ đồ quan hệ E-R:
 4,Các bảng CSDL: 4.1, Bảng Tôn Giáo (TonGiao): File name  Data type  File size  Diễn giải   MaTonGiao  Int  4  Mã tôn giáo   TenTonGiao  Nvarchar  255  Tên tôn giáo   Ghichu  Nvarchar  255  Ghi chú   4.2, Bảng Dân tộc (Dantoc) File name  Data type  File size  Diễn giải   MaDanToc  Int  4  Mã dân tộc   TenDanToc  Nvarchar  255  Tên dân tộc   Ghichu  Nvarchar  255  Ghi chú   4.3, Bảng Khu Vực Ưu Tiên (KVUT) File name  Data type  File size  Diễn giải   MaKVUT  Int  4  Mã khu vực ưu tiên   TenKVUT  Nvarchar  255  Tên khu vực ưu tiên   GhiChu  Nvarchar  255  Ghi chú   4.4, Bảng Đối Tượng Ưu Tiên (ĐTUT) File name  Data type  File size  Diễn giải   MaDTUT  Int  4  Mã đối tượng ưu tiên   TenDTUT  Nvarchar  255  Tên đối tượng ưu tiên   GhiChu  Nvarchar  255  Ghi chú   4.5, Bảng Ngành Dự Thi(NganhDuThi): File name  Data type  File size  Diễn giải   MaNganhDT  Int  4  Mã ngành dự thi   TenNganhDT  Nvarchar  255  Tên ngành dự thi   Ghichu  Nvarchar  255  Ghi chú   4.6, Hộ Khẩu Thường Trú(HKTT): File name  Data type  File size  Diễn giải   MaHKTT  Int  4  Mã hộ khẩu thường tr   TenHKTT  Nvarchar  255  Tên hộ khẩu thườngtr   Ngaycap  Datetime  8  Ngày cấp   Ghichu  Nvarchar  255  Ghi chú   4.7, Đơn Vị Đăng Kí Dự Thi(DonViDKDT) File name  Data type  File size  Diễn giải   MaDVDKDT  Int  4  Mã đơn vị ĐK dự thi   TenDVDKDT  Nvarchar  255  Tên đơn vị ĐKdự thi   Ghichu  Nvarchar  255  Ghi chú   4.8, Phòng Thi(Phong Thi): File name  Data type  File size  Diễn giải   MaPhongThi  Int  4  Mã Phòng Thi   MaDiaDiem  Nvachar  50  Mã Địa Điểm   SoLuongTS  Float  8  Số lượng thí sinh   Ghichu  Nvarchar  255  Ghi chú   4.9, Địa Điểm(DiaDiem): File name  Data type  File size  Diễn giải   MaDiaDiem  Int  4  Mã địa điểm   TenDiaDiem  Nvarchar  255  Tên địa điểm   Ghichu  Nvarchar  255  Ghi chú   4.10, Hồ Sơ Thí Sinh(HoSoTS): File name  Data type  File size  Diễn giải   MaTS  Int  4  Mã thí sinh   NgaySinh  Datetime  8  Ngày sinh   GioiTinh  Char  3  Giới tính   MaTonGiao  Int  4  Mã tôn giáo   MaDanToc  Int  4  Mã dân tộc   MaUuTien  Int  4  Mã ưu tiên   MaNganhDT  Int  4  Mã ngành dự thi   MaHKTT  Int  4  Mã hộ khẩu thường tr   MaPhong  Int  4  Mã phòng   SoCMND  Char  10  Số chứng minh   Sơ đồ quan hệ giữa các tập thực thể :
VII: THIẾT KẾ GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH: Các chức năng của chương trình: Hệ thống Người dùng Quản lý hồ sơ Danh mục - Báo cáo Trợ giúp 1. Giao diện khi bắt đầu vào chương trình:
Khi bắt đầu vào chương trình, người dùng phải gõ tên và mật khẩu của mình vào.Tùy theo quyền được cấp mà chương trình sẽ được mở ra tương ứng. 2. Form Đăng Nhập
3. Form Đổi Mật Khẩu: Chức năng này áp dụng cho tất cả người dùng,nếu muốn thay đổi mật khẩu chỉ cần gõ tên,mật khẩu cũ và mật khẩu mới.Sau khi ấn nút “Xác nhận” Nếu thông tin đã được điền vào đầy đủ thì mật khẩu cũ sẽ được thay bằng mật khẩu mới
4. Form tạo mới người dùng Người quản trị hệ thống có quyền tạo mới người dùng bằng cách truy nhập tên và mật khẩu sau đó nhập lại mật khẩu vào các ô tương ứng
5. Cập nhật danh mục
a. Form cập nhật danh mục dân tộc:
b. Form cập nhật danh mục tôn giáo:
c. Form cập nhật danh mục Hộ khẩu thường trú:
d. Form cập nhật danh mục Khu vực ưu tiên:
e. Form cập nhật danh mục Đối tượng ưu tiên:
f. Form cập nhật danh mục Ngành dự thi:
g. Form cập nhật danh mục Đơn vị đăng ký dự thi:
Với chức năng này,người dùng sẽ cập nhật các danh mục hệ thống.Click vào từng danh mục để hiển thị các thông tin tương ứng.Nếu muốn thêm mới,bạn chỉ cần điền đầy đủ các thông tin vào các ô text và nhấn nút “Thêm”.Nếu thông tin điền là hợp lệ thì một bản ghi sẽ được thêm mới vào bảng tương ứng. Nếu muốn sửa click vào gridview sau đó bạn sửa các thông tin cần thiết sau dố click nút “sửa”.Thông tin mà bạn thay đổi hợp lệ sẽ được lưu lại Nếu muốn xóa,bạn click vao dòng của bang(gridview),sau đó click nút “xóa”,một thông báo sẽ hiện lên hỏi bạn có chắc muốn xóa hay không.Nếu chắc chắn xóa thì click nut “yes”,nếu không muốn xóa thí click nút “No”. 6.Quản lý Hồ sơ:
a.Form cập nhật hồ sơ thí sinh:
b, Form xếp phòng:
Với chức năng này hệ thống sẽ đưa ra danh sách các thí sinh trong một phòng .Bao gồm các trường dữ liệu:Tên TS, Ngày sinh, HKTT, Phòng thi, Địa Điểm, Tổng TS. c, Form In giấy báo dự thi:
Với chức năng này cho phép in giấy báo dự thi theo mẫu số 2.Khi bạn chọn đầy đủ thông tin từ các comboBox, ấn nút “Hiển Thị” thì các trường dữ liệu:Tên TS, Ngày sinh, HKTT, Số Báo Danh, Phòng Thi,Địa Điểm sẽ được hiển thị trên Gridview. Sau đó ấn nút ”In Giấy báo” sẽ in ra giấy báo dự thi tương ứng với các dữ liệu. 7, Thống kê/Báo cáo:
Form thống kê/báo cáo thí sinh theo danh mục:
Người dùng cũng có thể thống kê toàn bộ tổng số thí sinh,danh sách thí sinh theo ngành dự thi,danh sách thí sinh theo đối tượng ưu tiên ,danh sách thí sinh theo khu vực ưu tiên,danh sách thí sinh theo địa điển dự thi,tổng số phòng thi bằng cách click chọn vào các checkbox,sau đó ấn nút”Thông kê”,các bản ghi sẽ hiện lên trên gridview theo lựa chọn của bạn Nếu muốn in báo cáo thì ấn nút”In Báo Cáo”