Cách trình bày một proposal thu hút và chuyên nghiệp

Cách trình bày một proposal thu hút và chuyên nghiệp Event Channel - Điều gì giúp bạn "win" một event? Ý tưởng hay? Chắc chắn đây là một yếu tố quan trọng hàng đầu. Nhưng làm sao để truyền tải được ý tưởng đó đến với khách hàng một cách đầy đủ và hiệu quả nhất? Điều đó được thể hiện thông qua proposal mà bạn thực hiện. Vậy, proposal như thế nào sẽ "hút hồn" khách hàng? Hãy xem một case study dưới đây để tìm được câu trả lời. Do yêu cầu bảo mật thông tin vì một phần của proposal sẽ được triển khai thật sự, bài viết chỉ chia sẻ với bạn đọc khoảng 30% nội dung đồng thời tên thương hiệu và các số liệu hoàn toàn được thay đổi. Chúng ta sẽ phân tích mỗi slide theo “Before/ After” tức bên trái sẽ là slide cũ, bên phải là slide đã được hoàn thiện hơn. Vì nội dung phải thay đổi hoàn toàn nên bài viết chỉ đi vào: - Thiết kế - Cách chọn hình ảnh Chúng ta bắt đầu thôi! A. Thiết kế Nhận thấy Tone & Mood ở thiết kế cũ hơi buồn, không phù hợp lắm với nhãn hàng và ý tưởng chủ đạo của Proposal nên Bản sau đã thiết kế lại với màu sắc tươi hơn và thêm vào hình ảnh sản phẩm để slide đầu tiên “khí thế” một chút: Khi so sánh ta thấy rõ là slide mở đầu khi được sửa lại tạo cảm giác nhẹ nhàng, thoải mái và hứng khởi hơn đối với người xem: Với tinh thần đó, các slide bên trong của proposal sẽ theo đúng màu nền với chữ tiêu đề màu trắng, viết thường đơn giản ở góc trái đồng thời bỏ đi phần hình chữ nhật trắng chứa nội dung để tạo cảm giác slide mở rộng ra hơn: So sánh slide nội dung trước và sau, sau khi sửa ta thấy slide thoáng hơn nhiều: Slide cuối: Khi đã xác định được Tone & Mood, nghĩ bạn nên bắt tay vào làm trước 3 slide như đã đề cập đến ở bài Mỹ Thuật: mở đầu, nội dung, kết thúc để sao cho “Open strong, end strong”. Đồng thời việc thiết kế sẽ mất thời gian nên đã làm thì làm một lèo, nếu để đến cuối thì sợ rằng slide “Thank you” sẽ không được đầu tư nhiều nữa do “đuối” quá! Việc này tuy nhỏ nhưng rất hay gặp, đến phút chót thì chỉ quăng chữ “Thank you” hay gì đó vào slide cho xong. Để kiểm tra xem Tone & Mood của Proposal đã đạt chưa, bạn chỉ cần xem ở chế độ “Slide sorter” tất cả các slide sẽ thấy ngay. Nếu như ở proposal cũ hơi trầm: Thì ở proposal mới sáng hơn rất nhiều, đây sẽ là một ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, tạo ngay ấn tượng khi đọc proposal là người làm rất trẻ trung và có khiếu thẩm mỹ: Nếu khi làm nhóm, bạn đừng quên bắt đầu công đoạn thiết kế khi nội dung gần xong để sau đó “hợp long” với nhau cho tiết kiệm thời gian, đừng quên hoàn chỉnh trước 3 slide cốt lõi đã nêu ở trên. B. Nội dung 1. Dám cá là 80% các proposal trong thế giới Marketing đều phải có chỗ cho “Target Audience”, để làm tốt slide quan trọng này, bản mới đã sửa một điểm quan trọng: Khách hàng mục tiêu là doanh nhân trẻ từ 28 tuổi, nhưng proposal cũ đã chọn hình sai nhân khẩu học (Xem bài “Chọn hình”). Các hình đã chọn đều là “siêu doanh nhân”, về thu nhập và độ tuổi đều không đúng, không phải cứ tìm doanh nhân rồi thấy ai đẹp là dùng được. Bản mới đã tìm hình với từ khóa “doanh nhân trẻ” và có được 2 hình tương đối khá thay vào: 2. Đừng nên dùng hình vector hay clip art nhất là cho những slide cần “chất người” như slide thấu hiểu tâm tư khách hàng: 3. Hạn chế dùng những hình quá cliché (Xem bài “Chọn hình”), sao mục tiêu bao giờ cũng phải là hình hồng tâm? Không dùng hình đồng thời đánh số vào các mục tiêu, sau đó nhấn mạnh mục tiêu quan trọng nhất lên bằng kích thước lẫn độ dày và màu sắc. Như vậy người xem lập tức nắm được ngay đâu là mục tiêu quan trọng nhất. Ngoài ra, việc không dùng hình còn giúp đẩy sự tập trung hoàn toàn vào nội dung: 4. Rút gọn lại còn 1 câu quan trọng nhất và để tận dụng khoảng trống phía dưới, bản mới để mũi tên hướng xuống đồng thời nhấn mạnh “Proactive” bằng một hình chữ nhật màu xanh đậm hơn màu nền, đổi màu thành trắng để bật lên khỏi “Blackberry” và mũi tên màu đen: 5. Tại sao chọn 5 hình một người gần gần như nhau trong khi chỉ cần 2 hình thôi đã tạo được cảm xúc cần thiết rồi? 6. Bản mới đã cho proposal một Tóm tắt chung và Navigation (Xem bài “Tip bố cục”) để giúp người xem có cái nhìn tổng quát và khi đi vào chi tiết các giai đoạn trong event thì không bị lạc lối: Sau phần trình bày giai đoạn cuối thì một lần nữa cho người xem thấy toàn cảnh chiến trường: 7. Bố cục lại cho gọn hơn đồng thời lấy bớt ra báo Thành Đạt vì nay đã không còn (tiếc quá hix). Riêng chi tiết này thôi thì người chấm bài đã có cớ trừ điểm bạn rồi nhé! 8. Một lần nữa, chú ý hạn chế hình ảnh clip art và các kiểu diễn giải phức tạp: 9. Trong slide này, các web như Linkedin, Caravat đã quá quen thuộc thì nếu chỉ đưa hình các web lên thì thà không để còn hơn. Vì vậy làm 2 mockup đơn giản – thiết kế 2 banner và đặt lên 2 website, như vậy hình ảnh trông thật hơn, người xem cũng thấy bạn thật sự có đầu tư. Để nhấn mạnh, bản sau đã làm mờ đi phần còn lại của website tuy hình dưới hơi nhỏ nên khó thấy: Sanh só: 10. Tương tự, thay hình “trừu tượng” bằng một mockup với nội dung mời người nhận đến event của BlackBerry. Nếu kĩ hơn bạn nên tìm bàn tay có chìa ra một phần áo vét để thấy rõ đó là bàn tay doanh nhân vì một mockup hoàn hảo là một hình ảnh chính xác về cả nội dung lẫn ngữ cảnh: Trong một dự án đấu thầu cho nhãn hàng bia, sếp của mình đã thay toàn bộ mockup của billboard, poster ngoài trời sáng bằng cảnh trời tối vì đã là bia thì luôn gắn liền với tiệc tùng về đêm, bài học nhỏ về sự chi tiết và chuyên nghiệp mà mình sẽ không bao giờ quên. 11. Để tạo thêm nét hiện đại, bản sau không dùng hình ảnh website mà là một người đang dùng ipad xem tin khi nói về các bài PR trên mạng: 12. Một lưu ý mà mình chưa đề cập ở các bài trước là khi đưa ra các số liệu, bạn nên quy về biểu đồ (chart) để người xem dễ đánh giá sự tương quan giữa các con số: Nếu bạn chú ý sẽ thấy các hình ảnh Before/ After trên TYM cũng đã gọt dũa kha khá về ngôn từ rồi, tuy nhiên cũng cần nhấn mạnh thêm: C. Câu chữ 1. Từng lời từng chữ bạn dùng đều sẽ “Set a mood” cho người xem, chẳng hạn thay vì dùng “Thank you” nhàm chán và tạo cảm giác kết thúc thì “Comment and way forward” lại thân thiện và cho người xem biết đã đến lúc chia sẻ ý kiến của mình: 2. Hạn chế văn phong nói như “Là”, đây là lỗi phổ biến nhất về câu văn tronng proposal: Lược đi, ta vẫn còn đủ nghĩa đồng thời câu ngắn được chừng nào hay chừng ấy. Việc cách một hàng ở từng ý cũng khiến người đọc thoải mái hơn trong trường hợp nội dung khá nhiều như bên dưới: Các bạn đã hình dung được phần nào về một số yếu tố như thẩm mỹ, hành văn trong quá trình viết propsal rồi chứ? Chúc các bạn sẽ thực hiện tốt những proposal của mình một cách chuyên nghiệp.