Nhóm là gì?
Nhóm là hai hay nhiều cá nhân có tác động qua lại
và phụ thuộc lẫn nhau, cùng hướng đến những mục
tiêu cụ thể.
Nhóm có ảnh hưởng tới cá nhân, vì vậy hành vi của
cá nhân ở trong một nhóm sẽ khác với khi họ đứng
riêng lẻ
37 trang |
Chia sẻ: nyanko | Lượt xem: 1449 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Chủ đề Làm việc nhóm và xử lý xung đột, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
I. Khái quát về nhóm
1. Nhóm là gì?
Nhóm là hai hay nhiều cá nhân có tác động qua lại
và phụ thuộc lẫn nhau, cùng hướng đến những mục
tiêu cụ thể.
Nhóm có ảnh hưởng tới cá nhân, vì vậy hành vi của
cá nhân ở trong một nhóm sẽ khác với khi họ đứng
riêng lẻ
Nhóm chính thức – được hình thành theo quyết
định của lãnh đạo để thực hiện mục tiêu cụ thể,
theo cấu trúc tổ chức
Nhóm mệnh lệnh/ chỉ huy
Nhóm nhiệm vụ/
Nhóm không chính thức
Nhóm lợi ích
Nhóm bạn bè
Nhóm tự quản
Nhóm ảo
Đạt mục tiêu
Sự tương tác và liên minh
Quyền lực và sức mạnh
Địa vị và tự trọng
Sự an toàn
Sự lây lan tâm lý
Sự bắt chước / chây lười tập thể
Dư luận tập thể
Tin đồn
Cách suy nghĩ theo nhóm (groupthink)
Việc luôn mong muốn sự đồng thuận cao của tất cả
thành viên có thể gây trở ngại trong việc xem xét các
giải pháp thay thế khác của nhóm
Hình thành: làm quen nhau, vượt qua những ngại
ngùng ban đầu và dần xác lập vị trí trong nhóm
Sóng gió: tranh luận, tranh cãi, thử nghiệm vai trò,
xác định cấu trúc thứ bậc trong nhóm
Định hình các chuẩn mực: nhóm có sự gắn bó,
nhất quán trong cách ứng xử, xây dựng các chuẩn
mực
Thực hiện: nhóm tập trung vào hoàn thành mục
tiêu và hoạt động hiệu quả, nhóm đã trưởng thành
HÌNH THÀNH
Xác lập mục tiêu của nhóm
Lựa chọn thành viên dựa trên
Kỹ năng chuyên môn
Kỹ năng làm việc theo nhóm
Phẩm chất cá nhân
Thiết lập kênh thông tin hiệu quả
Khuyến khích sự tham gia của các thành viên
Xây dựng nét đặc trưng của nhóm
SÓNG GIÓ:
Tìm hiểu nguyên nhân các mâu thuẫn và giải quyết
Khuyến khích tranh luận thẳng thắn để làm sáng tỏ và cùng giải
quyết vấn đề
Hướng mâu thuẫn vào công việc hơn là vào tính cách của mỗi cá
nhân
ĐỊNH HÌNH CÁC CHUẨN MỰC:
Xây dựng các quy tắc và chuẩn mực về hành vi đối với công việc,
các thành viên trong nhóm, với xã hội
Xác định những điều (hành vi) cấm kỵ
Củng cố niềm tin
THỰC HIỆN
Xây dựng kế hoạch phát triển nhóm và thảo luận KH với nhóm
Duy trì các chuẩn mực đề ra và khuyến khích xây dựng các chuẩn
mực mới cao hơn
Tăng cường thông tin phản hồi về kết quả công việc
II. Phát triển nhóm
làm việc hiệu quả
Mục tiêu và giá trị của nhóm và cá nhân có sự hoà
hợp
Người lãnh đạo nhóm tạo được uy tín
Các thành viên trong nhóm được động viên tốt để cả
nhóm đạt được mục tiêu
Bầu không khí thân thiện, sáng tạo, hợp tác, giúp
nhau
Sẵn sàng chấp nhận rủi ro và chia sẻ thông tin
Tin tưởng lẫn nhau
Các thành viên bị cuốn hút vào nhóm và trung thành
với nhóm, nhóm trở nên vững chắc và gắn kết
Mức độ phù hợp
mục tiêu của tổ chức
Mức độ
gắn kết
thấp cao
cao
có định hướng khá
xa rời mục tiêu của
TC
có định hướng hầu
như hướng đến
mục tiêu của TC
có định hướng xa
rời mục tiêu của
TC
có định hướng
hướng đến mục
tiêu của TC
thấp
Sự vững chắc của nhóm là mức độ gắn bó, hấp
dẫn , chia sẻ lẫn nhau giữa các thành viên trong
nhóm
Các yếu tố xác định sự vững chắc của nhóm :
Mục tiêu chung và riêng hòa hợp
Thời gian cùng nhau
Quy mô nhóm
Khó xâm nhập
Những thành công trong quá khứ
Những đe doạ từ bên ngoài
Sự vững chắc của nhóm ảnh hưởng tích
cực tới năng suất và hiệu quả
Năng suất và hiệu quả tăng sẽ giúp củng
cố sự vững chắc của nhóm
BỐI CẢNH:
- ĐỦ NGUỒN LỰC
-NĂNG LỰC LẢNH ĐẠO
-SỰ TIN TƯỞNG
-HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ
THÀNH PHẦN:
-KHẢ NĂNG CỦA CÁC THÀNH VIÊN
-TÍNH CÁCH
-PHÂN BỔ VAI TRÒ
-QUY MÔ NHÓM
-SỰ ĐA DẠNG
QUÁ TRÌNH:
-MỤC TIÊU CHUNG
-MỨC ĐỘ XUNG ĐỘT
-SỨC Ỳ
HIỆU QUẢ
NHÓM
Lựa chọn: tuyển người có tinh thần làm việc
nhóm
Đào tạo: tạo nên những người làm việc nhóm
Khen thưởng: tạo động lực để trở thành nhóm
viên tốt
Hãy cẩn thận! Không phải lúc nào làm việc theo
nhóm cũng là phương án tốt
Khi cùng làm việc trong nhóm , giữa con
người sẽ phát sinh các mối tương tác. Các
dạng của hành vi từ những tương tác này có
thể là :
Vô tư
Hợp tác
Cạnh tranh
Xung đột
Hướng tới
người khác
Hướng
tới
bản thân
Vô tư Hợp tác Cạnh tranh Xung đột
Nhiệm vụ độc lập Tăng năng suất
Cạnh tranh
Nhiệm vụ phụ thuộc Giảm năng suất
Nhiệm vụ độc lập Năng suất không đổi
Hợp tác
Nhiệm vụ phụ thuộc Tăng năng suất
Phần
thưởng
Nhiệm vụ Năng
suất
Cạnh tranh làm tăng động viên và tăng năng
suất khi con người làm việc một mình với các
nhiệm vụ độc lập.
Nhưng khi nhiệm vụ là phụ thuộc lẫn nhau và
đòi hòi các nỗ lực hợp tác giữa các cá nhân thì
phần thưởng phải hướng vào việc thưởng cho
sự hợp tác.
2. Xung đột
Xung đột là kết cục xảy ra khi giữa hai hay nhiều
phía trong quá trình theo đuổi mục tiêu đã đưa ra
những hành động không tương đồng và phía này cố
gắng ngăn chặn hoặc cản trở những nỗ lực của phía
khác.
Xung đột là tất yếu trong các tổ chức, nó có thể tác
động tích cực hoặc tiêu cực đến hiệu quả làm việc
của tổ chức tùy thuộc vào bản chất của xung đột và
cách thức xử lý xung đột.
Xung đột chức năng(functional conflict): là xung đột
mà kết cục mang lại sự hoàn thiện hoặc lợi ích cho
nhóm hay tổ chức. Loại xung đột này thường tập trung
vào nhiệm vụ, các tranh cãi mang tính xây dựng có thể
giúp ra quyết định tốt hơn và nâng cao hiệu quả công
việc
Xung đột phi chức năng(dysfunctional conflict): là sự
đối đầu giữa các phía mà điều này cản trở việc đạt mục
tiêu của tổ chức hay nhóm. Loại xung đột này thường
làm cho nhóm không tập trung vào những nhiệm vụ
quan trọng, vì thế sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến nhóm và
tổ chức.
Nâng cao chất lượng của các quyết định
Kích thích sự sáng tạo và đổi mới
Khuyến khích sự quan tâm
Thúc đẩy tự đánh giá và thích ứng
Tốn nhiều thời gian
Theo đuổi lợi ích cá nhân, hi sinh lợi ích tập thể
Tổn hại sức khoẻ và tình trạng tâm lý, mệt mỏi, căng
thẳng
Không hoàn thành nhiệm vụ
Xung đột nhiệm vụ: xung đột liên quan đến quan điểm
giải quyết công việc, thường do sự khác biệt về địa vị,
kinh nghiệm chuyên môn, thâm niên công tác
Xung đột quan hệ: xung đột liên quan đến mối quan hệ
con người, thường do khác biệt về tính cách, sở thích,
hoàn cảnh sống
Xung đột quy trình: xung đột liên quan đến phân chia
nhiêm vụ và trách nhiệm, sự phối hợp để thực hiện
nhiệm vụ
AB
C
Cao
Hiệu
quả
Thấp
Thấp
Mức độ xung đột giữa các nhóm
Cao
Möùc ñoä XÑ
giöõa caùc
nhoùm
Ñaëc ñieåm cuûa toå chöùc Hieäu quaû
laøm vieäc
cuûa toå
chöùc
Tình huoáng A Thaáp Thích nghi chaäm vôùi thay ñoåi
cuûa moâi tröôøng
Söï trì treä
Söï thôø ô
Ít kích thích yù töôûng saùng
taïo
thaáp
Tình huoáng B rungT bình/toái öu Saùng taïo vaø thích nghi nhanh
vôùi thay ñoåi moâi tröôøng
Tìm kieám giaûi phaùp
uX höôùng tích cöïc vôùi muïc
tieâu
cao
Tình huoáng C aoC Söï chia reõ
Khoâng coù söï hôïp taùc
Hoãn loaïn
thaáp
1. Trong nhóm
Truyền đạt
Cấu trúc tổ chức
Sự khác biệt cá nhân
2. Giữa các nhóm
Sự phụ thuôc lẫn nhau đối với nhiệm vụ
Mục tiêu không tương đồng
Thái độ thắng thua
Sử dụng đe doạ
Thay đổi trong nhóm
Sự vững chắc tăng lên
Sự trung thành tăng lên
Độc đóan trong lãnh đạo tăng lên
Thay đổi giữa các nhóm
Thông tin giảm
Nhận thức bị bóp méo
Sự khái quát hoá tiêu cực
3. Giải quyết xung đột
S
T
T
Các bước Nội dung
1 Lắng nghe Lắng nghe các bên trình bày và giải thích quan điểm của
mình, và nghe họ đánh giá về đối phương. Nhà lãnh đạo cần
xem xét kỹ lợi ích của họ trong vụ xung đột
2 Ra quyết định
đình chiến
Các mâu thuẫn, xung đột khó có thể giải quyết được ngay.
Nhà lãnh đạo cần thời gian tìm ra bản chất của vấn đề. Hãy
dùng quyền yêu cầu chấm dứt ngay xung đột, và thông báo
thời hạn giải quyết cho các bên.
3 Thu thập
thông tin
Yêu cầu các bên cung cấp thông tin. Đồng thời thu thập
thông tin từ mọi nguồn, mọi người có liên quan trực tiếp
hoặc gián tiếp tới các bên gây nên mâu thuẫn, xung đột. Cần
phải xác định được đâu là thông tin chính xác, có giá trị.
4 Tìm hiểu
nguyên nhân
Liệt kê ra tất cả các nguyên nhân có thể dẫn tới mâu thuẫn,
xung đột và xác định xem đâu là nguyên nhân chủ yếu, từ đó
mới tìm ra hướng giải quyết
5 Áp dụng Các chuyên gia quản trị doanh nghiệp đã đưa ra ba chiến
Các bước giải quyết xung đột
Chiến lược giải quyết xung đột
Chiến lược thắng – thua: Nhà lãnh đạo dùng quyền lãnh đạo để buộc
người nào đó chịu thua. Chiến lược này thường được dùng khi nhà lãnh
đạo thấy một bên nào thắng sẽ có lợi cho doanh nghiệp và bên thua kia
không gây ảnh hưởng nhiều tới doanh nghiệp.
Chiến lược thua – thua: được sử dụng khi cần một giải pháp nhanh.
Giải pháp đưa ra không làm cho từng bên thỏa mãn hoàn toàn, mà bên
nào cũng phải chịu thiệt thòi. Đây là biện pháp ngắn hạn bởi việc cần
thiết là tập trung hàn gắn nhanh chóng các mối quan hệ chứ không phải
là tìm nguyên nhân gây ra mâu thuẫn.
Chiến lược thắng - thắng: hướng tới việc tìm ra nguyên nhân. Chiến
lược này đòi hỏi nhà lãnh đạo – là người giải quyết mâu thuẫn, cần phải
kiên nhẫn và linh động, phải tập trung xác định vấn đề mà mọi người
đều có thể chấp nhận được. Việc tìm ra giải pháp thắng - thắng đòi hỏi
lòng tin và khả năng lắng nghe. Các bên không thể tranh đua và tập
trung vào việc thắng lợi cá nhân.
Cao
Thấp
Ñoäc ñoaùn
Nhöõng noã löïc
thoaû maõn
caùc nhu caàu
vaø quan taâm
cuûa baûn thaân.
Thấp
Cao
Eùp buộc
Né tránh
Thoả hiệp
Hợp tác
Nhượng bộ
Những nỗ lực thoả mãn các nhu cầu quan tâm của đối tác
Hợp tác
Phong cách xử lý xung đột của mỗi cá nhân sẽ ảnh
hưởng đến việc xử lý xung đột vì vậy cần hiểu
phong cách xử lý xung đột của bạn
Mỗi phong cách cụ thể sẽ phù hợp trong từng tình
huống vì vậy cần thay đổi PC linh hoạt để xử lý
xung đột thành công.
Cần chọn lựa xung đột muốn giải quyết theo mức
độ ưu tiên và tập trung xử lý một cách hiệu quả
Thay đổi dòng thông tin: sử dụng thông tin cảnh báo
hoặc tin đồn một cách thận trọng
Đưa các cá nhân bên ngoài vào nhóm
Kích thích sự cạnh tranh