Chương 1 Cơ sở lý luận về kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ vận tải trong doanh nghiệp

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH DỊCH VỤ VẬN TẢI TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Chi phí và tính giá thành dịch vụ vận tải 1.1.1. Khái niệm và phân loại chi phí dịch vụ vận tải 1.1.1.2. Khái niệm chi phí dịch vụ vận tải Chi phí DV-VT về lao động sống và lao động vật hóa cần thiết mà các DN kinh doanh DV-VT phải chi ra cho quá trình hoạt động DV-VT trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm). 1.1.1.2. Phân loại chi phí dịch vụ vận tải Chi phí DV-VT có thể được phân loại dựa theo các tiêu thức phân loại khác nhau. Mỗi tiêu thức phân loại đáp ứng được những yêu cầu riêng trong quản lý và kế toán chi phí. Phân loại theo công dụng kinh tế Theo tiêu thức này, chi phí DV-VT được sắp xếp theo các khoản mục có công dụng kinh tế khác nhau, phục vụ cho việc hoàn thành DV-VT. Mỗi loại hình vận tải có những đặc điểm khác nhau, nên chi phí DV-VT cũng có những loại hình khác nhau. Vì hạn chế của đề tài, nên chỉ nêu ra chi phí DV-VT của đường thuỷ. Chi phí DV-VT đường thuỷ gồm: tiền lương thuyền trưởng, đại phó, thuỷ thủ, máy trưởng, máy phó, thợ máy, và các khoản trích theo lương của lương của thuyền trưởng, đại phó, thuỷ thủ, máy trưởng, máy phó, thợ máy, nhiên liệu và động lực, vật liệu, chi phí sửa chữa tàu, khấu hao tàu, chi phí thuê tàu, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí CCDC, chi phí khác. Phân loại chi phí DV-VT theo mối quan hệ với doanh thu vận tải: - Chi phí biến đổi: là những khoản chi phí biến đổi theo tổng số khi doanh thu dịch vụ tăng hoặc giảm như: chi phí tiền lương, chi phí nhiên liệu và động lực… - Chi phí cố định: là những khoản chi phí không thay đổi theo tổng số kho doanh thu tăng hoặc giảm như: chi phí khấu hao phương tiện… - Chi phí hỗn hợp: là những khoản chi phí mang tính chất của cả 2 loại chi phí trên như: chi phí bảo dưỡng thiết bị hoặc bộ phận thuộc chi phí dịch vụ mua ngoài. Phân loại chi phí DV-VT vận tải theo nội dung chi phí - Chi phí NVL trực tiếp: gồm các chi phí về nhiên liệu, vật liệu, động cơ, động lực trực tiếp sử dụng cho các hoạt động dịch vụ. - Chi phí nhân công trực tiếp: các khoản tiền lương, phụ cấp, khoản trích theo lương của thuyền trưởng, đại phó, thuỷ thủ, máy trưởng, máy phó, thợ máy … - Chi phí SXC: các chi phí chung phát sinh ở các bộ phận kinh doanh dịch vụ như chi phí nhân viên quản lý, chi phí công cụ, đồ dùng, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khấu hao TSCĐ và chi phí khác. 1.1.2. Khái niệm và phân loại giá thành dịch vụ vận tải 1.1.2.1. Khái niệm giá thành dịch vụ vận tải Giá thành DV-VT là toàn bộ chi phí mà DNVT đã chi ra để hoàn thành khối lượng DV-VT hoặc công việc vận tải trong kỳ. Công thức chung để tính Z: Z đv = Kết quả dịch vụ Chi phí dịch vụ 1.1.2.2. Phân loại giá thành - Giá thành kế hoạch (Z k/h): là giá thành được tính toán tiến khi tiến hành hoạt động kinh doanh cơ sở các chỉ tiêu kế hoạch hay dự toán chi phí về dịch vụ. - Giá thành định mức (Z đ/m): được tính trên cơ sở các định mức chi phí, định mức kinh tế kỹ thuật hiện hành do Nhà nước hoặc ngành quy định - Giá thành thực tế (Z t/t): là giá thành được tính toán trên cơ sở các chi phí thực tế phát sinh có liên quan đến hoạt động kinh doanh DV-VT trong kỳ được tập hợp và phân bổ cho từng hoạt động vận tải. Cần phân biệt 2 loại giá thành thực tế: Giá thành SX dịch vụ vận tải: chỉ bao gồm những chi phí trực tiếp, không bao gồm chi phí quản lý DN phân bổ cho dịch vụ đã hoàn thành. Giá thành toàn bộ dịch vụ vận tải hoàn thành:gồm: giá thành SX dịch vụ và chi phí quản lý DN phân bổ cho dịch vụ hoàn thành. Do đặc điểm riêng của hoạt động DV-VT, QTSX dịch vụ và quá trình tiêu thụ dịch vụ không thể tách rời nhau nên không phát sinh chi phí bán hàng riêng. 1.1.2.3. Mối quan hệ giữa chi phí và giá thành dịch vụ vận tải Chi phí DV-VT và tính giá thành DV-VT là hai mặt biểu hiện của QTSX dịch vụ có mối quan hệ với nhau và giống nhau về chất. Chúng đều là các hao phí về lao động và các khoản chi tiêu khác của DN. Tuy vậy, vẫn có sự khác nhau trên các phương diện sau: - Về mặt phạm vi: gồm chi phí chi cho hoạt động DV-VT, chi cho quản lý DNVT. Còn giá thành DV-VT gồm chi phí phát sinh: chi phí SX trực tiếp và chi phí SXC. Mặt khác chi phí DV-VT chỉ tính những chi phí phát sinh trong mỗi kỳ nhất định, không tính các chi phí liên quan đến DV-VT đã hoàn thành hay chưa. Còn giá thành DV-VT là giới hạn số chi phí dịch vụ liên quan đến khối lượng hoạt động DV-VT đã hoàn thành. 1.2. Những vấn đề cơ bản về kế toán tập hợp chi phí dịch vụ vận tải 1.2.1. Đối tượng và phương pháp kế toán chi phí dịch vụ vận tải Đối tượng kế toán chi phí dịch vụ vận tải Một cách chung nhất, đối tượng tập hợp chi phí DV-VT là phạm vi, giới hạn mà loại chi phí vận tải cần tập hợp. Như vậy, việc xác định đối tượng kế toán chi phí DV-VT chính là xác định giới hạn phạm vi và giới hạn tập hợp đối với các khoản chi phí vận tải tương ứng của từng loại hình vận tải, DNVT. Phương pháp kế toán chi phí vận tải Để tập hợp chi phí vận tải cho đối tượng tập hợp chi phí, kế toán có thể lựa chọn sử dụng phương pháp tập hợp trực tiếp hoặc phương pháp phân bổ gián tiếp. Phương pháp phân bổ gián tiếp: tiêu chuẩn phân bổ hợp lý đối với DV-VT thường là tổng chi phí trực tiếp hoặc phân bổ theo doanh thu vận tải. chi phí cần phân bổ x tổng tiêu thức phân bổ của tất cả các đối tượng tổng tiêu thức phân bổ của từng đối tượng = Mức chi phí phân bổ cho từng đối tượng 1.2.2. Kế toán chi phí nhiên liệu 1.2.2.1. Khái niệm, cách tập hợp, phân bổ chi phí chi phí nhiên liệu Khái niệm: chi phí nhiên liệu gồm các khoản chi phí về nhiên liệu được sử dụng trực tiếp vào hoạt động DV-VT. Chi phí nhiên liệu được tổ chức theo dõi riêng cho từng đối tượng hạch toán, hoặc đối tượng tính giá thành DV-VT. Cách thức tập hợp: căn cứ vào chứng từ, kế toán sẽ tập hợp chi phí nhiên liệu cho từng đối tượng sử dụng. Nếu chi phí nhiên liệu xuất dùng liên quan đến nhiều đối tượng, kế toán sẽ tiến hành phân bổ, sau đó hạch toán riêng cho từng đối tượng. Trong DNVT, nhiên liệu là khoản chi phí trực tiếp có tỷ trọng cao nhất. Chi phí nhiên liệu cao hay thấp phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như phương tiện vận tải, mức độ cũ hay mới của phương tiện, trình độ, tốc độ của phương tiện…Do đó DN cần căn cứ vào tình hình tế để định mức nhiên liệu tiêu hao cho từng loại phương tiện trên từng tuyến đường hoạt động. Chi phí nhiên liệu được xác định theo công thức: cp nhiên liệu p/s trong kỳ Chi phí về nhiên liệu tiêu hao cp nhiên liệu còn ở cuối kỳ cp nhiên liệu còn ở đầu kỳ = + - Phân bổ chi phí nhiên liệu phân bổ tỷ lệ với định mức tiêu hao nhiên liệu, phân bổ tỷ lệ với trọng tải, phân bổ theo hệ số quy định. Tiêu thức phân bổ có thể chọn là số lượng dịch vụ, trọng tải, định mức tiêu hao vật liệu… Tiêu thức phân bổ của từng đối tượng x tiêu thức phân bổ cho các đối tượng chi phí VL cần phân bổ = Công thức phân bổ cho từng đối tượng 1.2.2.2. Trình tự hạch toán chi phí nhiên liệu Chứng từ kế toán: phiếu yêu cầu xuất vật tư, phiếu xuất kho… Tài khoản sử dụng: TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp Nội dung kết cấu Bên Nợ: - giá trị thực tế của nhiên liệu đưa vào sử dụng trực tiếp cho phương tiện. Bên Có:- k/c trị giá nhiên liệu tính vào chi phí dịch vụ vận tải TK 621 không có số dư cuối kỳ. Phương pháp kế toán chi phí nhiên liệu trực tiếp - Khi xuất nhiên liệu sử dụng cho phương tiện vận tải, căn cứ vào PXK, ghi: Nợ TK 621 cp NVL trực tiếp Có TK 152 NVL (chi tiết nhiên liệu) - Cuối tháng, k/c chi phí nhiên liệu trực tiếp theo từng hạch toán, ghi: Nợ TK 154 CPSX kinh doanh dở dang Có TK 621 cp NVL trực tiếp Sơ đồ 1.1. Kế toán tổng hợp chi phí nhiên liệu theo pp KKTX vật liệu dùng trực cp khấu hao TSCĐ k/c chi phí NVL trực tiếp TK 151, 152 … TK 621 TK 154, 632 Trường hợp DN khoán nhiên liệu cho từng đầu tàu, đầu xe, …kế toán không cần quan tâm đến giá trị nhiên liệu còn lại trên phương tiện, mà chỉ ghi đúng trị giá tiêu hao theo định mức. 1.2.3. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp 1.2.3.1. Khái niệm và tài khoản sử dụng Khái niệm: trong DN-VT, chi phí nhân công trực tiếp gồm: lương phải trả cho công nhân trực tiếp thực hiện dịch vụ vận tải trong kỳ; các khoản trích theo lương gồm BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của công nhân trực tiếp thực hiện dịch vụ vận tải, trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân (nếu có); tiền ăn trưa của công nhân (phần được tính vào chi phí). Nguyên tắc hạch toán: chi phí nhân công trực tiếp thường được tính trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí có liên quan (đầu xe, đầu tàu, hoạt động vận tải…). Nếu chi phí nhân công trực tiếp phát sinh liên quan đến trực tiếp đến nhiều đối tượng, kế toán phải thực hiện việc phân bổ, sau đó hạch toán riêng cho từng chi phí. Tiêu thức phân bổ có thể dựa vào tiêu hao nhiên liệu trực tiếp, số giờ làm việc của nhân công trực tiếp… 1.2.2.2. Trình tự hạch toán chi phí nhân công trực tiếp Chứng từ kế toán: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương, BHXH, phiếu thu, phiếu chi… Tài khoản sử dụng: TK 622 – chi phí nhân công trực tiếp Nội dung kết cấu Bên Nợ: - tập hợp chi phí nhân công trực tiếp Bên Có: - k/c hoặc phân bổ chi phí NCTTcho từng đối tượng chịu chi phí. TK 622 không có số dư cuối kỳ. Phương pháp kế toán chi phí nhân công trực tiếp Sơ đồ 1.2. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp Tiền lương và phụ cấp lương phải trả cho nhân công trực tiếp k/c chi phí nhân công trực tiếp TK 334 TK 622 TK 154, 632 TK 338 các khoản đóng góp theo tỷ lệ với tiền lương của NCTT thực tế phát sinh 1.2.4. Kế toán chi phí sản xuất chung 1.2.4.1. Khái niệm, ng.tắc hạch toán, phương pháp phân bổ chi phí SXC Khái niệm: là những khoản chi phí quản lý phục vụ cho hoạt động dịch vụ, và những chi phí dịch vụ ngoài chi phí nhiên liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp phát sinh ở đội xe, đội vận tải. Nguyên tắc hạch toán: Chi phí SXC có thể được tập hợp theo từng địa điểm phát sinh chi phí, có thể là từng bộ phận , hoặc từng tổ đội. Phương pháp phân bổ chi phí SXC: thông thường, chi phí SXC được phân bổ theo phương pháp gián tiếp. Tiêu chuẩn phân bổ là chi phí nhân công trực tiếp, chi phí nhiên liệu, hoặc theo định mức SXC. 1.2.4.2. Trình tự hạch toán chi phí sản xuất chung Tài khoản sử dụng: TK 627 – chi phí sản xuất chung Nội dung kết cấu Bên Nợ: - tập hợp chi phí SXC phát sinh trong kỳ. Bên Có: - k/c chi phí SXC vào bên Nợ vào TK 154 (hoặc TK 631). TK 627 không có số dư cuối kỳ. Phương pháp kế toán chi phí SXC * Kế toán chi phí vật liệu: Chi phí vật liệu trong ngành vận tải nói chung bao gồm dầu nhờn, mỡ …và các phương tiện khác dùng để bảo quản phương tiện vận tải. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp và phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí theo tiêu chuẩn thích hợp. - Khi xuất vật liệu sử dụng cho các phương tiện thuộc các hoạt động khác nhau, căn cứ vào PXK, ghi: Nợ TK 627 chi phí SXC Có TK 152 chi phí NVL - Trường hợp mua vật liệu đưa ngay vào sử dụng, ghi: Nợ TK 627 chi phí SXC Có TK 111, 114 tiền mặt, tạm ứng - Cuối kỳ, tổng hợp và phân bổ cho từng hoạt động DV-VT theo tiêu chuẩn hợp lý, ghi: Nợ TK 154 CPSX kinh doanh dở dang Có TK 627 chi phí SXC * Kế toán khấu hao phương tiện: Trong DNVT, khấu hao phương tiện được tính trực tiếp theo từng xe, tàu thuỷ, tàu lai dắt…và tổng hợp theo từng đội phù hợp với hoạt động vận tải. Hiện nay, tất cả DNVT đều tính khấu hao phương tiện theo thời hạn sử dụng, tức là căn cứ vào nguyên giá, phương tiện, tỷ lệ hao mòn mà BTC, BGTVT quy định cho từng đối tượng. Phương pháp tính khấu hao này còn được gọi là phương pháp tuyến tính. - Căn cứ vào kết quả tính trích khấu hao và phân bổ khấu hao phương tiện cho các hoạt động vận tải: Nợ TK 6274 chi phí SXC (chi tiết cho từng hoạt động) Có TK 2141 hao mòn TSCĐ - Cuối kỳ, k/c khấu hao phương tiện theo từng hoạt động dịch vụ vận tải Nợ TK 154 CPSX k.doanh dở dang Có TK 627 chi phí SXC (chi phí cho từng hoạt động) * Các chi phí khác - Phát sinh các chi phí về dịch vụ mua ngoài, ghi: Nợ TK 6277 chi phí SXC Có TK 111,112… - Phát sinh các khoản chi phí thiệt hại, bồi thường…ghi: Nợ TK 627 Có TK 111, 112… - Cuối kỳ, tổng hợp các khoản CPSX phát sinh chưa hạch toán được trực tiếp để phân bổ cho từng hoạt động nhằm tính được giá thành từng hoạt động vận tải. Tuỳ thuộc vào đặc điểm của DN có thể phân bổ chi phí SXC theo tổng chi phí trực tiếp, hoặc phân bổ theo doanh thu vận tải. cp chung phân bổ cho từng h.động Tổng cp trực tiếp hoặc DT Tổng cp chung cần phân bổ = cp trực tiếp hoặc DT từng h.động x Nợ TK 154 CPSX k.doanh dở dang Có TK 627 chi phí SXC Sơ đồ 1.3. Hạch toán chi phí sản xuất chung TK 632 TK 622 cp khấu hao TSCĐ TK 111, 112, 152 các khoản thu hồi ghi giảm chi phí chung cp nhân viên phân xưởng cp vật liệu, dụng cụ phân bổ, k/c cp SXC vào các đối tượng tính giá thành k/c cp chung không được tính vào giá thành TK 152, 153 TK 152, 153, 335 TK 214 TK 1331 CPSX khác mua ngoài TK 111, 112… TK 154 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 1.3. Phương pháp tính giá thành dịch vụ vận tải 1.3.1. Đối tượng tính giá thành dịch vụ vận tải Đối tượng tính giá thành DV-VT là căn cứ quan trọng để kế toán mở các phiếu tính giá thành. Các DNVT xác định đối tượng tính giá thành là các sản phẩm của DN cần tính tổng giá thành và giá thành đơn vị theo các khoản mục chi phí. Việc xác định đối tượng tính giá thành cũng phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý và yêu cầu quản lý cụ thể của từng DN. 1.3.2. Phương pháp tính giá thành sản phẩm 1.3.2.1. Phương pháp giản đơn Phương pháp này còn gọi là phương pháp tính trực tiếp, được áp dụng rộng rãi trong các DNVT có quy trình công nghệ giản đơn như vận tải ô tô, vận tải đường thuỷ, vận tải hàng không. Cuối kỳ, trên cơ sở số liệu về các chi phí đã được tập hợp trong kỳ và trị giá nhiên liệu còn lại ở các phương tiện đầu kỳ và cuối kỳ để tính giá thành theo công thức: cp nhiên liệu p/s trong kỳ Chi phí về nhiên liệu tiêu hao cp nhiên liệu còn ở cuối kỳ cp nhiên liệu còn ở đầu kỳ = + - Z đv Khối lượng vận tải hoàn thành Tổng giá thành = Trường hợp nhiên liệu tiêu hao khoán cho từng xe, từng tàu…cuối kỳ không xác định trị giá nhiên liệu còn ở phương tiện, giá thành sản phẩm là toàn bộ chi phí vận tải tập hợp trong kỳ. 1.3.2.2. Phương pháp tính giá thành định mức Phương pháp này được áp dụng với các DN đã có định mức kinh tế kỹ thuật tương đối ổn định và hợp lý, chế độ quản lý theo định mức đã được kiện toàn và có nề nếp, trình độ tổ chức và nghiệp vụ chuyên môn kế toán tương đối cao, đặc biệt là thực hiện tốt chế độ kế toán ban đầu. - Căn cứ vào định mức KT-KT hiện hành và dự toán chi phí được duyệt để tính giá thành của hoạt động vận tải. - Tổ chức hạch toán một cách riêng biệt số chi phí thực tế phù hợp với định mức và số chi phí chênh lệch thoát ly định mức. Tập hợp riêng và thường xuyên phân tích nguyên nhân những khảon chi phí thoát ly định mức để có biện pháp khắc phục. - Khi có sự thay đổi định mức, phải kịp thời tính toán lại giá thành định mức và số chênh lệch do thoát ly định mức. Công thức xác định giá thành định mức: ± ± Z t/t của hợp đồng VT chênh lệch do thay đổi định mức Z đ/m của hợp đồng VT = chênh lệch do thoát ly định mức 1.3.2.3. Phương pháp tính giá thành theo đơn đặt hàng Phương pháp này thường được áp dụng với những DNVT. Đối tượng tính giá thành là dịch vụ vận tải theo từng hợp đồng hoặc hàng loạt hợp đồng. Kỳ tính giá thành phù hợp với kỳ cung cấp dịch vụ. Khi nào thực hiện dịch vụ hoàn thành từng hợp đồng hoặc hàng loạt hợp đồng, kế toán mới tính giá thành cho từng hợp đồng hoặc hàng loạt hợp đồng đó. Khi có khách hàng đặt hợp đồng, kế toán phải dựa trên cơ sở hợp đồng để mở bảng tính giá thành hợp đồng đó. Cuối tháng hoặc kết thúc hợp đồng, kế toán tính toán tập hợp chi phí và tính giá thành căn cứ vào số liệu chi phí đã tập hợp được từ các đội vận tải.