Chương 1 Quản lý dự án và nhà quản lý dự án

Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 1 TRÖÔØNG ÑH LAÏC HOÀNGØ Ï ÀØ Ï ÀØ Ï À KHOA QUAÛN TRÒ ÛÛÛ - KINH TEÁ QUOÁC TEÁÁ Á ÁÁ Á ÁÁ Á Á CHƯƠNG 1 Quản lý dự án và nhà quản lý DA TS Nguyễn Văn Tân 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 2 CHU TRÌNH DỰ ÁN Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 2 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 3 NỘI DUNG
1.1. Dự án là gì?
1.2. Giới thiệu về quản lý dự án
1.3. Giới thiệu về nhà quản lý dự án 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 4 1.1.DỰ ÁN LÀ GÌ?
1.1.1. Khái niệm về dự án
1.1.2. Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và nhiệm vụ
1.1.3. Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng
1.1.4. Các loại dự án Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 3 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 5 1.1.1. KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN
Dự án là gì?
Các đặc điểm của dự án 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 6 DỰ ÁN LÀ GÌ?
Dự án là một quá trình gồm các công việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 4 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 7 CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN
Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng. Là một quá trình tạo ra kết quả cụ thể
Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất định: Khởi đầu, triển khai và kết thúc.
Mỗi dự án đều có sử dụng nguồn lực và nguồn lực này bị hạn chế. Đó là nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách
Không có sự lặp lại hoàn toàn giữa các dự án 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 8 ẢNH HƯỞNG CỦA THỜI GIAN LÊN DỰ ÁN
Chu kỳ hoạt động của một dự án.
Nỗ lực thực hiện dự án theo thời gian.
Ước tính chi phí của dự án theo thời gian.
Cách giải quyết tính không chắc chắn về chi phí dự án. Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 5 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 9 CHU KỲ HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT DỰ ÁN
Giai đoạn khởi đầu (khái niệm, định nghĩa dự án, thiết kế, thẩm định, lựa chọn, bắt đầu triển khai)
Giai đoạn triển khai: hoạch định, lập tiến độ, tổ chức công việc, giám sát, kiểm soát
Giai đoạn kết thúc: chuyển giao, đánh giá chậm chậm nhanh 100% Khởi đầu Triển khai Kết thúc Thời gian % hoàn thành dự án 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 10 NỔ LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN THEO THỜI GIAN
Nổ lực ở đây được thể hiện là số giờ lao động hay nguồn lực chi tiêu trong một đơn vị thời gian
Có dự án kết thúc ngay ở giai đoạn khái niệm và định nghĩa. Có dự án khi gần kết thúc sẽ chuyển sang dự án mới nên nổ lực ở cuối dự án sẽ không bằng không đỉnh Khái niệm Lựa chọn Đánh giá và Kết thúc Thời gian Mức nổ lực của dự án Hoạch định, lập tiến độ, giám soát, kiểm soát Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 6 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 11 ƯỚC TÍNH CHI PHÍ THEO THỜI GIAN
Giai đoạn đầu chi phí thực hiện thấp và mức độ giao động (sự không chắc chắn) tương đối thấp
Càng về sau chi phí càng tăng và sự không chắc chắn cũng tăng theo: do rút ngắn tiến độ; tính chất bất định của chi phí sẽ tăng dần lên Thời gian Chi phí của dự án 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 12 CÁCH GIẢI QUYẾT TÍNH KHÔNG CHẮT CHẮN VỀ CHI PHÍ DỰ ÁN
Theo thời gian chi phí sẽ biến động mạnh càng về cuối khi kết thúc dự án. Thực hiện dự báo lại các khoản chi phí vào một số thời điểm thích hợp.
Ở hình bên, cần thực hiện dự báo lại chính xác tại thời điểm t1 và t2 Thời gian Chi phí của dự án to t1 t2 Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 7 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 13 1.1.2. SỰ KHÁC BIỆT GIỮA CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN VÀ NHIỆM VỤ
Chöông trình laøøøø moätäää keáááá hoaïchïïï daøiøøø haïn,ïïï bao goàmààà nhieàuààà döïïïï aùnùùù
Döïïïï aùnùùù laøøøø moätäää quaùùùù trình goàmààà caùcùùù coângâââ vieäc,äää nhieämäää vuïïïï coùùùù lieânâââ quan vôùiùùù nhau, ñöôïcïïï thöïcïïï hieänäää nhaèmèèè ñaïtïïï ñöôïcïïï muïcïïï tieâuâââ ñaõõõõ ñeàààà ra trong ñieàuààà kieänäää raøngøøø buoäcäää veàààà thôøiøøø gian, nguoànààà löïcïïï vaøøøø ngaânâââ saùchùùù
Nhieämäää vuïïïï laøøøø noåååå löïcïïï ngaénééé haïnïïï trong vaøiøøø tuaànààà hoaëcëëë vaøiøøø thaùngùùù ñöôïcïïï thöïcïïï hieänäää bôõiõõõ moätäää toåååå chöùcùùù naøoøøø ñoù,ùùù ñoàngààà thôøiøøø toåååå chöùcùùù naøyøøø coùùùù theåååå keátááá hôïpïïï vôùiùùù caùcùùù nhieämäää cuïïïï khaùcùùù ñeåååå thöïcïïï hieänäää döïïïï aùnùùù 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 14 1.1.2. SỰ KHÁC BIỆT GIỮA CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN VÀ NHIỆM VỤ System Program 1 Program 2 Program i Program n Project 1 Project 2 Project i Project n Task 1 Task 2 Task i Task n Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 8 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 15 SÖÏ KHAÙC BIEÄT GIÖÕA DÖÏ AÙN VAØ PHOØNG Ï Ù Ä Õ Ï Ù Ø ØÏ Ù Ä Õ Ï Ù Ø ØÏ Ù Ä Õ Ï Ù Ø Ø BAN CHÖÙC NAÊNGÙ ÊÙ ÊÙ Ê DA: Coùùùù chu kyøøøø hoaïtïïï ñoängäää roõõõõ raøngøøø ; PB: toànààà taïiïïï laâuâââ daøiøøø DA: Thôøiøøø ñieåmååå baétééé ñaàuààà vaøøøø keátááá thuùcùùù theo ngaøyøøø lòch; PB: khoângâââ coùùùù ñaëcëëë ñieåmååå lieânâââ quan ñeánááá ngaøyøøø lòch tröøøøø ngaânâââ saùchùùù taøiøøø chính DA: coùùùù theåååå keátááá thuùcùùù ñoätäää ngoätäää khi khoângâââ ñaïtïïï ñöôïcïïï muïcïïï tieâuâââ ; PB: toànààà taïiïïï lieânâââ tuïcïïï DA: Coângâââ vieäcäää khoângâââ laëpëëë laïiïïï ; PB: thöïcïïï hieänäää caùcùùù coângâââ vieäcäää vaøøøø chöùcùùù naêngêêê ñaõõõõ bieátááá DA: Muïcïïï tieâuâââ ñöôïcïïï hoaønøøø thaønhøøø trong raøngøøø buoäcäää veàààà nguoànààà löïcïïï vaøøøø thôøiøøø gian; PB: coângâââ vieäcäää toáiááá ña ñöôïcïïï thöïcïïï hieänäää vôùiùùù ngaânâââ saùchùùù traànààà haøngøøø naêmêêê DA: döïïïï baùoùùù thôøiøøø gian hoaønøøø thaønhøøø vaøøøø chi phí khoùùùù khaênêêê ; PB: Töông ñoáiááá ñôn giaûnûûû DA: Lieânâââ quan ñeánááá nhieàuààà kyõõõõ naêngêêê vaøøøø nguyeânâââ taécééé hoaïtïïï ñoängäää trong nhieàuààà toåååå chöùcùùù ; PB: chæ moätäää vaøiøøø kyõõõõ naêngêêê vaøøøø nguyeânâââ taécééé trong moätäää toåååå chöùcùùù DA: Tæ leääää vaøøøø loaïiïïï chi phí thay ñoåiååå lieânâââ tuïcïïï ; PB: Töông ñoáiááá oånååå ñònh DA: Baûnûûû chaátááá naêngêêê ñoängäää ; PB: Baûnûûû chaátááá oånååå ñònh 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 16 1.1.4. CÁC LOẠI DỰ ÁN
Dự án hợp đồng
Dự án nghiên cứu và phát triển
Dự án xây dựng
Dự án hệ thống thông tin
Dự án đào tạo và quản lý
Dự án bảo dưỡng lớn
Dự án viện trợ phát triển/ phúc lợi công cộng Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 9 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 17 1.2. GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
1.2.1. Quản lý dự án
1.2.2. Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án
1.2.3. Những trở lực trong quản lý dự án
1.2.4. Các chức năng quản lý dự án. 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 18 1.2.1. QUẢN LÝ DỰ ÁN
Quản lý dự án là một quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định của dự án Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 10 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 19 1.2.2. CÁC TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN
Hoàn thành trong thời hạn qui định
Hoàn thành trong chi phí cho phép
Đạt được thành quả mong muốn
Sử dụng nguồn lực được giao một cách hiệu quả (effectiveness)và hữu hiệu (efficiency) Thời gian Thời gian qui định Chi phí Chi phí cho phép Thành quả Yêu cầu về thành quả Mục tiêu 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 20 1.2.3. NHỮNG TRỞ LỰC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN Trong quản lý dự án thường gặp những trở lực sau:
Độ phức tạp của dự án
Yêu cầu đặc biệt của khách hàng
Cấu trúc lại tổ chức
Rủi ro trong dự án
Thay đổi công nghệ
Kế hoạch và giá cả cố định Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 11 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 21 1.2.4. CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN
Chức năng hoạch định: Xác định công việc cần làm (xác định mục tiêu; định phương hướng chiến lược; hình thành công cụ để đạt đến mục tiêu trong giới hạn về nguồn lực và phải phù hợp với môi trường hoạt động)
Chức năng tổ chức: quyết định công việc tiến hành như thế nào (việc gì; ai là; phối hợp công việc ra sao; ai báo cáo cho ai; chổ nào cần ra quyết định)
Chức năng lãnh đạo: Động viên, hướng dẫn phối hợp nhân viên; chọn lực một kênh thông tin hiệu quả; xử lý các mâu thuẩn trong tổ chức
Chức năng kiểm soát: đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo kế hoạch và hướng đến mục tiêu (kiểm soát=giám sát+ so sánh+ sửa sai) 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 22 1.3. GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
1.3.1. Vai trò và trách nhiệm của nhà quản lý dự án
1.3.2. Các kỹ năng và phẩm chất của nhà quản lý dự án Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 12 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 23 1.3.1 VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA NHÀ QLDA
Các dự án cạnh tranh về nguồn lực
Mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án
Khách hàng muốn thay đổi yêu cầu
Các nhà quản lý của tổ chức muốn thay đổi chi phí Nhà QLDA cần phải thấy được:
Hiểu được vị trí của nhà QLDA trong bối cảnh chung của dự án (tổ chức mẹ; tổ dự án; người thụ hưởng từ dự án)
Các mối tác động chính của các bên tham gia vào dự án (ban lãnh đạo của tổ chức, nhà quản lý chức năng, tổ dự án khách hàng nhà thầu phụ, nhà tư vấn, cơ quan chính quyền, các tổ chức khác)
Những đóng góp của các đối tượng liên quan Vai trò của nhà QLDA là cần giải quyết tốt những mâu thuẫn sau: 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 24 1.3.1 VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA NHÀ QLDA Trách nhiệm của nhà QLDA là phải cân đối mối liên hệ có tính đánh đổi giữa ba yếu tố: Mối quan hệ Chất lượng Thời gian Chi phí Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 13 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 25 1.3.2 CÁC KỸ NĂNG VÀ PHẨM CHẤT CỦA NHÀ QLDA Các kỹ năng của nhà quản lý dự án: kỹ năng kỹ thuật kỹ năng lãnh đạo kỹ năng quản lý nguồn lực kỹ năng truyền đạt kỹ năng thương lượng kỹ năng tiếp thị kỹ năng lập ngân sách kỹ năng ql thời gian &lập tiến độ 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 26 1.3.2 CÁC KỸ NĂNG VÀ PHẨM CHẤT CỦA NHÀ QLDA Phẩm chất của nhà quản lý dự án:
Thật thà và chính trực;
Khả năng ra quyết định;
Hiểu biết các vấn đề về con người;
Tính linh hoạt, đa năng và nhiều tài Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 14 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 27 1.3.2 CÁC KỸ NĂNG VÀ PHẨM CHẤT CỦA NHÀ QLDA Chọn lựa nhà quản lý dự án:
Nhà quản lý dự án cần phải: đảm bảo có những kỹ năng được yêu cầu; có sự cam kết với mục tiêu của dự án; sẵn sàng làm việc với thời gian biểu không ổn định và với những ràng buộc mâu thuẫn với nhau
Nhà quản lý dự án nên biết tổng quát hơn biết chuyên sâu; có đầu óc tổng hợp hơn là đầu óc phân tích; làm cho mọi việc dễ dàng hơn là giám sát. Qui mô càng lớn thì kỹ năng quản lý con người càng cao 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 28 1.3.2 CÁC KỸ NĂNG VÀ PHẨM CHẤT CỦA NHÀ QLDA Chọn lựa nhà quản lý dự án (tt):
Các nguồn lựa chọn nhà quản lý dự án: từ các dự án khác; nhà quản lý sản xuất trực tiếp; nhà quản lý chức năng; các chuyên gia chức năng
Qui trình lựa chọn nhà quản lý dự án: Các thông tin về tuyển dụng cần nên rõ cùng với các yêu cầu được đề cập thẳng thắng với các ứng viên, tránh tình trạng tuyển lộn người. Xin xem thêm phần tuyển dụng trong môn Quản trị nguồn nhân lực Tröôøng ÑH Laïc Hoàng Baøi giaûng 8 TS Nguyeãn Vaên Taân 15 Thảo luận 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 29 8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 30 ĐỀ NGHỊ CHO BUỔI HỌC TIẾP HTEO
Người học phải xem trước nội dung bài tiếp theo cho buổi học sau.
Đề nghị đem máy tính tay trong tất cả các buổi học sau