Chương 1 Tổ chức dữ liệu

Tổ chức dữ liệu Chương 1 I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 1. KIỂU DỮ LIỆU Dữ liệu trong ô dù là nhập thô hay công thức đều thuộc vào một trong các kiểu sau: Kiểu chuỗi (ký tự, văn bản): Canh trái ô Bao gồm tất cả ký tự: ký tự chữ, số, khác Kiểu số: Canh phải ô Bao gồm các ký tự số, có thể thêm các dấu + - Kiểu ngày tháng năm: Canh phải ô Cũng là dữ liệu số thể hiện dưới dạng ngày tháng năm Kiểu luận lý: Canh giữa ô Chỉ có 2 giá trị TRUE hoặc FALSE I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 1. KIỂU DỮ LIỆU Lưu ý: Kiểu dữ liệu trong ô không thay đổi một khi đã nhập liệu xong cho dù thay đổi định dạng Nhập chuỗi chỉ gồm ký tự số: Nhập Kiểu 131 Số ‘131 Chuỗi Dạng thức ngày tháng năm:  mm/dd/yy  dd/mm/yy I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 2. ĐỊA CHỈ Các dạng địa chỉ:  Địa chỉ ô: C5  Địa chỉ khối: B2:E7  Địa chỉ khối cột: B:E  Địa chỉ khối dòng: 2:7  Địa chỉ khối toàn bộ Sheet: 1:65536 I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 2. ĐỊA CHỈ Tham chiếu địa chỉ:  Tham chiếu trong cùng Sheet: Vd: Công thức lập ở Sheet1 =A5+1 (A5 của Sheet1) =Sheet1!A5+1 (A5 của Sheet1)  Tham chiếu ở Sheet khác: Vd: Công thức lập ở Sheet1 =Sheet2!A5+1 (A5 của Sheet2) I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 2. ĐỊA CHỈ Kiểu địa chỉ:  Địa chỉ tương đối: A5 Thay đổi khi sao chép công thức  Địa chỉ tuyệt đối: $A$5 Cố định khi sao chép công thức  Địa chỉ hỗn hợp: A$5 hoặc $A5 Kết hợp của 2 kiểu trên Sử dụng phím F4 để đổi kiểu địa chỉ I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 2. ĐỊA CHỈ Đặt tên cho địa chỉ:  Đặt tên mới: Sử dụng hộp Name Box  Chỉnh sửa hoặc xóa tên: Sử dụng lệnh Insert|Name|Define I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 3. HÀM Vlookup(Giá trị dò, Bảng dữ liệu, Cột khai thác, Mã dò tìm) Dò tìm theo chiều dọc Mã dò tìm: 0: Dò tìm chính xác 1 hoặc bỏ qua: Dò tìm gần đúng Match(Giá trị dò, Khối chỉ mục, Mã dò tìm) Dò tìm và trả về con số cho biết vị trí của giá trị tìm thấy trong khối I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 3. HÀM Index(Bảng dữ liệu, Dòng, Cột) Trả về giá trị của ô trong bảng khi biết dòng, cột của ô Sumif(Khối chỉ mục, Điều kiện, Khối tính tổng) Tính tổng có điều kiện Countif(Khối chỉ mục, Điều kiện) Đếm ô thỏa mãn điều kiện I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 3. HÀM Lưu ý: Có thể sử dụng các ký tự “*” hoặc “?” trong các hàm Vlookup, Match, Sumif, Countif để thực hiện so sánh với các chuỗi có độ dài khác nhau. Isna(Giá trị) Trả về TRUE khi gặp giá trị #N/A I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 3. HÀM Row(Địa chỉ ô) Trả về thứ tự dòng của ô Column(Địa chỉ ô) Trả về thứ tự cột của ô Address(Dòng, Cột) Trả về chuỗi chứa địa chỉ ô Indirect(Chuỗi địa chỉ) Biến đổi chuỗi địa chỉ trở thành địa chỉ thật sự (Tham chiếu gián tiếp) II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL 1. TỔ CHỨC TẬP TIN Sử dụng mỗi tập tin cho 1 kỳ kế toán Kỳ kế toán: Năm, Quý, Tháng 2. TỔ CHỨC BẢNG TÍNH (Sheet) Sử dụng mỗi Sheet cho 1 bảng biểu Bảng biểu: Danh sách, bảng kê, sổ sách, báo cáo II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL 2. TỔ CHỨC BẢNG TÍNH Các Sheet dữ liệu Sheet KT: Các thông số của hệ thống Ô NGAYD, NGAYC: Xác định khoảng thời gian khai thác sổ sách, báo cáo (kỳ báo cáo) Khối NK_N, NK_C: Khai báo các tài khoản sử dụng cho Nhật ký đặc biệt Nhật ký thu tiền: 111, 112 Nhật ký bán hàng: 131 Nhật ký chi tiền: 111, 112 Nhật ký mua hàng: 331 II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL 2. TỔ CHỨC BẢNG TÍNH Sheet HTTK1: Hệ thống tài khoản cấp 1 TK1 TENTK1 Chuỗi Sheet HTTK2: Hệ thống tài khoản cấp 2 TK2 TENTK2 Chuỗi Lưu ý: Mỗi tài khoản cấp 1 có ít nhất một tài khoản cấp 2 II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL 2. TỔ CHỨC BẢNG TÍNH Sheet SDD: Hệ thống tài khoản cấp 3 và số dư đầu kỳ kế toán (Quý) TK3 TENTK3 SDDK TONDK Chuỗi Giá trị Lượng Lưu ý:  Mỗi tài khoản cấp 2 có ít nhất một tài khoản cấp 3  Số dư: Số dương  dư Nợ Số âm  dư Có II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL 2. TỔ CHỨC BẢNG TÍNH Sheet CT: Nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán (Quý) NGAY SOCT DIENGIAI TKN TKC Cấp 3, Chuỗi LUONG ST GHICHU NK Lưu ý:  GHICHU: Phân biệt các trường hợp đặc biệt  NK: Lập công thức xác định mỗi bút toán sẽ được ghi vào Nhật ký nào sau này II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL 2. TỔ CHỨC BẢNG TÍNH NKC: Nhật ký chung N111, N112: Nhật ký thu tiền N131: Nhật ký bán hàng (bán chịu) C111, C112: Nhật ký chi tiền C331: Nhật ký mua hàng (mua chịu) II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL 3. THAM CHIẾU ĐỊA CHỈ GIÁN TIẾP Đặc điểm, xử lý dữ liệu kế toán trên Excel: Đặc điểm:  Khối lượng dữ liệu kế toán lớn  Dữ liệu kế toán biến động thường xuyên Xử lý:  Đơn giản: Công thức + Sao chép, lọc  Phức tạp: Công thức + Macro  Trung bình: Công thức + Tham chiếu gián tiếp II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL 3. THAM CHIẾU ĐỊA CHỈ GIÁN TIẾP Tổ chức dữ liệu phục vụ cho tham chiếu gián tiếp: Sheet HTTK1:  HTTK1_MTD: Xác định thứ tự dòng của mẩu tin đầu bảng TK cấp 1  HTTK1_MTC: Xác định thứ tự dòng của mẩu tin cuối bảng TK cấp 1  HTTK1_SLMT: Xác định số lượng mẩu tin trong bảng TK cấp 1  DC_HTTK1: Chuỗi địa chỉ của bảng  DC_TK1: Chuỗi địa chỉ của cột TK1 II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL 3. THAM CHIẾU ĐỊA CHỈ GIÁN TIẾP Sheet HTTK2, SDD: Tương tự Sheet HTTK1 Sheet CT:  CT_MTD: Xác định thứ tự dòng của mẩu tin đầu bảng chứng từ  CT_MTC: Xác định thứ tự dòng của mẩu tin cuối bảng chứng từ  CT_DAU: Xác định thứ tự dòng của mẩu tin đầu NGAYD  CT_CUOI: Xác định thứ tự dòng của mẩu tin cuối NGAYC II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL 3. THAM CHIẾU ĐỊA CHỈ GIÁN TIẾP  DC_NGAY1, DC_TKN1, DC_TKC1, ...: Chuỗi địa chỉ của các cột NGAY, TKN, TKC, ... có ngày trong khoảng từ đầu quý đến trước NGAYD  DC_NGAY2, DC_TKN2, DC_TKC2, ...: Chuỗi địa chỉ của các cột NGAY, TKN, TKC, ... có ngày trong khoảng từ NGAYD đến hết NGAYC Lưu ý: Khối gồm toàn bộ ô trong Sheet được đặt tên giống với tên Sheet