Chương 1 Tổng quan quản lý dự án

QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG CONSTRUCTION PROJECT MANAGEMENT ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh NỘI DUNG TT NỘI DUNG 1 TỔNG QUAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 2 QUẢN LÝ THỜI GIAN 3 QUẢN LÝ CHI PHÍ 4 QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5 QUẢN LÝ RỦI RO 6 SỬ DỤNG MICROSOFT PROJECT 7 ĐẤU THẦU 8 KẾT THÚC DỰ ÁN TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Project Management Institute 2013, A guide to the project management body of knowledge (PMBOK Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc. 2. Kim Heldman, Project Management Professional Exam STUDY GUIDE Seventh Edition, SYBEX . 3. Luật Xây dựng số 16/2003/QH11 ngày 26/11/2003. 4. Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 5. Nghị định số 111/2006/NĐ-CP về hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu và lựa chọn nhà thầu theo Luật Xây dựng. 6. Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/2/2009 về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình. CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN QUẢN LÝ DỰ ÁN  Định nghĩa dự án  Dự án xây dựng  Quản lý dự án  Các thành phần của dự án  Vòng đời dự án và tiến trình quản lý dự án  Các giai đoạn quản lý dự án  Cấu trúc tổ chức ĐỊNH NGHĨA DỰ ÁN Dự án là một nhóm các công việc được thực hiện theo một quy trình nhất định để đạt được mục tiêu đề ra, có thời điểm bắt đầu và kết thúc được ấn định trước, và sử dụng tài nguyên có giới hạn. NHÓM CÁC CÔNG VIỆC QUY TRÌNH NHẤT ĐỊNH + ĐẠT MỤC TIÊU ĐỀ RA + CÓ THỜI ĐiỂM BẮT ĐẦU + CÓ THỜI ĐiỂM KẾT THÚC + SỬ DỤNG TÀI NGUYÊN CÓ GiỚI HẠN Theo PMBOK, Dự án là một nỗ lực trong một khoảng thời gian nhằm tạo ra một sản phẩm, một dịch vụ hay một kết quả duy nhất. Đặc điểm thời gian của dự án cho thấy rằng một dự án có một khởi đầu và kết thúc rõ ràng. ĐỊNH NGHĨA DỰ ÁN Một dự án kết thúc khi:  Dự án đạt được mục tiêu;  Dự án sẽ không hoặc không thể đạt được mục tiêu;  Nhu cầu đối với dự án không còn tồn tại;  Khách hàng, nhà đầu tư mong muốn chấm dứt dự án. ĐỊNH NGHĨA DỰ ÁN Một dự án có các đặc điểm sau:  Mỗi dự án là duy nhất  Mỗi dự án thực hiện trong một khoảng thời gian và có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc xác định;  Dự án hoàn thành khi dự án đạt được mục tiêu hoặc dự án được xác định không còn tồn tại.  Một dự án thành công khi nó đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan. ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN VD: 2 tòa nhà được xây dựng với vật liệu, kết cấu tương tự như nhau nhưng mỗi tòa nhà duy trì sự khác biệt về vị trí, thiết kế, hoàn cảnh, tình huống, các bên liên quan,… => sự duy nhất ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN DỰ ÁN Duy nhất Giới hạn thời gian Không dự báo được và không chắc chắn HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Phổ biến Kéo dài Dự báo được và chắc chắn SỰ KHÁC NHAU GIỮA DỰ ÁN VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VD: Xem xét hoạt động sau có phải là dự án hay không?  Công trình: Khách sạn Bạch Đằng  Chủ đầu tư: Công ty TNHH Thương mại Bạch Đằng - Tp Đà Nẵng.  Tổng mức đầu tư: 620 tỷ đồng  Thời gian xây dựng: 3 năm  Quy mô: công trình là một khối phúc hợp 2 block gồm:  Tháp khách sạn 28 tầng.  Tháp văn phòng và căn hộ cho thuê 20 tầng. ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN DỰ ÁN XÂY DỰNG Dự án xây dựng là tập hợp những đề xuất hay công việc có liên quan đến việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hay cải tạo những công trình xây dựng  Các bên liên quan có thể là cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng đến hoặc bị ảnh hưởng bởi một quyết định, hoạt động , hoặc kết quả của một dự án. CÁC BÊN LIÊN QUAN Mối liên quan giữa Các bên liên quan và Dự án  Các bên liên quan bao gồm:  Quản lý dự án  Nhà đầu tư  Khách hàng  Đối tác kinh doanh  Quản lý điều hành  Nhóm tổ chức  Nhà cung cấp  Quản lý chuyên môn  Văn phòng quản lý dự án CÁC BÊN LIÊN QUAN  Quy mô.  Chi phí.  Tiến độ.  Sự thỏa mãn của khách hàng (chất lượng và sự thực hiện). Chúng ta đo lường sự thành công của dự án thông qua 4 ràng buộc chính của dự án. ĐO LƯỜNG SỰ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN  Quy mô dự án - Các yêu cầu của dự án (deliverables) đã được hoàn thành?  Chi phí dự án - Có phải chăng chi phí dự án là xấp xỉ với số tiền mà khách hàng đồng ý chi trả?  Tiến độ - Dự án đã được hoàn thành đúng hạn?  Sự thỏa mãn của khách hàng - Khách hàng có thỏa mãn với chất lượng dự án không ? CÁC RÀNG BUỘC CỦA DỰ ÁN Vòng đời dự án là các giai đoạn mà một dự án trải qua từ khi bắt đầu tới khi kết thúc. Các giai đoạn thường theo trình tự và được đặt tên hoặc đánh số dựa vào nhu cầu quản lý và kiểm soát của tổ chức thực hiện dự án. VÒNG ĐỜI DỰ ÁN Giai đoạn Dự án theo trình tự Giai đoạn dự án chồng lắp Các giai đoạn Vòng đời dự án xác định: • Các giai đoạn của dự án (time) • Công việc thực hiện trong mỗi giai đoạn (work) • Nguồn lực và hiệu quả của mỗi giai đoạn (result) • Cột mốc quan trọng của từng giai đoạn (end sign) VÒNG ĐỜI DỰ ÁN CUNG CẤP CÁC KHUÔN KHỔ CƠ BẢN ĐỂ QUẢN LÝ DỰ ÁN MỤC ĐÍCH CỦA VÒNG ĐỜI DỰ ÁN Khởi động dự án Tổ chức và chuẩn bị Thực hiện dự án Kết thúc dự án Cấu trúc vòng đời dự án phổ biến gồm:  Khởi động dự án  Tổ chức và chuẩn bị  Thực hiện dự án  Kết thúc dự án VÒNG ĐỜI DỰ ÁN VÒNG ĐỜI DỰ ÁN Mức chi phí và nhân lực qua cấu trúc vòng đời dự án VÒNG ĐỜI DỰ ÁN Ảnh hưởng của những thay đổi theo thời gian Cấu trúc vòng đời dự án thường cho thấy các đặc điểm sau:  Chi phí và nhân lực dự án thấp khi bắt đầu khởi động dự án, tăng lên cao nhất khi thực hiện dự án và giảm nhanh chóng khi dự án đi tới kết thúc.  Rủi ro và sự không chắc chắn là lớn nhất khi bắt đầu thực hiện dự án và giảm dần trong suốt thời gian thực hiện dự án.  Chi phí của việc thay đổi và điều chỉnh sẽ tăng lên đáng kể khi dự án đi tới kết thúc. VÒNG ĐỜI DỰ ÁN Một dự án có thể chia thành nhiều giai đoạn. Mỗi giai đoạn là một tập hợp các hoạt động liên quan hợp lý để hoàn thành một yêu cầu của dự án. Mỗi giai đoạn đáp ứng một yêu cầu riêng của dự án.  Các giai đoạn dự án có thể hoàn thành theo trình tự, hoặc có thể chồng lắp lên nhau trong một số trường hợp.  Các giai đoạn khác nhau có thời gian và nguồn lực khác nhau. CÁC GIAI ĐOẠN DỰ ÁN Có 2 mối quan hệ cơ bản giữa các giai đoạn dự án: 1. Mối quan hệ theo trình tự: trong mối quan hệ theo trình tự, một giai đoạn bắt đầu chỉ khi giai đoạn trước nó kết thúc. MỐI LIÊN QUAN GIỮA CÁC GIAI ĐOẠN Ví dụ: Các giai đoạn theo trình tự của một dự án xây dựng. 2. Mối quan hệ chồng lắp: một giai đoạn bắt đầu trước khi giai đoạn trước nó hoàn thành.  Giai đoạn chồng lắp có thể yêu cầu bổ sung nguồn lực để công việc được thực hiện song song, có thể tăng rủi ro hoặc làm lại nếu giai đoạn tiếp theo không có đủ thông tin chính xác từ giai đoạn trước. MỐI LIÊN QUAN GIỮA CÁC GIAI ĐOẠN Ví dụ về giai đoạn thiết kế và thi công chồng lắp ở một dự án xây dựng Nhà máy. Quản lý dự án là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật cho các hoạt động dự án để đáp ứng yêu cầu của dự án. Quản lý dự án là một tiến trình TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN Công việc quản lý dự án thường bao gồm:  Xác định các yêu cầu  Giải quyết các nhu cầu  Thiết lập, duy trì kết nối giữa các bên  Quản lý các bên liên quan  Cân bằng các ràng buộc dự án:  Quy mô  Chất lượng  Tiến độ  Ngân quỹ  Nguồn lực  Rủi ro TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN Tiến trình quản lý dự án bao gồm 5 giai đoạn: 1. Khởi động dự án 2. Lập kế hoạch 3. Điều hành 4. Quản lý và kiểm soát 5. Kết thúc dự án TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN 1. Khởi động dự án:  Xác định một dự án mới  Hoăc thiết lập một giai đoạn mới của một dự án đang tồn tại TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN + Xác định quy mô DA + Nguồn tài chính DA + Mục tiêu dự án + Các bên liên quan + Chỉ định quản lý DA Mục đích chính là gắn kỳ vọng của các bên liên quan với mục tiêu dự án + Thiết lập tầm nhìn DA + Xác định những gì cần thiết phải thực hiện 2. Lập kế hoạch dự án:  Xác định quy mô dự án  Thiết lập mục tiêu dự án  Xác định các hoạt động cần thiết TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN + Thiết lập quy mô tổng thể DA + Xác định và điều chỉnh các mục tiêu + Phát triển các hoạt động cần thiết + Phát triển kế hoạch quản lý DA + Các văn bản dự án Mục đích quan trọng là phác họa chiến lược và chiến thuật cũng như quá trình hành động hoặc định hướng để hoàn thành dự án 3. Thực hiện dự án:  Thực hiện các công việc được xác định trong dự án  Phối hợp con người và nguồn lực  Quản lý mục tiêu dự án  Hợp nhất và thực hiện các hoạt động dựa trên kế hoạch quản lý dự án  Có thể có thay đổi và rủi ro  Sử dụng phần lớn ngân quỹ dự án TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN 4. Quản lý và kiểm soát dự án:  Theo dõi, đánh giá  Điều chỉnh tiến độ và hiệu suất dự án  Xác định các thay đổi và điều chỉnh tương ứng TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN + Kiểm soát thay đổi và đề xuất biện pháp khắc phục + Giám sát dựa trên kế hoạch QLDA + Chỉ thực hiện những thay đổi được phê duyệt Lợi ích lớn nhất là việc thực hiện dự án được đo lường và phân tích thường xuyên để xác định những thay đổi so với kế hoạch QLDA 5. Kết thúc dự án:  Hoàn tất các hoạt động  Kết thúc dự án  Giai đoạn này cũng chính thức thiết lập sự kết thúc sớm của dự án trong trường hợp dự án bị hủy bỏ, dự án gặp khó khăn TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN VÌ SAO CẦN QUẢN LÝ DỰ ÁN GIÁ TRỊ CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN Sự hài lòng của khách hàng Hiệu suất nguồn lực Chất lượng sản phẩm Ngân sách và bàn giao Phù hợp chiến lược KD Cơ hội thị trường Lợi nhuận CÁC LĨNH VỰC KIẾN THỨC CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN Quy mô Chúng ta sẽ làm gì ? Thời gian Khi nào thực hiện công việc ? Chi phí Giá trị bao nhiêu đối với nhà đầu tư ? Chất lượng Chúng ta có làm những gì mà chúng ta nói sẽ làm ? Nhân sự Ai sẽ làm công việc đó? Kết nối Chúng ta sẽ nói gì với ai vào lúc nào? Rủi ro Chúng ta phải làm gì để phòng tránh lỗi? Cung ứng Chúng ta làm việc thế nào với các nhà cung ứng? Thống nhất Chúng ta làm việc cùng nhau như thế nào? TÍNH NGHỆ THUẬT VÀ KHOA HỌC CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN KHOA HỌC •Lập kế hoạch •Tiến độ •Kiểm soát chi phí •Quản trị •Các nhiệm vụ kỹ thuật NGHỆ THUẬT •Kỹ năng lãnh đạo •Thương thảo •Sự thúc đẩy •Làm việc nhóm •Sự thuận lợi hóa •Sự đổi mới  Giám đốc dự án là cá nhân được giao nhiệm vụ bởi một tổ chức để lãnh đạo nhóm dự án hoàn thành mục tiêu dự án. VAI TRÒ CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN Kiểm soát dự án từ lúc khởi đầu đến khi kết thúc  Thiết lập Ban Quản lý dự án (Project Management Team) Chuẩn bị kế hoạch Quản lý dự án Cân nhắc cẩn thận tất cả các giải pháp có thể Quản lý các thay đổi VAI TRÒ CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN Điều phối tất cả các hoạt động của Ban Quản lý DA Xem xét định kỳ tiến trình dự án Báo cáo tiến trình dự án tới chủ đầu tư/khách hàng Đảm bảo các quy trình kiểm tra chất lượng là đang được thực hiện đầy đủ và đúng cách.  Tham gia vào xem xét/kiểm toán hậu dự án VAI TRÒ CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN  Kỹ năng lãnh đạo  Làm việc nhóm  Thúc đẩy  Giao tiếp  Có tầm ảnh hưởng  Ra quyết định  Nhận thức chính trị và văn hóa  Thương thảo  Tin cậy  Quản lý xung đột  Huấn luyện KỸ NĂNG CÁ NHÂN CẦN THIẾT CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN Quản lý Dự án Xây dựng (QLDAXD) vừa là một NGHỆ THUẬT, vừa là một KHOA HỌC phối hợp thiết bị, vật tư, kinh phí nhằm hoàn thành công trình xây dựng đạt chất lượng, đảm bảo thời gian và sử dụng kinh phí hợp lý nhất. QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG ?  Cơ cấu tổ chức là một yếu tố thuộc về doanh nghiệp, có thể ảnh hưởng đến nguồn lực và việc thực hiện dự án.  Cơ cấu tổ chức theo chức năng: là hình thức cơ cấu tổ chức cổ điển, nhân viên được chia nhóm theo lĩnh vực chuyên môn. Mỗi nhóm chức năng thực hiện dự án độc lập với các phòng ban khác. CƠ CẤU TỔ CHỨC C.E.O Nhân sự BP1 BP2 Kế toán Sảnxuất  Cơ cấu tổ chức theo bộ phận dự án: trái với cơ cấu tổ chức theo chức năng là cơ cấu tổ chức theo hình thức bộ phận dự án. Nhân viên được nhóm vào các bộ phận thực hiện dự án. C.E.O Quản lý Dự án Nhân viên Nhân viên Quản lý Dự án Nhân viên Nhân viên Quản lý Dự án Nhân viên Nhân viên CƠ CẤU TỔ CHỨC  Cơ cấu tổ chức ma trận: là sự pha trộn của hình thức cơ cấu tổ chức theo chức năng và hình thức nhóm dự án. Một số nhân viên báo cáo tới 2 quản lý. CƠ CẤU TỔ CHỨC PM Nhân sự Kế toán Sản xuất Dự án 2 Dự án 1 Cơ cấu tổ chức theo chức năng CƠ CẤU TỔ CHỨC ƯU ĐIỂM •Sử dụng nguồn lực hiệu quả •Kỹ năng chuyên môn sâu •Công việc phát triển trong các bộ phận chức năng •Điều hành và kiểm soát từ quản lý cấp cao •Phối hợp tốt trong bộ phận chức năng •Giải quyết vấn đề với kỹ thuật chất lượng cao NHƯỢC ĐiỂM • Ít kết nối giữa các bộ phận chức năng •Chậm đổi mới, công việc trì hoãn •Ra quyết định chậm trễ •Khó xác định trách nhiệm •Giới hạn tầm nhìn về mục tiêu tổ chức của người lao động •Giới hạn đào tạo quản lý chung cho người lao động  Cơ cấu tổ chức theo bộ phận dự án CƠ CẤU TỔ CHỨC ƯU ĐIỂM • Đáp ứng nhanh, linh hoạt • Quan tâm tới nhu cầu của khách hàng • Kết nối tốt giữa các bộ phận chức năng • Dễ dàng xác định trách nhiệm • Nhấn mạnh toàn thể dự án và mục tiêu bộ phận • Phát triển kỹ năng quản lý chung NHƯỢC ĐiỂM • Tăng nhân sự dự án • Chuyên môn kỹ thuật không sâu • Giảm sự kết nối giữa các bộ phận dự án • Ít kiểm soát của quản lý cấp cao • Cạnh tranh về nguồn lực ƯU ĐIỂM • Sử dụng nguồn lực hiệu quả cao • Linh hoạt, dễ thích nghi • Phát triển kỹ năng quản lý • Phối hợp các chuyên môn khác nhau • Phát triển công việc cho người lao động NHƯỢC ĐiỂM • Làm hỏng hoặc gây rối từ hai nguồn quản lý • Xung đột cao • Nhiều cuộc họp và tranh luận • Cần đào tạo về mối quan hệ con người • Ưu thế quyền lực về một phía của ma trận. CƠ CẤU TỔ CHỨC  Cơ cấu tổ chức theo ma trận  Dang Xuan Truong, Ph.D. Candidate  dangxuantruong@hcmutrans.edu.vn  dxtruong.blogspot.com  www.facebook.com/bkdxtruong