Chương 1: Tổng quan về hệ thống tin quản lý

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Bộ  môn:  Công  nghệ  thông  -n   Khoa:  Hệ  thống  thông  -n  kinh  tế   1   Chương  1:  Tổng  quan  về     hệ  thống  -n  quản  lý     1.1.  Khái  niệm  chung     1.1.1.  Dữ  liệu  và  thông  -n     1.1.2.  Hệ  thống     1.1.3.  Hệ  thống  thông  -n     1.1.4.  Hệ  thống  thông  -n  quản  lý   1.2.  Hệ  thống  thông  -n  trong  hoạt  động  quản  lý  của   tổ  chức,  doanh  nghiệp   1.3.  Các  dạng  hệ  thống  thông  -n  quản  lý  trong   doanh  nghiệp     2   Chương  1:  Tổng  quan  về  hệ  thống  :n   quản  lý     1.1.  Khái  niệm  chung     1.2.  Hệ  thống  thông  -n  trong  hoạt  động  quản  lý  của   tổ  chức,  doanh  nghiệp   1.3.  Các  dạng  hệ  thống  thông  -n  quản  lý  trong   doanh  nghiệp     3   1.1.1.  Dữ  liệu  và  thông  -n a.  Dữ liệu  (Data) – Dữ  liệu  là  các  giá  trị  phản  ánh  về  sự  vật,  hiện   tượng  trong  thế  giới  khách  quan.   –  Dữ liệu là  các giá trị thô,  chưa  có  ý  nghĩa  với   người  sử  dụng.  Có  thể  là  một  tập  hợp  các  giá  trị   mà  không biết được sự liên hệ giữa chúng   •  Ví dụ: Nguyễn Văn Nam, 845102, 14 / 10 / 02, 18   –  Dữ liệu có thể biểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau (âm thanh, văn bản, hình ảnh, v.v...) 4   1.1.1.  Dữ  liệu  và  thông  -n b.  Thông tin  (Informa:on) –  Thông  -n  là  ý  nghĩa  được  rút  ra  từ  dữ  liệu  thông  qua  quá   trình  xử  lý  (phân  ech,  tổng  hợp,  v.v..),  phù  hợp  với  mục   đích  cụ  thể  của  người  sử  dụng.   –  Thông tin có  thể  gồm nhiều giá trị dữ liệu  được  tổ  chức   sao  cho  nó  mang  lại  một  ý  nghĩa  cho  một  đối  tượng  cụ  thể,   trong  một  ngữ  cảnh  cụ  thể.   •  Ví dụ  với  dữ liệu trên có thông tin như sau:Thủ kho Nguyễn Văn Nam xuất mặt hàng có danh mục là 845102 vào ngày 14/10/ 02 với số lượng 18. 5   1.1.1.  Dữ  liệu  và  thông  -n   •  Thông  -n  giá  trị  có  các  đặc  điểm  :   -­‐  Chính  xác,  xác  thực   -­‐  Đầy  đủ,  chi  -ết   -­‐  Rõ  ràng  (dễ  hiểu)   -­‐  Đúng  lúc,  thường  xuyên                           -­‐  Thứ  tự,  có  liên  quan   -­‐  ...     6   1.1.1.  Dữ  liệu  và  thông  -n   c.  Phân  biệt  dữ  liệu  và  thông  -n     – Thông  -n  =  Dữ  liệu  +  Xử  lý   – Xử  lý  thông  -n  ~  Xử  lý  dữ  liệu   7   1.1.2.  Hệ  thống a.  Khái  niệm   – Hệ   thống   là  một   tập   hợp   có   tổ   chức   gồm   nhiều   phần  tử  có  các  mối  quan  hệ  ràng  buộc  lẫn  nhau  và   cùng  hoạt  động  hướng  tới  một  mục  -êu  chung.   –  Ví dụ   •  Khái  niệm  hệ  thống  được  sử  dụng  trong  cuộc  sống  hàng  ngày:   Hệ   thống   giao   thông,   hệ   thống   truyền   thông,   hệ   thống   các   trường  đại  học  v.v..   – Phần  tử  có  thể  là  vật  chất  hoặc  phi  vật  chất:  Con   người,  máy  móc,  thông  -n,  dữ  liệu,  phương  pháp   xử  lý,  qui  tắc,  quy  trình  xử  lý.     8   1.1.2.  Hệ  thống   b.  Hệ  thống  mở  và  đặc  trưng  của  hệ  thống  mở   •  Hệ  thống  mở:  có  tương  tác  với  môi  trường  ><    Hệ  thống  đóng:  không  tương  tác  với  môi  trường  (chỉ   có  trên  lý  thuyết).   •  Mục  :êu  của  hệ  thống  là  lý  do  tồn  tại  của  hệ  thống.   Để  đạt  được  mục  -êu,  hệ  thống  tương  tác  với  môi   trường  bên  ngoài  của  nó  (các  thực  thể  tồn  tại  bên   ngoài  hệ  thống)   9   1.1.2.  Hệ  thống   •  Đặc  trưng  của  hệ  thống  mở   – Hệ  thống  chấp  thuận  các  đầu  vào,  biến  đổi   theo  các  phương  thức  đã  định  để  tạo  kết   quả  đầu  ra.   Đầu vào   Đầu ra  Xử lý   Phản hồi   10   1.1.2.  Hệ  thống   c.  Hệ  thống  cha  và  hệ  thống  con   •  Hệ  thống  có  thể  tồn  tại  theo  nhiều  cấp  độ   khác  nhau.  Một  hệ  thống  có  thể  là  một  thành   phần  trong  một  hệ  thống  khác  (cha)  và  được   gọi  là  hệ  thống  con.   •  Các  hệ  thống  con  có  thể  có  phương  thức  hoạt   động  và  mục  -êu  khác  nhau  nhưng  đều  vận   động  để  đạt  được  mục  -êu  chung  của  hệ   thống  cha.   11   1.1.3.  Hệ  thống  thông  -n a.  Khái  niệm   •  Hệ  thống  thông  -n  được  xác  định  như  một     tập   hợp   các   thành   phần   được   tổ   chức   (người,   thủ   tục,  và  các  nguồn  lực)  để  thu  thập,  xử  lý,  lưu  trữ,   truyền  và  phát  thông  -n  trong  tổ  chức.   •  Hệ   thống   thông   -n   có   thể   là   thủ   công   nếu   dựa   vào  các  công  cụ  như  giấy,  bút.     •  Hệ  thống  thông  -n  hiện  đại   là  hệ  thống  tự  động   hóa  dựa  vào  máy  enh  (phần  cứng,  phần  mềm)  và   các  công  nghệ  thông  -n  khác.   12   Đầu vào   Đầu ra  Xử lý   Phản hồi   Dữ liệu Thông tin b. Chu trình xử lý thông tin 13   Dữ  liệu  vào  -­‐Thông  -n  ra   •  Dữ  liệu  đầu  vào  gồm  hai  loại:   – Tự  nhiên:  giữ  nguyên  dạng  khi  nó  phát  sinh:  (-ếng   nói,  công  văn,  hình  ảnh  v.v..)     – Có   cấu   trúc:   được   cấu   trúc   hoá   với   khuôn   dạng   nhất  định  (sổ  sách,  bảng  biểu  v.v..)   •  Thông  -n  đầu  ra:   – Được  phân  ech,   tồng  hợp  v.v..   từ  dữ   liệu  vào  và   tùy  thuộc  vào  từng  nhu  cầu  của  các  đối  tượng  cụ   thể  trong  từng  trường  hợp  cụ  thể,   (báo  cáo  tổng   hợp,  thống  kê,  thông  báo  v.v..)   14   Các  công  đoạn  của     Chu  trình  xử  lý   •  Xử  lý  tự  động  chỉ  được  thực  hiện  trên  các  dữ  liệu  có  cấu  trúc.   •  Chu  trình  xử  lý  gồm  4  công  đoạn:   –  Thu  thập:  Lọc,  cấu  trúc  hoá  dữ  liệu  để  có  thể  khai  thác  trên  các  phương  -ện   -n  học.     –  Xử  lý   •  Phân  ech,   tổng  hợp,  enh   toán   trên  các  nhóm  chỉ  -êu,   tạo   thông  -n  kết   quả  (theo  thể  thức  quy  định  hoặc  thông  -n  hỗ  trợ  quyết  định)   •  Cập  nhật,  sắp  xếp,  v..v   –  Lưu  trữ  dữ  liệu  để  sử  dụng  cho  những  lần  -ếp  theo   –  Xuất,  phân  phát  thông  -n  hữu  ích  cho  từng  đối  tượng   15   Hình  :  Chu  trình  xử  lý  thông  1n     16 Nguồn  bên  trong Nguồn  bên  ngoài Thu  thập  thông  :n XỬ LÝ   Áp dụng quy tắc định sẵn PHÂN PHÁT NSD ngoài dn NSD trong dn Lọc, cấu trúc hóa CSDL   Mức  độ  xử  lý     •  Xử  lý  thông  -n  có  thể  tự  động  ở  nhiều  mức  độ   – Thấp:  dùng  máy  enh  xử  lý  đơn  lẻ  như  in  bảng  biểu   thống  kê,  lập  hóa  đơn   – Trung  bình:  máy  enh  cộng  tác  với  con  người   – Cao:  Máy  đóng  vai  trò  chủ  chốt,  con  người  chỉ  cấp   thông  -n  đầu  vào  và  thu  nhận  kết  quả  từ  máy  enh   17 1.1.4.  Hệ  thống  thông  -n  quản  lý   18 Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống Thông tin Quản lý 1.1.4.  Hệ  thống  thông  :n  quản  lý   •  HTTT  được  xây  dựng  trên  nền  tảng  công  nghệ   hiện  đại  (CNTT).   •  HTTT  được  cấu  thành  bởi  nhiều  hệ  thống  con.     •  HTTT   có   mục   -êu   là   cung   cấp   thông   -n   cho   việc  ra  quyết  định  và  kiểm  soát     •  Là  một  kết  cấu  hệ   thống  mềm  dẻo  và  có  khả   năng  -ến  hóa.     19   Ví  dụ:  Hệ  thống  thông  -n  quản  lý   khách  sạn:   – Hệ  thống  thông  -n  Quản  lý  -ền  sảnh   – Hệ  thống  thông  -n  Quản  lý  buồng,  phòng   – Hệ  thống  thông  -n  Quản  lý  nhà  hàng   – Hệ  thống  thông  -n  Quản  lý  tổng  đài   – Hệ  thống  thông  -n  Quản  lý  khu  Sauna  -­‐Massage   – Hệ  thống  thông  -n  Quản  lý  bể  bơi   – Hệ  thống  thông  -n  Quản  lý  sân  Tennis   20   Chương  1:  Tổng  quan  về     hệ  thống  -n  quản  lý     1.1.  Khái  niệm  chung     1.2.  Hệ  thống  thông  :n  trong  hoạt  động  quản  lý   của  tổ  chức,  doanh  nghiệp   1.2.1.  Tác  động  của  hệ  thống  thông  -n  đối  với  tổ  chức/   doanh  nghiệp   1.2.2.  Ảnh  hưởng  của  công  nghệ  thông  -n  trong  việc  ra   quyết  định  quản  lý   1.2.3.  Hệ  thống  thông  -n  và  chiến  lược  kinh  doanh   1.3.  Các  dạng  hệ  thống  thông  -n  quản  lý  trong   doanh  nghiệp     21   1.2.1. Tác động của hệ thống thông tin đối với tổ chức, doanh nghiệp a.  Tổ  chức  và  hệ  thống  thông  -n   b.  Sự  thay  đổi  của  vai  trò  hệ  thống  thông  -n   trong  các  tổ  chức   22   a.  Tổ  chức  và  hệ  thống  thông  -n   CÁC  NHÂN  TỐ  GIÁN  TIẾP     Môi  trường                                                     Văn  hóa     Cấu  trúc                                       Qui  trình  chuẩn                             Chính  trị                                                                   Các  quyết  định  quản  lý   TỔ  CHỨC   HỆ  THỐNG   THÔNG  TIN   Hình    1:  Mối  quan  hệ  hai  chiều  của  Tổ  chức  và  Hệ  thống  thông  -n   23   a.  Tổ  chức  và  hệ  thống  thông  -n   •  Tổ  chức/  Doanh  nghiệp  (Định  nghĩa  kỹ  thuật):   – Ổn  định,  cấu  trúc  chính  thức   – Sử  dụng  nguồn  lực  từ  môi  trường  và  xử  lý  chúng   để  tạo  kết  quả  đầu  ra   24   a.  Tổ  chức  và  hệ  thống  thông  -n   •  Tổ  chức/  Doanh  nghiệp  (Định  nghĩa  theo  hành   vi):     – Tập  hợp  các  quyền,  lợi  ích,  nghĩa  vụ,  trách  nhiệm     – Sự  cân  bằng  phức  tạp   – Giải  quyết  xung  đột   25   a.  Tổ  chức  và  hệ  thống  thông  -n   •  Các  đặc  điểm  cấu  trúc  chung    của  Tổ  chức:     •  Phân  công  lao  động  rõ  ràng   •  Có  enh  thứ  bậc   •  Có  các  qui  định  và  qui  trình  rõ  ràng   •  Đánh  giá  công  bằng   •  Đáp  ứng  các  yêu  cầu  kỹ  thuật   •  Tối  đa  hóa  hiệu  suất  của  Tổ  chức   26   Cấu  trúc        Thứ  bậc        Phân  công  lao  động        Qui  định,  qui  trình        Qui  trình  kinh  doanh   Qui  trình        Quyền/nghĩa  vụ        Lợi  ích/  Trách  nhiệm        Các  giá  trị        Các  nhân  tố  tác  động        Con  người   a.  Tổ  chức  và  hệ  thống  thông  -n   27   Các  đặc  điểm  chung  của  Tổ  chức   a.Tổ  chức  và  hệ  thống  thông  -n   •  Qui  trình  hoạt  động   chuẩn:   •  Sự  chính  xác  trong  qui   định,  qui  trình  và   thực  hiện     •  Cho  phép  Tổ  chức  đối   diện  với  tất  các  các   ¡nh  huống  được  dự   đoán   28   a.  Tổ  chức  và  hệ  thống  thông  -n   •  Tính  chính  trị  của  Tổ  chức:   •  Sự  da  dạng  về  cách  -ếp  cận  dẫn  đến  sự  đấu  tranh   chính  trị,  cạnh  tranh  và  xung  đột   •  Cản  trở  sự  thay  đổi  của  Tổ  chức   29   •  Văn  hóa  Tổ  chức:  Một  tập  hợp  các  yếu  tố  cơ   bản  đảm  nhiệm  về:   •  Sản  phẩm  mà  tổ  chức  nên  sản  xuất?   •  Nên  sản  xuất  như  thế  nào,  ở  đâu?   •  Sản  xuất  cho  ai  ?   30   a.  Tổ  chức  và  hệ  thống  thông  -n   a.  Tổ  chức  và  hệ  thống  thông  -n   •  Tổ  chức  và  môi  trường  có  tác  động  qua  lại   •  Tổ  chức  có  liên  hệ  hoạt  động  dựa  vào  cả  môi   trường  vật  lý  và  môi  trường  xã  hội   •  Tổ  chức  có  thể  tác  động  đến  môi  trường  của   nó   31   Hình  vẽ:  Tổ  chức  và  môi  trường  tổ  chức   a.  Tổ  chức  và  hệ  thống  thông  -n   32   a.  Tổ  chức  và  hệ  thống  thông  -n   •  Sự  khác  biệt  giữa  các  tổ  chức   •  Mục  -êu  cuối  cùng   •  Sự  khác  biệt  của  các  nhóm  và  thành  phần   •  Bản  chất  của  Lãnh  đạo   •  Nhiệm  vụ  và  công  nghệ   33   a.  Tổ  chức  và  hệ  thống  thông  -n   •  Loại  hình  tổ  chức/  doanh  nghiệp     – Khởi  nghiệp:  Bắt  đầu  kinh  doanh   – Mô  hình  sản  xuất:  Doanh  nghiệp  sản  xuất  trung  bình   – Mô  hình  phân  công  lao  động  cao:  Fortune  500   – Mô  hình  nghề  nghiệp:  Các  công  ty  Luật,  các  hệ  thống   bệnh  viện,  trường  học   – Mô  hình  tùy  biến:  Công  ty  tư  vấn   34   b.  Sự  thay  đổi  của  vai  trò  hệ  thống   thông  -n  trong  các  tổ  chức   •  Phòng  Hệ  thống  thông  -n:  có  trách  nhiệm  trong   các  vấn  đề  liên  quan  đến:     – Phần  cứng   – Phần  mềm   – Dữ  liệu     – Mạng   •  Đảm  bảo  cho  các  hệ  thống  thông  -n  trong  tổ  chức   được  hoạt  động  tốt     35   b.  Sự  thay  đổi  của  vai  trò  hệ  thống  thông  -n  trong   các  tổ  chức   36   b.  Sự  thay  đổi  của  vai  trò  hệ  thống   thông  -n  trong  các  tổ  chức   Bao  gồm  các  chuyên  gia:   •  Lập  trình  viên:  Được  đào  tạo  sâu,  viết  phần  mềm   •  Phân  ech  viên  hệ  thống:  Chuyển  các  vấn  đề  trong  kinh   doanh  thành  các  giải  pháp  của  công  nghệ,  hoạt  động  như   là  bộ  phận  trung  gian  kết  nối  giữa  hai  bên:  công  nghệ  (Hệ   thống  thông  -n)  và  kinh  doanh  (doanh  nghiệp)       •  Quản  lý  Hệ  thống  thông  -n   •  Giám  đốc  Thông  -n  (CIO):  Quản  lý  cao  cấp  chịu  trách   nhiệm  về  chức  năng  của  hệ  thống  thông  -n  trong  doanh   nghiệp     •  …   37   Áp  dụng  sự  thay  đổi  và  sự  phản  ứng  của  tổ  chức     b.  Sự  thay  đổi  của  vai  trò  hệ  thống  thông  -n  trong   các  tổ  chức   Source:  Reprinted  by  permission  of   James  G.  March.   38   1.2.2. Ảnh hưởng của công nghệ thông tin trong việc ra quyết định quản lý a.  Vai  trò  của  các  nhà  quản  lý  trong  tổ  chức   b.  Nhà  quản  lý  và  quá  trình  ra  quyết  định     c.  Mô  hình  Ra  quyết  định     d.  Hệ  thống  thông  -n  trong  việc  ra  quyết  định  quản  lý     39   a.  Vai  trò  của  các  nhà  quản  lý  trong  tổ  chức   Mô  hình  quản  lý  cổ  điển:   •  Mô  tả  cổ  điển  về  quản  lý:  Tập  trung  vào  các  chức   năng  chính  thống:  Kế  hoạch,  Tổ  chức,  Phối  hợp,   Quyết  định,  Kiểm  soát   Mô  hình  quản  lý  theo  khoa  học  hành  vi:   •  Mô  tả  quản  lý  dựa  trên  việc  quan  sát  các  nhà  quản  lý   thực  sự  đã  làm  được  những  gì  trong  quá  trình  thực   hiện  công  việc   40   a.  Vai  trò  của  các  nhà  quản  lý  trong  tổ  chức   •  Vai  trò  trung  gian:  Các  nhà  quản  lý  hành  động   như  là  người  chỉ  dẫn  và  lãnh  đạo     •  Vai  trò  thông  -n:  Các  nhà  quản  lý  -ếp  nhận  và   phổ  biến  các  thông  -n  cần  thiết  đến  đúng  đối   tượng  có  liên  qua;  đóng  vai  trò  như  trung  tâm   đầu  não   •  Vai  trò  ra  quyết  định:  Các  nhà  quản  lý  thúc   đẩy  các  hoạt  động,  phân  phối  nguồn  lực  và   thương  lượng  giải  quyết  các  xung  đột   41   b.  Nhà  quản  lý  và  quá  trình     ra  quyết  định   Qúa  trình  ra  quyết  định   •  Ra  quyết  định  chiến  lược:  Quyết  định  các  mục   -êu  dài  hạn,  nguồn  lực    và  chính  sách  của  tổ  chức   •  Kiểm  soát  quản  lý:  Kiểm  soát  hiệu  quả  hay  hiệu   suất  sử  dụng  nguồn  lực  và  kết  quả  hoạt  động  của  các   đơn  vị  thực  thi   42   b.  Nhà  quản  lý  và  quá  trình     ra  quyết  định   •  Kiểm  soát  vận  hành:  Quyết  định  tổ  chức  thực  thi   nhiệm  vụ  cụ  thể  được  xác  định  (những  người  ra   quyết  định  quản  lý  cấp  trung  gian)   •  Ra  quyết  định  ở  mức  độ  tri  thức:  Đánh  giá  các  ý   tưởng  mới  về  sản  phẩm,  dịch  vụ,  các  cách  thức  trao   đổi  tri  thức  mới,  cách  thức  chia  sẻ  thông  -n   43   b.  Nhà  quản  lý  và  quá  trình     ra  quyết  định   Các  quyết  định:   •  Không   cấu   trúc:   Không   định   kỳ,   những   người   ra   quyết  định  là  người  đánh  giá,  đánh  giá,  và  sáng  suốt