Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 6/12/2014 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn Giảng viên: ThS Đỗ Thị Lan Anh Bộ môn: Quản lý dự án – Khoa Tài chính Kế toán Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông Tổng quan về quản lý dự án  1.1 Khái niệm dự án  Khái niệm. Tính chất dự án  1.2 Quản lý dự án  Khái niệm. Tiêu chuẩn quản lý dự án  1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới QLDA  Vòng đời dự án  Các thành phần của dự án  Đặc điểm tổ chức  1.4 Quy trình QLDA 6/12/2014 2 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.1. Khái niệm dự án/Định nghĩa  Một tập hợp các hoạt động được liên kết và tổ chức chặt chẽ, có thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể, do cá nhân hoặc tổ chức thực hiện, nhằm đạt được những mục đích cụ thể trong điều kiện ràng buộc về thời gian, chi phí và kết quả hoạt động” (Viện Tiêu chuẩn quốc gia Anh, ‘Guide to Project Management’ 2000)  Một nỗ lực tạm thời được tiến hành để tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ duy nhất (PMI, PMBOK 2004) 6/12/2014 3 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.1. Khái niệm dự án/ Tính chất  Phạm vi của dự án: Mỗi dự án là duy nhất và phải được thể hiện bằng văn bản, có xem xét yêu cầu hoạt động, mức độ dịch vụ, các quy định phải tuân thủ và chất lượng của sản phẩm  Ngân sách: Nguồn tài chính cần thiết cho dự án  Thời gian thực hiện: Ngày khởi đầu và kết thúc xác định của dự án 6/12/2014 4 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.1. Khái niệm dự án/ Tính chất  Tính duy nhất  Mục đích rõ ràng  Thời gian tồn tại hữu hạn  Bị giới hạn bởi các nguồn lực hạn chế  Mang tính rủi ro cao 6/12/2014 5 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.2. Quản lý dự án  Quản lý dự án (QLDA) là việc vận dụng tổng hợp các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để ra các quyết định quản lý phù hợp luật pháp, đưa dự án đạt tới các mục tiêu đặt ra (PMBOK 2004) 6/12/2014 6 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 6/12/2014 7 1.2. Quản lý dự án Thời gian Kết quảNguồn lực QLDA Đúng thời hạn Đạt mục tiêu về chất lượng, kết quả Đúng nguồn lực được phân bổ Hình: Tiêu chuẩn quản lý dự án Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn  Tại sao phải quản lý dự án? 6/12/2014 8 1.2. Quản lý dự án Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn  Quản lý dự án và quản lý chương trình: Chương trình là kế hoạch dài hạn, gồm nhiều dự án. Quản lý chương trình là việc quản lý phối kết hợp, tập trung hóa giữa các dự án cấu thành, chú trọng tới mối liên hệ phụ thuộc giữa chúng, nhằm đạt được các mục tiêu và lợi ích chiến lược. 6/12/2014 9 1.2. Quản lý dự án Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn  Quản lý dự án và quản lý nghiệp vụ: Quản lý nghiệp vụ là quản lý liên tục các công việc hàng ngày của doanh nghiệp, tổ chức, không có điểm kết thúc. Quản lý nghiệp vụ phải đảm bảo tất cả các hoạt động của công ty được thực hiện trôi chảy và các nhân viên làm việc đúng chức trách của mình 6/12/2014 10 1.2. Quản lý dự án Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn Tiêu chuẩn quản lý dự án PRINCE2 ứng dụng phổ biến tại Anh, Châu Âu và Úc PMBOK áp dụng phổ biến ở Bắc Mỹ và các nước ngoài Châu Âu và Úc, với các quy trình chuẩn hoá đã được đưa vào chuẩn quốc gia của Mỹ ANSI/PMI 99-001- 2008 6/12/2014 11 1.2. Quản lý dự án Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới quản lý dự án Vòng đời của một dự án 6/12/2014 12 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới quản lý dự án 6/12/2014 13 Biến động về chi phí thay đổi và về rủi ro bất trắc theo vòng đời của DA Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới quản lý dự án Quản lý dự án theo giai đoạn Áp dụng với các dự án lớn, phức tạp Các giai đoạn DA nối tiếp: Giảm rủi ro nhưng kéo dài thời gian Các giai đoạn DA giao thoa: tiết kiệm thời gian nhưng rủi ro cao Dự án có các giai đoạn thay thế nhau: Áp dụng với các dự án phức tạp, nhiều yếu tố biến đổi 6/12/2014 14 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới quản lý dự án Chu kì của dự án phát triển phần mềm Nhận dạng nhu cầu phần mềm Khởi đầu nắm bắt được yêu cầu của công việc Thiết kế hệ thống một cách logic Lên kế hoạch kiểm tra sản phẩm Phân tích rủi ro và đưa ra những gợi ý. 6/12/2014 15 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới quản lý dự án Các chủ thể liên quan tới dự án Nhóm chủ thể gián tiếp : Nhân viên của các bộ phận không liên quan trực tiếp tới dự án; quản lý môi trường, hành chính, chính trị… Nhóm chủ thể trực tiếp : nhà tài trợ, nhà quản lý dự án, nhà quản lý chức năng, nhà quản lý nghiệp vụ tham gia vào dự án, khách hàng, nhà cung cấp. 6/12/2014 16 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 6/12/2014 17 SƠ ĐỒ QUAN HỆ TÁC ĐỘNG CỦA CÁC CHỦ THỂ TỚI DA Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.3. Các yếu tố ảnh hưởng QLDA Đặc điểm tổ chức ảnh hưởng tới QLDA Quy trình, cơ cấu tổ chức và văn hóa doanh nghiệp Các chuẩn quy định của CP, ban ngành, Cơ sở hạ tầng, các phương tiện, thiết bị hiện có của doanh nghiệp Nguồn nhân lực, Hệ thống QLNS Điều kiện thị trường, yếu tố chính trị, hệ thống thông tin của dự án 6/12/2014 18 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.4. Quy trình QLDA  Quy trình: một chuỗi các hoạt động đều đặn hay liên tục được thực hiện theo một cách đã định nhằm đạt được kết quả 6/12/2014 19 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.4. Quy trình QLDA  Khởi sự dự án (Initiating)  Lập kế hoạch (Planning)  Thực thi (Executing)  Kiểm soát (Controlling)  Kết thúc dự án (Closing)  5 nhóm quy trình/42 quy trình/9 mảng kiến thức  3 nội dung của quy trình: Đầu vào, công cụ và kỹ thuật để xử lý đầu vào, đầu ra 6/12/2014 20 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.4. Quy trình QLDA 6/12/2014 21 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.4. Quy trình QLDA 6/12/2014 22 Sự chồng chéo của các nhóm quy trình trong một giai đoạn dự án Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.4. Quy trình QLDA Nhóm quy trình Khởi sự (Initiation) Được thực hiện để xác định và thông qua dự án Kết quả: Bản điều lệ dự án (quy mô, nguồn tài chính) và Danh sách các chủ thể liên quan đến dự án. Giấy phép DA Được lặp lại ở mỗi giai đoạn trong các dự án lớn 6/12/2014 23 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.4. Quy trình QLDA Nhóm quy trình Lập kế hoạch (Planning) Xác định quy mô của dự án, sàng lọc lại các mục tiêu dự án, lựa chọn phương án hành động tốt nhất để đạt tới các mục tiêu ấy Kết quả: Bản kế hoạch quản lý dự án và các tài liệu dự án hướng dẫn việc thực thi dự án. 6/12/2014 24 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.4. Quy trình QLDA Nhóm quy trình Thực thi dự án (Executing) Thực hiện các công việc được xác định trong bản kế hoạch QLDA Trọng tâm: kết hợp con người và các nguồn lực theo phương thức nhất định nhằm đạt được mục tiêu dự án. Chi tiêu phần lớn kinh phí của dự án 6/12/2014 25 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.4. Quy trình QLDA Nhóm quy trình Kiểm soát dự án (Controlling) những quy trình cần thiết để theo dõi, xem xét, điều tiết quá trình và tiến độ của dự án; xác định những bộ phận dự án cần thay đổi; và bắt đầu những thay đổi tương ứng 6/12/2014 26 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn 1.4. Quy trình QLDA Nhóm quy trình Kết thúc dự án (Closing) Gồm những quy trình được thực hiện để hoàn thiện tất cả các công việc trên mọi quy trình quản lý nhằm chính thức hoàn thành dự án 6/12/2014 27 Bài giảng môn học Quản lý dự án www.ptit.edu.vn