Chương 2 Soạn thảo văn bản với MS Word

Chương 2Soạn thảo văn bản với MS Word Giảng viên: ThS. Phạm Thanh An Khoa Công nghệ thông tin Đại học Ngân hàng TP.HCM Nội dung Bài 1: Làm quen với MS Word Bài 2: Các thao tác soạn thảo Bài 3: Thao tác định dạng văn bản Bài 4: Bảng biểu, biểu đồ và hình ảnh Bài 5: Trộn thư và in ấn & Một số tính năng khác Giới thiệu về MS Word Là một phần mềm trong bộ sản phẩm MS Office của Microsoft, ra đời năm 1980 Phiên bản mới nhất MS Word 2007 Là phần mềm soạn thảo sử dụng rộng rãi nhất hiện nay Bài 1: Làm quen với MS Word Khởi động và thoát khỏi MS Word Các thành phần cửa sổ Word Thao tác tạo mới, ghi lưu, mở, đóng tài liệu. Thay đổi chế độ hiển thị trang Sử dụng công cụ Zoom khung nhìn tài liệu. Hiển thị/che dấu thanh công cụ Khởi động MS Word Cách 1: Vào Start\ All Programs\ Microsoft Office\ Microsoft Word Cách 2: Click vào biểu tượng Microsoft Word trên màn hình nền Desktop (nếu có) Các thành phần cửa sổ Word Thước dọc Thanh tiêu đề Thanh công cụ Standard Thanh thực đơn lệnh Thanh trạng thái Thước ngang Thanh cuốn ngang Thanh cuốn dọc Thanh công cụ Formatting Vùng soạn thảo Nút hiển thị tài liệu Thoát Word Thu nhỏ màn hình về Taskbar Thu nhỏ hoặc phóng to cửa sổ Đóng tài liệu đang làm việc Bảng tác vụ (Task Pane) Thanh công cụ vẽ Ask A Question box Màn hình làm việc chính Làm quen với các loại con trỏ Con trỏ nhập văn bản Con trỏ (hay con chạy - cursor) nhập văn bản là thanh đứng màu đen, nhấp nháy. Chỉ ra vị trí thêm vào văn bản. Ở dòng thứ mấy, cột thứmấy (hãy di chuyển và xem dưới thanh trạng thái). Chỉ di chuyển được trong phạm vi vùng soạn thảo. Di chuyển bằng các phím mũi tên hoặc dùng chuột Con trỏ chuột Ở dạng chữ I nét mảnh, không nhấp nháy. Di chuyển bằng cách di chuột. Di chuyển đến các thanh công cụ con trỏ chuột có hình mũi tên màu trắng. Thoát khỏi MS Word C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4 C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Word. C3: Vào menu File/Exit Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1hộp thoại, như sau, khi đó chọn: Yes: nếu muốn ghi tệp trước khi thoát, No: thoát không ghi tệp, Cancel: huỷ lệnh thoát. Ghi lưu tài liệu lên đĩa C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar. C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S C3: Vào menu File/Save Lần đầu tiên ghi lưu tệp tin, hộp thoại Save As được mở ra (như hình sau): Ghi lưu tài liệu lên đĩa 1. Chọn nơi ghi tệp trong hộp Save in 2. Gõ tên tệp tin 3. Bấm nút Save để ghi tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp Khi ghi lưu một tài liệu cần lưu ý: Nơi lưu tài liệu: Thư mục lưu tài liệu được hiện trong ô Save in. Đặt tên tệp tin tài liệu: nhập tên tài liệu trong ô File name ( không chứa: \ / : * ? " |) Kiểu tài liệu: lựa chọn trong ô Save as type. Theo mặc định “Word Document”, có phần mở rộng là “.doc”. Nếu tệp đã được ghi luu từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Word không thực hiện việc gì). Ghi lưu tài liệu lên đĩa Ghi lưu tài liệu với một tên khác Dùng khi muốn lưu tài liệu thành một bản mới. Chọn: File -> Save As Trong vùng File name, nhập tên khác cho tệp tin và nhấn nút Save as. 1. Chọn nơi ghi tệp 2. Gõ tên mới cho tệp 3. Bấm nút Save để ghi tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp Chú ý: Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ Tạo thư mục mới để lưu tài liệu Đóng cửa sổ tài liệu hiện hành Cách 1: Nhấn nút Close Windows ( phân biệt với nút Close đóng chương trình Word bên trên) Cách 2: Chọn File -> Close Chú ý: Nếu trước đó đã ghi lưu: cửa sổ tài liệu biến mất. Nếu trước đó chưa ghi lưu: Word sẽ hiển thị hộp thoại nhắc nhở ghi lưu tài liệu. Đóng cửa sổ tài liệu hiện hành Có 3 nút Yes, No, Cancel Yes – Đóng và ghi lưu các thay đổi vừa thực hiện. No - Đóng và không ghi lưu các thay đổi vừa thực hiện (cẩn thận !) Cancel – Hoãn lại không đóng nữa, tiếp tục làm việc với cửa sổ tàì liệu đó. Một số tiện ích trong hộp thoại Save as Quay lại thư mục vừa xem Chuyển đến thư mục cha của thư mục hiện hành Tạo thư mục mới trong thư mục hiện hành Truy cập đến các tệp mới được mở gần nhất Chuyển nhanh đến thư mục Desktop Chuyển nhanh đến thư mục My Documents Chuyển nhanh đến mục My Computer Chuyển nhanh đến mục My Network places Mở một tài liệu đã có trên đĩa Bước 1: Mở hộp thoại Open Nhấn nút lệnh Open trên thanh công cụ Hoặc - Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + O Hoặc - Chọn File -> Open Bước 2: Sử dụng hộp Look in: nhắp chuột vào nút mở rộng xuống để hiện cây thư mục; chọn tiếp trong cây Hoặc - Di chuyển từng cấp trên cây thư mục, dùng nút Up (đi lên) và mở thư mục con (đi xuống) Hoặc - Dùng các nút biểu tượng My Documents, Desktop, My Recent Document Mở một tài liệu đã có trên đĩa Bước 3: Nhắp chuột chọn tài liệu, nhấn Open 1. Chọn nơi chứa tệp 2. Chọn tệp cần mở 3. Bấm nút Open để mở tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp Mở nhiều tài liệu đã có sẵn Thực hiện: Bước 1 và 2 tương tự như mở một tài liệu, nhưng bước 3 cần thực hiện: Nếu các tệp tin muốn mở liền kề nhau: Nhắp chọn tệp đầu tiên Nhấn giữ phím Shift Nhắp chọn tệp cuối cùng trong danh sách Nếu các tệp tin không liền kề nhau: Nhắp chọn tệp đầu tiên Nhấn và giữ phím Ctrl Lần lượt nhắp chọn các tệp còn lại Mở nhiều tài liệu đã có sẵn Mở các tài liệu rời rạc Tạo một tài liệu mới Khi khởi động, MS-Word tự động tạo sẵn một tài liệu trắng, có tên mặc định là Document1 Tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu mặc định C1: Nhấn nút lệnh New Blank Document trên thanh công cụ C2: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + N Tạo một tài liệu mới Tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu khác MS Word làm sẵn nhiều khuôn mẫu tài liệu khác nhau Ta cũng có thể làm thêm một số khuôn mẫu tài liệu của riêng mình và lưu vào Word. Để tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu đã làm: chọn File-> New. Hộp thoại Template sẽ xuất hiện Chọn một mẫu ở Task Panel bên phải Di chuyển giữa các tài liệuđang mở MS-Word cho phép mở và soạn thảo nhiều tài liệu đồng thời. Mỗi tài liệu được hiển thị và soạn thảo trong một cửa sổ riêng. Cách 1: Mở nhóm lệnh Window để hiển thị danh sách các tệp tài liệu đang mở. Nhắp chuột chọn tài liệu cần đến trong danh sách Di chuyển giữa các tài liệuđang mở Cách 2: Thanh tác vụ dưới đáy màn hình có nhiều cửa sổ Word thu nhỏ Nhắp chuột vào cửa sổ tài liệu nào thì sẽ chuyển đến tài liệu đó. Thay đổi chế độ hiển thị trang Có 5 chế độ hiển thị trang tài liệu: Normal, Web Layout, Print Layout, Reading layout, Outline. 2 cách thay đổi chế độ Chọn từ thực đơn lệnh View Nhấn vào các nút ở góc trái (phía dưới của cửa sổ soạn thảo) Normal Web Layout Print Layout Outline Reading Layout Công cụ phóng to, thu nhỏkhung nhìn tài liệu Giúp người soạn thảo dễ quan sát và theo dõi tài liệu Không làm thay đổi kích thước kí tự khi in ấn Thao tác thực hiện: Nhắp chuột vào hộp Zoom, dùng chuột chọn tỉ lệ phóng to/thu nhỏ hoặc gõ trực tiếp con số vào ô này và nhấn nút Enter. Che dấu/hiểnthị/di chuyển thanh công cụ Ý nghĩa của thanh công cụ? Giúp người soạn thảo thao tác nhanh. Một số thanh công cụ thường dùng Thanh công cụ cơ bản - Standard Thanh công cụ định dạng - Formatting Thanh công cụ đồ họa - Drawing Hiện thanh công cụ: Vào View ->Toolbars -> nhấn chuột vào tên thanh công cụ(nếu thanh chưa được đánh dấu ) Che dấu thanh công cụ : Vào View ->Toolbars -> nhấn chuột vào tên thanh công cụ (để bỏ đánh dấu ) Che dấu/hiểnthị/di chuyển thanh công cụ Di chuyển các thanh công cụ Nhấn chuột vào đầu mút trái của thành công cụ cần di chuyển, con trỏ chuyển thành hình mũi tên bốn góc, kéo và rê chuột đến vị trí mới Thay đổi tên người tạo tệp Tools -> Options -> User Information Gõ tên vào ô Name, địa chỉ email vào ô Mailing Address – nhấn OK Bài 2: Các thao tác soạn thảo Bảng mã và font chữ Tiếng Việt Nhập văn bản Làm việc với văn bản (Thao tác chọn, sao chép, di chuyển, xóa) Tìm kiếm, thay thế văn bản Mã và phông chữ tiếng Việt Có nhiều bộ mã tiếng Việt khác nhau Kèm với bộ mã là những phông chữ tương ứng để hiển thị và in ấn Bộ mã TCVN3: Font bắt đầu bằng dấu chấm và 2 chữ Vn. Font chữ hoa kết thúc bằng chữ H. Ví dụ: .VnTime; .VnTimeH, .VnArial, .VnArialH. Bộ mã và phông VNI: thường được sử dụng ở khu vực phía Nam và ở nước ngoài các bộ phông VNI thường được đặt tên bắt đầu bằng chữ VNI. Ví dụ: VNI-Time, VNI-hobo, .. Bộ mã tiếng Việt Unicode -16 bit là bộ mã theo chuẩn Unicode Font Unicode có sẵn trong mọi máy tính cài đặt hệ điều hành Windows. Ví dụ: Times New Roman, Arial, Tohoma, Verdana, Courier... Mã và phông chữ tiếng Việt Mã và phông chữ tiếng Việt Để nhập được tiếng việt cần thiết phải có Font chữ tiếng Việt đã được cài đặt Bộ gõ tiếng Việt (thông dụng Vietkey, Unikey) Chú ý: Khi chọn loại font trong ứng dụng thì phải chọn bảng mã tương ứng ở bộ gõ, lúc đó mới gõ được tiếng Việt Cách gõ tiếng Việt theo kiểu Telex và VNI Quy ước gõ tiếng Việt theo kiểu Telex - f = huyền - s = sắc - r = hỏi - x = ngã - j = nặng - aa = â - aw = ă - ee = ê - oo = ô - w, uw, [ = ư - ow,] = ơ - dd = đ - z = khử dấu (xoá dấu) Cách gõ tiếng Việt theo kiểu Telex và VNI Gõ tiếng Việt theo kiểu VNI Nhập văn bản Một số quy tắc cơ bản khi nhập văn bản Viết chữ hoa đầu câu: Nhập các dấu trong văn bản: Dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy: đi liền với từ trước. Cặp dấu nháy đơn, nháy kép, dấu móc: đi liền với kí tự đầu và cuối. Sau dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy phải có một khoảng trống. Nhập nhanh văn bản trước khi làm đẹp Ở chế độ chèn Ở chế độ ghi đè Kích đúp chuột/nhấn Insert để chuyển đổi giữa Insert Mode/Overtype Mode Chế độ chèn (Insert) và chế độ ghi đè (Overtype) Các thành phần của Tài liệu Có thể chứa văn bản (text), bảng biểu (table), hình ảnh (picture) Từ (word) : Gồm nhiều tự liền nhau, kết thúc một từ là khoảng trắng (space) hoặc dấu câu. Câu (sentence) : Gồm một số từ liên tiếp, kết thúc bằng dấu chấm câu. Đoạn (Paragraph) : gồm một hay nhiều câu, kết thúc bằng nhấn phím Enter Dòng (line) Gồm nhiều từ năm trên một dòng Trang (page): Một tờ giấy chứa nội dung văn bản Phân đoạn (section): Là những phần của văn bản có định dạng về trang in, định dạng cột. Một tài liêu có thể có 1 hay nhiêu section Thêm kí tự/ kí hiệu đặc biệt không có trên bàn phím Các ký tự hiển thị ở hàng trên của phím số như: @, $, %,... nhấn phím Shift + . Các ký hiệu khác, chẳng hạn, αβχϕλ, cần thực hiện: Đặt con trỏ nhập tại vị trí cần chèn. Insert Symbol. Trong hộp Font, chọn bảng phông chữ, o Nhắp chuột vào kí tự cần chèn, nhấn nút Insert. Nhấn nút Close đểđóng hộp thoại Insert. Thêm kí tự/ kí hiệu đặc biệt không có trên bàn phím Tạo chỉ số mũ trênvà chỉ số dưới Cách nhập chỉ số trên: Nhấn tổ hợp 3 phím Ctrl + Shift + =, con trỏ nhập thu nhỏ kích thước Nhập con số của chỉ số trên, chẳng hạn, số 2 trong x2 Để chuyển về trạng thái bình thường, nhấn lại tổ hợp phím: Ctrl + Shift + = Cách nhập chỉ số dưới: Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + = , con trỏ nhập thu nhỏ kích thước. Nhập con số của chỉ số dưới Để chuyển về trạng thái bình thường, nhấn lại tổ hợp phím: Ctrl + = Chọn văn bản Chọn một từ: Nhắp đúp chuột vào từ Chọn một câu: Giữ phím Ctrl và nhắp chuột tại một kí tự bất kỳ của câu Chọn một dòng: Nhắp chuột vào khoảng trống bên trái của dòng Chọn một đoạn văn bản (Paragraph): Đoạn văn bản là phần nằm giữa hai dấu Enter. Nhắp đúp chuột vào khoảng trống bên trái dòng hoặc nhấp 3 lần chuột vào một ký tự bất kỳ của đoạn Chọn văn bản Chọn khối kí tự Cách 1: Sử dụng chuột Nhấn chuột vào bên cạnh khối ký tự muốn chọn Nhấn và di chuột sang vùng khối ký tự muốn chọn Cách 2: Sử dụng bàn phím Dùng các phím mũi tên di chuyển đến vị trí bên cạnh khối muốn chọn Nhấn và giữa phím Shift Nhấn một trong các phím mũi tên sang phải (xuống dưới, trái, phải) tùy theo hướng lựa chọn. Chọn toàn bộ văn bản Nhấn tổ hợp phím Ctrl+A để chọn toàn bộ văn bản. Chọn văn bản Chon khối hình chữ nhật Để chọn một khối ký tự hình chữ nhật bất kỳ cần thực hiện: đặt con trỏ nhập tại vị trí phía trên bên trái. bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift+F8 di chuột tạo hình chữ nhật cho khối kí tự được chọn Chú ý: Đề phòng mất văn bản Khi văn bản đã được đánh dấu, chí cần nhấn một phím bất kỳ là toàn bộ phần văn bản đã được chọn sẽ bị xoá. Phục hồi dữ liệu bằng cách nhấn nút lệnh Undo trên thanh công cụ Huỷ chọn văn bản Thu nhỏ vùng chọn Là thao tác huỷ chọn một phần văn bản được đánh dấu chọn ngay khi vừa chọn. Khi vừa chọn xong, thực hiện di chuột ngược chiều thao tác chọn, vùng chọn sẽ được thu nhỏ. Hủy toàn bộ vùng chọn Nhắp phím chuột lên vị trí bất kỳ trên vùng soạn thảo Hoặc bấm vào một phím mũi tên (không bấm các phím chữ hoặc phím Spacebar) Sao chép văn bản Sao chép văn bản trên cùng một tài liệu đang mở Chọn văn bản cần sao chép. Nhấn nút Copy trên thanh công cụ hoặc mởbảng lệnh Edit, chọn lệnh Copy. Di chuyển con trỏ nhập đến trí cần dán nội dung Nhấn nút Paste trên thanh công cụ hoặc mở bảng lệnh Edit, chọn lệnh Paste. Có thể dán nội dung đã copy nhiều lần Thanh công cụ Clipboard Khi chọn văn bản và nhấn nút COPY, một bản sao nội dung văn bản được tạo ra trong Clipboard. Clipboard có thể lưu trữ tối đa 24 văn bản khác nhau Xuất hiện khi thực hiện sao chép nhiều lần Có thể lựa chọn bản sao bằng cách chọn ở danh sách trên thanh Clipboard Muốn xoá hết các bản sao trong Clipboard, nhấn nút Clear All Thanh công cụ Clipboard Hiển thị thanh Clipboard: vào Edit\Office Clipboard Thao tác sao chép và dán giữa nhiều tài liệu đang mở Chọn văn bản. Thực hiện tạo bản sao bằng nút Copy. Mở bảng chọn Window, nhắp chuột vào tên cửa sổ tài liệu cần dán. Thực hiện dán nội dung vào tài liệu mới bằng nút Paste Di chuyển văn bản Chọn văn bản. Nhấn nút Cut trên thanh công cụ hoặc mở bảng lệnh Edit, chọn lệnh Cut. Di chuyển con trỏ nhập đến vị trí cần dán nội dung. Nhấn nút Paste trên thanh công cụ hoặc mở bảng lệnh Edit, chọn lệnh Paste. Thao tác nhanh: sử dụng phím tắt Lệnh sao chép dữ liệu (Copy): Ctrl + C Lệnh cắt dữ liệu (Cut): Ctrl + X Lệnh dán dữ liệu (Paste): Ctrl + V Xoá văn bản Chọn văn bản. Nhấn phím Delete hoặc mở bảng lệnh Edit, chọn lệnh Clear. Khôi phục sau khi xóa nhờ nút Undo Sử dụng chức năng Undo/Redo Chức năng Undo Chức năng Undo Cho phép khôi phục lại tình trạng văn bản trước khi thực hiện một số thao tác. Có thể sử dụng Undo nhiều lần. Chức năng Redo Cho phép trả lại trạng thái đã có trước khi thực hiện Undo. Tìm kiếm một cụm từ trong tài liệu Mở bảng chọn Edit\ Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl + F). Cửa sổ tìm kiếm Find hiện ra: Từ tìm kiếm: nhập từ / cụm từ cần tìm kiếm vào hộp Find what. Phạm vi tìm kiếm: nhắp chuột vào hình mũi tên trỏxuống của hộp Search (nằm trong vùng Search Option) All: tìm trong toàn bộ văn bản Up: tìm trong đoạn văn bản phía trên (kể từ vị trí con trỏ nhập văn bản hiện tại) Dowm: tìm trong đoạn văn bản phía dưới (kể từ vịtrí con trỏ nhập văn bản hiện tại) Thay thế một cụm từ trong văn bản Mở bảng chọn Edit\ Replace (hoặc phím tắt Ctrl + H), xuất hiện hộp thoại Find and Replace Nhập nội dung cần tìm vào hộp Find What, trong ví dụ là "hà nội". Gõ từ cần thay thế vào hộp Replace With, trong ví dụ là "Hà Nội". Chọn phạm vi tìm kiếm trong ô Search: tương tự như hộp thoại Find Hạn chế các đặc điểm cần tìm: tương tự như hộp thoại Find Bài 3: Các thao tác định dạng Định dạng ký tự Định dạng đoạn văn bản Định dạng trang Đặt Tabstop Định dạng Bullets and Numbering Chia cột văn bản. Tạo hiệu ứng DropCap Định dạng tài liệu Định dạng phông chữ Đánh dấu chọn văn bản cần định dạng Nhấn chuột vào mũi tên trỏ xuống của ô font. Chọn phông chữ phù hợp từ danh sách liệt kê các font (Times New Roman, Arial, ...). Thay đối cỡ chữ Trường hợp vùng văn bản có cùng một cỡ chữ Đánh dấu chọn văn bản cần thay đổi cỡ chữ. Chọn hoặc nhập cỡ chữ vào ô Size trên thanh công cụ Trường hợp vùng văn bản không cùng một cỡ chữ Muốn cùng tăng (hoặc giảm) đồng thời cỡ chữ của các đoạn văn bản có kích thước khác nhau. Đánh dấu chọn văn bản cần thay đổi cỡ chữ. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+[ để giảm đều cỡ chữ. (còn tổ hợp phím Ctrl+] là để tăng đều cỡ chữ). Tạo chữ in nghiêng, in đậm, gạch chân Đánh dấu chọn phần văn bản cần tạo hiệu ứng. Sau đó, có thể dùng chuột hay bàn phím để tạo hiệu ứng. Thực hiện một trong các cách sau Đặt in nghiêng: Nhấn nút I trên thanh Formatting hoặc Ctl +I Đặt in đậm: Nhấn nút B trên thanh Formatting hoặc Ctl +B Đặt gạch chân: Nhấn nút U trên thanh Formatting hoặc Ctl +U Định dạng font chữthông qua hộp thoại Font Đánh dấu chọn văn bản cần định dạng Mở bảng lệnh Format, chọn Font Hộp thoại Font có 3 thẻ chức năng chính: Thẻ Font: Thẻ Character Spacing: Thẻ Text Effects Thay đổi màu cho văn bản Chọn đoạn văn bản muốn đổi màu chữ. Nhấn vào nút Font Color trên thanh công cụ Formatting để áp dụng màu hiện hành Hoặc nhấn vào mũi tên trỏ xuống bên cạnh chữ A để mở bảng màu rồi chọn một màu khác Sử dụng bút đánh dấu văn bản Có thể đánh dấu tài liệu bằng nhiều màu sắc khác nhau Nút Highlight nằm trên thanh công cụ Formatting. Thay đổi nền văn bản Chọn văn bản muốn đổi nền. Mở bảng lệnh Format\Border and Shading. Trong hộp thoại đó, chọn phần Shading Muốn văn bản đổi màu nền, chúng ta nhấn chọn màu trong bảng màu Fill. Nhấn nút OK để hoàn tất việc thay đổi nền. Sao chép định dạng Sử dụng nút Format Painter trên thanh công cụ Formatting.Thực hiện: Chọn vùng văn bản gốc muốn sao chép định dạng. Nhấn nút Format Painter. Con trỏ chuột sẽ có hình một cái chổi quét sơn Nếu muốn sử dụng sao chép định dạng nhiều lần thì phải nhấn đúp chuột vào nút Format Painter trước khi đánh dấu chọn văn bản áp dụng định dạng Khi kết thúc thì nhấn lại nút Format Painter để trở vềtrạng thái soạn thảo bình thường Huỷ bỏ việc áp dụng định dạng bằng cách nhấn phím Esc hay nhấn lại vào nút Format Painter một lần nữa Định dạng đoạn văn bản Chọn đoạn văn bản (những đoạn) muốn định dạng. Vào menu Format\Paragraph Định dạng đoạn văn bản Spacing : Thay đổi khoảng cách giữa hai đoạn văn bản: Khoảng cách trước đoạn: Spacing before (pt) Khoảng cách sau đoạn: Spacing after (pt) Line spacing : Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn. Single : Khoảng cách dòng bình thường. 1.5 lines : Khoảng cách giữa các dòng cách nhau 1.5 lần độ cao của dòng. Double (gấp đôi) : Khoảng cách giữa các dòng cách 2 lần độ cao của dòng. At least (ít nhất) : Khoảng cách giữa các dòng cách nhau một khoảng nhỏ nhất qui định trong At. Exactly : Khoảng cách giữa các dòng được xác định chính xác trong mục At. Multiple : Khoảng cách giữa các dòng cách nhau bằng số lần khoảng cách dòng đơn xác định trong At. Định dạng đoạn văn bản Indentation: Chỉnh lề cho đoạn. Left : Xác định khoảng cách từ lề trái đến đoạn văn bản. Right : Xác định khoảng cách từ lề phải đến đoạn văn bản. Special : Một số cách chỉnh lề khác. (None) : Không thay đổi. First line : Dòng đầu của đoạn được thụt vào. Hanging : Tất cả dòng trong đoạn thụt vào một khoảng xác định so với dòng đầu của đoạn. Đặt Tab stop Chọn đoạn văn bản muốn đặt dấu Tab Nhấn vào biểu tượng dấu Tab ở đầu mút trái của thanh thước kẻ cho đến khi hiện biểu tượng dấu Tab thích hợp. Có các loại Tab sau: Trái : Văn bản sẽ dóng bên trái Đặt Tab stop Giữa : Văn bản dóng ở giữa Phải : văn bản xuất hiện bên phải Đặt Tab stop Thập phân : dùng để căn các số theo kí hiệu phân tách phần nguyên và phần thập phân. Đặt dấu Tab có kèm thêm kí hiệu phía trước Chọn đoạn văn bản muốn đặt dấu Tab Mở bảng chọn Format\Tabs Trong ô Tab stop position, đặt vị trí cho dấu Tab mới hoặc chọn dấu Tab đã có. Trong vùng Alignment, chọn kiểu căn lề cho đoạn văn bản sau dấu Tab Chọn kí hiệu đặt trước dấu Tab tại vùng Leader. Nhấn nút Set để đặt vị trí Tab mới. Đặt dấu Tab có kèm thêm kí hiệu phía trước Áp dụng chữ hoa đầu đoạn (Drop Cap) Thực hiện: Nhập một đoạn văn bản. Đặt con trỏ nhập văn bản ở vị trí bất kỳ thuộc đoạn văn bản đó Mở bảng lệnh Format, chọn lệnh Drop Cap... Hộp thoại Drop Cap xuất hiện: Chọn kiểu chữ: None: không đặt chữ hoa đầu đoạn. Dropped: chữ cái đầu đoạn được căn lề như phần văn bản còn lại. In Margin: chữ cái đó nằm ngoài lềđoạn văn bản. Danh sách liệt kê Có 2 kiểu danh sách liệt kê: Có thứ tự (đánh số): ví dụ: a,b,c... hay 1,2,3... Không có thứ tự (gạch đầu dòng): ví dụ: các dấu hoa thị, gạch đầu dòng... Có 2 cách tạo danh sách: Sử dụng nút Bullets Hay nút Numbering trên thanh công cụ Formatting Chọ