Chương 2: Tài khoản kế toán và ghi sổ kép

Nguyên lý kế toán ThS. Nguyên Chí Hiếu 11 CHƯƠNG 2: TÀI KHOẢN KẾ TOÁN VÀ GHI SỔ KÉP 2.1. Tài khoản Để biểu hiện mối quan hệ đối ứng giữa các đối tượng kế toán có liên quan trong quá trình phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì kế toán cần phải sử dụn g các tài khoản kế toán để ghi chép theo phương pháp ghi sổ kép (hoặc còn gọi là ghi kép). 2.1.1. Tài khoản kế toán Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Tài khoản được mở rộng cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Tức là mỗi loại tài sản, mỗi loại nguồn vốn sẽ sử dụng một tài khoản riêng. Tên gọi của tài khoản, số hiệu của tài khoản, số lượng tài khoản, nội dung và công dụng của tài khoản được nhà nước qui định thống nhất. Ví dụ:  Để phản ánh và giám đốc số hiện có và tình hình biến động của tài sản cố định hữu hình, kế toán sẽ mở tài khoản “Tài sa ûn cố định hữu hình”, số hiệu qui định là tài khoản 211.  Để phản ánh, giám đốc số hiện có và tình hình thu chi của tiền mặt, sẽ mở tài khoản “Tiền mặt”, số hiệu qui định là tài khoản 111. 2.1.2. Kết cấu tài khoản Xuất phát từ tính khách quan là bất kỳ loại tài sản, loại nguồ n vốn nào cũng có bao gồm 2 mặt đối lập như Tiền mặt: thu – chi; Vật liệu: nhập – xuất; Nguồn vốn kinh doanh: tăng lên – giảm xuống; Vay ngân hàng: vay – trả nợ vay… nên tài khoản kế toán được chia thành hai bên để phản ánh và giám đốc cả hai mặt đối lập đó. Bên trái tài khoản gọi là bên Nợ (Debit) Bên phải tài khoản gọi là bên Có (Credit) Tài khoản kế toán có mẫu như sau: Tài khoản 156 Chứng từ Số tiền Số Ngày Trích yếu Tài khoản đối ứng Nợ Có 1. Số dư đầu tháng 2. Số phát sinh trong tháng 3. Số dư cuối tháng Để đơn giản trong học tập, nghiên cứu thì tài khoản được ký hiệu dưới hình thức chữ T. Yếu tố cơ bản của mẫu tài khoản như sau: Nợ Tài khoản . . . . Có Nguyên lý kế toán ThS. Nguyên Chí Hiếu 12 2.1.3. Nguyên tắc phản ánh trên các tài khoản kế toán Khi một số tiền được ghi vào bên trái của tài khoản chữ T được gọi là ghi nợ, còn khi ghi số tiền vào bên phải chữ T được gọi là ghi có. Số chênh lệch giữa tổng số bên nợ và tổng số bên có được gọi là số dư của tài khoản. Khi tổng số tiền bên nợ của tài khoản lớn hơn tổng số tiền bên có ta có số dư nợ, ngược lại ta có số dư có. Về nguyên tắc phản ánh vào tài khoản, có thể chia thành 3 nhóm cơ bản có nguyên tắc phản ánh khác nhau:  Nhóm các tài khoản phản ánh tài sản (Loại 1 và Loại 2)  Nhóm các tài khoản phản ánh nguồn vốn (Loại 3, 4)  Nhóm các tài khoản trung gian được dùng để phản ánh các loại và qui trình hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp (Loại 9, 10) a. Nguyên tắc phản ánh trên các t ài khoản phản ánh tài sản Nợ Các tài khoản phản ánh tài sản Có - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh tăng trong kỳ - Số dư cuối kỳ - Số phát sinh giảm trong kỳ Ví dụ: Có số liệu về 1 doanh nghiệp vào đầu ngày 01/01/1999 như sau: Trị giá vật liệu hiện có của doanh nghiệp là 100.000 đồng. Trong tháng có 2 nghiệp vụ liên quan đến vật liệu như sau:  Nghiệp vụ 1: Doanh nghiệp mua thêm một số vật liệu trị giá 80.000 đồng chưa trả tiền người bán.  Nghiệp vụ 2: Doanh nghiệp xuất dùng cho sản xuất sản phẩm một số vật liệu trị giá 120.000 đồng. Tình hình trên được phản ảnh vào tài khoản “nguyên liệu, vật liệu” Nợ Tài khoản “Nguyên, vật liệu” Có - Số dư đầu tháng: 100.000 - Số phát sinh tăng: 80.000 - Số phát sinh giảm: 120.000 - Cộng số phát sinh tăng: 80.000 - Cộng số phát sinh giảm: 120.000 - Số dư cuối tháng: 60.000 Số dư cuối tháng: 100.000 + 80.000 – 120.000 = 60.000 b. Nguyên tắc phản ánh tre ân tài khoản phản ánh nguồn vốn Nợ Các tài khoản phản ánh nguồn vốn Có - Số phát sinh giảm trong kỳ - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh tăng trong kỳ - Số dư cuối kỳ Cách xác định số dư cuối kỳ cũng tương tự như trên Ví dụ: Vào đầu ngày 01/01/1999 khoản tiền mà doanh nghiệp đang vay ngắn hạn là 600.000 đồng. Trong tháng 2 có phát sinh 2 nghiệp vụ có liên quan đến khoản vay ngắn hạn như sau: Nguyên lý kế toán ThS. Nguyên Chí Hiếu 13  Nghiệp vụ 1: doanh nghiệp dùng tiền gửi ngân hàng đe å trả nợ vay ngắn hạn là 200.000 đồng.  Nghiệp vụ 2: doanh nghiệp vay ngắn hạn để trả nợ cho người bán là 150.000 đồng. Tình hình trên được phản ánh vào tài khoản vay ngắn hạn như sau: Nợ Tài khoản “Vay ngắn hạn” Có - Số phát sinh giảm: 200.000 - Số dư đầu tháng: 600.000 - Số phát sinh tăng: 150.000 - Cộng số phát sinh giảm 200.000 - Cộng số phát sinh tăng: 750.000 - Số dư cuối tháng: 550.000 Số dư cuối tháng: 600.000 + 150.000 – 200.000 = 550.000 đồng Qua 2 ví dụ trên ta nhận xét:  Nguyên tắc phản ánh trên các tài khoản tài sản và tài khoản nguồn vốn hoàn toàn trái ngược nhau.  Để phản ánh đúng đắn vào các tài khoản thì t rước tiên phải phân biệt cho được các đối tượng cần phản ánh thuộc tài sản hay nguồn vốn. c. Nguyên tắc phản ánh trên loại tài khoản doanh thu Nợ Tài khoản phản ánh doanh thu Có - Số phát sinh giảm trong kỳ - Số phát sinh tăng trong kỳ d. Nguyên tắc phản ánh trên các loại tài k hoản chi phí Nợ Các tài khoản phản ánh chi phí Có - Số phát sinh tăng trong kỳ - Số phát sinh giảm trong kỳ * Lưu ý: 2 loại tài khoản doanh thu và chi phí kho âng có số dư vào cuối kỳ kế toán (phát sinh và kết chuyển toàn bộ). 2.2. Hệ thống tài khoản kế toán 2.2.1. Khái quát về hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Mỗi đơn v ị kế toán phải sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành có 10 loại, trong từng loại bao gồm nhiều tài khoản cấp 1 và tùy theo yêu cầu quản lý thì một tài khoản cấp 1 có thể có nhiều tài khoản cấp 2. Số hiệu tài khoản được qui định trong hệ thống tài khoản kế toa ùn thống nhất là hệ thống ba số đối với tài khoản cấp 1 và bốn số đối với tài khoản cấp 2. Nguyên tắc đánh số cho tài khoản như sau:  Số đầu tiên thể hiện loại tài khoản  Số thứ hai thể hiện nhóm tài khoản  Số thứ ba thể hiện thứ tự tài khoản trong nhóm Nguyên lý kế toán ThS. Nguyên Chí Hiếu 14 Đối với tài khoản cấp 2 thì số thứ tư thể hiện thứ tự của các bộ phận chứa trong tài khoản ca áp 1. Ngoài ra, các tài khoản không cùng một loại nhưng có các đặc tính chung nào đó thì thứ tự nhóm cũng như thứ tự của tài khoản trong hai nhóm được đánh số giống nhau. Ví dụ: Tài khoản “tiền mặt” thuộc loại 1, nhóm một xác định thứ tự đầu tiên nên sẽ mang số 111. Tài khoản 111 được quy đ ịnh có ba tài khoản cấp 2 có tên gọi và số hiệu như sau: Tài khoản 1111: Tiền Việt Nam Tài khoản 1112: Ngoại tệ Tài khoản 1113: Vàng bạc, kim khí quý, đá quý * Lưu ý: Tổng số dư đầu kỳ, số phát sinh tăng trong kỳ, số phát sinh giảm trong kỳ, số dư cuối kỳ của các tài khoản cấp 2 phải bằng với số dư đầu kỳ, số phát sinh tăng trong kỳ, số phát sinh giảm trong kỳ, số d ư cuối kỳ của tài khoản cấp 1 mở ra nó. Ví dụ: Tài khoản “đầu tư ngắn hạn khác” và “đầu tư dài hạn khác” không cùng nằm một loại, nhưng phản ánh các loại đầu tư khác nên được đánh số nhóm và thứ tự tài khoản giống nhau: Tài khoản “đầu tư ngắn hạn khác”: 128 Tài khoản “đầu tư dài hạn khác”: 228 Ngoài chín loại tài khoản được dùng để phản ánh tài khoản, nguồn vốn và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, được ghi chép theo phương pháp ghi kép, trong hệ thống tài khoản thống nhất còn có tài khoản loại 0 dùng để phản ánh một số đối tượng đặc biệt liên quan đến việc quản lý, sử dụng trong doanh nghiệp và cần phải theo dõi riêng. Đặc điểm của loại tài khoản này là ghi đơn (không đối ứng với tài khoản khác), khi tăng lên ghi bên Nợ và ghi giảm xuống ghi bên Có và có số dư bên Nợ. Ví dụ: Doanh nghiệp nhận một số nguyên vật liệu của đơn vị khác trị giá là 500.000 đồng để thực hiện công việc gia công. Kế toán ghi: Nợ tài khoản 002 “hàng hóa vật tư giữ hộ, nhận gi a công”: 500.000 đồng Sau khi công việc gia công hoàn tất, và doanh nghiệp đã giao trả lại số vật liệu này, kế toán ghi: Có tài khoản 002 “hàng hóa vật tư giữ hộ, nhận gia công”: 500.000 đồng 2.2.2. Tóm tắt, phân loại  Các loại Tài khoản từ 1 – 9 dùng để ghi sổ kép, tài khoản loại 0 được dùng để ghi đơn.  Các loại Tài khoản từ 1 – 4 gọi là các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán.  Các loại Tài khoản từ 5 – 9 là các tài khoản trên Báo cáo kết quả kinh doanh.  Các Tài khoản loại 1: có 6 nhóm:  Nhóm 11: Là nhóm tiền (111, 112, 113)  Nhóm 12: Là đầu tư ngắn hạn (121, 128, 129)  Nhóm 13: Nợ phải thu (131, 133, 136, 138, 139) Nguyên lý kế toán ThS. Nguyên Chí Hiếu 15  Nhóm 14: Ứng và chi phí trả trước (141, 142, 144)  Nhóm 15: Nhóm hàng hóa, sản phẩm (151, 152, 153, 154, 155, 156, 159)  Nhóm 16: Chi phí sự nghiệp (161)  Các Tài khoản loại 2: có 3 nhóm:  Nhóm 21: Tài sản cố định (211, 212, 213, 214)  Nhóm 22: Đầu tư dài hạn (221, 222, 228, 229)  Nhóm 24: Xây dựng cơ bản dở dang, ký quỹ, ký cược (241, 242, 244)  Các Tài khoản loại 3: có 03 nhóm:  Nhóm 31: Vay ngắn hạn (311, 315)  Nhóm 33: Phải trả cho người bán (331, 333, 334, 335, 336, 338)  Nhóm 34: Vay dài hạn, nhận ký quỹ, ký cược (341, 344)  Các Tài khoản loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu:  Nhóm 41: Vốn chủ sở hữu thường xuyên (411, 412, 413, 414, 415, 416)  Nhóm 42: Lãi chưa phân phối (421)  Nhóm 43: Quỹ khen thưởng, phúc lợi (431)  Nhóm 44: Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản (441)  Nhóm 45: Quỹ quản lý của cấp trên (451)  Nhóm 46: Nguồn kinh phí sự nghiệp (461, 466) * Trên đây là những tài khoản thuộc Bảng cân đối kế toán  Các Tài khoản loại 5: Doanh thu  Nhóm 51: Doanh thu bán hàng (511, 512, 515)  Nhóm 52: Chiết khấu bán hàng (521)  Nhóm 53: Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán (531, 532)  Các Tài khoản loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh  Nhóm 61: Mua hàng (611)  Nhóm 62: Chi phí sản xuất (621, 622, 627)  Nhóm 63: Giá thành sản xuất, chi phí sản xuất, chi phí tài chính (631, 632, 635)  Nhóm 64: Chi phí ngoài sản xuất (641, 642)  Các Tài khoản loại 7: Thu nhập khác  Nhóm 71: Thu nhập khác (711)  Các Tài khoản loại 8: Chi phí khác  Nhóm 81: Chi phí khác (811)  Nhóm 82: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp (821)  Các Tài khoản loại 9: Xác định kết quả  Nhóm 91: Xác định kết quả kinh doanh (911) * Trên đây là những tài khoản thuộc Bảng báo cáo kết quả kinh doanh  Các Tài khoản loại 0: Các tài khoản ngoài bảng  001 - 008 2.3. Ghi sổ kép 2.3.1. Khái niệm Ghi sổ kép là phương pháp được dùng để phản ánh số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản kế toán theo đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ Nguyên lý kế toán ThS. Nguyên Chí Hiếu 16 và mối quan hệ giữa các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng như các đối tượng kinh tế khác. Quan hệ giữa các tài khoản thuộc tài sản hoặc thuộc nguồn vốn liên quan đến một nghiệp vụ kinh tế phát sinh được gọi là quan hệ đối ứng. Như vậy, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần thiết phải xác định tài khoản nào ghi bên Nợ, tài khoản nào ghi bên Có. Việc xác định quan hệ Nợ - Có như vậy được gọi là định khoản kế toán, định khoản kế toán là phương pháp để ghi sổ kép. Ví dụ: Tại một doanh nghiệp trong tháng có các nghiệp vụ kinh t ế phát sinh sau:  Nghiệp vụ 1: Doanh nghiệp rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt 10.000đồng.  Nghiệp vụ 2: Doanh nghiệp vay ngắn hạn ngân hàng để trả nợ cho người bán 100.000 đồng. Với nghiệp vụ 1 ta thấy có liên quan đến hai tài khoản: Tài khoản “Tiền mặt” và “Tiền gửi ngân hàng”. Cả hai Tài khoản này đều phản ánh Tài sản. Theo nội dung của nghiệp vụ 1 thì Tiền gửi ngân hàng giảm xuống 10.000 đồng, tiền mặt tăng lên 10.000 đồng. Ta sẽ định khoản như sau: Nợ TK “Tiền mặt” (111): 10.000 Có TK “Tiền gửi ngân hàng” (112): 10.000 Và ghi vào tài khoản theo sơ đồ sau: Nợ TK”112” Có Nợ TK”111” Có Xxx xxx 10.000 10.000 Với nghiệp vụ 2 ta thấy liên quan đến hai tài khoản “Vay ngắn hạn” và tài khoản “Phải trả cho người bán”. Cả hai tài khoản này đều phản ánh nguồn vốn. Theo nội dung của nghiệp vụ 2 thì khoản vay ngắn hạn tăng lên 100.000 đồng. Còn khoản phải trả cho người bán giảm xuống 100.000 đồng. Như vậy ta sẽ định khoản như sau: Nợ TK “Phải trả người bán” (331): 100.000 Có TK “Vay ngắn hạn” (311): 100.000 Nợ TK”311” Có Nợ TK”331” Có xxx Xxx 100.000 100.000 Nhận xét: Theo trên ta thấy, một nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến hai tài khoản kế toán ; nếu một trong hai tài khoản đã ghi nợ thì tài khoản còn lại ghi có và ngược lại. Quan hệ tất yếu về mặt Nợ - Có nêu trên gọi là quan hệ đối ứng tài khoản. Quan hệ này có thể mở rộng cho ba tài khoản trở lên. Ví dụ: Dùng 1.000.000 đồng tiền gửi ngân hàng mua:  Nguyên liệu, vật liệu: 500.000 đồng Nguyên lý kế toán ThS. Nguyên Chí Hiếu 17  Công cụ dụng cụ: 300.000 đồng  Hàng hóa: 200.000 đồng Khi đó kế toán sẽ hạch toán TK 112 TK 152 TK 153 TK 156 xxx xxx xxx Xxx 1.000.000 500.000 300.000 200.000 Trên đây là cách ghi sổ kép. Ghi sổ kép vào sơ đồ chữ T gọi là phản ánh nghiệp vụ vào sơ đồ tài khoản chữ T. Ngoài cách ghi như trên, ta còn có thể ghi sổ kép theo mốc thời gian như sau: Ngày . . . Nợ TK 152 500.000 Nợ TK 153 300.000 Nợ TK 156 200.000 Có TK 112 1.000.000 2.3.2. Phân tích nghiệp vụ và lập định khoản a. Các loại định khoản Tùy theo tính chất phức tạp của mối quan hệ giữa các tài khoản chịu ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, người ta phân thành hai loại định khoản: định khoản đơn giản và định khoản phức tạp.  Định khoản đơn giản: Ghi nợ một tài khoản đối ứng với ghi có một tài khoản và ngược lại ghi có một tài khoản đối ứng với ghi nợ một tài khoản. Như vậy, nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ liên quan đến hai tài khoản thì được gọi là định khoản đơn giản.  Định khoản phức tạp là loại định khoản ghi nợ một tài khoản đối ứng với ghi có hai tài khoản trở lên hoặc ngược lại ghi có một tài khoản đối ứng ghi nợ hai tài khoản trở lên. Như vậy, khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từ ba tài khoản trở lên thì gọi là định khoản phức tạp. Định khoản phức hợp: có 3 trường hợp:  Một tài khoản nợ đối ứng với nhiều tài khoả n có  Nhiều tài khoản nợ đối ứng với một tài khoản có  Nhiều tài khoản nợ đối ứng với nhiều tài khoản có Ví dụ: Định khoản phức hợp  Một tài khoản nợ - nhiều tài khoản có Mua hàng hóa nhập kho 100.000 đồng trong đó thanh toán bằng tiền mặt là 50.000 đồng, bằng chuyển khoản là 20.000 đồng, số còn lại nợ người bán. Nợ TK 156: 100.000 Có TK 111: 50.000 Có TK 112: 20.000 Có TK 331: 30.000  Nhiều tài khoản Nợ và một tài khoản Có Chi 100.000 đồng tiền mặt mua nguyên vật liệu 10.000 đồng, hàng hóa 50.000 đồng số còn lại mua tài sản cố định hữu hình. Nguyên lý kế toán ThS. Nguyên Chí Hiếu 18 Nợ TK 152: 10.000 Nợ TK 156: 50.000 Nợ TK 211: 40.000 Có TK 111: 100.000  Nhiều tài khoản Nợ và nhiều tài khoản Có Mua hàng hóa nhập kho trị giá lô hàng là 10.000, thuế giá trị gia tăng 10%, số tiền doanh nghiệp phải trả là 11.000. Doanh nghiệp trả 5.000 bằng tiền mặt, số còn lại trả bằng tiền gửi ngân hàng. Nợ TK 156: 10.000 Nợ TK 133: 1.000 Có TK 111: 5.000 Có TK 112: 6.000 Ví dụ: Doanh nghiệp dùng tiền gửi ngân hàng trả nợ vay ngắn hạn ngân hàng 100.000 đồng và trả nợ cho người bán 50.000 đồng. Ta định khoản như sau: Nợ TK “Vay ngắn hạn” (311): 100.000 đồng Nợ TK “Phải trả người bán” (331): 50.000 đồng Có TK “Tiền gửi ngân hàng” (112): 150.000 đồng Nợ TK”112” Có Nợ TK”331” Có xxx Xxx 150.000 100.000 Nợ TK”311” Có Xxx 50.000 b. Phân tích nghiệp vụ và lập định khoản Để phân tích một nghiệp vụ và lập định khoản ta tiến hành theo 4 bước sau:  Bước 1: Xác định đối tượng kế toán, chính là trả lời câu hỏi nghiệp vụ này liên quan đến bao nhiêu tài khoản nhằm tránh sai sót.  Bước 2: Phân loại đối tượng kế toán, tức là phân biệt rõ đối tượng kế toán đó thuộc tài sản hay nguồn vốn, doanh thu hay chi phí… để ghi vào mỗi tài khoản tương ứng một cách thích hợp vì mỗi tài khoản có môt cách ghi riêng  Bước3: Xác định đối tượng kế toán nào tăng, đối tượng kế toán nào giảm và số tiền tăng giảm của từng đối tượng.  Bước 4: Vận dụng qui tắc phản ánh vào tài khoản để ghi bút toán kép Ví dụ: Trong kỳ, doanh nghiệp rút 800 triệu tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt. Bước1: Nghiệp vụ này liên quan đến hai tài khoản 112, 111. Bước 2: Cả hai tài khoản trên đều thuộc các tài khoản tài sản. Bước 3: Tài khoản 112 giảm xuống 800 triệu, tài khoản 111 tăng lên một lượng tương ứng là 800 triệu. Bước 4: Vận dụng qui tắc phản ánh của tài khoản thuộc tài sản để hạch toán Nguyên lý kế toán ThS. Nguyên Chí Hiếu 19 Nợ TK 111: 800 triệu Có TK 112: 800 triệu. 2.3.3. Các nguyên tắc định khoản Để lập một định khoản đúng phải chấp hành 3 nguyên tắc sau:  Nguyên tắc 1: Bút toán kép phải có từ hai tài khoản trở lên  Nguyên tắc 2: Khi ghi nợ một tài khoản này phải ghi có tài khoản khác.  Nguyên tắc 3: Tổng số tiền ghi nợ và ghi có vào các tài khoản trong một nghiệp vụ. 2.3.4. Kết chuyển tài khoản Là việc chuyển từ tài khoản này sang một tài khoản khác. Đây chỉ là một thủ tục mang tính nghiệp vụ trong quá trình xử lý số liệu kế toán. Khi kết chuyển tài khoản, kế toán phải chấp hành các nguyên tắc sau đây:  Số tiền nợ của tài khoản này phải chuyển sang bên nợ của tài khoản khác  Số tiền bên có của tài khoản này phải chuyển sang bên có của tài khoản khác Trong thực hành kế toán, kết chuyển tài khoản thường được sử dụng trong 4 trường hợp sau đây (thường thực hiện vào