Chương 2 Tổ chức và quản lý cơ sở dữ liệu kinh doanh trên MS. Excel

CHƯƠNG 2TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU KINH DOANH TRÊN MS. EXCEL * Một CSDL là một tập hợp các dữ liệu được xây dựng theo một cấu trúc xác định để phục vụ cho những mục tiêu sử dụng thông tin khác nhau. * 1. Khái niệm Cơ sở dữ liệu (CSDL) TRONG EXCEL, MộT CSDL CÒN ĐƯợC GọI LÀ MộT DANH SÁCH (LIST). TRONG MỗI CSDL CầN LƯU Ý MộT Số THUậT NGữ SAU: * Mỗi dòng dữ liệu được gọi là một mẩu ghi (Record). Mỗi cột dữ liệu được gọi là một trường (Field). Giao điểm giữa một mẩu ghi và một trường được gọi là một ô (Cell). Mỗi cột dữ liệu được gọi là một trường (Field). Giao điểm giữa một mẩu ghi và một trường được gọi là một ô (Cell). * 2. TạO BảNG CƠ Sở Dữ LIệU * Cách 1: Gõ thẳng từ bàn phím. Cách 2: Nhập dữ liệu theo mẫu (Form). * Bước 1: Đánh tên các cột của danh sách (Fields), Bước 2: Chọn vùng chứa các tiêu đề cột vừa gõ và danh sách, Bước 3: Mở Data/ Form, lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Form như sau: CÁCH 2… Mỗi trường (cột) sẽ được hiển thị trên một cửa sổ nhập dữ liệu. Lần lượt gõ dữ liệu vào các cửa sổ nhập tương ứng. - Kết thúc một mẩu ghi  bấm New hoặc Enter để nhập vào một mẩu ghi mới. - Trở lại mẩu ghi phía trước, bấm vào nút: Find Prev. - Tìm đến mẩu ghi phía sau, bấm vào Find Next. - Điều kiện tìm kiếm dữ liệu - Kết thúc nhập, bấm Close. * 3. SắP XếP Dữ LIệU VớI LệNH SORT * * Các thao tác: Bước 1: Bôi đen bảng dữ liệu cần sắp xếp Bước 2: Mở Data/ Sort BƯớC 3: NHậP CÁC THÔNG Số SắP XếP VÀO HộP THOạI: * * Ưu tiên 1 Ưu tiên 2 Có chứa tiêu đề Không chứa tiêu đề 4. LọC Dữ LIệU VớI LệNH FILTER * * Lọc tự động (Auto filter) Lọc tuỳ chọn (Advanced filter) 2 phương pháp lọc dữ liệu 1 2 * Bấm vào nút mũi tên tại cột cần đưa vào điều kiện trên màn hình lại xuất hiện hộp thoại để chọn điều kiện, bao gồm: All: Hiện tất cả các dòng Custom : Đưa vào các điều kiện phức tạp. Các tiêu chí cụ thể cần lọc  Ra khỏi Auto filter bằng lệnh: Data/ Filter/ Auto filter * * * * * Bước 1: Thiết lập vùng điều kiện lọc - Copy dòng tiêu đề ở vùng dữ liệu gốc - Nhập điều kiện lọc Bước 2: Tiến hành lọc dữ liệu * Mở DATA/ FILTER/ ADVANCED FILTER * CHọN OK Để KếT THÚC NHậP Dữ LIệU. * 5. TạO PHụ TổNG Tự ĐộNG LệNH SUBTOTAL Cho phép tạo phụ tổng theo từng nhóm dữ liệu trong bảng CSDL để phục vụ cho nhu cầu phân tích các thông tin theo những tiêu chuẩn khác nhau. * CÁC THAO TÁC CƠ BảN: Nhập cơ sở dữ liệu vào bảng tính (tạo List Range), * CÁC THAO TÁC CƠ BảN: BƯớC 1: Sắp xếp vùng CSDL theo tiêu chuẩn cần tạo phụ tổng bằng cách dùng lệnh Data/sort * ĐÃ SắP XếP THEO THứ Tự CửA HÀNG… * CÁC THAO TÁC CƠ BảN: * Mở Data/ Subtotal * KếT QUả… * * TạO PHụ TổNG LồNG VÀO NHAU: Bước 1: Tạo phụ tổng thứ nhất theo các bước đã nêu trên, Bước 2: Mở Data/ Subtotal để nhập các thông số của phụ tổng thứ 2 vào hộp thoại, Bước 3: Xoá ô Replace Current Subtotal trên hộp thoại. Bước 4: Chọn OK. Lúc đó các phụ tổng sẽ được lồng vào nhau. * VÍ Dụ: TÍNH THÊM TổNG ở CộT MặT HÀNG * * * XOÁ VÀ THAY THế CÁC PHụ TổNG: Để xem mức độ chi tiết của bảng kết quả, có thể sử dụng các núm công cụ của Subtotal ở phía trái của màn hình * Xoá các phụ tổng: Subtotal/ Remove all Thay thế các phụ tổng hiện có: Subtotal/ Replace Current Subtotals Chú ý: Tạo phụ tổng gồm 2 bước Bước 1: Sắp xếp (tăng dần hoặc giảm dần) tiêu chí cần tạo phụ tổng Bước 2: Tiến hành tạo phụ tổng Data / Subtotal * 6. TạO BảNG CHUYểN Vị LệNH PIVOT TABLE Pivot table là một công cụ phân tích, tổng kết thông tin từ các trường hợp đặc biệt của 1 DS , 1 CSDL có liên quan. * * Lập báo cáo doanh thu bán hàng * * CÁC BƯớC Để TạO 1 BảNG CHUYểN Vị (PIVOT TABLE): Chuẩn bị: Bôi đen toàn bộ bảng cơ sở dữ liệu gốc Chọn lệnh: Data / Pivot Table And Pivot Chart * * * BƯớC 2 (STEP 2 OF 3) XÁC ĐịNH Vị TRÍ CủA Dữ LIệU NGUồN * BƯớC 2… Nhập địa chỉ tham chiếu của bảng CSDL gốc vào ô Range. Có thể dùng Browse để tìm các bảng CSDL cần thiết. Nếu đã nhập đúng địa chỉ, bấm chọn Next để thực hiện bước tiếp theo. Nếu có sai sót gì, bấm chọn Back để quay trở lại bước liền trước. * BƯớC 3 (STEP 3 OF 3) XÁC ĐịNH Vị TRÍ ĐặT PIVOT TABLE * * * BÁO CÁO ĐÃ ĐƯợC THIếT LậP * * THAY ĐổI HÀM TÍNH TOÁN TRONG BảNG PIVOT TABLE Hàm mặc định: Sum Thay đổi hàm sử dụng bằng cách: * Nháy đúp vào ô Sum of Doanh thu CHọN ĐịNH DạNG CHO PIVOT TABLE * Pivot Table / Format Report / CHỌN ĐỊNH DẠNG CHO PIVOT TABLE * Lựa chọn định dạng báo cáo OK chấp nhận lựa chọn HOMEWORK Ôn tập nội dung lý thuyết đã học Làm lại các ví dụ Phát triển các ứng dụng… * Bước 1; Tạo vùng điều kiện lọc - Copy dòng tiêu đề (bảng cơ sở dữ liệu gốc) - Thêm điều kiện cần lọc…vào Bước 2: Tiến hành lọc Data/filter/advantage filter *