Chương 3. Phân tách dự án đầu tư

13. Phân tách dự án đầu tư 2Phân chia dự án Giới thiệu chung Phân chia để hiểu rõ hơn và quản lý hiệu quả hơn trong thực hiện các dự án phức tạp Dự án phức tạp phân tách thành những phần nhỏ hơn đơn giản hơn Phân loại và phân cấp Không bỏ sót các chi tiết 3Các khái niệm Các tiêu chí để phân tách Chức năng (đo lường, phục vụ) Các đơn vị kỹ thuật (công trường A,B..) Các đơn vị chức năng kỹ thuật (nhà thầu X, công ty Y..) 4Các khái niệm Các tiêu chí để phân tách (tiếp) Theo từng loại nhiệm vụ (nghiên cứu, thực hiện) Theo các nguồn lực (kỹ sư, kỹ thuật viên công cụ) 5Các khái niệm Các tiêu chí để phân tách (tiếp) Chi phí (theo hoá đơn, hợp đồng..) Bảo trì Nguồn tài liệu Cho phép quản lý dự án một cách có hiệu quả khi dự án sử dụng cơ cấu này 6Các khái niệm Cần hạn chế các cách phân chia, Nên tận dụng theo một số mô hình thực tế, Nên tránh cách phân chia theo cơ cấu kỹ thuật 7Các phân chia cơ bản Hệ thống kiến trúc: Phân chia theo vật chất (PBS : Product breakdown structure)  Tổ chức công việc : theo các nhiệm vụ dự án (WBS : Work breakdown structure) 8Các phân chia cơ bản Cơ cấu Tổ chức (OBS - Organization breakdown structure) Tổ chức theo nguồn lực(RBS - Resources breakdown structure) 9Các phân chia cơ bản Ví dụ về các cách phân chia xem PDF chương 3 (5-8) 10 CÊu tróc ph©n tÝch c«ng viÖc (WBS) WBS là bước chính trong quá trình lập kê hoạch. Nó chia dần toàn bộ dự án thành những gói công việc nhỏ hơn cho đến khi : Tất cả các công việc có ý nghĩa được xác định (các hoạt động không bị chồng chéo) Mỗi công việc có thể được lập kế hoạch, lập dự toán, được giám sát và kiểm tra 11 Xây dựngWBS của dự án Ở tất cả các bước cần đảm bảo việc phân chia là toàn diện và tách biệt Ở mối bước không nên chia quá nhỏ (Tốt nhất là từ 5-15 đầu mối) Ở cấp độ thấp nhất mỗi gói công việc bao gồm việc xác định công việc (phạm vi, mục tiêu, các chỉ số kỹ thuật); nhân sự chính; ngân sách; thời gian thực hiện và dự tính các nguồn lực khác 12 Xây dựngWBS của dự án WBS do những người hiểu công việc xây dựng WBS chưa cần chỉ rõ thứ tự công việc (sẽ được quyết định khi lập thời gian biểu dự án) WBS không cần phải chia cùng xuống một cấp độ: Thường, dự án được chia đến cấp độ thích hợp để tính toán ước lượng đến độ chính xác theo yêu cầu (tài chính, nhân công, thời gian và các nguồn lực khác) 13 Project XYZ 1.0 Design 1.1 Procurement 1.2 Construction 1.3 Test 1.4 Title I 1.1.2.1 Title II 1.1.2.2 Site 1.3.1.1 Structure 1.3.1.2 Building 1 1.1.1 Title III 1.1.2.3 Building 1 1.1.2 Building 1 1.2.1 Emergency Power 1.2.2.1 Control System 1.2.2.2 PSWBS Level 1 Building 2 1.2.2 Building 1 1.3.1 Building 2 1.3.2 Management 1.5 Level 2 Bulk Material 1.3.3 Common Utilities 1.3.4 Safety Systems 1.3.1.3 Utilities 1.3.1.4 Internals 1.3.1.4 Security System 1.3.4.1 Electrical Substation 1.3.4.2 Water 1.3.4.3 Sanitary System 1.3.4.4 Air 1.3.4.5 Level 3 Level 4 "The WBS always reflects the way a project has been planned, cost estimated and will be managed." CWBS WBS xây dựng nhà máy điện 14 WBS xây dựng một ngôi nhà HOUSE Grounds HouseStructure House Subsystems Project Management Electrical Wiring Mechanical Plumbing Framing Concrete Front Yard Interior Detailing Driveway RearYard Door & Windows Roof Level 1 Level 2 Mechanical Systems Electrical Systems HVAC Level 3 15 ví dụ về WBS: giới thiệu sản phẩm mới Bao bì Lực lượng bán hàng Phân phối Quảng cáo 16 vÝ dô vÒ WBS: giíi thiÖu s¶n phÈm míi Bao bì đóng gói::  Thiết kế  Trang thiết bị bao gói  Hàng vào kho  Đóng gói Lực lượng bán hàng:  Chỉ định giám đốc bán hàng  Thuê nhân viên bán hàng  Đào tạo nhân viên bán hàng Phân phối  Chọn nhà phân phối  Thương lượng và ký hợp đồng với nhà phân phối  Chở hàng đã đóng gói đến cho nhà phân phối Quảng cáo  Chọn hãng quảng cáo  Lập kế hoạch chiến dịch quảng cáo  Hãng quảng cáo tiến hành chiến dịch quảng cáo 17 Yếu tố thành công của WBS Một gói công việc được coi là rõ ràng, bao gồm những đặc tính sau: Tình trạng và sự hoàn thành của công việc có thể xác định được Gói công việc có những công tác khởi đầu và kết thúc được xác định rõ ràng Gói công việc phải quen thuộc, thời gian, chi phí và các nguồn lực khác phải được dự báo một cách dễ dàng 18 Gói công việc bao gồm những phần việc nhỏ có thể quản lý, xác định được và phải tương đối độc lập với các công việc khác Gói công việc thường được thực hiện liên tục. Yếu tố thành công của WBS 19 BIỂU ĐỒ TRÁCH NHIỆM TRỰC TUYẾN (LRC) LRC là công cụ quản lý và lập kế hoạch. Nó phân công trách nhiệm về các hoạt động của dự án cho các thành viên dự án Cấu trúc thông dụng của LRC là một ma trận trong đó cột dọc ghi các thành viên dự án và hàng ngang ghi các gói công việc lấy ra từ WBS Các loại quy ước trách nhiệm hay sử dụng: chính, hỗ trợ, phê duyệt, thông báo, giám sát, ... 20 BIỂU ĐỒ TRÁCH NHIỆM TRỰC TUYẾN (LRC) Biểu đồ ma trận trách nhiệm LRC là biểu đồ mô tả, tổng kết mối quan hệ giữa các thành viên tham gia dự án với trách nhiệm của họ trong yếu tố của dự án. Một yếu tố có thể là một hoạt động cụ thể, một quyết định, hay một báo cáo... Cột của biểu đồ giới thiệu người phụ trách, quản lý các yếu tố của tổ chức Dòng tương ứng là các yếu tố thực hiện của tổ chức. 21 BIỂU ĐỒ TRÁCH NHIỆM TRỰC TUYẾN (LRC) Công việc Kỹ sư Nhà chế tạo Hợp đồng Quản lý Marketing Đảm bảo chất lượng Chung I I O,A P B A Đàm phán hợp đồng I,N I,N I,R P A Thiết kế sơ bộ P A R O,B A Thiết kế chi tiết P A R O A Thực hiện R P O,B R Thử nghiệm I I O,B P Giao hàng N N P A N A 22 BIỂU ĐỒ TRÁCH NHIỆM TRỰC TUYẾN (LRC) Trong đó: A: Phê chuẩn; P: Trách nhiệm chính R: Xét duyệt; B: Nhận dạng O: Đầu ra; I: Đầu vào N: Thông báo 23 Cần phải đánh mã số các cấp trong cơ cấu tổ chức  Cần tránh các mã số gây nhầm lẫn (ngôn ngữ, viết tắt, ..)  Cho phép xây dựng cây nhiệm vụ, cây mục tiêu  Cho phép tổng hợp Đánh mã số các công việc 24 Các nguyên tắc đánh mã số Đánh mã số theo chữ cái  Thuận lợi : tên gắn liền với nội dung  Bất lợi: dễ gây nhầm lẫn, khó phát triển Đánh mã số các công việc 25 Đánh mã số các công việc Các nguyên tắc đánh mã số Đánh mã số theo chữ số  Thuận lợi : Đơn giản dễ phát triển  Bất lợi: Không gắn trực tiếp với nội dung, tượng hình kém xem MP3 (trang 9)